Техника и формы бухгалтерского учета

Учетные регистры

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Совокупность средств (вручную или с использованием средств автоматизации) и приемов, с помощью которых осуществляется регистрация учетной информации (сведений из первичных документов) понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы —учетные регистры, которые в зависимости от степени автоматизации могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Документы, служащие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

• · книги;
• · карточки;
• · свободные листы;
• · машинные носители (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. Как пример применения учетных регистров в виде книг можно привести Главную книгу — регистр синтетического учета, Книга остатков материалов на складах — регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица — картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы — учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

По характеру регистрации записей, учетные регистры классифицируются на:

• · хронологические (регистрационный журнал);
• · систематические (Главная книга);
• · комбинированные (журналы-ордера).

Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах в хронологическом порядке — это регистрация в порядке их совершения по датам. Для хронологической записи предназначен регистрационный журнал, который применяется при мемориально-ордерной форме учета. В этом журнале регистрируются все мемориальные ордера в порядке их номеров. Итог записей по регистрационному журналу за месяц должен равняться итогу дебетовых, а также итогу кредитовых оборотов по всем счетам за этот же месяц.

Систематическая регистрация хозяйственных операций в учетных регистрахэто запись операций по определенной системе на счетах бухгалтерского учета. При этом происходит необходимая группировка хозяйственных операций по определенным экономическим признакам. Примером может служить запись в Главной книге.

При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается использование хронологических и систематических записей.

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть:

• · синтетическими (Главная книга, журналы-ордера);
• · аналитическими (карточки аналитического учета).

По форме учетные регистры могут быть:

• · двусторонними — запись хозяйственной операции отражается по дебету и кредиту соответствующих счетов;
• · односторонними — хозяйственная операция может быть отражена либо по дебету счета, либо по кредиту счета;
• · линейными — запись хозяйственной операции по дебету и кредиту счета отражается по одной строке. В качестве примера можно привести запись в книге «Журнал-Главная». В этой книге каждый мемориальный ордер записывается одной строкой, в которой показываются сумма по ордеру и сумма по дебету и кредиту соответствующих счетов. Линейная запись является менее совершенной по сравнению с шахматной записью.
• · шахматными — запись хозяйственной операции, при которой сумма, записанная один раз будет отражена по дебету и кредиту соответствующих счетов. Это достигается путем построения учетных регистров по шахматному принципу. Шахматная запись широко применяется при журнально-ордерной форме учета. Она сокращает количество записей и дает возможность видеть оба корреспондентских счета по данной хозяйственной операции. В этом отношении шахматная запись имеет преимущества перед линейной записью.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, — государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

• · корректурным способом — ошибочно сделанная запись (неправильная сумма или текст) аккуратно зачеркивается тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, над зачеркнутым, делается запись исправленного текста и суммы. Одновременно здесь же, на полях, против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено» с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;
• · способом дополнительной проводки — дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов;
• · способом «красное сторно» — в случае, если операция записана в большей сумме, чем следовало или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается. Исправления способом «Красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой, в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого документа, обоснование внесения исправления;
• · способом обратной проводки — для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.

При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и получение выходных форм документов с учетом исправлений.

Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих проводок.

Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.