Создание службы внутреннего аудита в целях своевременного контроля затрат в ОАО «Курскрезинотехника»

Актуальность рассматриваемой темы связана с проблемой внедрения служб внутреннего аудита в организациях, соотносительности ее деятельности с другими службами контроля в рамках одной организации.

Под внутренним аудитом понимается организованная экономическим субъектом, действующая в интересах его руководства и собственников, регламентированная внутренними документами система контроля за соблюдением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля.

Службу внутреннего аудита целесообразно создавать в основном в крупных организациях или организациях, обладающих такими элементами:

• — усложненной структурой;
• — наличием ряда филиалов и структурных подразделений, дочерних компаний;
• — разнообразием видов деятельности и возможностью их кооперирования;
• — стремлением высшего руководства получить достоверную информацию и оценку действий руководителей других уровней управления;
• — постановкой задач, позволяющих успешно конкурировать на рынке за счет знания его потребностей, повышения эффективности работы экономического субъекта.

ОАО «Курскрезинотехника» полностью удовлетворяет этим требованиям.

Внутренний аудит проводят аудиторы, работающие непосредственно в данной организации. В небольших организациях может и не быть штатных аудиторов. В этом случае проведение внутреннего аудита можно поручить ревизионной комиссии или аудиторской фирме на договорных началах.

Поскольку служба внутреннего аудита является структурным подразделением предприятия, деятельность которого направлена на извлечение прибыли, внутренние аудиторы должны применять такие методы проверки, которые позволили бы максимально сократить время и оптимизировать материальные затраты на проведение проверки, не снижая качества.

Практическая польза от создания отдела внутреннего аудита для каждой отдельно взятой организации различна. Наиболее общие аспекты необходимости внутреннего аудита заключаются в следующем:

• — вопервых, это позволяет совету директоров или исполнительному органу наладить эффективный контроль за автономными подразделениями организации;
• — вовторых, проводимые внутренними аудиторами целевые контрольные проверки и анализ выявляют резервы производства и наиболее перспективные направления развития;
• — втретьих, внутренние аудиторы наряду с контролем часто выполняют и консультативные функции в отношении должностных лиц финансово-экономических, бухгалтерских и иных служб в головной организации, ее филиалах и дочерних компаниях.

Методика организации деятельности внутреннего аудита может быть представлена некоторыми его элементами. Например, такими как:

• — разработка программы внутреннего аудита;
• — общее описание и оценка системы управления, проверка деятельности различных звеньев управления;
• — проверка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, разработка рекомендаций по их совершенствованию. При этом аудитор должен оценить правильность реализации одного из принципов системы управленческого контроля: разделение затрат на контролируемые и неконтролируемые;
• — проверка первичных документов, учетных регистров по финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• — работа над специальными проектами и контроль за отдельными элементами структуры внутреннего контроля;
• — проверка достоверности показателей бухгалтерской и статистической отчетности, правильность расчетов и своевременность уплаты налогов;
• — подготовка предприятия к внешнему аудиту и налоговому контролю;
• — документирование и оформление результатов внутреннего аудита.

После проведения вышеперечисленных процедур составляется отчет внутреннего аудитора. Отчет должен быть составлен на основе «Письменной информации внутреннего аудитора».

Исходной базой для осуществления внутреннего аудита служит внутренняя (управленческая, бухгалтерская, сегментарная) отчетность.

Теперь более подробно рассмотрим одно из основных направлений аудиторской деятельности — внутренний аудит затрат на производство продукции.

Целью проверки затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции является:

• — проверка законности отнесения затрат на производство продукции, правильности документального отражения затрат;
• — неизменности выбранного на год метода учета затрат и калькулирования;
• — распределения затрат между отдельными видами готовой продукции и незавершенным производством;
• — списания сумм накладных расходов и способов их распределения по объектам калькуляционных затрат;
• — включение в себестоимость расходов на оплату командировок, рекламу, подготовку кадров представительских расходов.

Задачи внутреннего аудита затрат па производство:

• — оценка обоснованности применяемого варианта формирования информации о расходах организации по обычным видам деятельности, метода учета затрат, варианта сводного учета затрат, метода распределения общехозяйственных и общепроизводственных расходов;
• — подтверждения первоначальной оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля;
• — подтверждение достоверности оформления и отражения в учете прямых (косвенных) расходов;
• — оценка качества инвентаризации незавершенного производства;
• — арифметический контроль показателей себестоимости, но данным сводного учета затрат на производство.

При проведении аудиторских процедур обращается внимание на следующие виды затрат: материальные затраты; затраты на оплату труда и отчисления на социальные нужды; амортизация основных средств и нематериальных активов; прочие производственные, сбытовые, управленческие расходы; авансовые отчеты; распределение общепроизводственных, общехозяйственных затрат, затрат вспомогательного производства; расходы обслуживающих производств и хозяйств.

Рабочие документы аудитора при проведении внутреннего аудита:

• — опросный лист по планированию проверки расходов от обычных видов деятельности; опросный лист по планированию проверки расчетов по оплате труда;
• — опросный лист по планированию проверки учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами в части расчетов с подотчетными лицами;
• — анкета (контрольный лист) по проверке расходов от обычных видов деятельности;
• — анкета (контрольный лист) по проверке расчетов по оплате труда; анкета (контрольный лист) по проверке учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами — в части расчетов с подотчетными лицами.

При проверке правильности отнесения затрат на основное производство необходимо установить:

• 1. Правильность классификации затрат на производство продукции (работ).
• 2. Правильность учета затрат на производство продукции по статьям калькуляции.
• 3. Правильность учета и списания (распределения):
  • — материальных затрат;
  • — затрат на оплату труда, резерва на отпуска, отчислений органам социального страхования;
  • — расходов на подготовку и освоение производства;
  • — расходов по обслуживанию производства и управлению;
  • — потерь от брака;
  • — потерь от простоев;
  • — потерь незавершенного производства;
  • — затрат на производство и калькулирование себестоимости работ и услуг вспомогательных производств;
  • — резервов предстоящих расходов и платежей, расходов будущих периодов.
• 4. Правильность ведения синтетического и аналитического учета на производство.
• 5. Соответствие записей аналитического и синтетического учетов по балансовым счетам 20 «Основное производство», 21 «Полуфабрикаты собственного производства», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29"Обслуживающие производства и хозяйства", 30 «Некапитальные работы» с записями в главной книге.

При проверке списания на себестоимость продукции материальных затрат следует обратить внимание на:

• — наличие утвержденных норм расхода, и расследуются ли факты перерасхода;
• — списание материалов, не относящихся к производству конкретного вида продукции;
• — ведение учета брака и куда списаны суммы потерь от брака;
• — правильность оценки и списания возвратных отходов;
• — правильность списания на производство отклонений в стоимости материалов, учтенных на счете 16, и др.

Следует проверить составляющие элемента «прочие затраты» по следующим направлениям:

• 1. в приказе о направлении в командировку должна быть указана цель;
• 2. при списании расходов на подготовку кадров часто отсутствует договор и лицензия на право образовательной деятельности;
• 3. при списании представительских расходов должна быть утвержденная смета на год, на конкретное мероприятие, план мероприятия, состав участников, оправдательные первичные документы.

Для выявления нарушений по поставленному перед внутренним аудитором вопросу, необходимо проверить документы, свидетельствующие о проведенных хозяйственных операциях.

Расходы предприятия, включаемые в себестоимость продукции и учитываемые по нормативу для целей налогообложения, должны быть подтверждены первичными учетными документами, оформленными в соответствии с требованиями действующего законодательства. Документ должен содержать семь обязательных реквизитов: наименование документа; дату составления документа; наименование учреждения, от имени которого составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи ответственных лиц (при необходимости заверенные печатью).

Внутренний аудит представительских расходов. Проверяется наличие и правильность оформления первичных учетных документов.

Способ признания коммерческих расходов, частью которых являются расходы на представительство, должен быть закреплен в приказе об учетной политике, что позволит предприятию самостоятельно контролировать расходование средств на эти цели. Также проверяется наличие установленного организацией порядка списания представительских расходов в приложениях к учетной политике.

Порядок расходования средств, сроки представления первичных документов, список должностных лиц, имеющих отношение к расходам на представительство, должен быть оформлен в качестве приложения к приказу об учетной политике или в качестве отдельного распорядительного документа по предприятию.

Внутренний аудит расходов на рекламу. Для правомерного включения расходов на рекламу в себестоимость продукции (работ, услуг) в организации должны быть в наличии первичные документы, которые подтверждают факт осуществления расходов (договор на оказание рекламных услуг, счет-фактура).

Расходы на рекламу отражаются по дебету счета 44 «Расходы на продажу» только после фактического размещения рекламы, подтвержденного оправдательными документами, в суммах, указанных в этих документах. В этом случае первичными документами, подтверждающими факт оказания рекламных услуг, признаются: акты выполненных работ, оказанных услуг, накладные, экземпляры печатных изданий с опубликованными рекламными сообщениями, справки о проведении телеи радиопередач и тому подобное.

Расходы на рекламу, произведенные в данном отчетном периоде, но относящиеся к будущим отчетным периодам, отражаются на счете 97 «Расходы будущих периодов» без налога на добавленную стоимость. Списание таких расходов в дебет счета 44 «Расходы на продажу» осуществляется на основе акта выполненных работ после размещения рекламы.

Внутренний аудит командировочных расходов. Командировочное удостоверение является документом, который подтверждает время пребывания работника в служебной командировке.

После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет, прилагая к нему документы, которые подтверждают произведенные им расходы.

Внутренний аудитор должен проверить соответствие фактического распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов на себестоимость конкретного вида продукции.

Общепроизводственные расходы могут распределяться пропорционально нормативным величинам косвенных расходов, затратам на оплату труда, материальным затратам и прочее. Общехозяйственные расходы могут распределяться по принципу распределения общепроизводственных расходов, пропорционально стоимости реализации и прочее.

При проверке правильности учета и распределения затрат вспомогательных производств внутренний аудитор устанавливает, какие вспомогательные подразделения учитываются на счете 23.

Вспомогательные производства — цеха и другие подразделения, занятые обслуживанием основного производства, выполнением работ для него и оказанием ему услуг.

Наиболее часто встречаются следующие виды вспомогательных подразделений: инструментальные, ремонтные, энергосиловые, транспортные, по добыче гравия, песка, лесозаготовке, лесопилению, переработке сельскохозяйственных продуктов и так далее.

Далее он проверяет состояние аналитического учета затрат вспомогательных производств, на документальное оформление материальных, трудовых и других затрат: Дт 23 Кт 10, 13, 02, 70, 69 и другие.

Также проверяется правильность распределения услуг вспомогательных производств. Обычно затраты вспомогательных производств распределяются пропорционально количеству потребленных услуг или же по производственным заказам.

По окончании месяца на основании первичных документов (накладные, приемо сдаточные акты) и извещений соответствующих служб о потреблении услуг (например, электроэнергии на основании показаний счетчика) в натуральном выражении по плановой (фактической) себестоимости составляют ведомость распределения услуг вспомогательных производств.

Счет 23 должен закрываться, т. е. полностью распределяться на соответствующие субсчета 20 счета.

При проверке правильности учета коммерческих расходов и их распределения внутренний аудитор должен проверить:

1. обоснованность учета на счетах коммерческих расходов.

В организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность, на счете 44 «Расходы на продажу» могут быть отражены, в частности, следующие расходы: на затаривание и упаковку изделий на складах готовой продукции; по доставке продукции на станцию отправления, погрузке в вагоны, суда, автомобили и другие транспортные средства; комиссионные сборы (отчисления), уплачиваемые сбытовым и другим посредническим организациям; по содержанию помещений для хранения продукции в местах ее продажи и оплате труда продавцов в организациях, занятых сельскохозяйственным производством; на рекламу; на представительские расходы; другие аналогичные по назначению расходы;

2. правильность распределения коммерческих расходов в соответствии с учетной политикой.

Конечная цель любого контрольного органа, в том числе и службы внутреннего аудита увеличение стоимости организации, ее деловой репутации. Эта цель достигается через эффективное использование имеющихся у организации ресурсов. Поэтому деятельность организаций, которые серьезно относятся к вопросу внедрения службы внутреннего аудита, характеризуется высокими финансовыми показателями, более привлекательны для инвесторов, имеют конкурентное преимущество на рынке. Для внутреннего аудита на сегодня складываются благоприятные условия, чтобы продемонстрировать свои широкие возможности и доказать свою необходимость как для собственников, так и для менеджмента организации, у которых появляется мощный инструмент повышения эффективности бизнеса.