Организация совершенствования структуры руководства высшим учебным заведением в процессе организации автоматизированной системы управления

В статье рассматриваются вопросы реорганизации системы управления высшим учебным заведением в условиях внедрения и развития автоматизированной системы управления. Авторы рассматривают необходимость создания отдела информационных технологий управления, наделения его определенными управленческими функциями для поддержки руководства ВУЗа. Внимание в статье также уделено переработке положений и должностных инструкций руководителей структурных подразделений образовательного учреждения.

Ключевые слова: автоматизированная система управления, высшее учебное заведение, отдел информационных технологий.

Abstract

The article discusses the reorganization of the system of management of higher education institution in the conditions of introduction and development of automated control system. The authors consider the necessity of creating a Department of information technology management, providing it with specific administrative functions in support of the University administration. Attention is also paid to the processing of regulations and job descriptions of heads of structural divisions of educational institutions.

Высшее учебное заведение по своему типу достаточно консервативная организация, структура управления которой может не меняться десятилетиями. В ВУЗе все работники условно подразделяются на несколько категорий, которые, как правило, включают административно-управленческий, учебно-вспомогательный персонал и профессорско-преподавательский состав, может также иметь место научно-исследовательские работники и др.

При этом нет четкого разграничения между группами. Ректор, декан факультета или директор института, входящего в состав университета, может быть одновременно заведующим кафедрой и преподавателем, научный работник также может заниматься преподавательской деятельностью и возглавлять кафедру. Все это еще более усложняет структуру управления образовательным учреждением.

Кроме того, в современных условиях реорганизации высшей школы, введения новых образовательных стандартов, требующих внедрения инновационных, прогрессивных форм обучения, специального методического обеспечения образовательного процесса, зачастую представленного в электронной форме (электронные учебно-методические комплексы) и т. д. необходимо выработать и инновационные подходы к управлению высшими учебными заведениями, пересмотреть существующие управленческие организационные структуры, повысить эффективность управленческих процессов и т. д. В этих условиях организация и внедрение автоматизированной системы управления (АСУ) высшим учебным заведением позволяет изменить подходы к управлению, интенсифицирует и упрощает этот процесс [1].

В свою очередь состав руководства высшим учебным заведением находится в непрерывном движении: регулярно меняется квалификационная (защита диссертаций), возрастная и иная его структура, что также в определенной степени влияет на организационную структуру управления образовательным учреждением. Например, в связи с уходом одного руководителя из управления ВУЗом может возникнуть необходимость слияния ряда подразделений в одно или наоборот — разъединение структур (учебно-методическое управление специализировать на учебный и методический отделы или объединить указанные отделы, если они имеют самостоятельный статус, в одно управление), меняются руководители выборных должностей (декан, заведующий кафедрой), объединяются или разъединяются факультеты и кафедры, происходит поглощение или слияние институтов, филиалов, средних специальных учебных заведений и т. д. Зачастую это происходит по объективным причинам, связанным с реорганизацией высшей школы, или на уровне одного образовательного учреждения, когда-то или иное подразделение организуется «под специалиста», т. е. состав его функций и задач определяется возможностями его руководителя. реорганизация управление учебный информационный Любые практические изменения в организационной структуре ВУЗа, как правило, требуют:

• · официального уточнения целей, функций и задач подразделений;
• · положительного решения Ученого совета высшего учебного заведения;
• · перераспределения прав и обязанностей подразделений и уровней системы управления;
• · приведения в соответствие новым целям, функциям, задачам, кругу прав и обязанностей регламентирующей документации и информационного обеспечения.

Как известно, подобные мероприятия получают официальное оформление и вводятся в действие соответствующими приказами и распоряжениями ректора (директора института) и не могут происходить случайно по инициативе отдельных руководителей функциональных подразделений. Таким образом, развитие организационной структуры управления ВУЗом нуждается в непрерывном руководстве.

Специальное регламентирование изменений и проведения работ по совершенствованию структуры управления ВУЗом связаны с организацией нескольких процессов. Они представляют собой дальнейшее развитие в системе управления новой функции — централизованной функции совершенствования организации и функционирования самой системы управления. Выполнение этой функции должно быть возложено на специально организованный отдел (например, отдел информационных технологий управления (ИТУ)), в рамках организации и внедрения автоматизированной системы управления ВУЗом [2].

Совершенствование организационных структур управления ВУЗом носят в определенной степени формально-технический характер. Специалисты отдела ИТУ при высоком уровне их квалификации могут уточнить цели, функции, задачи, права и обязанности подразделений, а также привести в соответствии с ними информационное обеспечение. Однако отдел ИТУ не в состоянии провести комплекс мероприятий по правильному подбору и расстановке кадров. В решении практических вопросов регулирования процесса совершенствования организационной структуры управления в образовательном учреждении определяющая роль принадлежит руководству и Ученому совету ВУЗа.

Совершенствование организационной структуры управления образовательного учреждения требует специальных условий для ее подготовки и проведения, поэтому рекомендации по реорганизации должны предлагаться высшему руководству ВУЗа для изучения и обсуждения. По результатам их рассмотрения и дополнительного изучения материалы дорабатываются, и в случае необходимости подобная процедура может повторяться несколько раз.

Только после всестороннего рассмотрения и анализа, предложения по совершенствованию организационной структуры управления образовательным учреждением могут быть вынесены на широкое обсуждение в коллективе, например, на Ученый совет или собрание трудового коллектива.

Следует иметь в виду, что при совершенствовании организационных структур управления образовательного учреждения формируются требования к персоналу управления, охватывающие не только профессионально-квалификационные аспекты, но и психологические стороны деятельности специалиста. Вероятны ситуации, когда в реальных условиях образовательного учреждения может отсутствовать соответствующий сформулированным требованиям специалист. В таких случаях необходимо подготовить нужного руководителя путем повышения его квалификации, за счет стажировки или в случае необходимости организовать работу специалиста в смежных подразделениях (это касается, прежде всего, административно-управленческого персонала).

С учетом рассмотренных обстоятельств осуществляется разработка новой организационной структуры управления ВУЗом и после выполнения всех формальностей вводится в действие. Однако работы на этом не заканчиваются. Функционирование руководителей в процессе выполнения соответствующих хозяйственных и образовательных задач не носит технического характера. Повышение квалификации и накопление опыта работы руководителей может вызвать изменение фактического перераспределения функций и состава решаемых задач между подразделениями. То есть процесс функционирования системы управления образовательным учреждением может создать определенные отклонения фактической организационной структуры от ее формально утвержденного первоначального состояния. Например, отказ от кафедр и переход на руководство образовательными направлениями, когда руководитель соответствующего направления подбирает для организации образовательного процесса необходимых высококвалифицированных преподавателей. Соответственно может измениться и структура учебно-вспомогательного персонала и перераспределение их обязанностей.

При этом становление фактической структуры не всегда имеет отрицательные последствия, скорее наоборот, руководители в процессе своей практической деятельности могут находить более рациональные формы организации выполнения функций управления или решения хозяйственных и образовательных задач. Поэтому в первое время иногда целесообразно специальное мониторирование за процессом становления и развития введенной в действие организационной структуры управления образовательным учреждением. Резкое отклонение фактической структуры от формальной требует дополнительных исследований и проработок.

Таким образом, совершенствование организационных структур управления — длительный процесс, протекающий в сложных условиях динамических процессов развития АСУ высшим учебным заведением, адаптацией специалистов к новым условиям, возрастания требований к профессионализму руководителей. Поэтому важен регулярный анализ функционирования организационной структуры управления со стороны высшего руководства ВУЗа.

Положения о деятельности управленческих подразделений высшего учебного заведения, а также должностные инструкции представляют собой формальную основу организации деятельности руководителей ВУЗа. Основой для разработки этой документации служат уже действующие положения и инструкции, однако в ходе внедрения АСУ они подлежат определенной доработке. Как правило, доработка этих положений и должностных инструкций осуществляется в следующих направлениях:

• · подготовка положения и инструкций для вновь создаваемых подразделений, т. е. в первую очередь для отдела ИТУ;
• · уточнения функции и задач действующих подразделений в соответствии с функционированием АСУ;
• · введения новых разделов в действующие положения и инструкции, связанные с особенностями взаимодействия отдела ИТУ с другими подразделениями ВУЗа, а также работника образовательного учреждения со средствами вычислительной техники в процессе обработки информации. Например, ведение баз данных по студентам в электронном виде, ввод первичных (исходных) данных в средства вычислительной техники, использование программных продуктов для решения хозяйственных задач ВУЗа и т. д.

Положения и должностные инструкции отдела ИТУ должны отражать те специфические задачи, которые возникают в процессе реализации и функционирования АСУ ВУЗ. Уточнение функций и задач руководителей всех уровней управления образовательным учреждением сводится, прежде всего, к приведению их прав и обязанностей в соответствие с требованиями функционирующей АСУ. Это касается задач различных подразделений ВУЗа относительно функционирования автоматизированной системы, взаимодействия различных экономических, финансовых и хозяйственных служб ВУЗа, учебно-методических отделов, деканатов, кафедр и т. д.

Введение

новых обязанностей в действующие положения и должностные инструкции должно проходить поэтапно в соответствии с очередностью развития АСУ, что обеспечит истинную необходимость уточнения прав и обязанностей всех подразделений управления высшим учебным заведением. То есть, разработка и введение положений о деятельности подразделений ВУЗа напрямую связано с темпами развитием АСУ. Кроме того, совершенствование организационной структуры управления образовательным учреждением должно проводиться в рамках организационной модели образовательного учреждения, чтобы не сорвать образовательный процесс и функционирование всех подразделений ВУЗа. Таким образом постепенный переход на новую модель управления обеспечит целостность и непротиворечивость процесса уточнения функций, прав и обязанностей как вновь формируемых, так и действующих управленческих подразделений высшего учебного заведения, позволит безболезненно перейти на новый уровень руководства в условиях функционирования автоматизированной системы управления ВУЗом.

Библиографический список

• 1. Коноплева В. С., Коноплева И. А. Информатизация высшего учебного заведения как парадигма развития современного образования // Современная педагогика. 2016. № 1 [Электронный ресурс]. URL: http://pedagogika.snauka.ru/2016/01/5300 (дата обращения: 01.02.2016).
• 2. Коноплева В. С., Коноплева И. А. Детерминизм образовательных технологий в современной среде обучения // Современные технологии и инновации № 10 (54) 2015. URL http://web.snauka.ru/issues/2015/10/58 171 (дата обращения 01.02.2016).