Особенности организации делопроизводства в ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида»

Необходимо отметить, что тип учреждения и отрасли, к которой оно принадлежит, позволяют определить, какие из элементов регулирующей среды (по отдельности или вместе) в наибольшей степени применимы к требованиям по управлению документами в конкретном учреждении. Регулирующая среда любого учреждения включает:

• — законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;
• — стандарты, относящиеся к практической деятельности;
• — правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;
• — добровольно применяемые кодексы поведения и этики;
• — идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в специфической отрасли или организации.

Рассмотрим регулирующую среду Государственного бюджетного образовательного учреждения «Специальная (коррекционная) школа-интернат № 15 для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, с ограниченными возможностями здоровья VIII вида» с. Пажга (далее — школа-интернат).

Школа-интернат является некоммерческой, государственной бюджетной образовательной организацией, созданной для оказания услуг, в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти в сфере образования, не имеющей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности.

Отметим, что школа-интернат осуществляет образовательную деятельность на основании лицензии от 02 июня 2009 г. серия, А № 285 361 и свидетельства о государственной аккредитации от 30 марта 2010 года № 240-ОУ.

Предметом деятельности школы-интерната является реализация гарантированного гражданам Российской Федерации права на получение общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего образования, профессиональной подготовки воспитанников; обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечение охраны здоровья и создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе возможности удовлетворения потребности воспитанников в самообразовании и получении дополнительного образования.

Управленческие процессы и их документационное обеспечение в любом учреждении требует обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых компетентными государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы. В том числе с документной информацией.

Таким образом, школа-интернат осуществляет свою деятельность на основании следующих законодательных и нормативных правовых актов:

• — Федеральный закон Российской Федерации от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», который позволяет сформировать эффективный механизм правового регулирования образовательных и иных отношений в сфере образования, направленных на реализацию права на образование, государственных гарантий на получение качественного образования, значительно укрепит защиту интересов личности в области образования и создает правовые условия, обеспечивающие превращение образования в движущую силу и ресурс социально-экономического развития, в важный механизм формирования инновационного потенциала общества и экономики, повышения конкурентоспособности страны, при одновременном сохранении юридических гарантий свободы и равного доступа к образованию, наиболее полном удовлетворении образовательных потребностей личности.
• — Постановление Правительства Российской Федерации от 12.03.1997 № 288 «Об утверждении Типового положения о специальном (коррекционном) образовательном учреждении для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья».
• — Постановление Совета Министров СССР от 05.01.1984 № 25 «Об общеобразовательных школах-интернатах, детских домах и других интернатных учреждениях».
• — Приказ Министерства образования Республики Коми от 13.01.2012 № 6 «Об утверждении ведомственной целевой программы «Развитие государственных образовательных учреждений интернатного типа и специальных (коррекционных) общеобразовательных школ (2012 — 2014 годы)». Данная программа разработана с целью обеспечения качественного предоставления государственных услуг государственными образовательными учреждениями интернатного типа и специальными (коррекционными) общеобразовательными школами.
• — Письмо Министерства образования Российской Федерации от 04.09.1997 № 48 «О специфике деятельности специальных (коррекционных) образовательных учреждений I — VIII видов»
• — Письмо Министерства образования Российской Федерации от 20 декабря 2000 г. № 03−51/64 «Об утверждении «Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Однако наряду с вышеперечисленными законодательными и нормативными правовыми актами важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры. Являясь локальными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретного учреждения, так как содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками.

Основными организационно-правовыми документами школы-интернат являются: устав, коллективный договор, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения, должностные инструкции и т. д.

Устав — учредительный документ организации, представляющий собой свод правил, установленных учредителями юридического лица и регулирующих ее правовое положение, а также отношения, связанные с внутренним управлением.

Устав школы-интернат зарегистрирован в Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 1 по Республике Коми 21.10.2005.

Структура и штатная численность школы-интернат определяются в соответствии с Уставом и закрепляются специальным документом (штатным расписанием).

Одним из организационных документов школы-интернат является коллективный договор, который был принят на конференции трудового коллектива и зарегистрирован в отделе по труду по г. Сыктывкару Министерства экономического развития Республики Коми.

Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в учреждении или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.

Коллективный договор школы-интернат раскрывает: основные обязанности сторон; понятие рабочее время и время отдыха, оплату труда; гарантии и компенсации работникам; трудовой распорядок, охрану труда.

Правила внутреннего трудового распорядка отнесены к локальному акту, регулирующему вопросы трудовых отношений на уровне отдельно взятого учреждения, предприятия, организации.

Правила внутреннего трудового распорядка школы-интернат устанавливают правовые и организационные взаимоотношения между работниками коллектива и работодателем и имеют своей целью установление и поддержание надлежащих: трудового распорядка, трудовой дисциплины, режима рабочего времени и иных необходимых элементов трудовой деятельности учреждения.

Документационное обеспечение является основной обеспечивающей функцией управления. От того, как оно организовано, во много зависит эффективность управленческой деятельности. В свою очередь, порядок работы с документами в конкретном учреждении напрямую связан с организацией управления и зависит от структуры аппарата управления, компетенции и функций органов управления, структурных подразделений и т. д.

Управление школой-интернатом строится на принципах единоначалия и самоуправления. Основными формами самоуправления в данном учреждении являются общее собрание трудового коллектива, педагогический совет, попечительский совет, методический совет, административный совет. Единоначалие осуществляет администрация: директор и его заместители.

В соответствии с утверждённым штатным расписанием и Уставом в структуру школы-интерната входят:

• — директор;
• — педагогический совет;
• — методический совет;
• — аттестационная комиссия;
• — экспертные группы;
• — административный совет;
• — попечительский совет;
• — общественные комиссии;
• — заместитель директора по УВР, в подчинении которого находятся учителя, логопеды, психолог, социальный педагог, библиотекарь;
• — заместитель директора по ВР, которому подчиняются воспитатели, руководители кружков, педагог-организатор.

Также в организационной структуре учреждения отдельное место занимают заместитель директора по АХР, бухгалтерия и медицинский кабинет. В подчинении заместителя директора по АХР находятся такие структурные части как отдел кадров, технический персонал, водители, рабочие по обслуживанию.

Отметим, что весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому делопроизводство рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением.

Таким образом, как можно видеть из представленной структуры, в школе-интернате отсутствует самостоятельное подразделение, осуществляющее работу с документами. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагается на одного из специалистов отдела кадров.

Специалист отдела кадров школы-интерната, на которого возложена обязанность организации делопроизводства, входит в структуру отдела кадров и подчиняется заместителю директора по административно-хозяйственной части. Однако организация работы с документами — это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением. Поскольку служба делопроизводства и фактически управляет документацией и документационными потоками всего учреждения, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2−3 чел.), с подчинением непосредственно директору учреждения или одному из заместителей директора, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба делопроизводства непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Организация делопроизводства школы-интернат включает:

• -обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• -организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на носителе по установленным правилам».

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документация поступает в школу-интернат централизовано к секретарю-машинистке или специалисту отдела кадров. Доставка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем-машинисткой или специалистом отдела кадров. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов. Если по конвертам можно определить адрес, время отправки и получения документов, то они не уничтожаются.

Регистрация документов осуществляется централизованно путем занесения в журнал входящей документации и компьютер (в журнал регистрации полученных документов электронной почтой).

На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала календарного года). Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка «+ приложение на 2 листах».

Регистрация документа производится однократно секретарем-машинисткой школы-интерната.

После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение директору школы-интерната. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо — ответ, находится инициативное письмо и прикрепляется к нему.

В результате рассмотрения документа директором школы-интерната на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации входящих документов».

Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом руководителя.

Работа специалиста отдела кадров с отправляемыми документами заключается в их регистрации, обработке и отправке. Документы, отправляемые школой-интернатом, передаются по почте или с использованием электрической связи. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются не позднее первой половины дня следующего за днем подписания.

После проверки правильности оформления документа проставляется исходящий номер. Исходящий номер состоит: из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется секретарем школы-интерната. Если документ подписан директором школы-интерната, то копия остается в деле секретаря. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

Данные об исходящем документе заносятся в «Журнал регистрации исходящих документов» секретарем школы-интерната.

Исходящие документы после подписи отправляют:

• — первый экземпляр — адресату,
• — копия — подшивается в дело, по запросу исполнителя передается в структурное подразделение.

Движение внутренних документов в школе-интернате осуществляется в следующей последовательности: подготовка проекта документа, подписание, исполнение. Исполнение документа предполагает передачу документа на исполнение, непосредственно его исполнение, помещение исполненного документа в дело: например; после подписания приказа по основной деятельности специалист отдела кадров или секретарь осуществляет его регистрацию, и в обязательном порядке под роспись рассылает копии в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы, после ознакомления (исполнения) приказ помещается в дело.

К сожалению, в Инструкции по делопроизводству школы-интернат и как следствие в организации документооборота внутренних документов упускается процедура их согласования. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование — не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования — совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности.

Система согласования документов в значительной степени формирует исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений — не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т. е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа, который разработал управленческое решение.

Итак, в соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» любое учреждение должно сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами.

Таким образом, документационное обеспечение управления в школе-интернате, как любой вид деятельности, нуждается в регламентации. На наш взгляд, разработка инструкции — это наиболее действенный способ нормативного закрепления правил работы с документами, поскольку инструкция как вид документа предназначена как раз для регулирования отдельных сторон деятельности организации.