Разработка информационной системы поддержки функций инспектора отдела кадров по офицерскому составу

" Разработка информационной системы поддержки функций инспектора отдела кадров по офицерскому составу"

Милиция это система государственных органов исполнительной власти, призванных защищать жизнь и здоровье, права и свободы граждан, собственность, интересы общества и государства от преступных и иных противоположных посягательств и наделенных правом применения мер принуждения.

Отделы внутренних дел входят в системы МВД РФ. В настоящее время деятельности МВД уделяется повышенное внимание со стороны Президента РФ.

Настоящее время характеризуется информационным бумом и бурным развитием высоких технологий. Постоянно возрастают требования как к образованию, так и к его качеству, так и в связи с новыми рыночными отношениями, с диктатом мирового рынка.

Жизнь все чаще и чаще диктует, что высокий профессионализм и компетентность сотрудников милиции являются основой предотвращения, раскрытий преступлений, правильного реагирования на поступлений заявлений сообщений. Научно-технический прогресс выдвигает более высокие требования к сотрудникам Управлений Внутренних дел.

Поэтому сегодня все чаще возникают вопросы: как, и в какой степени необходимо учитывать последствия научно-технического прогресса и в рамках человеческого фактора: как подготовить и наилучшим образом использовать кадровый потенциал.

Кадровый потенциал организаций Российской Федерации является важнейшим стратегическим фактором, предопределяющим успех проводимых хозяйственно-экономических реформ. От качественных и количественных показателей этого потенциала во многом зависит результативность структурной перестройки и оживление экономики, расширение производства, повышение качества продукции, ее конкурентоспособность и эффективность производства. Рыночная конъюнктура предъявляет высокие требования к профессионализму руководителей и специалистов подразделений, их компетентности, управленческой культуре, психологической устойчивости, умению работать в сложных условиях жесткой конкуренции.

Все новые задачи встают сегодня и перед работниками кадровых служб. Работники кадровых служб сталкиваются с новыми проблемами, и сами нуждаются в обучении.

Работа этих специалистов связана с необходимостью комплектования кадров, призванных обеспечить эффективное функционирование системы и достижение намеченной цели. Этой категории работников приходится тщательно анализировать работу и уметь это делать. Изучение кадров ведется на основе должностных инструкций, где отражены требования к той или иной должности. При этом следует хорошо знать, какие требования предъявляются к специальности в современном развитии нашего общества. При подборе и отборе кадров работники данной службы выявляют различия между кандидатами и выбирают кандидатов, в наибольшей степени соответствующих требованиям должности и характеру организации (подразделению).

Важным фактором успешной работы отдела кадров является и то, как руководитель относится к нововведениям.

Работа инспектора отдела кадров в таких условиях — постоянное ожидание изменений в методологии, что приводит к повышению сложности и трудоемкости ведения кадрового учета и оформления первичных и отчетных документов. Руководителям приходится сталкиваться с проблемой несвоевременного оформления отчетности за определенный период. Реальный выход из создавшейся ситуации — использование компьютерной программы автоматизации кадрового учета.

Очень важно, что в условиях повышения рыночных отношений начали резко расти требования к программам учета кадров.

Так, если в 1992 году программы учета кадров покупали в основном для того, чтобы сдать в конце квартала отчетность, то через три года главной функцией программ стал ежедневный учет, необходимый для оперативной деятельности предприятия и принятия руководящих решений. Таким образом, большинство фирм-разработчиков программного обеспечения стремится сделать свои программы все более «инструментальными», т. е. при внешней простоте они вбирают в себя мощные подсистемы настройки, которые можно сравнить с языками программирования, к тому же эти программы обладают следующими качествами:

— универсальность, полнота и комплексность решения задач;

— возможность ведения полноценного аналитического и синтетического учета с минимальными настройками;

— возможность ведения карточек первичных документов;

— возможность формирования отчетных документов;

— возможность обновления форм отчетных документов;

— гибкость программы для внесения самостоятельных настроек;

— простота освоения и работы с программой.

Целью курсового проекта является проектирование и разработка автоматизированной информационной системы для работы инспектора отдела кадров по работе с офицерским составом УВД Октябрьского района г. Новосибирска. Традиционно информация храниться на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый поиск нужных данных. В обязанности инспектора отдела кадров входит: составление приказов по приему, перемещению, увольнению, поощрению, наказанию сотрудников, введение журнала кадровой и служебной подготовки. Этот процесс часто может быть трудоемким.

Кроме того эта информационная система должна разрабатываться с учетом дальнейшего расширения её возможностей. То есть должна иметь возможности органичного включения новых блоков.

1. Характеристика работы инспектора отдела кадров УВД Октябрьского района г. Новосибирска

1.1 Описание работы инспектора отдела кадров по офицерскому составу

Информационная система разрабатывается для поддержки функций рабочего места инспектора отдела кадров по офицерскому составу. Старший инспектор является единицей отдела кадров и осуществляет свою деятельность в соответствии с задачами, поставленными перед отделом. Главной задачей старшего инспектора является своевременное, правильное и качественное исполнение обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией. В отсутствии начальника старший инспектор является первым заместителем.

Старший инспектор должен знать: действующее трудовое законодательство, правила приема, перевода и увольнения работников, положение о прохождении службы в отделах внутренних дел, инструкцию о порядке ведения и хранения трудовых книжек, правила исчисления непрерывного стажа рабочего или служащего, положение о предоставлении основного или дополнительного отпусков, правила исчисления непрерывного стажа для выплаты вознаграждения за выслугу лет и вознаграждения по итогам работы за год, основные положения единой государственной системы делопроизводства.

Кроме этого старший инспектор занимается составлением отчетов, касающихся численности, перемещений трудящихся. Готовит документы и приказы на работников представляемых к награждению, поощрению, наказанию. Осуществляет учет и работу с лицами вновь принятыми в соответствии с рисунком 1.1, уволенными в соответствии с рисунком 1.2, молодыми специалистами, обучающимися в техникумах, Вузах, А также заполняет трудовые книжки вновь принятых на работу, вносит все записи о приеме, переводе на другую работу, награждениях, поощрениях. Ведет журнал регистрации трудовых книжек в соответствии с рисунком 1.3. Осуществляет подготовку проектов приказов по личному составу и кадрам, регистрацию в соответствии с рисунком 1.4 и рассылку приказов, так же ведет журнал учета отпускников. Обеспечивает составление установленной отчетности о работе с кадрами.

При проектировании автоматизации рабочего места одним из ключевых является понятие предметной области. В данном случае под ней понимается часть реального производства, подлежащая изучению с целью организации управления, а в конечном итоге — его автоматизации.

Рисунок 1.1 — Обобщенный фрагмент журнала принятых работников

Рисунок 1.2 — Обобщенный фрагмент журнала уволенных работников

Рисунок 1.3 — Обобщенный фрагмент журнала регистрации трудовых книжек

Рисунок 1.4 — Обобщенный фрагмент журнала регистрации приказов

Рисунок 1.5 — Обобщенный фрагмент журнала отпускников Инспектор отдела кадров заполняет личное дело сотрудника данными. В список анкетных данных входят: фамилия, имя, отчество, табельный номер, страховой номер, пол, дата рождения, место рождения, национальность, социальное происхождение, гражданство, образование, название учебного заведения, форма обучения, год окончания учебного заведения, диплом (серия, номер), квалификация по диплому, специальность по диплому, образование (дополнительное), наличие судимости, семейное положение, состав семьи, является ли участником войны, домашний почтовый индекс, район проживания, область, домашний адрес, домашний телефон, паспортные данные (серия, номер, кем выдан, прописка), воинская обязанность, воинское звание, номер военно-учетной специальности, военный билет (серия, номер), дата последнего прохождения мед. комиссии, данные трудовой книжки, данные о назначениях и перемещениях; текущая должность, дата приема на работу, дата окончания испытательного срока, информация о командировках, информация об отпусках, дата увольнения, ИНН, серия свидетельства налогоплательщика, номер свидетельства налогоплательщика, дата выдачи свидетельства налогоплательщика.

Периодически инспектор отдела кадров подшивает в дело новые сведения и приказы, касающиеся этого сотрудника. Время от времени сотруднику требуется выдать справки фиксированного содержания на основании данных личного дела (краткая информация о сотруднике и др.).

В разрабатываемом приложение должна иметься возможность добавления нового и удаление старого сотрудника в базе данных, редактирование его анкетных данных. Также должны быть предусмотрены функции поиска данных по фамилии сотрудника, функции формирования и печати справки содержащую краткую информация о сотруднике, печати всех данных о нем, переиндексации и инициализации баз данных.

1.2 Информационная модель функционирования отдела кадров

Информационная модель функционирования отдела кадров представлена на рисунке 1.6 в виде схемы взаимодействия сотрудников рассматриваемого отдела и внешней среды, В отдел кадров от руководителей различных служб поступают различные приказы и распоряжения, руководство устанавливает порядок и правила работы сотрудников.

От сотрудников в отдел кадров поступают заявления о приеме на работу, увольнении или переводе, больничные листы и трудовые книжки и т. д.

Для руководства сотрудники отдела кадров составляют отчеты произвольной и установленных форм.

В бухгалтерию управления передаются приказы о приеме, увольнении, перемещении и отпуске работников, поощрении и наказании, а также больничные листы.

Рисунок 1.6 — Информационная модель функционирования отдела кадров

Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).

В перечень документов, связанных с Пенсионным фондом входят такие документы как: страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; анкета застрахованного лица; заявления об обмене или выдаче дубликата Страхового свидетельства; листок исправлений; запрос об уточнении сведений; справка о смерти; опись документов, передаваемых работодателем; сопроводительная ведомость; справка о соответствии; индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица и многие другие, связанные с оформлением пенсий.

Основными из них являются «Анкета застрахованного лица» и «Индивидуальные сведения». Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже.

При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует «Опись документов». В подразделения УВД Октябрьского района отдел кадров рассылает приказы о наказании, поощрении работников, работая непосредственно с начальником Управления Внутренних Дел и начальниками Отделов Внутренних Дел и начальниками подразделений, которые в свою очередь передают в отдел кадров раппорта о нарушениях внутреннего трудового распорядка, либо документы на премирование или поощрение работников подразделений.

В настоящий момент работа в отделе кадров УВД Октябрьского района не автоматизирована. Эти входящие и исходящие документы составляют примерно 95% работы инспектора отдела кадров по офицерскому составу.

2. Описание постановки задач

2.1 Характеристика задач

В соответствии с поставленной целью можно сформировать следующий состав задач:

— «Ведение электронной карточки сотрудника УВД» (Z₁);

— «Приказы по личному составу» (Z₂);

— «Введение журналов» (Z₃);

— «Формирование отчетов» (Z₄);

— «Введение справочника в систему» (Z₅).

Задачу Z₁ целесообразно разделить на следующие подзадачи:

— «Формирование электронной карточки» (Z_1.1);

— «Редактирование электронной карточки» (Z_1.2).

Также в данную задачу можно включить следующие процедуры:

— Удаление электронной карточки;

— Поиск.

Задачу Z₂ целесообразно разделить на следующие подзадачи:

— «Приказ о приеме на работу» (Z_2.1);

— «Приказ о поощрении сотрудника» (Z_2.2);

— «Приказ на отпуск сотрудника» (Z_2.3);

— «Приказ о переводе на другую должность» (Z_2.4);

— «Приказ на командировку сотрудника» (Z_2.5);

— «Приказ о возложение должностных обязанностей» (Z_2.6);

— «Приказ об увольнение сотрудника» (Z_2.7);

— «Приказ о наказании сотрудника» (Z_2.8).

Задачу Z₃ целесообразно разделить на следующие подзадачи:

— «Введение журнала принятых работников» (Z_3.1);

— «Введение журнала уволенных работников» (Z_3.2);

— «Введение журнала отпускников» (Z_3.3)

— «Введение журнала приказов» (Z_3.4);

— «Введение журнала трудовых книжек» (Z_3.5);

— «Введение журнала учета удостоверений» (Z_3.6);

— «Введение журнала учета жетонов» (Z_3.7).

Задачу Z₄ целесообразно разделить на следующие подзадачи:

— «Годовые отчеты различных форм» (Z_4.1);

— «Список сотрудников на получение очередного звания» (Z_4.2);

— «Отчет в пенсионный фонд» (Z_4.3);

— «Составление списка сотрудников у которых наступает право на пенсию в текущем году» (Z_4.4).

2.2 Взаимосвязь задач системы

Задачи системы, сформулированные в пункте 3.1, представляют собой единый комплекс задач, поэтому необходимо определить их связь.

Схема взаимосвязи задач и подзадач системы представлена на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 — Схема взаимосвязи задач системы

2.3 Выходная информация

Перечень выходных документов приведен в таблице 3.1.

Примеры форм выходных документов приведены в приложении Б.

Таблица 3.1 — Описание выходных документов

2.4 Входная информация

Перечень входных документов приведен в таблице 3.2.

Примеры форм входных документов приведены в приложении Б.

Таблица 3.2 — Описание входных документов

Таблица

Из анализа схемы взаимодействия задач и перечисленных функций, выполняемых инспектором отдела кадров по офицерскому составу, выявлены дополнительные требования к проектируемой автоматизированной системе:

система должна обеспечивать формирование и вывод на печать различных форм отчетов за требуемый период по первому требованию, которое может быть сформировано в любое число месяца;

исключать повторный ввод информации и облегчить процесс ввода документов и приложений к ним;

существенно снизить трудоемкость работ, выполняемых инспектором отдела кадров.

максимально облегчить работу с программой, в целях экономии времени и как следствие избежать возникновения ошибок, сделать работу с программой интуитивно понятной обеспечить равномерность загрузки рабочего места путем уменьшения трудоемкости задач.

2.5 Технологический процесс функционирования системы в автоматизированном режиме

Технологический процесс функционирования, представленный в виде схемы на рисунке 3.1, показывает решение комплекса задач инспектора отдела кадров в автоматизированной системе, взаимосвязь совокупности входных и выходных документов и лиц, от которых и к которым поступает обрабатываемая информация.

При работе системы в автоматизированном режиме входные документы соответствующим образом классифицируются и обрабатываются инспекторами. После произведенного отбора данные из документов вводятся в информационную базу. Ввод данных, как правило, осуществляется через электронный документ. Каждый документ содержит информацию о конкретной операции и характеризуется своим номером, датой и временем. При заполнении какого-либо документа часто требуется указывать информацию, выбирая значения из заранее заданного списка. Такой список представляет собой справочник. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо облегчить ввод информации или исключить ее неоднозначный ввод.

В большинстве своем документы, которые создаются в процессе настройки конфигурации задачи, являются электронными аналогами стандартных бумажных документов. Таким образом, после того как электронный документ составлен и проведен, инспектор может вывести его на печать. К таким документам относятся:

личная карточка сотрудника;

все виды приказов;

все виды журналов;

отчеты.

При помощи документов организуется не только ввод в систему информации о совершаемых операциях, но и ее просмотр и, если необходимо, корректировка.

Рисунок 3.2 — Схема технологического процесса функционирования системы в автоматизированном режиме Любая система автоматизации учета только тогда выполняет свои функции, когда она имеет средства обработки накопленной в системе информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. Информация, накопленная в системе, используется для обобщения и формирования итоговых результатов в различных разрезах. После ввода всех операций инспектор отдела кадров осуществляет сверку по полученным данным при помощи «Отчетов» и если результаты удовлетворительны, формируются следующие выходные документы:

журнал принятых работников;

журнал уволенных работников;

журнал регистрации приказов;

журнал регистрации нарушителей;

журнал отпускников;

прочие отчеты.

3. Описание информационного обеспечения

3.1 Описание структуры таблиц БД системы

Для работы с постоянной или условно-постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа «Справочник». Справочник является списком возможных значений того или иного реквизита. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. На этапе конфигурирования можно создать и описать, какими свойствами обладает каждый конкретный справочник. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: должности, подразделения, образование, семья, штатное расписание и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника. С точки зрения пользователя, следует иметь в виду, что в Конфигураторе создается не сам справочник, как список значений, а разрабатывается заготовка справочника, его шаблон. В процессе конфигурирования описывается структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабатывается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника, задаются различные особенности его «поведения».

Для хранения основной информации обо всех событиях предназначены документы. Документы предназначены для регистрации фактов реального мира в компьютере. С помощью документов можно вводить информацию в базу данных, например, изменять фамилию сотрудника. С точки зрения программиста, у документа есть экранная форма — диалог. Именно его видит пользователь на экране. Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм — таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге. Поведение документа определяется с помощью встроенного языка. На языке записывается, что документ делает в системе, как он формирует бумажный бланк и как он себя ведет на экране. Документ обычно имеет печатную форму. У документа может быть несколько шаблонов печатных форм. Средствами встроенного языка (метод Исходная Таблица) задается тот шаблон печатной формы, который будет использоваться. Шаблоны печатных форм (таблицы) могут быть общие. Это дает возможность использовать один шаблон для печати нескольких видов документов. Т. е. общая таблица является глобальной для конфигурации и может быть использована в любом модуле. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов.

3.1.1 Нормативно-справочная информация

Дадим краткую характеристику БД, хранящих справочную информацию в соответствии с таблицей 4.1.

Таблица 4.1 — Справочные файлы баз данных

Таблица

В процессе конфигурирования были созданы справочники со следующими полями в соответствии с таблицами 4.2 — 4.25.

Таблица 4.2 — Структура файла Sp₁

Таблица

Таблица 4.3 — Структура файла Sp₂

Таблица 4.4 — Структура файла Sp₃

Таблица 4.5 — Структура файла Sp₄

Таблица 4.6 — Структура файла Sp₅

Продолжение таблицы 4.6

Таблица 4.7 — Структура файла Sp₆

Таблица 4.8 — Структура файла Sp₇

Таблица 4.9 — Структура файла Sp₈

Таблица

Таблица 4.10 — Структура файла Sp₉

Таблица 4.11 — Структура файла Sp₁₀

Таблица 4.12 — Структура файла Sp₁₁

Таблица 4.13 — Структура файла Sp₁₂

Таблица 4.14 — Структура файла Sp₁₃

Таблица 4.15 — Структура файла Sp₁₄

Таблица 4.16 — Структура файла Sp₁₅

Таблица 4.17 — Структура файла Sp₁₆

Таблица 4.18 — Структура файла Sp₁₇

Таблица 4.19 — Структура файла Sp₁₈

Таблица 4.20 — Структура файла Sp₁₉

Таблица

Таблица 4.21 — Структура файла Sp₂₀

Таблица 4.22 — Структура файла Sp₂₁

Таблица

Таблица 4.23 — Структура файла Sp₂₂

Таблица 4.24 — Структура файла Sp₂₃

Таблица 4.25 — Структура файла Sp₂₄

3.1.2 Основная информация

Краткое описание основной информации представлено в таблице 4.26

Таблица 4.26 — Краткое описание оперативной информации

Таблица 4.27 — Структура файла Dh₁

Таблица 4.28 — Структура файла Dh₂

Таблица 4.29 — Структура файла Dh₃

Таблица 4.30- Структура файла Dh₄

Таблица 4.31 — Структура файла Dh₅

Краткая характеристика файла базы данных, содержащих оперативные данные приведена в таблице 4.32.

Таблица 4.32 — Файл оперативных данных

Структура файла базы данных, содержащего информацию о журналах приведена в таблице 4.32.

Таблица 4.32 — Структура файла 1sjourn

3.2 Информационная модель системы

Информационная модель системы состоит из совокупности входных и выходных документов, баз данных (БД) системы и показывает их взаимосвязь в соответствии с рисунком 4.1.