Учет расчетов с подотчетными лицами

Из кассы предприятия под отчет деньги могут выдаваться на хозяйственные нужды и командировочные расходы.

Лица, которые получают деньги в подотчет называют подотчетными лицами.

Перечень должностей, которые имеют право получать деньги в под отчет устанавливаются руководителями предприятия, для этого издается приказ.

Для выдачи под отчет кассир получает по чеку деньги из банка, оформляет поступление денег в кассу приходным кассовым ордером, а затем на основании заявления на получение денег в под отчет, подписанным руководителем выдает наличные деньги из кассы подотчетному лицу.

Сумма неизрасходованных наличных денег должна быть возвращена в кассу по истечении 3 дней того срока на которые они были выданы. На использованные подотчетные суммы подотчетные лица должны предоставить авансовый отчет в бухгалтерию с оправдательными документами.

Например, на командировку оправдательные документы — командировочное удостоверение с отметкой о прибытии в пункт назначения и выбытии, документ на проживание в гостинице и другие (проездные билеты, чеки, квитанция).

В авансовом отчете указывается Ф.И.О. подотчетного лица, дата составления, выданная в под отчет сумма, остаток денег и его перерасход и подпись подотчетного лица. Авансовый отчет утверждается гл. бухгалтером и руководителем. Не возвращенные подотчетные суммы в срок могут быть удержаны из заработной платы подотчетного лица.

Командировкой считается служебная поездка работника предприятия по распоря? ению руководителя для выполнения служебного поручения. Размер суммы на командировку зависит от срока, от расстояния, вида транспорта и др.

Нормы команировочных:

Суточные не более 700 руб. за каждый день командировки.

Проживание в гостиннице Квартирные (отсутствие документа гостинницы) Стоимость билетов и др.

Предприятие может выдавать работнику денежные средства сверх установленных норм. В этом случае эти расходы не будут включатся в себестоисмость продукции и будут выплачиваться из прибыли. При выдачи денег из кассы на командировочные расходы бухгалтерия составляет командировочное удостоверение, где указывается Ф.И.О., номер приказа руководителя, срок командировки, место назначения и дата прибытия и убытия.

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Счет 71 активный, сальдо по дебиту означает задолженность подотчетных лиц предприятию до предоставления авансового отчета. Оборот по дебиту 71 счета означает увеличение задолженности подотчетных сумм, а оборот по кредиту 71 счета означает уменьшение задолженности подотчетных сумм.

Корреспонден?ия счетов:

• 1)Выдача подотчетных сумм из кассы Дт 71 Кт 50
• 2)Приобретение материалов Дт 10 Кт 71
• 3)Возврат неиспользованных подотчетных сумм Дт 50 Кт 71
• 4)Расходы подотчетных сумм на производственные цели Дт 20 Кт 71
• 5) Расходы подотчетных сумм на общепроизводственные цели Дт 25 Кт 71
• 6) Расходы подотчетных сумм на общехозяйственные цели Дт 26 Кт 71

Командировочные учитываются в зависимости от должности работника, если производственный персонал, то Дт 20 Кт 71; если общепроизводственный персонал, то Дт 25 Кт 71; если общехозяйственный персонал, то Дт 26 Кт 71;

7)Удержание подотчетных сумм из заработной платы Дт 70 Кт 71;

Учет в бухгалтерии ведется в учетном регистре журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».