Рекомендации по проведению эффективных собраний

Большая доля рабочего времени руководителей уходит на посещение собраний. Эффективность собраний определяется теми же факторами, что и эффективность работы группы. Леланд Брэдфорд предлагает следующие рекомендации для повышения эффективности собраний.

• 1. Составьте конкретную повестку дня собрания и бегло просмотрите ее перед началом собрания.
• 2. Обеспечьте свободный обмен информацией между членами группы. Такой обмен вполне возможен, если члены группы ведут себя на собрании в соответствии со своими различными ролями.
• 3. Полностью используйте способности членов группы и поощряйте их участие. Компетентность, опыт, информация и идеи всех членов группы должны быть привлечены для решения общей задачи.
• 4. Создайте атмосферу доверия, с тем, чтобы члены группы не стеснялись открыто и тактично комментировать точки зрения и идеи" которые они не разделяют.
• 5. Рассматривайте конфликт как положительный фактор и старайтесь эффективно управлять им. Мы рассматриваем различные подходы к управлению конфликтом в гл. 18.
• 6. Заканчивая собрание, кратко суммируйте проведенное обсуждение и определите будущие мероприятия, которые планируется осуществить в свете принятых решений.

БОРЬБА С ЕДИНОМЫСЛИЕМ. Собрание группы, где хотят извлечь пользу из различия точек зрения, может быть успешным только при условии, что на нем не проявится единомыслие. Чтобы уменьшить вероятность проявления единомыслия, председательствующий должен:

• 1. Внушить членам группы, что они могут свободно сообщить любую информацию, выражать любые мнения или сомнения по поводу любого обсуждаемого вопроса.
• 2. Назначьте одного члена группы на роль «адвоката дьявола» — человека, защищающего явно неправое дело.
• 3. Сумейте выслушать различные точки зрения и критику так же спокойно, как и конструктивные комментарии.
• 4. Отделите усилия по генерированию идей от их оценки: сначала соберите все предложения, а потом уж обсудите плюсы и минусы каждого из них.
• 5. Если на собрании присутствуют подчиненные, выслушайте сначала их идеи.