Учет начисления и распределения заработной платы

Распределение заработной платы — это отнесение затрат по оплате труда (начисленной зарплаты) работников на соответствующие счета и объекты бухгалтерского учета.

Для осуществления распределения заработной платы все первичные документы по учету выработки и отработанного времени (наряды, маршрутные листы, табели учета рабочего времени и др.) группируются по счетам, на которые должна быть отнесена заработная плата в соответствии с содержанием хозяйственной операции. В дальнейшем документы по заработной плате, подлежащей включению в себестоимость продукции, группируются по объектам учета затрат и объектам калькулирования.

Сгруппированные таким образом первичные документы являются основанием для составления ведомостей распределения заработной платы. Эти ведомости составляются бухгалтерией отдельно по каждому структурному подразделению, как правило, по соответствующим цехам, отделам и другим службам предприятия. [7;c.240].

На основании ведомостей распределения заработной платы производятся записи в бухгалтерском учете. В зависимости от содержания хозяйственной операции, приведенной в первичном документе, суммы начисленной заработной платы могут быть отнесены в дебет счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 91 «Прочие доходы и расходы», 96 «Резервы предстоящих расходов», 97 «Расходы будущих периодов» и др.

Суммы, начисленные работнику за отпуск, отражаются по дебету тех счетов, на которые была отнесена начисленная заработная плата, в корреспонденции с кредитом счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Д 20 К 70 — начислены отпускные работникам основного производства;

Д 25 К 70 — начислены отпускные работникам общепроизводственного хозяйства;

Д 26 К 70 — начислены отпускные административно-управленческому персоналу и т. д.

В тех случаях, когда период отпуска переходит на следующий месяц, суммы отпускных, начисленные работнику за следующий месяц, относятся в дебет счета 97 «Расходы будущих периодов», при наступлении следующего месяца суммы отпускных списываются с кредита счета 97 в дебет счетов 20 (работники основного производства), 23 (работники вспомогательного производства), 25 (работники общепроизводственного цеха), 26 (административно-управленческий персонал) и др.

На многих предприятиях отпуска в течение календарного года предоставляются неравномерно (как правило, в летний период). В том случае, если суммы, выплачиваемые работникам за время отпуска, значительно отличаются от сумм начисленной заработной платы в другие месяцы года, себестоимость продукции в период массового ухода работников в отпуск может существенно отличаться от ее средних размеров в течение года. Кроме того, объемы продукции в период летних отпусков, как правило, уменьшаются, что также приводит к искажению себестоимости в этот период. Поэтому, в целях равномерного включения в состав расходов (а, следовательно, и в себестоимость продукции) сумм, выплачиваемых за время отпуска, предприятие может образовывать резерв на предстоящую оплату отпусков.

Резерв на оплату отпусков образуется от сумм начисленной основной и дополнительной зарплаты. Он учитывается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Этот счет является пассивным, бюджетнораспределительным. По кредиту счета записываются резервируемые суммы на оплату предстоящих отпусков в корреспонденции с соответствующими счетами учета затрат на производство. Суммы образуемого резерва на оплату отпусков в плановом размере ежемесячно отражаются записью:

Д 20 К 96 «Резервы предстоящих расходов» — создан резерв отпусков для основных работников;

Д 23 К 96 «Резервы предстоящих расходов» — создан резерв отпусков обслуживающим работникам;

Д 25 К 96 «Резервы предстоящих расходов» — создан резерв отпусков работникам общепроизводственного цеха;

Д 20 К 96 «Резервы предстоящих расходов» — создан резерв отпусков административно управленческому персоналу.

По дебету счета 96 «Резервы предстоящих расходов» отражаются суммы отпускных, начисленные работникам при уходе их в отпуск:

Д 96 «Резервы предстоящих расходов».

К 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По окончании года производится инвентаризация правильности образования и использования резерва на оплату отпусков. По результатам инвентаризации производится корректировка сальдо на конец года по счету 96. В том случае, если к концу года по счету 96 окажется, что суммы образованного резерва на отпуска превышают суммы использованного резерва, т. е. этот счет будет иметь кредитовое сальдо, производятся соответствующие сторнировочные записи. Если же окажется, что предприятием произведены выплаты за время отпуска, превышающие суммы образованного резерва (дебетовое сальдо по счету 96), производится доначисление резерва. Таким образом, счет 96 «Резервы предстоящих расходов» в части сумм на оплату отпусков сальдо на конец отчетного года иметь не должен.

Из начисленной работникам оплаты труда производят различные удержания, которые можно подразделить на две группы: обязательные и по инициативе организации.

Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам в соответствии с решениями суда в пользу юридических и физических лиц и др.

В соответствии с Налоговым кодексом РФ ставка налога на доходы физических лиц установлена в размере 13%. Исчисляется налог бухгалтерией и ежемесячно удерживается из начисленной работникам заработной платы. По мере удержания налога у организации образуется задолженность перед бюджетом, которая погашается со своего расчетного счета. На счетах бухгалтерского учета хозяйственные операции по удержанию налога на доходы физических лиц и погашению образовавшейся в связи с этим задолженности перед бюджетом отражаются следующими проводками.

По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания:

• — долг за работником;
• — ранее выданный плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период;
• — в погашение задолженности по подотчетным суммам;
• — за ущерб, нанесенный организации;
• — за брак, допущенный при производстве продукции;
• — за товары, купленные в кредит, и др.

Все удержания на счетах бухгалтерского учета будут отражаться по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», поскольку на сумму удержаний будет уменьшаться начисленная к выплате сумма. По кредиту операции будут отражаться в зависимости от причины возникновения удержания. Например:

• 1) удержания с виновника брака будут отражаться по кредиту активного счета 28 «Брак в производстве», в дебете которого собираются потери от брака;
• 2) удержания в счет погашения задолженности подотчетных лиц будут отражаться по кредиту активно-пассивного счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету — дебиторская задолженность подотчетных лиц.

Расчетным периодом по начислению заработной платы является месяц. В соответствии с Трудовым кодексом РФ заработную плату должны выплачивать не реже чем за каждую половину месяца. За первую половину месяца выплачивают аванс. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных работником дней.

Расчет суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, производится обычно в расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49), которая одновременно служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

Заработную плату выдают из кассы организации в течение трех дней. [5;c.378]. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано» и составляет реестр не выданной заработной платы. Суммы невыплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдаются в банк на расчетный счет. Получить депонированную (не полученную в срок) заработную плату работник может лишь в установленный для этого в организации срок.

Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, оплата очередных отпусков, выплата депонированной заработной платы и т. п.), производятся по расходным кассовым ордерам, на которых делаются пометки «Разовый расчет по заработной плате» .

Вот таким вот образом происходит начисление и распределение заработной платы на предприятии. Правильный бухгалтерский учет заработной платы играет не маловажную роль в правильном функционировании организации и выполнении своих обязательств компании перед персонал за выполненный труд.