Аудит учета производственных запасов

Если организация проводит переоценку материалов, то ее результат по мере выявления (то есть после окончания переоценки и утверждения руководителем организации результатов) списывается непосредственно на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: в дебет — суммы уценки, в кредит — суммы дооценки. В аналитическом учете по этому счету открывается отдельный субсчет для накопления данных о проведенной переоценке. В дальнейшем результат от переоценки материалов попадает на счет прибылей и убытков в составе сальдо прочих доходов и расходов. Таким образом он участвует в формировании конечного финансового результата деятельности организации.

В общем виде переоценка материалов отражается на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

Дебет 10 Кредит 91 — дооценка материальных ценностей;

Дебет 91 Кредит 10 — уценка материальных ценностей.

Снижение стоимости материалов В новом Плане счетов установлен порядок отражения на счетах сумм снижения стоимости материалов. Для этого применяется синтетический счет 14, который назван «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». Этот счет является контрарным; он предназначен для уточнения оценки материалов. Механизм использования его похож на действие счетов учета других оценочных резервов (резервов по сомнительным долгам, под обесценение вложений в ценные бумаги).

Перед составлением бухгалтерского баланса (как правило, годового) фактическую себестоимость заготовления (приобретения) материалов сравнивают с текущей рыночной стоимостью (стоимостью возможной продажи). Такое сопоставление проводят по испорченным материалам и сырью, а также, если запасы полностью или частично морально устаревают или рыночные цены на них устойчиво снижаются. Когда фактическая себестоимость оказывается ниже текущей рыночной стоимости, в качестве балансовой оценки материалов принимается фактическая себестоимость. Если текущая рыночная стоимость ниже фактической себестоимости, то материалы показывают в балансе по текущей рыночной стоимости, а в отчете о прибылях и убытках признают убыток от снижения стоимости запасов. Тем самым в соответствии с требованием осмотрительности в отчетном периоде организация, с одной стороны, не допускает завышения стоимости материалов, а с другой страхуется к данному периоду.

Под текущей рыночной стоимостью, или стоимостью возможной продажи материалов, понимают ту сумму денежных средств, которую организация может получить в случае продажи запасов. При определении текущей рыночной стоимости следует основываться на доступной в момент оценки, наиболее надежной информации. Во внимание принимают колебания цен, связанные с событиями, произошедшими после отчетной даты и подтверждающими условия, существовавшие на конец отчетного периода.

Сопоставление фактической себестоимости с текущей рыночной стоимостью проводят по каждому номенклатурному номеру. В отдельных случаях сравнение целесообразно вести по группам однородных материалов. Однако недопустимо априори уменьшать стоимость, например, всех основных материалов или всех запасов топлива.

Признание стоимости возможной реализации в качестве балансовой оценки материалов не меняет их стоимости в бухгалтерском учете. На суммы снижения стоимости материалов образуются резервы за счет прибыли отчетного года. Операции с переходящими остатками материальных ценностей в следующем периоде записывают без учета снижения их стоимости в балансе.

В учете на сумме резервов под снижение стоимости материалов делается запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счета 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». В начале следующего отчетного периода остаток по счету 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», переходящий с предыдущего периода, закрывается путем обратной записи.

Таким образом, остаток на счете 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» представляет разницу между фактической себестоимостью и текущей рыночной стоимостью, относящуюся исключительно к материалам на конец отчетного периода. При закрытии этого счета исходят из предположения, что все переходящие остатки материальных ценностей будут полностью израсходованы в течение следующего отчетного периода.

На счете 10 «Материалы» из МБП учитываются следующие:

предметы со сроком службы менее 12 месяцев независимо от стоимости;

орудия лова (в зависимости от срока службы);

многолетние насаждения, выращиваемые в питомниках в качестве посадочного материала.

Если какие-то из названных предметов приходуются на счет 10 «Материалы», то к нему открывается субсчет «Инструменты и приспособления хозяйственного назначения». После передачи этих предметов со склада в эксплуатацию и списания стоимости их со счета 10 «Материалы» контроль их наличия и движения должен вестись в оперативном порядке.

Основными задачами учета материалов на предприятиях и стройках являются:

правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;

контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;

контроль за использованием материалов в производстве;

своевременность выявления ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком.

Исходя из задач, аудитору необходимо проверить:

правильность оценки материалов в учете;

правильность применения первичных документов по учету материалов;

правильность организации работы складского хозяйства;

имеется ли приказ предприятия об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада (образцы подписей этих лиц должны находиться на складе);

разработана ли на ОАО «ТОРА» номенклатура-ценник;

назначены ли приказом материально-ответственные лица, заключены ли с ними договоры о полной материальной ответственности;

производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, соответствует ли она требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству;

составляются ли коммерческие акты, предъявлялись ли по ним претензии;

правильно ли оформлены документы по приходу и расходу материалов, их внутреннему перемещению;

правильно ли осуществляется бухгалтерский учет материалов в бухгалтерии предприятия;

правильно ли осуществляются получение, расходование, учет и хранение драгоценных металлов и драгоценных камней;

правильно ли осуществляется учет при заготовлении материалов;

правильно ли отражены в учете неотфактурованные поставки и материальные ценности, находящиеся в пути;

правильно ли отражен учет операций по реализации материалов;

выделяется ли в платежных документах и в первичных учетных документах НДС;

правильно ли произведено списание материалов в случае их порчи или недостач (приняты ли меры к взысканию недостачи с виновных лиц);

проводилась ли на ОАО «ТОРА» инвентаризация материальных ценностей; оформлены ли ее результаты; правильно ли отражены в учете результаты инвентаризации;

правильно ли отражались в учете операции с тарой;

правильно ли осуществляется учет товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение;

правильно ли осуществляется учет строительных материалов открытого хранения;

правильно ли осуществляется учет материалов, принятых в переработку.

Аудит использования материальных ресурсов Анализ материальных ресурсов предполагает анализ состояния складских запасов, с одной стороны, и изучение показателей использования материальных ресурсов — с другой.

Излишки сырья и материалов могут образовываться также в результате:

необоснованного составления коммерческих и внутренних актов на недостачу, бой, утечку и порчу товарно-материальных ценностей при приеме, погрузке, транспортировке и разгрузке их на складах, базах, пристанях и железнодорожных станциях;

завоза сырья и материалов от поставщиков в больших количествах, чем указано в сопроводительных документах, или завоза ценностей вообще без документального оформления (сторонние товары);

завоза от поставщиков доброкачественного сырья и материалов вместо отходов, показанных в сопроводительных документах;

завышения веса тары при составлении актов на ее завес;

внесения в сырье и материалы посторонних или более низкого качества однородных веществ с целью увеличения их количества или веса.

В ходе проверки в первую очередь выясняются состояние складского хозяйства, подбор и расстановка материально ответственных лиц; организация пропускной системы; своевременность проведения инвентаризации и выполнение плана внезапных проверок наличия материальных ценностей и др.

Проверка предусматривает обследование складов и мест хранения материальных ценностей в целях выяснения их пригодности для использования по назначению; соблюдения правил хранения ценностей и правил противопожарной безопасности; наличия сигнализации, весового хозяйства, других измерительных приборов и т. д.

В соответствии с установленными правилами материальные ценности на складах хранятся по группам, видам, артикулам и сортам на стеллажах, в ячейках или в специализированной таре. Номенклатурные номера материальных ценностей указываются на прикрепляемых ярлыках.

Одновременно проверяются система отпуска материалов в производство (цехи основного и вспомогательного производства), правильность определения их количества с помощью весоизмерительных приборов, а также состояние контроля со стороны руководителей цехов, своевременность и точность отражения отпуска в соответствующих первичных и сводных документах.

Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей на складах предприятия является проверка складского учета. Практика работы показывает, что основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных переходящих остатков («красное сальдо») по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными картотек складского учета и бухгалтерского учета.

" Красное" сальдо свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходовании поступивших материальных ценностей, списании завышенного количества материалов в производстве против фактически отпущенного, оформлении бестоварных документов на расход материалов, неправильном подсчете переходящих остатков и т. д.

Отрицательные переходящие остатки того или иного материала после очередного поступления этого вида материала временно закрываются, а количество материальных ценностей на эту величину уменьшается. Отрицательные остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для хищения.

Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным поставкам, могут не отражаться в карточках складского учета. Для их выявления необходимо внезапно проверить все первичные документы кладовщика.

Расхождения между данными складского и бухгалтерского учета выявляются путем сопоставления остатков по сальдовой книге с остатками, подсчитанными бухгалтерией в оборотных ведомостях по группам материалов.

Обеспечение сохранности материальных ценностей во многом зависит от подбора и расстановки материально ответственных лиц. На такие должности не должны приниматься лица, имевшие судимость за растраты, хищения и не оправдавшие доверия на прежних работах.

Встречаются и такие нарушения, как: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанным лицом, не имеющим на это права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам и т. д.

Хищение сырья и материалов в условиях обработки учетных данных на ЭВМ Основные способы искажения учетных данных в целях хищения сырья и материалов в условиях обработки учетных данных на ЭВМ:

искажение данных учета путем занижения прихода или завышения расхода материальных ценностей в машинограммах;

умышленные ошибки и подлоги в процессе кодирования первичных документов (проставление кода в документах по приходу материалов более дешевых видов ценностей, а в документах по расходу — более дорогих);

искажение учета сырья и материалов путем введения в ЭВМ данных документов, ранее прошедших обработку, или подложных документов;

искажение шифров номенклатурных номеров в первичных документах;

искажение данных учета в момент перфорирования первичных документов (пропуск отдельных первичных документов, непробивка какой-либо цифры) и т. д.

Для выявления ошибок, допущенных при перенесении данных на машинные носители информации, рекомендуется использовать первичные документы, а также выпускаемые ЭВМ контрольные машинограммы, являющиеся учетным регистром хронологической записи. К признакам, свидетельствующим о возможных хищениях при учете материалов на ЭВМ, относятся:

отсутствие требуемых реквизитов и наличие исправлений в первичных документах, направленных на обработку в ЭВМ;

противоречия данных первичных документов и машинограмм;

исправления в машинограммах (оговоренные и неоговоренные);

несоответствие итогов дебетовых и кредитовых оборотов контрольных машинограмм;

наличие противоречий внутри документа и машинограммы.