Учёт на складе готовой продукции

Хранение готовой продукции производится согласно Постановлению Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. Передача на склад оформляется первичным документом, который подтверждает факт перехода объекта незавершенного производства в категорию готовой продукции, т. е. требованием-накладной (форма N М-11).

Однако если организация выпускает изделия, которые по техническим характеристикам не могут складироваться (например, крупногабаритная продукция), то такая продукция может приниматься заказчиком на месте нахождения (сборки, изготовления).

Выпуск готовой продукции из производства и поступление ее на склад готовой продукции учитываются следующими первичными учетными документами, не являющимися типовыми:

• · приемо-сдаточными накладными;
• · спецификациями;
• · приемными актами;
• · ведомостями сдачи готовой продукции из производства на склад;
• · планами-картами сдачи готовой продукции и др.

Аналитический учет движения готовой продукции на складах ведется аналогично учету материально-производственных запасов в карточках учета материалов типовой формы N М-17 по ее наименованиям, видам, местам хранения и материально ответственным лицам. В карточках ведется учет поступления из производства готовых изделий, передачи (отгрузки, продажи) покупателям в соответствии с первичными документами и датами движения. Причем после каждой операции в карточке обязательно выводится ее остаток.

Записи в карточках производятся материально — ответственными лицами на основании документов о поступлении на склад и выбытии со склада готовых изделий по мере совершения операций. По окончании рабочего дня в карточках, где было отмечено движение продукции, выводится конечный остаток. В конце отчетного периода во всех карточках (независимо от того, было или не было движения готовой продукции по тому или иному наименованию продукции) проставляется конечный остаток.

Периодически заведующий складом или кладовщик по карточкам устанавливает превышение фактических остатков над нормами запаса, а при наличии продукции без движения составляет сигнальную справку, которую передают в отдел сбыта или маркетинга для принятия мер по снижению остатков продукции.

Карточки могут заполняться с помощью технических средств, установленных на складе. Данные о приходе и расходе заносятся в карточки складского учета одновременно с выпиской первичных документов.

На предприятиях с небольшой номенклатурой выпускаемой продукции вместо карточек на складе готовой продукции ведется книга учета.

На основании данных, учтенных в карточках, на складах составляются оборотные ведомости готовой продукции или сальдовые ведомости готовой продукции, которые передаются в бухгалтерию. Здесь они необходимы для ведения количественного и стоимостного учета движения готовой продукции на складах и организации контроля за сохранностью этих ценностей.

На автоматизированных складах аналитический учет движения готовой продукции ведется в машино граммах движения готовой продукции по складу, имеющих такое же содержание, как и карточки, но составляемых ежедневно в разрезе каждого наименования и вида готовой продукции. Такая система учета носит название без карточной.

Первичные учетные документы, поступившие на склад в течение месяца и сгруппированные по местам хранения и видам готовой продукции, поступают в бухгалтерию, где проверяются и таксируются. После этого на их основании в бухгалтерии ежемесячно составляется ведомость выпуска готовой продукции, которая необходима для оперативного контроля ежедневного выполнения плана по выпуску в разрезе наименований продукции в количественном и стоимостном измерении в течение месяца нарастающим итогом. Для отражения поступления готовой продукции из производства в стоимостном измерении используются учетные цены номенклатуры-ценника. По окончании месяца после расчета фактической себестоимости готовой продукции по видам она также показывается в этой ведомости.

На ряде предприятий готовая продукция упаковывается в цехах, и на склад она поступает в ящиках, на которых указывается ее наименование и количество изделий в одном ящике. В таком виде (без распаковки ящиков) продукция со склада передается покупателям. Кладовщик при получении и отпуске продукции не проверяет содержимое ящиков и, следовательно, отвечает не за количество продукции в них, а за количество принятых ящиков и их целостность. В таких случаях складской учет движения готовой продукции следует вести не только в натуральных единицах, но и по количеству ящиков соответствующей маркировки.

Все первичные документы по приходу и расходу продукции со склада передаются в бухгалтерию. Как правило, такая передача осуществляется непосредственно на складе. Работник бухгалтерии ежедневно или раз в неделю (декаду) приходит на склад и проверяет правильность оформления первичных документов, записей в карточках или книге учета готовой продукции по ее приходу и расходу и исчисления остатков. Обнаруженные ошибки тут же исправляются. Достоверность исчисленных остатков подтверждается в карточках или книге учета подписью работника бухгалтерии.

После проверки записей в складских карточках или книге складского учета материально — ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) передает документы работнику бухгалтерии. Передача оформляется специальным реестром, заполняемым в двух экземплярах, первый из которых остается на складе, а второй вместе с документами передается в бухгалтерию. На некоторых предприятиях реестр не составляется, а свидетельством о том, что документы переданы в бухгалтерию, служит роспись бухгалтера в складских карточках или книге учета.

По окончании месяца заведующий складом (кладовщик) передает в бухгалтерию сведения о продукции в натуральных единицах измерения. Если используется сальдовый (оперативно — бухгалтерский) метод учета материальных ценностей, то заполняется сальдовая ведомость, в которую на складе переносятся остатки из карточек в натуральных единицах измерения. В бухгалтерии они оцениваются в стоимостных единицах.

На ряде предприятий, где номенклатура продукции незначительна, материально-ответственные лица составляют отчет о движении готовой продукции на складе, в который из карточек или книги учета переносятся по каждому номенклатурному номеру итоговые записи о приходе и расходе продукции за месяц, остатки на начало и конец отчетного периода. В отчете приводятся сведения по каждому номенклатурному номеру в количественном выражении. По данным отчета в бухгалтерии составляется сортовая оборотная ведомость в количественном и стоимостном выражении.

В бухгалтерии на основании приходно-расходных документов, а также сальдовых ведомостей и складских отчетов ведется стоимостный аналитический учет готовой продукции.

Отпуск готовой продукции покупателям (заказчикам) осуществляется в организациях на основании соответствующих первичных учетных документов-накладных. В качестве типовой формы накладной может использоваться форма N М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону» (утверждена Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30 октября 1997 г. N 71а). Организации различных отраслей производства могут применять специализированные формы (модификации) накладных и других первичных учетных документов, оформляемых при отпуске готовой продукции. При этом указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Кроме того, накладная должна содержать дополнительные показатели, такие как основные характеристики отгружаемой (отпускаемой) продукции (товара), в т. ч. код продукции (товара), сорт, размер, марку и т. д., наименование структурного подразделения организации, отпускающего готовую продукцию, наименование покупателя и основание для отпуска.

Основанием для оформления накладной на отпуск готовой продукции на складе, в отдельных случаях непосредственно в подразделениях организации (при отгрузке крупногабаритных грузов, а также грузов, требующих особые условия транспортировки, по другим причинам) является распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договор с покупателем (заказчиком).

Накладная (либо иной аналогичный первичный учетный документ) должна выписываться в количестве экземпляров, достаточном для осуществления контроля за отгрузкой (вывозом) готовой продукции. Для этой цели может быть использована (как один из вариантов) следующая схема движения указанных первичных учетных документов (применительно к крупным и средним организациям):

• а) на складе готовой продукции или в отделе сбыта (другом аналогичном подразделении организации) выписывается 4 экземпляра накладной;
• б) 4 экземпляра накладной передаются в бухгалтерскую службу организации для регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции и подписи их главным бухгалтером или лицом, им на то уполномоченным;
• в) бухгалтерской службой подписанные накладные возвращаются в отдел сбыта (другое аналогичное подразделение организации), где один экземпляр остается у материально ответственного лица (кладовщика) как оправдательный документ на отпуск готовой продукции со склада, второй служит основанием для выписки счета-фактуры; третий и четвертый экземпляры накладной передаются получателю (покупателю) готовой продукции. На всех экземплярах накладной получатель (покупатель) обязан поставить подпись, удостоверяющую факт передачи ему готовой продукции;
• г) при вывозе готовой продукции через пропускной пункт (проходную) один экземпляр (четвертый) накладной остается в службе охраны, один из экземпляров (третий) — у получателя в качестве сопроводительного документа на груз (готовую продукцию);
• д) служба охраны регистрирует накладные на вывозимую готовую продукцию в журнале регистрации грузов и передает их в бухгалтерскую службу по описи. Бухгалтерская служба делает отметки о вывозе в журнале регистрации накладных на вывоз (продажу) готовой продукции;
• е) бухгалтерская служба совместно с другими подразделениями организации (отдел сбыта, служба охраны и т. п.) систематически осуществляет выверку данных об отпущенной со склада готовой продукции и других материальных ценностей с данными об их фактическом вывозе путем сопоставления данных соответствующих граф в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции с накладными.

На основании накладных, на отпуск готовой продукции и иных аналогичных первичных учетных документов организация (как правило, отдел сбыта) выписывает счета-фактуры по установленной форме в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции (товара) высылается (передается) покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость.

При отгрузке (отпуске) готовой продукции определяются суммы, подлежащие оплате покупателем, оформляется и предъявляется ему к оплате расчетный документ.

После отпуска со склада ТМЦ кладовщик подкладывает к соответствующей карточке складского учета накладную с доверенностью, либо собирает их вместе, проставив (при наличии) учетную цену. В установленные сроки бухгалтер «снимает остатки на складе» — принимает от кладовщика «Материальный складской отчет» — реестр, всех изъятых у кладовщика документов с разделение по приходу и отпуску. При этом по каждой позиции накладной проверяется остаток в карточке складского учета, где проверяющий расписывается. При отсутствии на складе карточек и ведении учета в книгах материальный отчет составляется в двух экземплярах, и второй — за подписью бухгалтера остается у кладовщика в виде оправдательного документа.

Пример:

Готовая продукция на предприятии «Тверьхлебпром» учитывается по фактическим затратам, связанным с ее изготовлением (по фактической производственной себестоимости).

При этом остатки готовой продукции на складе (и иных местах хранения) на конец (начало) отчетного периода оцениваются в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете организации по фактической производственной себестоимости, включающей затраты, связанные с использованием в процессе производства основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов и других затрат на производство продукции.

При организации аналитического бухгалтерского учета готовой продукции не допускается ведение учета только в количественном выражении, без соответствующей стоимостной оценки.

В учетной политике ОАО «Тверьхлебпром» в качестве учетной цены на готовую продукцию указана фактическая производственная себестоимость.

Ежегодно перед составлением годового баланса на складе предприятия осуществляется сплошная инвентаризация готовой продукции. Процедура проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлена Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.07.95 г. № 49. Инвентаризацию проводит рабочая инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя предприятия, в полном составе в присутствии материально-ответственного лица.

До начала инвентаризации у зав. складом отбирается расписка в том, что им сданы в бухгалтерию все документы о движении готовой продукции, и она полностью оприходована.

Фактическое наличие готовой продукции на складе проверяют путем обязательного его пересчета, перевешивания или перемеривания. Результаты инвентаризации заносят в опись, составляемую не менее чем в двух экземплярах. При выявлении готовой продукции, не отраженной в учете, комиссия должна включить ее в опись. После завершения инвентаризации опись передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Инвентаризация готовой продукции осуществляется таким же образом, как и по материалам. При инвентаризации товаров отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций проверяют обоснованность числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально-ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами; по отгруженным — копиям предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.); по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций сохранными расписками, переоформленные на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно производится сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Описи составляют отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и неоплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносят в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указывают их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дату принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

Выявленные излишки готовой продукции и товаров оценивают по рыночной стоимости на дату инвентаризации и включают в состав внереализационных доходов (дебетуют счета 43 «Готовая продукция» и 41 «Товары», кредитуют счет 91 «Прочие доходы и расходы»). Излишки по пересортице принимаются к учету на счета 43 и 41 с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Выявленные недостачи, потери, хищения готовой продукции и товаров списываются по учтенным ценам с кредита счетов 43 и 41 в дебет счета 94. Обязательная инвентаризация готовой продукции производится, также при смене материально-ответственного лица, установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.