Общие требования
Стандартизация формы документа значительной упрощает работу с массовой документацией — ее формирование, оценку, обработку.
При подготовке текста должны соблюдаться последующие основные принципы: достоверность и объективность содержания; логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки ситуации и фактов; полнота информации; нейтральный, корректный (уважительный) тон изложения; деление документа на смысловые части (абзацы); соблюдение требований, предъявляемых к содержанию и форме документа типовым формуляром.
Несоблюдение вышеперечисленных требований значительно осложняет работу с документами. Так, неимение в документе необходимой подписи, визы, указания на должность работника может лишить документ юридической силы. Неправильное размещение материала, обусловленного типовым формуляром, чрезвычайно затрудняет применение документа.
Документы обязаны, как правило, оформляться на бланках, имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30−2003. Требования к бланкам сводятся к двум основным: составу обязательных сведений об организации и их рациональному размещению.
Бланк документа — это лист бумаги формата А-4 или А-5 с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию [7].
В каждой организации должны быть в наличии для оформления организационно-распорядительных документов два вида бланков: общий (для всех видов документов) и бланк для служебных посланий. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового и продольного расположения реквизитов.
Неотъемлемым элементом для общего бланка и бланка для писем считается название организации — автора документа в полном и сокращенном виде в строгом соответствии с названием, зарегистрированным в установленном порядке. В названии употребляются закрепленные сокращения, например: ОАО (открытое акционерное общество), ЗАО (закрытое акционерное общество), ООО (общество с ограниченной ответственностью) и т. п.
На бланках для писем указываются названия реквизитов: индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона; номер телетайпа (абонентского телеграфа); электронный адрес; номер счета в банке и реквизиты банка; дата; индекс; ссылка на индекс и дату входящего документа. Наименование вида документа на бланке письма не указывается.
При создании документов на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
