Структура службы документационного управления, её анализ

В ФГУП «Ленинградский Северный завод» состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации (рис.1) Непосредственно директору подчиняется начальник секретариата (службы ДОУ) и помощник ген. директора. В состав Секретариата входят:

• а) канцелярия;
• б) копировально-множительное бюро
• в) отдел кадров
• г) архив.

По штатному расписанию отделов заводоуправления в службе ДОУ числится шесть должностей.

Помощник ген. директора Начальник секретариата Начальник отдела кадров Зам. начальника отдела кадров Секретарь-референт Начальник архива Секретариат является самостоятельным структурным подразделением и возглавляется начальником секретариата. Секретариат подчиняется непосредственно заместителю генерального директора по юридическим вопросам. Секретариат организует и проводит работу по ведению делопроизводства на ФГУП" ЛСЗ", обеспечивает сохранность документов предприятия и осуществляет подготовку документов постоянного хранения к передаче на государственное хранение, осуществляет организационно-методическую работу с кадрами, обеспечивает ФГУП «ЛСЗ» кадрами требуемых специальностей и квалификации, осуществлять оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с Трудовым законодательством РФ.

В своей работе секретариат руководствуется:

постановлениями, распоряжениями, приказами Главного архивного управления по вопросам делопроизводства и архивного дела;

методическими, нормативными и другими руководящими материалами по организации делопроизводства;

стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации, ГОСТами по составлению и оформлению различных видов документов;

приказами генерального директора ФГУП «ЛСЗ» по вопросам делопроизводства и работы с кадрами;

трудовым законодательством;

приказами и распоряжениями ФАП, касающихся работы с кадрами;

Секретариат ФГУП «ЛСЗ» возглавляется начальником секретариата. Численность работников секретариата и должности устанавливаются штатным расписанием в соответствии с нормативными документами. Прием, перемещение и увольнение работников секретариата производится генеральным директором ФГУП «ЛСЗ» по представлению начальника секретариата с соблюдением правил, установленных Трудовым законодательством РФ.

Штатное расписание — это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание ФГУП «Ленинградский Северный завод» составляется по установленной форме Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Указанная форма — форма № Т-3 «Штатное расписание* - предназначена для доку ментального оформления структуры, штатного состава и штатной численностиорганизации в соответствии с ее Уставом. и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом директора ФГУП «Ленинградский Северный завод» .

Общий порядок подготовки штатного расписания по установленной форме определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание оформляется и подписывается начальником отдела кадров ФГУП «Ленинградский Северный завод». Каждой должности соответствует должностная инструкция.

Должностная инструкция — нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица обязанности, полномочия, нормативно-правовые документы которыми следует руководствоваться, квалификационные требования. Инструкция включает ряд пунктов: общие положения, функции работника, обязанности работника, права работника, ответственность работника. Порядок оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.

Должностная инструкция подписывается начальником отдела кадров и утверждается приказом генерального директора ФГУП «Ленинградский Северный завод». Должностная инструкция начальника секретариата приведена в приложении.

Основной целью секретариата являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, секретариат решает следующие задачи: совершенствует формы и методы работы с документами; обеспечивает единый порядок документирования, контролирует исполнение и подготовку документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами; разрабатывает и внедряет нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения в организации; разрабатывает и внедряет табели и альбомы унифицированных форм документов организации, вносят в них изменения; осуществляют экспедиционную обработку, регистрацию документов и учетно-справочную работу по документам; регулируют ход исполнения документов, контролируют прохождение, оформление и исполнение документов в установленный срок; организуют машинописное изготовление, копирование и оперативное размножения документов, разрабатывают и проектируют бланки документов; разрабатывают номенклатуру дел организации, обеспечивают хранение дел и оперативное использование документной информации; возвращают исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований; подписывают и визируют документы в пределах своей компетенции; разрабатывают положение о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам.

Далее рассмотрим более детально функции каждого подразделения:

Секретариат обеспечивает информационное и организационно-техническое обслуживание руководства; планирование рабочего дня руководителей; предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка (составление и оформление) по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организует документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, а также прием поступающих по почте и курьерской связи документов, их сортировку; доставку документов в структурные подразделения; обработку, упаковку и отправку отсылаемых документов; количественный учет поступающих и отправляемых документов, формирование и ведение базы данных по учету документов выдача документов и дел во временное пользование; подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.

Канцелярия осуществляет подготовку проектов нормативно распорядительных документов, редактирование, оформление и выпуск писем, справок, их согласование со структурными подразделениями, проведение работы по унификации документов; разработка и корректировка классификационных справочников организации (номенклатуры дел разработка сборников типовых (трафаретных) текстов документов; разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации, консультирование работников организации по вопросам работы с документами. организация контроля за сроками исполнения документов, обобщение результатов контроля и анализ исполнительской дисциплины; выдача документов и дел во временное пользование, регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб, коллективных обращений и др.).

Копировально-множительное бюро выполняет копирование и тиражирование документов по заявкам структурных подразделений и работников; перепечатку документов по заявкам подразделений и работников, считку и правку текстов документов.

Архив ведёт прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел; проводит экспертизу ценности документов; учет, систематизацию, хранение документов; также ведёт контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; проводит уничтожение документов с истекшими сроками хранения; подготавливает дела к передаче на государственное хранение.

Особенностью службы документационного обеспечения управления на ФГУП «Ленинградский Северный завод», является вхождение в состав ДОУ отдела кадров предприятия. В современных условиях отдел кадров на большинстве предприятий выделен в самостоятельную службу, службу управления персоналом.

Отдел кадров осуществляет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации Кадровая документация неотъемлемая часть практической деятельности организации, так как закрепляет трудовые отношения работников и работодателя, подтверждает трудовой стаж граждан, является средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.

В состав кадровой документации входят документы различного функционального назначения; первичные учетные документы (личная карточка формы Т-2 и формы Т-2 ГС); распорядительные документы (приказы, распоряжения); организационные документы (должностные инструкции, правила внутреннего распорядка организации, штатное расписание); оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам; формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанные с трудовой деятельностью; сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.

Оформление кадровой документации организации осуществляется в соответствии с: Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2000 г., который был введен в действие с 1 февраля 2002 г. Унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69.