Электронные офисы. 
Электронные офисы

В статье изложена информация о внедрении в сферу деятельности электронных офисов, которые обладают признаками, обеспечивающие упрощение в работе с документами. Также еще электронные офисы привлекают все больше молодых специалистов.

Ключевые слова: информационные системы, используемые технологии, информационный век, интернет.

Еще 20 лет назад документы были еще бумажными и никто не знал что такое электронный документный оборот. Но с появлением информационных технологий бумажные документы были заменены на более современные так называемые электронные. электронный офис бизнес.

XXI век — это информационный век, т. е. век господства автоматизированных информационных технологий во всех сферах деятельности человека. Войти в этот век образованным человеком можно, только хорошо владея информационными технологиями. Ведь деятельность людей все в большей степени зависит от их информированности, способности эффективно использовать информацию. Тема взаимоотношения человека и компьютера в настоящее время очень актуальна. Особое внимание стоит уделить сети Интернет, которая объединяет компьютеры по всему миру и увеличивает коммуникативные возможности человека и его информационный потенциал при помощи электронного офиса. Для свободной ориентации в информационных потоках современный специалист любого профиля должен уметь получать, обрабатывать и использовать информацию с помощью компьютеров, телекоммуникаций и других средств. Об информации начинают говорить как о стратегическом курсе общества, как о ресурсе, определяющем уровень развития государства. Информатизация обеспечивает переход общества от индустриального типа развития к информационному. Информационный рынок предоставляет потребителям все необходимые информационные продукты и услуги, а их производство обеспечивает индустрия информатики, часто называемая информационной индустрией. Повышение уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (таких как обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т. д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Для всех отраслей экономики, государственного управления, для масштаба любого географического положения достаточно одного универсального программного продукта в сфере электронного оборота. Сегодня электронные офисы используются в крупнейших корпорациях, органов государственной власти, администрации и в тысячах других организаций самых разных отраслей. 3].

Электронные офисы обладают рядом преимуществ:

• · возможность предельно быстро развернуть компанию практически в любом месте страны и мира;
• · существенное снижение уровня затрат на аренду помещения физического офиса, закупку и содержание оборудования, мебели, оборудование сетевой инфраструктуры, телефонии, оплату труда штатным сотрудникам;
• · уменьшение объема налогов за счет сокращения официального штата сотрудников;
• · получение работающей IP сети, телефонной связи, почтового ящика, факса и т. д. без финансовых инвестиций на покупку;
• · получение подготовленного квалифицированного персонала в любом количестве — от одного секретаря до формата подразделений офиса;
• · получение почтового адреса уровня, принимаемого фискальными службами для передачи отчетности, а иногда и юридический адрес для регистрации фирмы / компании;
• · управление собственной компанией удаленно из другого города, региона, страны;
• · экономия на затратах до 60% (экономия на стоимости сервера, программного обеспечения, специалиста, необходимого для внедрения, стоимости внедрения и технической поддержке);
• · отсутствие капитальных затрат — нет нужды отвлекать средства из оборота для приобретения сервера и программного обеспечения (вместо этого — фиксированные ежемесячные платежи);
• · моментальное получение всех плюсов от использования нужного программного обеспечения. Отсутствие задержки, связанной с внедрением и т. д. 1]

Используемые технологии опираются на базы данных, информационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:

• · учет и анализ корреспонденции;
• · учет кадров и ведение бухгалтерии;
• · составление и отслеживание договоров;
• · обслуживание производства заказов, сбыта продукции;
• · выполнение экспертиз и проведение консультаций;
• · анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;
• · проведение баланса и оценок работы;
• · ревизия отчетности;
• · ведение электронных картотек. 2]

В электронные офисы входит много разных программных пакетов. Самым популярным является Microsoft Office. В него входят разные программы, которые позволяют работать с документами. Эти программы, в значительной степени, имеют множество положительных черт, одной из которых является упрощение работы и повышение уровня знаний и интеллектуальности. Действительно, продвижение научной сферы в вверх дает приоритет тому, что и человечество становится более образованным и умным тем более, что развитие информационного общества, в частности интернета, более привлекательно и интересно. И поэтому все отрасли стараются перейти на эту систему, тем самым, привлекая к себе все больше специалистов, которые специально получают образование, чтобы с точность вникнуть в эту информационную систему.

Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, баланс, оценка работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий. Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку документов. 4].

Таким образом, можно сказать, что электронный офис — это нужный и важный элемент в ведении современного бизнеса. В настоящее время, электронные офисы набирают все большую популярность, потому что они позволяют заметно упросить работу сотрудников. Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа сотрудников становится все более активной и творческой, а это в свою очередь положительно влияет на результат их работы.

Работа в электронных офисах привлекает все больше молодую команду профессионалов, так как нынешнее поколение более приспособлено к информационным система и интернета. И за счет этого молодых специалистов больше привлекает эта работа. Сейчас в вузах преподается множество предметов, связанных с информатикой и информационными системами, т.к. практически все сферы деятельности не обходятся без ПК. Особенно это касается крупных организаций, в которых стремятся работать студенты после вуза. В связи с этим, студенты должны хорошо владеть всеми информационными технологиями, не исключая знания и умения электронного офиса.

1. Исаченко О.В.- Введение в информационные технологии, Феникс, 2009.