Деловое письмо как жанр официально-делового стиля

Общеизвестно, что до сих пор нет единого мнения по вопросу о том, что считать жанрообразующими признаками и каково количество таких признаков.

В функциональной стилистике считается, что жанр как определенный тип речевых произведений складывается из нескольких составляющих. Как известно, М. М. Бахтин определял речевой жанр как «относительно устойчивые тематические, композиционные и стилистические типы высказывания» [Бахтин, 1979, с. 416]. Развитие этой позиции можно обнаружить в исследованиях М. Н. Кожиной, которая определила жанр как «разновидность литературного произведения, характеризующегося по сферам общения различными особенностями назначения, направленностью содержания, своеобразием форм и построения текста в композиционно-сюжетном плане, размером и некоторыми другими признаками» [Кожина, 1983, с. 198], а также в работах А. Н. Кожина, О. А. Крыловой и В. В. Одинцова, определяющих жанр как «выделяемый в рамках того или иного функционального стиля вид речевого произведения, характеризующийся единством конструктивного принципа, своеобразием композиционной организации материала и используемых стилистических структур».

На наш взгляд, более подходящее определение жанру можно считать определение А. Н. Кожина, В. В. Одинцовой и О. А. Крыловой, так как деловое письмо относится к официально-деловому стилю и имеет свои особые признаки на различных уровнях языка.

Деловое письмо — это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо предполагает обратную связь (reverse) между адресантом и адресатом, поскольку без обратной связи не может существовать ни один акт делового общения. Деловая коммуникация осуществляется в определенных социо-культурных условиях, которые детерминируют положение коммуникантов в социуме и в бизнесе. А от этого, в свою очередь, зависит и тип делового письма, т. е. тип коммуникации [Лукьянова, с. 624].

Деловое письмо не может нести отчетливую индивидуальность, но должно однозначно и конкретно пониматься партнерами. Окончательно оформившись, деловое письмо существует как для узкоспециальных целей, обмена информацией, так и для расширения коммерческого сотрудничества между деловыми партнерами [Чуковенков, c. 341].

Деловое письмо — это средство воздействия на адресата, прогнозирующее результат этого воздействия. Деловое письмо как часть сферы деловой коммуникации выполняет определенную коммуникативно-прагматическую функцию, под которой мы понимаем типичную конвенциональную речевую реализацию прагматической цели автора, обусловленную нормами социально-функциональной сферы. Прагматическая цель автора — это представление о том общем результате, который должен быть достигнут в процессе общения вообще и в результате воздействия делового письма на адресата в частности. В этом смысле деловое письмо реализует общую психическую закономерность, «сознательное целеполагание — ментальный процесс, характеризующийся формированием идеального образа предстоящей деятельности на основе знания потребностей коммуникантов и свойств обстановки, с учетом прошлого опыта».

Общей прагматической целью автора является воздействие на адресата, а языковые средства, реализующие эту цель, формируют ту или иную коммуникативно-прагматическую функцию письма, которая и позволяет адресату интерпретировать деловое письмо — просьбу, требование, жалобу, извинение и т. п.

Нет определенной классификации деловых писем. К примеру, А. О. Стеблецова, которая предлагает в качестве основы классификации деловых писем критерий «коммуникативно-прагматической функции письма», делит все письма на следующие группы:

1. Письма, общей коммуникативной целью которых является сообщение о положении дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является информирование (информационное письмо, письмо-подтверждение, письмо-удостоверение, сопроводительное письмо);

• 2. Письма, общей коммуникационной целью которых является изменение положения дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является побуждение (письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-заказ);
• 3. Письма, сочетающие в себе коммуникативно-прагматические функции информирования и побуждения (письмо-напоминание, письмо-требование, письмо-реклама, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-жалоба, письмо с просьбой о принятии на работу);
• 4. Письма, общей коммуникативной целью которых является установление соответствия между сообщением и положением дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является декларация (письмо о назначении на должность, письмо об уходе на пенсию, письмо об увольнении);
• 5. Письма, общей коммуникативной целью которых является выражение эмоционально-психологического состояния автора, вызванного положением дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является экспрессивность (письмо-извинение, письмо-благодарность, письмо-соболезнование.
• 6. Письма, общей коммуникативной целью которых является выражение отношения автора к оказанному на него воздействию. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является реагирование (письмо-согласие, письмо-отказ) [Стеблева]

П.В. Веселов приводит также многоаспектную классификацию деловых писем. Так, все письма он делит на:

• 1) констатирующие (письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-предупреждения, письма-извещения), которые не требуют ответа, но имеют юридическое значение;
• 2) сопроводительные, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, исполняют роль ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам, и фиксируют факт отправки.

По функциональному признаку письма делятся на письма, требующие и не требующие ответа. По аспектному содержанию они могут быть одноаспектными (с одной целью, например, напоминание, гарантия) и многоаспектными. По тематическому признаку, как упоминалось выше, П. В. Веселов проводит условное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Разница состоит в том, что первая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия. Однако это различие сводится лишь к разной терминологии и фразеологии [Веселов, 1989, с. 76].

По структурным признакам переписка может быть регламентированной (стандартной), т. е. по определенному образцу, и нерегламентированной (нестандартной), т. е. отражающей исключительность, необычность данного производственного момента.

И.Р. Гальперин отмечает, что основной целью деловой речи является достижение договоренности между двумя и более заинтересованными сторонами. Это и предопределяет характерные особенности языка этого стиля. Среди особенностей выделяются:

• 1) специфическая терминология и фразеология;
• 2) традиционность средств выражения;
• 3) наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т. д.;
• 4) употребление слов в основных предметно-логических значениях;
• 5) отсутствие образных средств (метафор, метонимии и др.);
• 6) использование эмоционально-окрашенной лексики в качестве формул обращения, условных обозначений просьбы, отказа, заключения и т. д. [Гальперин, 1958, с.476]

Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Письмо должно быть исполнено уважения к адресату: это и должная предупредительность по отношению к партнеру, и такт в общении с ним, и подчеркнутое понимание его интересов и проблем.

Исходя из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:

• 1. Излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении — подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;
• 2. Применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;
• 3. Употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить архаизмы, отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Следует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.;
• 4. Излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление, как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить…»;
• 5. Не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
• 6. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
• 7. В том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа — нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Следует проявлять известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по ещё менее существенным проблемам.

Таким образом, деловое письмо выполняет много важных функций. Самая главная функция письма — информация. Деловое общение является одним из самых массовых видов общения в мире, целью делового общения является достижение конкретного результата.

Выводы по первой главе В английском языке выделяют несколько стилей литературного языка: официально-деловой стиль, стиль науки и техники, газетно-публицистический стиль, стиль обиходного общения. Функциональные стили очень разнообразны, они решают разные задачи, функционируют в разных сферах деятельности и ситуациях общения, характеризуется собственными отличительными чертами, и оформляются характерными для каждого стиля лексическими, грамматическими и синтаксическими средствами.

В данной работе детально рассмотрен официально-деловой стиль, поскольку именно в данном стиле составляются все письма деловой переписки. Данному стилю свойственны: 1) специфическая терминология и фразеология; 2) традиционность средств выражения; 3) наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т. д.; 4) употребление слов в основных предметно-логических значениях; 5) отсутствие образных средств (метафор, метонимии и др.); 6) использование эмоционально-окрашенной лексики в качестве формул обращения, условных обозначений просьбы, отказа, заключения и т. д.

Деловое письмо является жанром официально-делового стиля и, соответственно, ему присущи те же признаки.

Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям: 1) ясность (clearness); 2) краткость (лаконичность) (conciseness); 3) завершенность (полнота) (completeness); 4) любезность (учтивость) (courtesy); 5) грамотность (языка) (correctness).