Теоретические основы управления персоналом в библиотеках

Методология, теория и историография управления персоналом

Управление как социальный феномен известен с древних времен и является предметом изучения целого ряда наук, в том числе менеджмента, социологии, политологии, философии, кибернетики, психологии, экономики. Таким образом, теория управления персоналом как самостоятельная отрасль знания формируется и развивается как междисциплинарная система. Структура этой науки включает в себя разделы вышеперечисленных дисциплин, касающиеся управления. Это значит, что теория управления включает в себя социологию управления, психологию управления, менеджмент как науку и искусство управления персоналом в организации. Особое значение для становления теории управления имела кибернетика как наука об общих чертах процессов и систем управления в технических устройствах, живых организмах и человеческих организациях. В современной науке управления персоналом выделяют два уровня знания, первый из которых представлен общими теориями социального управления, а второй — прикладными теориями организации и управления, обеспечивающими базу для практических рекомендаций по рационализации труда и совершенствованию управления.

Объектом теории управления являются управленческие отношения, то есть такие социальные отношения, которые складываются между организациями, учреждениями и отдельными индивидами в процессе управленческой деятельности и устанавливают определенную структуру соподчинения между ними. Управленческие отношения складываются по поводу координации и субординации общественных связей. В управленческих отношениях проявляется особый характер социального взаимодействия — соподчиненность, субординация, предполагающая с одной стороны, авторитет целого, с другой — подчинение этому авторитету. [6].

В качестве предмета теории управления могут выступать следующие направления научного исследования:

• ? Сущность управленческих отношений как системы взаимодействия людей по поводу организации их совместной жизни;
• ? Механизм управления различными социально-экономическими системами и их регулирование;
• ? Механизм самоорганизации и саморегулирования;
• ? Технологии и методика процесса управления;
• ? Принципы, методы управления и т. д.

Вычленение объекта и предмета теории управления позволяет дать определение данной отрасли знания. Теория управления представляет собой науку, изучающую управленческие процессы в социальных, социально-экономических системах, принципы, содержание и формы управленческих отношений. В центре её внимания и изучение и механизмов и социальных технологий эффективного управления[5].

Теория управления имеет свой, только ей присущий предмет исследований — она изучает закономерности организации управленческого процесса и возникающее во время этого процесса отношения между людьми, определяет методологические приемы, соответствующие спецификеобъекта исследований, разрабатывает систему и методы активного воздействия на объект управления и определяет способы предвидения и прогнозирования изучаемых процессов. Регистрация и систематизация явления, раскрытие закономерностей и определение причинных связей между ними для разработки практических выводов и рекомендаций — основная задача любой науки, в том числе и науки управления персоналом.

История развития теории управления персоналом с её находками и поражениями, созданием новых оригинальных гипотез и отторжением их практикой. Эта наука располагает мощными средствами познания мира — анализом и синтезом[14].

Теория управления или наука об административном управлении далеко не всегда может опираться на дедуктивные и экспериментальные методы исследований, так как изучаемые явления нельзя изолировать от влияния внешней среды и побочных факторов. Помимо анализа и синтеза наука располагает ещё одним удивительным, таинственным инструментом — интуицией. Несомненно, что интуиция базируется на эмпирическом и теоретическом знании изучаемого явления, но внезапность срабатывания механизма интуиции, «озарение», остается загадкой, и надежда, что интуиция, как универсальная отмычка, способна вскрыть сейфы кладовых знаний, совершенно иллюзорна. Интуиция — результат напряженной работы человеческой мысли, постоянного, настойчивого поиска решения проблемы. Интуитивной находке ещё предстоит пройти путь от замысла, идеи, гипотезы до вердикта практики. Поскольку управление является не только наукой, но и искусством, роль интуиции в принятии управленческих решений особенно велика и ответственна, тем более что эти решения обычно принимаются при остром дефиците времени и обычно отмене не подлежит [21].

В практической деятельности управляющие находятся в постоянном контакте с изменяющейся средой и обязаны принимать решение с учетом случайных явлений и конкретных ситуаций, основываясь на собственном опыте и интуиции. Творческие поиски оптимального, нетривиального решения придают управлению характерные черты искусства. Более того, такие крупные ученые и практики науки управления персоналом, как Г. Кунц С. О’Доннел в своей книге «Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций» категорично настаивают на том, что управление есть искусство, суть которого состоит в применении науки (основ организационного знания в области управления) к реальностям любой ситуации. Ученые на протяжении многих лет изучали проблемы, теорию и практику управления персоналом. Они также утверждают, что «хотя деятельность по управлению — это искусство, лица, занимающиеся ею, достигнут лучших результатов, если будут понимать и использовать лежащую в основе этого искусства науку. Когда важность результативности и эффективности группового сотрудничества признается в любом обществе, можно смело утверждать, что управление персоналом — важнейшее из всех искусств. Во всех сферах человеческой деятельности наука и искусство дополняют друг друга. В управлении персоналом, когда в результате групповой деятельности любое решение отличается от альтернативных вариантов (если не целью, то методами), умение найти разумный компромисс с минимальными потерями, принять управленческого решения является проявлением искусства управляющего [20].

В начале XIX века Роберт Оуэн много времени посвятил проблемам достижения целей организации с помощью других людей. Он предоставлял рабочим приличное жилье, улучшал условия их работы, разрабатывал системы открытой и справедливой оценки работников и с помощью дополнительных выплат за хорошую работу развивал материальную заинтересованность. Эти реформы, феноменально новаторские для своего времени, явились уникальным прорывом в суть человеческого восприятия действительности и роли руководителя [39].

Первый взрыв интереса к управлению был отмечен в 1911 г. Именно Фредерик У. Тейлор опубликовал свою книгу «Принципы научного управления», традиционно считающуюся началом признания управления наукой и самостоятельной областью исследования.

Развитие управления как научной дисциплины не представляло собою серию последовательных шагов вперед. Скорее, это было несколько подходов, которые часто совпадали. Объекты управления — это и техника, и люди. Следовательно, успехи в теории управления всегда зависели от успехов в других, связанных с управлением областях, таких как математика, инженерные науки, психология, социология и антропология. По мере того, как развивались эти области знания, исследователи в области управления, теоретики и практики, узнавали все больше о факторах, влияющих на успех организации. Эти знания помогали специалистам понять, почему некоторые более ранние теории иногда не выдерживали проверки практикой, и находить новые подходы к управлению. Все более частыми и значимыми становились научно-технические нововведения и правительства начали все более решительно определяться в своем отношении к бизнесу. Эти и другие факторы заставили представителей управленческой мысли глубже осознать существование внешних по отношению к организации сил. Для этой цели были разработаны новые подходы [36].

К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления. Здесь управление рассматривается с четырех различных точек зрения. Это школы научного управления, административного управления, человеческих отношений и науки о поведении, а также науки управления, или количественных методов.

Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций. В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды. Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку, существует такое обилие факторов, как в самой организации, так и в окружающей среде, то не существует единого «лучшего» способа управлять организацией [17].

Научное управление персоналом (1885 -1920)

Научное управление наиболее тесно связано с работами Ф. У. Тейлора, Френка и Лилии Гилбрет и Генри Ганта. Эти создатели школы научного управления полагали, что, используя наблюдения, замеры, логику и анализ можно усовершенствовать многие операции ручного труда, добиваясь их более эффективного выполнения. Первой фазой методологии научного управления был анализ содержания работы и определение ее основных компонентов. Тейлор, например, скрупулезно замерял количество железной руды и угля, которые человек может поднять на лопатах различного размера. Гилбреты изобрели прибор и назвали его микрохронометром Они использовали его в сочетании с кинокамерой для того, чтобы точно определить, какие движения выполняются при определенных операциях и сколько времени занимает каждое из них. Основываясь на полученной информации, они изменяли рабочие операции, чтобы устранить лишние, непродуктивные движения и, используя стандартные процедуры и оборудование, стремились повысить эффективность работы [2].

Научное управление не пренебрегало человеческим фактором. Важным вкладом этой школы было систематическое использование стимулирования с целью заинтересовать работников в увеличении производительности и объема производства. Предусматривалась также возможность небольшого отдыха и неизбежных перерывов в производстве, так что количество времени, выделяемое на выполнение определенных заданий, было реалистичным и справедливо установленным. Это давало руководству возможность установить нормы производства, которые были выполнимы, и платить дополнительно тем, кто превышал установленный минимум. Ключевым элементом в данном подходе было то, что люди, которые производили больше, вознаграждались больше. Авторы работ по научному управлению также признавали важность отбора людей, которые физически и интеллектуально соответствовали выполняемой ими работе, они также подчеркивали большое значение обучения.

Научное управление также выступало в защиту отделения управленческих функций обдумывания и планирования от фактического выполнения работы. Тейлор и его современники фактически признавали, что работа по управлению — это определенная специальность, и что организация в целом выиграет, если каждая группа работников сосредоточится на том, что она делает успешнее всего. Этот подход резко контрастировал со старой системой, при которой рабочие сами планировали свою работу.

Концепция научного управления стала серьезным переломным этапом, благодаря которому, управление стало широко признаваться как самостоятельная область научных исследований. Впервые руководители-практики и ученые увидели, что методы и подходы, используемые в науке и технике, могут быть эффективно использованы в практике достижения целей организации.

Классическая, или административная школа в управлении (1920 -1950)

Авторы, которые писали о научном управлении, в основном посвящали свои исследования тому, что называется управлением производством. Они занимались повышением эффективности на уровне ниже управленческого. С возникновением административной школы специалисты начали постоянно вырабатывать подходы к совершенствованию управления организацией в целом.

Тейлор и Гилберт начинали свою карьеру простыми рабочими, что, несомненно, повлияло на их представление об управлении организацией. В отличие от них, авторы, которые считаются создателями школы административного управления, более известной как классическая школа, имели непосредственный опыт работы в качестве руководителей высшего звена управления в большом бизнесе. Анри Файоль, с именем которого связывают возникновение этой школы и которого иногда называют отцом менеджмента, руководил большой французской компанией по добыче угля. Диндалл Урвик был консультантом по вопросам управления в Англии. Джеймс Д. Муни, который писал работы совместно с А. К. Рейли, работал под руководством Альфреда П. Слоуна в компании «Дженерал Моторс». Следовательно, их главной заботой была эффективность в более широком смысле слова — применительно к работе всей организации.

Приверженцы классической школы, как и те, кто писал о научном управлении, не очень заботились о социальных аспектах управления. Более того, их работы в значительной степени исходили из личных наблюдений, а не основывались на научной методологии. «Классики» старались взглянуть на организации с точки зрения широкой перспективы, пытаясь определить общие характеристики и закономерности организаций. Целью классической школы было создание универсальных принципов управления. При этом она исходила из идеи, что следование этим принципам, несомненно, приведет организацию к успеху.

Эти принципы затрагивали два основных аспекта. Одним из них была разработка рациональной системы управления организацией. Определяя основные функции бизнеса, теоретики-«классики» были уверены в том, что могут определить лучший способ разделения организации на подразделения или рабочие группы. Традиционно такими функциями считались финансы, производство и маркетинг. С этим было тесно связано и определение основных функций управления. Главный вклад Файоля в теорию управления состоял в том, что он рассмотрел управление как универсальный процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных функций, таких как планирование и организация.

Вторая категория классических принципов касалась построения структуры организации и управления работниками. Примером может служить принцип единоначалия, согласно которому человек должен получать приказы только от одного начальника и подчиняться только ему одному [13].

Кратко рассмотрим 14 принципов управления Анри Файоля, многие из них до сих пор практически полезны, несмотря на изменения, которые произошли с тех пор, как Файоль впервые их сформулировал:

• 1. Разделение труда. Специализация является естественным порядком вещей. Целью разделения труда является выполнение работы, большей по объему и лучшей по качеству, при тех же усилиях. Это достигается за счет сокращения числа целей, на которые должны быть направлены внимание и усилия.
• 2. Полномочия и ответственность Полномочия есть право отдавать приказ, а ответственность есть ее составляющая противоположность. Где даются полномочия — там возникает ответственность.
• 3. Дисциплина. Дисциплина предполагает послушание и уважение к достигнутым соглашениям между фирмой и ее работниками. Установление этих соглашений, связывающих фирму и работников, из которых возникают дисциплинарные формальности, должно оставаться одной из главных задач руководителей индустрии. Дисциплина также предполагает справедливо применяемые санкции.
• 4. Единоначалие. Работник должен получать приказы только от одного непосредственного начальника.
• 5. Единство направления. Каждая группа, действующая в рамках одной цели, должна быть объединена единым планом и иметь одного руководителя.
• 6 Подчиненность личных интересов общим. Интересы одного работника или группы работников не должны превалировать над интересами компании или организации большего масштаба.
• 7. Вознаграждение персонала. Для того, чтобы обеспечить верность и поддержку работников, они должны получать справедливую зарплату за свою службу.
• 8. Централизация. Как и разделение труда, централизация является естественным порядком вещей. Однако, соответствующая степень централизации будет варьироваться в зависимости от конкретных условий. Поэтому возникает вопрос о правильной пропорция между централизацией и децентрализацией. Это проблема определения меры, которая обеспечит лучшие возможные результаты.
• 9. Скалярная цепь — это ряд лиц, стоящих на руководящих должностях, начиная от лица, занимающего самое высокое положение в этой цепочке, — вниз, до руководителя низового звена. Было бы ошибкой отказываться от иерархической системы без определенной необходимости в этом, и было бы еще большей ошибкой поддерживать эту иерархию, когда она наносит ущерб интересам бизнеса.
• 10. Порядок. Место — для всего и все на своем месте.
• 11. Справедливость. Справедливость-это сочетание доброты и правосудия.
• 12. Стабильность рабочего места для персонала библиотеки. Высокая текучесть кадров снижает эффективность организации. Посредственный руководитель, который держится за место, безусловно, предпочтительней, чем выдающийся, талантливый менеджер, который быстро уходит и не держится за свое место.
• 13. Инициатива. Инициатива означает разработку плана и обеспечение его успешной реализации. Это придает организации силу и энергию.
• 14. Корпоративный дух. Союз — это сила. А она является результатом гармонии персонала в библиотеках и других учреждениях [38].

Школа человеческих отношений (1930;1950).

Мери Паркер Фоллетт и Элтона Мэйо можно назвать самыми крупными авторитетами в развитии школы человеческих отношений в управлении персоналом. Более поздние исследования, проведенные Абрахамом Маслоу и другими психологами, помогли понять причины этого явления. Мотивами поступков людей, предполагает Маслоу, являются, в основном, не экономические силы, как считали сторонники и последователи школы научного управления, а различные потребности, которые могут быть лишь частично и косвенно удовлетворены с помощью денег.

Основываясь на этих выводах, исследователи психологической школы полагали, что, если руководство проявляет большую заботу о своих работниках, то и уровень удовлетворенности работников должен возрастать, что будет вести к увеличению производительности. Они рекомендовали использовать приемы управления человеческими отношениями, включающие более эффективные действия непосредственных начальников, консультации с работниками и предоставление им более широких возможностей общения на работе [22].

Развитие поведенческих наук.

Развитие таких наук, как психология и социология и совершенствование методов исследования после второй мировой войны сделало изучение поведения на рабочем месте в большей степени строго научным. Среди наиболее крупных фигур более позднего периода развития поведенческого-бихевиористскогонаправления можно упомянуть, в первую очередь, Криса Арджириса, РенсисаЛайкерта, Дугласа МакГрегора и Фредерика Герцберга. Эти и другие исследователи изучали различные аспекты социального взаимодействия, мотивации, характера власти и авторитета, организационной структуры, коммуникации в организациях, лидерства, изменение содержания работы и качества трудовой жизни.

Школа поведенческих наук значительно отошла от школы человеческих отношений, сосредоточившейся, прежде всего на методах налаживания межличностных отношений. Новый подход стремился в большей степени оказать помощь работнику в осознании своих собственных возможностей на основе применения концепций поведенческих наук к построению и управлению организациями. В самых общих чертах, основной целью этой школы было повышение эффективности организации за счет повышения эффективности ее человеческих ресурсов.

Поведенческий подход стал настолько популярен, что он почти полностью охватил всю область управления в 60-е годы. Как и более ранние школы, этот подход отстаивал «единственный наилучший путь» решения управленческих проблем. Его главный постулат состоял в том, что правильное применение науки о поведении всегда будет способствовать повышению эффективности, как отдельного работника, так и организации в целом [8].

Для библиотеки, как и для большинства организаций (как государственных, так и коммерческих) основной задачей является выживание, возможность работать и приносить пользу обществу. Для этого им приходится периодически менять свои цели, выбирая их соответственно изменяющимся потребностям внешнего мира. Почти все коммерческие организации периодически разрабатывают новые виды продукции или услуг для своих потребителей. Активное развитие информационного рынка побуждает библиотеки предлагать пользователю новые информационные ресурсы и услуги. Чтобы соответствовать вышеперечисленным требованиям, деятельность библиотеки в течение долгого времени должна быть как эффективной, так и результативной. Результативность является следствием того, что библиотека создает общедоступный для пользователей массив информации (базы данных, печатные издания и другие документы), а эффективность является следствием того, что предлагаемые ресурсы и услуги качественны. Эффективность можно измерить и выразить количественно, потому что можно определить количество потребляемых ресурсов и услуг. Относительная эффективность библиотеки выражается продукцией информационного производства. Библиотека должна осознавать необходимость управления информацией по аналогии с управлением кадрами, финансами и материальными ресурсами, не забывая при этом, что управленческие решения представляют собой идеи, мысли. Цель управления для библиотеки — это выполнение реальной работы реальными работниками. Успешным решением считается такое, которое посредством практического деятельного осуществления результативно и эффективно превращается в продукцию или услугу. Чтобы библиотечная работа реализовалась успешно, необходим менеджмент организации работы библиотеки. Планирование, организация, мотивация и контроль — это функции менеджмента, без которых невозможна результативная и эффективная работа библиотеки.

Функция планирования в первую очередь означает выработку и принятие стратегии, в которой перед библиотекой поставлена та или иная цель, задача. С помощью стратегии руководство библиотеки обеспечивает единое направление усилий всех библиотечных работников к достижению общих библиотечных целей. С планированием работы начинается процесс управления, от ее качества зависит успех работы библиотеки. По своей сути функция планирования должна ответить на следующие основные вопросы:

• ? Где мы находимся в настоящее время?
• ? Куда мы хотим двигаться?
• ? Как мы собираемся добиться поставленных целей?

Легче всего ответить на эти вопросы, используя SWOT анализ. Аббревиатура SWOT обязана своим происхождением четырём англоязычным словам: сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunity) и угрозы (threat). Именно на них и строится SWOT анализ. SWOT анализ включает в себя анализ ситуации внутри библиотеки, а также анализ внешних факторов и ситуации в информационной индустрии. Все данные впоследствии сводятся в одну таблицу, состоящую из 4 основных полей: сила, слабость, возможности и угрозы. Такую таблицу также называют матрицей SWOT анализа. Анализируя расположенные в таблице данные, составляется список возможных действий для нейтрализации слабых сторон библиотеки, в том числе за счет сильных. Также разрабатываются возможные варианты развития библиотеки при изменении внешних факторов, способы использования сильных сторон для уменьшения рисков и т. д. [44].

Сущность функции менеджмента состоит в том, чтобы обеспечить выполнение решения с организационной стороны, то есть создать в библиотеке такие управленческие отношения, которые бы обеспечили наиболее эффективные связи между всеми элементами управляемой системы. Организовать работу в библиотеке — значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой цели и задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ. Содержанием организации работы библиотеки является приспособление организационной структуры конкретной библиотеки к задачам намечаемой информационной деятельности, подбор библиотечных работников для конкретной работы и делегирование им полномочий, прав использования ресурсов организации [33].

Для успешной реализации этой функции необходимо учитывать требования определенных организационных принципов. Принцип цели — библиотека, ее отдельные структуры работают во имя достижения общей цели. Принцип эластичности — при определении задач и ответственности должно быть установлено оптимальное сотрудничество между библиотечными работниками и руководством колледжей в создании информационной среды в библиотеке. Принцип устойчивостисистема управления строиться так, чтобы ее элементы не подвергались коренным изменениям под влиянием внешней и внутренней среды. Принцип непрерывного совершенствования предполагает необходимость систематической организационной работы по совершенствованию процесса организации и реализации решений. Принцип прямой соподчиненности — любой библиотечный работник должен иметь одного начальника. Принцип объема контроля — заведующей библиотекой в состоянии квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу подчиненных. Принцип комбинирования — необходимо обеспечивать оптимальное сочетание централизованной работы и самостоятельной деятельности библиотечных работников. Еще важны принципы безусловной ответственности руководителя за действия подчиненных, соразмерности ответственности данным полномочиям, приоритета функций и т. п.

Сущность функции мотивации заключается в том, чтобы персонал библиотеки выполнял работу в соответствии с делегированными ему правами и обязанностями и сообразуясь с принятыми управленческими решениями. Мотивацию можно назвать процессом побуждения себя и других работников к деятельности для достижения определенных целей [28].

Комарова Г. считает, что «важный компонент менеджмента организации работы библиотеки — контроль Это процесс обеспечения достижения библиотекой своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой работы принятым решениям, а также выработки определенных действий. Существуют три аспекта управленческого контроля:

• ? Разработка стандартов, где намечено точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный срок времени. Этот принцип основывается на планах, разработанных в процессе планирования.
• ? Измерение тех достижений, что были достигнуты за конкретный период, и сравнение готовой продукции с ожидаемыми результатами.
• ? Подготовка необходимых корректирующих действий.
• ? Заведующий библиотекой должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт"[15]

Исходя из этого можно выделить следующие виды контроля:

• ? Предварительный контроль, который осуществляется до фактического начала работ. Средствами осуществления такого контроля является реализация определенных правил, процедур и линии поведения.
• ? Текущий контроль, который осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль проводится путём измерения фактических результатов, полученных после проведения работы.
• ? Заключительный контроль, который осуществляется для того, чтобы узнать информацию, необходимую для планирования будущей работы

Таковы основные методологические основы управления персоналом в библиотеках и других организациях и предприятиях. Исторически сложилось так, что, несмотря на важность данного сегмента делопроизводства, наука, изучающая управление персоналом появилась сравнительно недавно, но уже представлена серьезными учеными и исследователями.