Документальное оформление поступления и расходования материальных ценностей

Операции по движению материальных ценностей должны оформляться унифицированными первичными документами, разработанными Госкомстатом России.

Доверенность применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица предприятия при получении материальных ценностей. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия предприятия и выдает под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Карточка складского учета материалов применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, зав. складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходных и расходных документов в день совершения операции.

Приходный ордер применяется для учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов, т. е. при неотфактурованных поставках.

Акт в 2-х экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации. Акт утверждается руководителем предприятия или лицом, на то уполномоченным.

После приемки ценностей акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных и других) передают: один экземпляр в бухгалтерию предприятия для учета движения материальных ценностей, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Лимитно-заборная карта применяется для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды. Является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно или несколько наименований материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах (склад и цех). Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалом, после чего выводит остаток лимита.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета.

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов применяется для учета движения материальных ценностей внутри предприятия и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям.

Накладная-требование выписывается в двух экземплярах и подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. Один экземпляр передается получателю (цеху, участку и т. д.), второй — складу, который затем сдается в бухгалтерию. В случае внутреннего перемещения материалов накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада.

Реестр приемки-сдачи документов применяется для регистрации сдаваемых в бухгалтерию приходно-расходных документов, составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом и сдается в бухгалтерию предприятия вместе с первичными документами и необходимыми приложениями.

Ведомость учета остатков материалов на складе ведется на предприятиях, учитывающих материалы по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Заполняется по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей применяется для отражения данных фактического наличия ТМЦ. Она составляется в одном экземпляре комиссией на основании пересчета, взвешивания, перемеривания ценностей отдельно по каждому местонахождению и материально ответственному лицу или группе лиц, на хранении которых находятся ценности. До начала инвентаризации от материально ответственного лица берется расписка, которая включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты. При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. После оформления в установленном порядке опись передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Сличительные ведомости применяются для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по которым выявлены отклонения от учетных данных. Сличительная ведомость составляется в одном экземпляре бухгалтером предприятия и хранится в бухгалтерии.

Для обеспечения сохранности материальных ценностей на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запчастей и т. д. Каждому складу присваивается постоянный номер, который затем указывается во всех документах. Учет материалов на складе осуществляется кладовщиком или другим материально ответственным лицом.

Учет движения и остатков материалов осуществляется в карточках складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывается карточка в бухгалтерии, после чего она передается на склад, в ней кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Запись в карточку делается на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных). После каждой записи выводится остаток материалов. Если остаток материалов ниже установленной нормы, то заведующий складом сообщает об этом в отдел снабжения.

Вместо карточек учета материалов допускается ведение книги учета материалов, содержащей те же реквизиты. На складах ведется только количественно-сортовой учет движения материалов.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передаются в бухгалтерию, туда же передаются лимитно-заборные карты. Сдача документов оформляется реестром, в котором указываются наименования и номера сдаваемых документов. В конце отчетного периода заведующий складом заполняет ведомость остатков материалов, в которой в количественном выражении указывается движение материалов.

Аналитический учет ведется в разрезе отдельных наименований (видов, сортов) и по местам хранения, в т. ч. по материально ответственным лицам. По истечении месяца подсчитывается количество поступивших и выбывших материалов, составляется материальный отчет о движении, а остатки заносят в книгу складского учета. Карточка складского учета проверяется и подписывается бухгалтером. Это называется сальдовый метод учета.

На предприятиях, где количество наименований материалов незначительно, используется бухгалтерский метод учета, при котором в бухгалтерии на каждый вид материалов открывается карточка количественно-суммового учета. В них на основании данных первичных документов дублируется складской учет. На основании карточки количественно-суммового учета составляют оборотные ведомости по материально-ответственным лицам. Этот метод не требует составления материального отчета от заведующего складом.