Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации

С учетом результатов проведения апробации ВНИИДАД осуществляет разработку программного обеспечения автоматизированной базы данных (БД) «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации» и проводит экспериментальные работы по ее созданию и ведению.

Создание автоматизированной БД «Государственный реестр уникальных документов» предусматривает следующие задачи:

• 1) формирование информационного массива о составе, содержании и состоянии уникальных документов;
• 2) обеспечение учета и сохранности уникальных документов;
• 3) унификацию описания уникальных документов;
• 4) осуществление многоаспектного поиска для улучшения качества информационного обслуживания пользователей.

Информационную основу БД «Государственный реестр уникальных документов» составляют сведения из «Листа уникального документа Архивного Фонда РФ», который содержит следующие блоки информации:

• 1) учетные и описательные характеристики;
• 2) место хранения документа;
• 3) физические характеристики документа;
• 4) страховая оценка документа;
• 5) служебная информация.

Режимы разработанной программы обеспечивают ввод, корректировку, просмотр и поиск информации, сохранение и восстановление БД, формирование выходных форм и вывод их на печать.

Режим «ПОИСК» позволяет сформировать запрос по одному полю или сочетанию нескольких поисковых полей (реквизитов):

• 1) название документа;
• 2) век;
• 3) автор документа;
• 4) вид документа;
• 5) язык документа;
• 6) владелец документа;
• 7) носитель информации;
• 8) собственность;
• 9) физическое состояние;
• 10) место хранения;
• 11) дата ЦЭПК;
• 12) регистрационный номер;
• 13) дата включения в ГР.

Поисковая карта также содержит список, называющийся «Наличие информации по полям» и содержащий следующие реквизиты:

• 1) историческая справка;
• 2) опубликованность документа;
• 3) не опубликованность документа;
• 4) экспонирование;
• 5) потребность в реставрации;
• 6) художественные особенности;
• 7) печати;
• 8) наличие драгоценных металлов;
• 9) наличие страховой копии;
• 10) отсутствие страховой копии.

Если запрос формируется по наличию информации в поле, то пользователь системы из списка перечисленных полей помечает искомое поле или несколько полей.

Поиск осуществляется по всему информационному массиву БД. При необходимости можно провести дополнительный уточняющий поиск в уже найденном массиве, заполнив другие поисковые поля.

Выходные данные, полученные в результате поиска, могут быть представлены в форматах: «Лист», «Таблица», «Свидетельство», «Статистика» и «Список». Программа предоставляет возможность просмотреть выходные данные в полноэкранном формате и при этом изменить стиль и размер шрифта.

Обеспечена совместимость необходимых реквизитов в электронном формате БД с форматами соответствующих полей программы «Архивный фонд» и формирование перечней уникальных документов по различным признакам.

В результате работы БД «Государственный реестр уникальных документов АФ РФ» могут быть получены следующие отчеты в табличном виде:

• 1. Лист уникального документа Архивного Фонда РФ;
• 2. Свидетельство о регистрации документа (ов) в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
• 3. Статистические данные по месту хранения уникальных документов;

Перечни уникальных документов, формируемых по признакам:

• 1) по хронологическому признаку;
• 2) по видам документов;
• 3) по авторскому признаку;
• 4) по языковому признаку;
• 5) по имеющим в своем оформлении драгоценные материалы и камни;
• 6) по регистрации в Государственном реестре за определенный хронологический период;
• 7) по имеющим в своем оформлении печати;
• 8) по опубликованным уникальным документам;
• 9) по неопубликованным уникальным документам;
• 10) по экспонированию;
• 11) по наличию страховой копии документа;
• 12) по признакам собственности;
• 13) по признакам их владельцев;
• 14) по месту хранения;
• 15) по видам материального носителя;
• 16) нуждающихся в реставрации.

Список названий уникальных документов, имеющихся в БД.

Предусмотрена возможность функционирования базы данных как в виде самостоятельного средства, обеспечивающего локальное использование, так и в режиме экспорта информации в БД «Архивный фонд» .

БД «Государственный реестр уникальных документов» ориентирована на использование персональных компьютеров типа IBM PC Pentium 165 и выше с объемом оперативной памяти не менее 16 Мбайт. В качестве операционной среды функционирования БД должна быть установлена MS DOS Windows 95.

Программное обеспечение выполнено в среде программирования Delfi-4 и обеспечивает защиту данных от случайных и несанкционированных действий.

Работа по созданию Государственного реестра нуждается в активизации, прежде всего, в части обеспечения нормативно-правовых и организационных вопросов его создания.

Следует отметить, что создание Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации нашло свое закрепление в проектах законодательных и нормативных документов, работа над которыми ведется Рос — архивом в настоящее время.

Особый учет уникальных документов закреплен в проекте новых Правил работы государственных архивов. В соответствии со ст. 19 проекта Федерального закона «О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» уникальные документы подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов АФ РФ.