Аудиторская проверка кассы и кассовых оперций

Большое место в аудите банков занимают ревизии кассы и кассовых операций. Главной особенностью проверки кассы является её внезапность. Аудиторская служба обязана произвести проверку наличных денег, ценных бумаг и бланков строгой отчётности, находящиеся в кассе, в присутствии главного бухгалтера и кассира. Полный пересчёт денег обязателен. После пересчёта денег составляется акт о сумме наличных и их соответствие кассовому журналу, а также бухгалтерскому учёту. Проверяется полнота оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка (при этом сравниваются суммы, отражённые в ведомости аналитического учёта по дебету счёта «Касса», с данными журнала ордера № 2 и по кредиту счёта № 51 «Расчётный счёт»). В кассовых документах не допускается никаких подчисток.

Кассовые операции по списанию денег в расход проверяются по документам, приложенным к кассовым отчётам. При проверке используются следующие документы: кассовый ордер № 1 «Приходной кассовый ордер»; кассовый ордер № 3-А — журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов; документы без ордерного оформления приёма и выдачи денег; учётные регистры по счёту 50 «Касса»; Главная книга; балансы на соответствующую дату.

Аудитор также должен удостовериться в следующем:

• v обслуживается ли клиентура одним кассиром или несколькими;
• v работает ли кассир только в проверяемом банке или совмещает свои обязанности с другими;
• v имеется ли обязательство кассира материальной ответственности и ознакомлен ли он с правилами ведения кассовых операций;
• v имеется ли его расписка об этом.

К сожалению, не во всех банках кассовые помещения изолированы, некоторые банки (редко) не имеют сигнализации. Наличные деньги и другие денежные документы должны храниться в несгораемом шкафу. В помещении для пересчёта денег клиентами обязательно должен находиться представитель банка.

Аудиторам необходимо проконтролировать, проводились ли внезапные проверки кассы, производилась ли ежедневная сдача в бухгалтерию кассовых документов кассирами и есть ли на них расписка главного бухгалтера или его заместителя, имелись ли случаи подписки руководителем или главным бухгалтером незаполненных чеков и выдача их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. Обращается внимание на наличие журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью, а все листы заверены подписями руководителя и главного бухгалтера.

Следует иметь в виду, что в кассовой работе не может быть неточностей и ошибок. Даже мелкий просчёт в кассе приносит помимо материальных потерь страдания лицам, их допустившим.

К большому сожалению, аудиторами выявляются многочисленные нарушения в кассовой работе: хранение денег в неисправных шкафах, которые по окончанию работы не опечатываются, отсутствие охранной сигнализации, дубликатов ключей от сейфов, всевозможные подчистки в кассовых книгах. Нередко в помещениях для пересчёта денег клиентами — нет представителя банка. Выявлены факты, когда к работе с ценностями в банках допускаются лица, находящиеся в родственных отношениях.

В ходе аудиторской проверки аудиторы не только выявляют недостатки в деятельности банка, но и по возможности дают свои рекомендации по улучшению работы.

В обязанности аудитора входит проверка последовательности осуществления кассовых операций. Общий принцип, на котором базируется осуществление кассовых операций в коммерческом банке, состоит в том, что кассир выполняет операции по приёму и выдаче наличных денег только на основании распоряжения учётно-операционного работника, оформленного приходными и расходными кассовыми документами.

Именно в обязанности учётно-операционного работника входит проверка законности оформления кассовых операций.

При проверке правильности организации и оформления кассовых операций по поступлению наличных денег аудитор должен иметь в виду следующее:

• v основанием для приёма наличных денег в приходную кассу служат только два вида приходных кассовых документов: объявление и приходный кассовый ордер;
• v последовательность проведения кассовых операций по поступлениям наличных денег такова: клиент передаёт заполненный комплект бланка объявления ответственному исполнителю, который проверяет правильность его заполнения и затем передаёт кассиру приходной кассы. Кассир обязан проверить наличие и тождественность подписей операционных работников по имеющимся у него образцам; сличить соответствие указанных в объявлении сумм цифрами и прописью, вызвать вносителя денег и принять от него деньги, пересчитать их, сверить сумму, указанной в квитанции и объявлении на взнос наличными. При соответствии этих сумм кассир подписывает квитанцию, объявление и ордер, ставит на квитанции печать и выдаёт её лицу, внёсшему деньги. Затем ордера передаются ответственным исполнителям с подписью кассира для отражения по лицевому счёту клиента;
• v проверку следует проводить как визуально, так и путём анализа первичных кассовых документов (объявления на взнос наличными, экземпляры кассовых ордеров), которые должны храниться в специальных папках в помещении операционных касс, подшитыми по каждому операционному дню; проверяются приходные кассовые журналы, кассовые книги, справки кассиров приходных касс, выписки по лицевым счетам клиентов, журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Основной акцент аудитор делает на анализ банковских документов.

В зависимости от объёма кассовых операций и количества аудиторов первичные документы подвергаются либо сплошной проверке, либо выборочной проверке. Если проводится выборочная проверка, то желательно охватить все документы хотя бы за один квартал.

Осуществляя проверку документов, аудитор обращает внимание на соблюдение установленных правил заполнения кассовых документов, наличие всех необходимых реквизитов и подписей, соответствие указанных в документах сумм цифрами и прописью, выявляет случаи подчисток в кассовых документах.

Опыт показывает, что в ряде случаев клиенты неправильно заполняют объявление и тем не менее бухгалтерские работники беспрепятственно оформляют их.

Следует проверить, имеются ли подписи ответственных исполнителей на справках кассиров приходных касс об общей сумме принятых денег, составляемых по окончанию операционного дня. Сами суммы, отражённые в справках, выписываются аудиторами и сопоставляются с записями в приходных кассовых журналах. Кассовые обороты, указанные в справках, должны совпадать с суммой принятой денежной наличности, отражённой в кассовой книге, и соответствовать записям в приходных кассовых журналах. Аудитору необходимо убедиться в том, что в приходном кассовом журнале за каждый день имеется подпись не только главного бухгалтера, но и заведующего кассой.

При проверке правильности организации и оформления кассовых операций по выдачам наличных денег аудитору следует обратить внимание на следующее:

• v кассиры расходных касс получают необходимую для их операций сумму наличных денег под отчёт. Поэтому аудитор должен проверить, ведётся ли в банке книга регистрации сумм, выданных под отчёт. Поэтому аудитор должен проверить, ведётся ли в банке книга регистрации сумм, выданных под отчёт, правильно ли отражаются в ней выдаваемые суммы, соответствуют ли суммы прописью суммам в цифровом выражении, имеются ли в книге подписи кассиров и заведующего кассой;
• v в организации кассовых операций по выдаче наличных денег кроме кассира и ответственного исполнителя принимает участи третье лицо — контролёр. Аудитор должен проверить, имеется ли такой контролёр в банке. Устанавливается, где расположено рабочее место контролёра (оно должно находиться по возможности в непосредственной близости от кассы). Проверяется правильность ведения контролёром расходного кассового журнала;
• v аудитор должен обратить внимание на то, имеются ли у контролёра и у ответственного исполнителя образцы подписей и оттисков печатей клиентов;
• v основанием для выдач денежной наличности расходными кассами служат следующие виды денежных расходных документов:

ь денежный чек, по которому деньги выдаются предприятиям, организациям и учреждениям независимо от формы собственности;

ь расходный кассовый ордер, по которому средства выдаются индивидуальным заёмщикам, вкладчикам банка;

Следует иметь в виду, что главным расходным кассовым документом является денежный чек. Аудитор должен проверить, не выдавались ли деньги на основании каких-либо других документов. Экземпляры денежных чеков и других расходных кассовых документов, подшитые за каждый день, должны храниться в помещении расходной кассы банка.

v в банке должен осуществляться строгий контроль и учёт за выдачей денежных чеков, поэтому аудитору следует проверить соблюдение действующего порядка контроля и учёта за выдачей денежных чеков.

Аудитор визуально проверяет последовательность проведения расходных кассовых операций, которая должна быть следующей:

• v денежные чеки или другие расходные кассовые документы клиент предъявляет операционному работнику, который после их проверки выдаёт лицу, получающему деньги, контрольную марку от денежного чека или отрывной талон от расходного кассового ордера;
• v после оформления расходных кассовых документов операционный работник подписывает их и передаёт контролёру;
• v контролёр проверяет правильность оформления расходной кассовой операции, регистрирует её записью в расходном кассовом журнале и даёт распоряжение об отражении операции по лицевому счёту клиента. После этого расходный кассовый документ передаётся кассиру расходной операционной кассы;
• v кассир проверяет наличие подписей ответственного исполнителя и контролёра и тождественного этих подписей имеющимся образцам, сличает сумму, поставленную на документе цифрами, с суммой, указанной прописью, проверяет наличие расписки в получении денег на документе, сведений о предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя денег. После этого вызывается получатель денег (по номеру расходного документа), у него спрашивается сумма получаемых денег, номер расходного документа сверяется с номером контрольной марки или талона в кассу и последние приклеиваются соответственно к чеку или ордеру. Кассир подготавливает деньги, выдаёт их получателю и подписывает расходный документ.

Дальнейшая проверка правильности ведения расходных кассовых операций ведётся с помощью анализа банковских документов. Прежде всего, рассматриваются денежные чеки и расходные кассовые ордера, хранящиеся в расходных операционных кассах. В процессе анализа аудитор обращает внимание на:

• v правильность заполнения всех реквизитов расходных кассовых документов;
• v соответствие сумм, проставленных на документе цифрами, с суммой, указанной прописью;
• v наличие на расходных кассовых документах расписки в получении денег, сведений о предоставленном документе, удостоверяющем личность получателя денег;
• v соблюдение сроков действия чеков. Чеки должны приниматься банками в течении 10 дней со дня их выписки без исправлений даты, обозначенной на документе. Аудитор сопоставляет дату выписки чека с датой его проводки, которая должна быть проставлена на чеке;
• v наличие подписей клиентов и должностных лиц банка (ответственного исполнителя, контролёра, кассира);
• v наличие оттиска печати клиента;
• v наличие помарок или подчисток в расходных кассовых документах, что считается грубым нарушением кассовой дисциплины.

Для проверки соблюдения лимита остатка кассы эти лимиты сопоставляются с фактическими остатками за каждый день. Рассматриваются причины нарушения лимита, если они носят систематический характер.

По результатам проверки кассы и кассовых операций проводится беседа с заведующим кассой и главным бухгалтером, где обсуждаются выявленные недостатки и меры по их устранению. После этого аудитор составляет соответствующий раздел аудиторского заключения.