Организационные и межличностные коммуникации

1. Коммуникационный процесс Руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это становится ясным, если учесть, что руководитель таким образом реализует свои роли в информационном обмене, межличностных отношениях и процессах принятия решений, а также своих функций. Коммуникации связующий процесс как раз потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности.

Качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Эффективные коммуникации необходимы для успеха индивидов и организаций.

Эффективные коммуникации обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит принятые решения до сотрудников.

Коммуникационный процесс это обмен информацией между двумя или более людьми .

Основная цель этого процесса обеспечение осмысления информации, являющейся предметом обмена. Однако эффективности общения участвовавших в обмене людей сам факт обмена информацией не гарантирует.

Выделяют несколько различных видов коммуникаций:

1. Внутренние и внешние коммуникации.

2. Управляемые и неуправляемые коммуникации.

3. Формальные и неформальные коммуникации.

4. Вертикальные (сверху вниз и снизу вверх по служебной иерархии) и горизонтальные (между подразделениями одного уровня) коммуникации.

5. Межличностные и организационные коммуникации.

6. Единоличные и групповые коммуникации.

7. Входящие и исходящие коммуникации.

Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса :

1. Отправитель человек или группа людей, желающий сообщить информацию.

2. Сообщение собственно информация, смысл и идея, которые хочет донести отправитель.

3. Канал способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т. п.

4. Код система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать произносимые слова, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т. п.

5. Контекст внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные системой индивидуально различимых смыслов и ассоциаций.

6. Получатель человек или группа людей, до которых отправитель хочет донести свое сообщение.

7. Шумы (помехи) это то, что искажает смысл вследствие языковых различий, различий в восприятии, а также физических взаимодействий.

8. Обратная связь реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.

Таким образом, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:

 Формирование сообщения отправителем внутренне формулирование идеи, осознание необходимости передать сообщение.

 Выбор канала и выражение сообщения в системе кодов.

 Передача закодированного сообщения отправителем.

 Восприятие закодированного сообщения получателем.

 Расшифровка кода и формулирование идеи сообщения.

 Реакция на воспринятое сообщение.

Важно отметить, что вследствие несовершенства кода, различиях в интерпретации контекста и воздействия шумов на каждом этапе коммуникативного процесса смысл воспринятого сообщения может (существенно) отличаться от изначального смысла, сформулированного отправителем.

Межличностные коммуникации это коммуникации, протекающие между людьми. Межличностные коммуникации могут быть как между сотрудниками одной фирмы, так и между сотрудниками различных фирм, например, фирм-партнеров.

Организационные коммуникации затрагивают только одну конкретную фирму и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

Таким образом, межличностные коммуникации включают в себя организационные коммуникации.

2. Межличностные коммуникации Хотя эффективный обмен письменной информацией имеет преобладающее значение в организации. Руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на личное устное общение, поэтому здесь можно выделить прямой межличностный обмен информацией.

Рассмотрение межличностных барьеров сосредотачивается на 1) восприятии, 2) семантике, 3) обмене невербальной информацией, 4) некачественной обратной связи и 5) плохом слушании. Рассмотрев эти факторы, можно дать рекомендации по повышению эффективности межличностных информационных обменов.

Таким образом, можно выделить следующие преграды на пути межличностных коммуникаций

1) Преграды восприятия. Люди реагируют на то, что воспринимается как происходящее, а не на то, что в действительности происходит в их окружении. Учет отдельных факторов, влияющих на восприятие в обмене информацией позволяет не допустить снижения эффективности коммуникаций и своевременно устранить преграды, обусловленные восприятием.

По причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя возникает одна из таких преград. Люди в зависимости от накопленного опыта по-разному могут интерпретировать одну и ту же информацию.

В зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей расхождение между основами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации. Это очень важно для обмена информацией. Из нее следует, что люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими в физическом смысле, во многих случаях. Как следствие идеи, закодированные отправителем, могут оказываться искаженными и не полностью понятыми.

Зачастую либо полностью отторгается, либо искажается в соответствии с этими опытом или понятиями информация, вступающая в противоречие с нашим опытом или ранее усвоенными понятиями.

В существовании преград, обусловленных социальными установками людей, состоит еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникаций. Руководитель, не созидающий позитивно окрашенный климат в отношениях с другими, получит в дальнейшем урезаннй обмен информацией с сотрудниками. Со временем может сложиться обстановка недоверия, антагонизма и самозащиты.

2) Семантические барьеры. Мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания, вступая в информационный контакт и используя символы. К символам относятся слова, жесты и интонации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.

То, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации, поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, т.к. во многих случаях точное значение, приписываемое символу отправителем, не очевидно. Поскольку, каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией и у каждого человека свой опыт, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другие лицо припишет то же значение символу, которое мы ему придали.

3) Невербальные преграды. Хотя вербальные символы (слова) основное средство для кодирования предназначенных к передаче идей мы используем и невербальные символы для трансляции сообщений. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может изменять или усиливать смысл слов. Обмен взглядами, выражение лица, жесты это примеры невербальной коммуникации.

Тем, как мы произносим слова формируется еще одна разновидность невербальной коммуникации. Речь идет об интонации, модуляции голоса, плавности речи и т. п. Согласно исследованиям, около 90% речевой информации при обмене воспринимается через язык поз и жестов и звучание голоса. Другими словами, то, как мы говорим, во многих случаях важнее слов, которые мы произносим. Таким образом, нужно добиваться, чтобы невербальные символы, используемые для передачи, соответствовали идее, которую вы намереваетесь сообщить. Иначе невербальные символы создают такой шум, что реципиенты почти наверняка неправильно воспримут сообщение.

Культурные различия, как и семантические барьеры, могут создавать значительные преграды для понимания при обмене невербальной информацией.