Журналы. 
Особенности бухгалтерской информационной системы 1С:Предприятие

Хозяйственные операции в 1С: Предприятии отражаются в журналах Операций, Проводок, Документов. Причем, в журналах отражаются только те операции, даты которых попадают в установленный в Параметрах временной интервал видимости операций.

Журнал операций позволяет просмотреть список всех хозяйственных операций за период. При этом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию, идентифицирующую операцию; дату, вид документа, содержание, сумму операции и т. д. В данном журнале отражаются все операции — сформированные вручную, с помощью типовых операций и документов, непроведенные по какой-либо причине документы и документы, не имееющие проводок, а формирующие только печатную форму.

В заголовке окна журнала операций указывается интервал, за который просматриваются операции в журнале. Если задано какое-либо условие отбора, то оно также выводится в заголовке журнала операций.

Журнал операций представляет собой таблицу, в колонках которой отражаются основные сведения об операции:

Дата — дата операции (документа);

Время — время операции (документа);

Документ — наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида — «Операция»;

Номер — номер операции (документа). Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат. Операции, введенные вручную, соответственно имеют отдельную нумерацию как принадлежащие документам специального вида «Операция»;

Содержание — содержание операции. Строка, которая кратко описывает содержание данной операции;

Сумма — сумма операции — числовое значение, отображающее общую или основную сумму операцию. Данное значение произвольно задастся пользователем при виоле операции или автоматически определяется при формировании операции документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции.

Самая левая графа журнала операций является служебной и отражает состояние операции (документ это или операция введенная вручную или с использованием типовой операции, проведен документ или нет).

В журнале операций существует возможность просмотра проводок, сформированных операциями. Для этого достаточно выбрать пункт «Показывать проводки» в меню «Действия». При этом в верхней части окна будет отражаться список всех операций, а в нижней части — проводки, принадлежащие текущей операции (той на которой установлен курсор).

Проводки в нижней части окна будут «синхронизированы» со списком операций в верхней части. Т. е., при перемещении по списку операций всегда будут отображаться проводки текущей операции.

Можно отказаться от вывода проводок в окне журнала операций. Для этого следует в меню «Действия» убрать знак, стоящий перед пунктом «Показывать проводки». При этом нижняя часть окна журнала операций, отражающая проводки, будет закрыта.

Журнал проводок является единственным регистром, в котором фиксируется учетная информация, то есть бухгалтерские проводки. Любые другие формы ввода информации, например, в виде документов, не считаются отраженными в учете до тех пор, пока на их основе не будут сформированы проводки. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок, принадлежащих различным операциям, в общей последовательности, т. е. по датам. Если по документу проводки не сформировались или документ не имеет проводок, он не отражается в журнале проводок.

Журнал проводок представляет собой таблицу, каждая строка которой является корреспонденцией проводки. В графах журнала проводок отражаются данные проводок, а также данные операций, которым проводки принадлежат. Журнал содержит следующие колонки:

Дата — дата операции (документа);

Время — время операции (документа);

Документ — наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида — «Операция»;

Номер — номер операции (документа). Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат. Операции, введенные вручную, соответственно имеют отдельную нумерацию, как принадлежащие документам специального вида — «Операция»;

Содержание — содержание операции. Строка, которая кратко описывает содержание данной операции;

Сумма операции — сумма операции, то есть числовое значение, отображающее общую или основную сумму операции. Данное значение произвольно задается пользователем при вводе операции или автоматически определяется при формировании операции документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции;

Номер Проводки — порядковый номер проводки, входящей в операцию. Если строка журнала проводок представляет собой корреспонденцию проводки, т. е. часть ее, то номер корреспонденции будет двойным. Первая часть номера указывает на номер проводки, вторая часть, отделенная знаком «/», указывает на номер корреспонденции. Например, номер 3/2 — это третья проводка операции, вторая корреспонденция проводки;

План Счетов — наименование плана счетов, которому принадлежат счета дебета и кредита проводки;

Счет дебета — счет дебета проводки;

Счет кредита — счет кредита проводки;

Субконто… — субконто проводки. Реально может присутствовать несколько колонок. Во-первых, в проводке будут отражаться субконто дебета и кредита, во-вторых может использоваться многомерная аналитика, т. е. и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто. Набор колонок субконто и их расположение (вертикальное или горизонтальное) определяется конфигурацией.

Валюта — наименование валюты проводки. Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета;

Курс — текущий курс валюты приводки (на дату операции). Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учету;

Количество — количество проводки. Используется, если в конфигурации определено ведение количественного учета;

Вал. Сумма — сумма проводки в валюте. Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета;

Сумма — сумма проводки.

Кроме вышеперечисленных реквизитов, журнал может содержать и другие реквизиты проводки и операции: краткое содержание проводки и номер журнала, к которому относится та или иная проводка. Например, использование номера журнала позволит разделить все многообразие проводок на группы, в зависимости от их принадлежности — проводки, относящиеся только к расчету зарплаты (ЗП), проводки, отражающие учет основных средств (ОС) и т. п.

Самая левая графа журнала проводок является служебной и содержит пиктограмму, поясняющую содержимое строки журнала проводок.

Если в проводке не выбрано значение субконто в строке появляется знак ««, отображающий пустые (не выбранные) значения субконто. Это позволяет легко отличить при просмотре проводок те субконто, которые не заполнены при вводе операции, от тех субконто, которые не используются для ведения аналитического учета по конкретному счету.

Журнал операций и Журнал проводок имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям. Можно просматривать как все операции (проводки), так и выборочно, руководствуясь при этом различными условиями. Условие отбора задается в меню «Действия», пункт «Отбор по значению». Так можно сделать «видимыми» только те операции, которые попали и заданный временной интервал («Сервис», «Параметры»). Данная возможность присутствует в системе изначально. Остальные условия отбора операций могут быть самые различные. Например, возможно отобрать операции по определенной сумме операции или по конкретному объекту аналитического учета или по виду документа (начисление заработной платы).

В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для манипулирования операциями, вызов режима ввода или редактирования операции, удаление операции и т. д. При этом все действия в журналах выполняются всегда на уровне целых операций. Т. е., удаление операции приводит к удалению всех проводок операции.

Ввод и редактирование операций всегда осуществляется в форме операции.

Форма операции вызывается всякий раз, когда необходимо ввести новую операцию, просмотреть или изменить существующую операцию. Обычно эти режимы вызываются из журналов операций или проводок. Форма операции отображает и дает возможность изменять как общие данные операции, так и проводки операции.

Журналы документов предназначены для хранения документов.

В процессе настройки конфигурации можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назначать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Так существуют журналы «Банк», «Касса», «Учет материалов», «Учет основных средств», «Заработная плата» и др.

Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, и системе 1С: Предприятие существует предопределенный журнал — «Общий».

Общий журнал отображает документы всех видов и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, и пределах назначенных пользователю прав доступа).

Журналы документов можно открыть, используя пункт меню «Журналы», содержащий перечень всех журналов, в том числе журналов документов.

Другой способ — пункт «Журналы документов» в меню «Операции» главного меню программы. На экран будет вызван список журналов документов, существующих в системе. В списке журналов клавишами или мышью следует выбрать наименование нужного журнала и затем нажать кнопку «ОК». Окно с выбранным журналом будет выдано на экран.

Вид окна того или иного журнала полностью зависит от настройки конфигурации задачи. Ниже 6yдет описан вид журнала, выдаваемый по умолчанию, то есть в том случае, когда иное не задано при настройке.

Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу, имеющую четыре графы (колонки):

Дата — - дата документа:

Время — - время документа;

Документ — наименование вида документа;

Номер — - номер документа.

В заголовке окна журнала выдастся название журнала и интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом.

Самая левая графа журнала — служебная. В ней различными значками обозначается состояние документа. Специальной пиктограммой в журнале документов обозначаются бухгалтерские операции, введенные вручную.

Для отображения регламентных документов, таких как «Начисление амортизации», «Закрытие месяца» и др. предназначен специальный журнал «Регламентные документы».

Отдельный журнал существует также для операций, введенных вручную — журнал «Операции, введенные вручную».

В журналах документов есть кнопки «Реестр» и «Действия».

Кнопка «Реестр» формирует реестр документов, входящих в данный журнал, за указанный период.

С помощью кнопки «Действия» можно получить отчет о проводках документа, сформировать дерево подчиненных документов, а также ввести новый документ на основании текущего документа журнала. Выбор конкретного действия осуществляется в меню, появляющемся при нажатии на кнопку «Действия».