Предложения по совершенствованию системы управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС»

В предыдущих параграфах данного раздела система управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС» была рассмотрена с нескольких сторон: с характеристики организационной структуры и культуры компании; определения особенностей управления проектами; оценки уровня проектной зрелости компании; выявления и анализа проблемы внедрения системы управления проектами и ее причин; описания этапов управления проектами и анализа проблем, возникающих на каждом этапе. Целью данного параграфа является структурирование предложений по совершенствованию системы управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС». Предложенные далее мероприятия основываются на выявленных в ходе анализа проблемах управления проектами в организации и имеют задачу их комплексного решения.

Предложенные мероприятия по совершенствованию системы управления проектами в компании будут структурированы в соответствие с этапами их рекомендуемого внедрения. Ниже представлена схема внедрения предлагаемых мероприятий, которые далее будут подробно описаны (рис.12).

Рис. 12. Схема проекта разработки СУП в ООО «ТТК АВЭКС».

Для начала следует отметить, что имеющаяся система управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС» не разрабатывалась специально, а также не проводились специальные мероприятия по ее внедрению. СУП в компании сложилась естественным путем в ответ на необходимость решения некоторых задач, действия по которым имели свойства проектных. Иными словами, когда деятельность стала обладать чертами проектной (ее цели имеют уникальный характер, она ограничена временными и иными ресурсами), тогда система управления проектами в компании и образовалась.

Как было выявлено ранее, на данный момент существует ряд проблем, которые характерны для проектного управления в ООО «ТТК АВЭКС». Для того чтобы их решить, в данном параграфе предлагается инициировать и реализовать проект по разработке и внедрению системы управления проектами. Главным результатом данного проекта должно стать появления официально закрепленного стандарта по управлению проектами и шаблонов проектной документации. Рассмотрим все этапы предлагаемого проекта в отдельности и обратим внимание на некоторые мероприятия на каждом этапе, которые бы позволили решить существующие проблемы управления проектами в организации.

Подготовительный этап

Первый этап является подготовительным для реализации проекта разработки и внедрения системы управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС». На данном этапе предлагается провести комплексное обучение методологии УП, его инструментов и известных стандартов для заранее определенного руководителя проекта и его команды. Перед данным этапом предлагается определить участников проекта. Правильным было бы, чтобы инициатором проекта или его заказчиком стал собственник ООО «ТТК АВЭКС», а руководителем назначен директор компании. Выбор руководителя проекта из самого высшего звена компании не случаен: проект внедрения СУП затронет всю структуру компании, поэтому имеет смысл, чтобы руководитель проекта и руководитель всей структуры организации совпадали. В качестве команды проекта можно выделить функциональных руководителей подразделений компании. Так как предполагается, что пользователями системы управления проектами станут сотрудники всех подразделений, то выбор функциональных руководителей в качестве команды проекта является наилучшим, т.к. для его осуществления необходимо полное понимание процессов в каждом подразделении. Кроме того, т.к. в основном руководителями проектов в компании являются функциональные руководители подразделений, в которых они реализуются, важным моментом является их лояльность, которая может быть достигнута в случае, если каждый из них участвует в разработке СУП.

Таким образом, на подготовительном этапе проекта необходимо провести обучение стандартам, процессам и инструментам УП в первую очередь директора компании и функциональных руководителей, т.к. именно они являются командой данного проекта и будут осуществлять разработку подходящей для их компании СУП.

Этап инициации

Следующий этап берет начало с ознакомлением команды проекта составленному заказчиком запросу на проект. В данном запросе основным является четкое определение целей проекта и результата, а также желаемой детализации. Целью проекта, очевидно, является разработка СУП, которая наилучшим образом подходила бы ООО «ТТК АВЭКС» как уникальной структуре с учетом ее особенностей и могла бы быть успешна внедрена. Результатом проекта могут служить официально закрепленный стандарт по управлению проектом и шаблонная документация. Детализация поставленной цели предполагает определение критериев, по которым, с точки зрения заказчика, проект можно считать успешно завершенным. Она может заключать в себе его видение по поводу сроков выполнения проекта, объему инвестиций, а также необходимых преобразований (например, разработка программного обеспечения для управления проектами). На данном этапе также составляется примерный план по срокам, задачам, ресурсам, бюджету проекта. Все планы обобщаются и вместе с целями, задачами, критериями успешности выполнения проекта, системой оплаты труда команды проекта по результатам его выполнения формируют Устав проекта. Устав проекта является основным официальным внутренним документом компании, который определяет начало проекта, состав его участников и возлагаемую на них ответственность.

Этап планирования

В случае если собственник удовлетворен общим планам проекта, начинается их детализация. Во-первых, на данном этапе задачи проекта подробным образом декомпозируются на работы. Далее для каждой задачи определяется перечень ресурсов и их количества, необходимых для выполнения. Очень важно на данном этапе помимо материальных ресурсов учитывать загруженность трудовых. Т.к. вся команда проекта и его участники не освобождаются от основной деятельности, а большая часть из них являются функциональными руководителями подразделений, несущих ответственность за поставленные перед ними операционные задачи, важно учитывать их загрузку. Возможно, имеет смысл разработать некоторые план, в соответствие с которым будет определяться время, которые участники проекта будут затрачивать на его реализацию и основную деятельность. После определения свободного времени и соотношения его с ИСР, а также наложение доступных и необходимых ресурсов, определяется конечный срок реализации проекта и некоторые контрольные вехи. Также, в соответствие с доступностью ресурсов, составляется бюджет проекта. На данном этапе также важно учитывать вознаграждение руководителей за участие в проекте, т.к. это нужно относить к затратам проекта. Также обязательно определить критерии успешности выполнения проекта и составить план следования этим критериям (план качества). Помимо вышеперечисленного, имеет смысл определить возможные риски отступления от плана качества и закрепить пути реагирования на них.

Этап реализации

Следующий этап включает в себя некоторые процессы и мероприятия по разработке стандарта управления проектами ООО «ТТК АВЭКС». Как было описано в теоретической части работы, возможны два способа формирования модели управления проектами для МСП: адаптация методологий УП для компании и создание собственного стандарта управления проектами с нуля (Pйrez-Ezcurdia Amaya, Marcelino-Sбdeba Sara, 2012). В случае ООО «ТТК АВЭКС» имеет смысл создать собственную, подходящую под ее особенности, модель управления проектами. Следует заметить, что разработка такого стандарта должна соответствовать имеющейся общей методологии проектного управления (понятие проекта, его структура, группы процессов, жизненный цикл, инструменты являются едиными для любого стандарта). Однако в таком случае, команда проекта не ограничена рамками по созданию стандарта УП, и может учитывать все особенности организации и ее процессов в данном стандарте. Таким образом, целью этапа реализации является разработка и согласование стандарта управления проектами и шаблонной документации ООО «ТТК АВЭКС».

Предполагается, что стандарт управления проектами будет содержать в себе:

• 1) Цели системы управления проектами в компании
• 2) Необходимую методологическую базу (что понимается под проектом, группы процессов, роли и функции участников, и т. д.)
• 3) Описание способов идентификации проектов
• 4) Подробное описание каждого этапа жизненного цикла проекта: концепции, разработки, реализации, завершения. Данный пункт предположительно должен включать в себя определение последовательности процессов, их описание, описание способа их реализации и инструментов, с помощью которых данные процессы будут осуществляться, входы и выходы процессов и роль участников, которые за них отвечают, описание документации, являющуюся входом или выходом для каждого процесса, и способов ее составления.
• 5) Необходимую документацию

Данная работа не ставит перед собой задачи предложения и подробного изложения стандарта управления проектами ООО «ТТК АВЭКС». Задачей данной работы и настоящего параграфа, в частности, является предложение способов улучшения имеющейся СУП. В силу этого далее будут описаны процессы, структурированные по фазам жизненного цикла проектов, на разработку и четкое описание которых необходимо обратить внимание при создании стандарта управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС». Рекомендации не будут включать в себя описание всех процессов, характерных каждому этапу проекта, а лишь те, которые отсутствуют в компании или понимаются неверно, но важны для перехода компании на новый уровень проектной зрелости. Данные рекомендации по процессам основаны на анализе проблем и упущений существующей СУП в компании и нацелены на их решение.

Инициация проекта Выходом этапа инициации является создание Устава проекта. Составляющие Устава проекта должны быть описаны в разрабатываемом стандарте управления проектами компании. В ходе анализа проблем были выявлены некоторые упущения в Уставе проекта, которые могут привести к увеличению сроков и несоответствию качества реализованных проектов. Для того чтобы данные проблемы были решены в Уставе предлагается учитывать кроме прочего:

• 1) Четкое определение желаемых свойств продукции или иного конечного результата, которые являются стандартами качества для данного проекта. Иными словами, в Уставе должны быть указаны критерии качества, по которым результат может считаться успешным. Данные критерии в первую очередь определяются заказчиком проекта и должны быть структурированы и зафиксированы. Определение четких детализированных стандартов качества в Уставе проекта снизит риск неправильного их понимания командой проекта и, как следствие, несоответствий конечного результата желаемому.
• 2) Наличие плана мероприятий по контролю получаемых в ходе процесса реализации проекта результатов для полного соответствия их с желаемыми. Т. е. необходимо разработать некоторый план (план управления качеством), который позволит выявлять дефекты в продукции или результатах и устранять их. Данный подход также позволит снизить риск несоответствия конечного результата задачам, определенным заказчиком проекта.
• 3) Включение прозрачного способа системы мотивации участников проекта по итогам или в процессе его выполнения с учетом санкций за несоблюдение требований проекта, описанных в Уставе. Данная часть Устава по сути описывает ответственность команды проекта и способа наказания за несоблюдение требований, или, наоборот, поощрения за выполнение всех действий, которые налагаются ответственностью.
• 4) Определение возможных ситуаций отклонения плановых показателей от фактических и выработка плана реагирования на них. Имеется в виду определение рисков проектов, которые могут возникнуть в ходе его реализации. Кроме того, важно оценить влияние данных рисков на проект и организацию в целом в случае их наступления и продумать план мероприятий по их сокращению. Соблюдение данного этапа и включение его результатов в Устав проекта могут в значительной степени сократить время принятия решений по разработке мероприятий по уменьшению последствий риска, и, следовательно, сократить время выполнения проекта в целом.

Планирование проекта Прежде, чем описывать в стандарте УП ООО «ТТК АВЭКС» процессы планирования в первую очередь предлагается определить цель данного этапа. Целью этапа планирования является детализация поставленных в ходе инициации планов и, что более важно, оценка возможности их исполнения. Выходом этапа инициации является созданный план проекта, включающий в себя его содержание, технологический и ресурсный планы, планы по управлению качеством и рисками, а также бюджет проекта. Для того чтобы данный этап занимал минимально возможное время, рекомендуется создать некоторые шаблоны планов, которые позволили бы в короткий срок и с большой точностью составить необходимые документы. Кроме того, при описании в стандарте этапа планирования необходимо определиться с инструментами и методами, с помощью которых данное планирование будет производиться. На данный момент, как отмечалось выше, существует проблема отсутствия четко закрепленных способов планирования. Определение таких способов, а именно инструментов и методов, с помощью которых будет производиться планирование каждого проекта, позволит избежать проблемы несоответствия фактических показателей и плановых по причине некачественного планирования.

Реализация проекта Описывая процессы этапа реализации проекта в стандарте, предлагается учитывать следующее:

• 1) Руководитель проекта не может самостоятельно реализовывать большинство работ по проекту. Это приводит к увеличению сроков его реализации, а также снижению качества. На этапе описания реализации проекта в стандарте УП в ООО «ТТК АВЭКС» предлагается четко определить полномочия членов проектной группы и руководителя, а также выявить возможность и закрепить необходимость делегирования некоторых полномочий руководителя проекта другим членам проектной группы. Как правило, функции и полномочия руководителя проекта должны состоять в координировании процессов управления проектом, принятие и согласование решений. Однако руководитель не должен в единственном лице составлять каждый проектный документ или реализовывать большинство задач по проекту. Предполагается, что делегирование полномочий будет в полной мере возможно после проведения обучения сотрудников компании необходимым инструментам и способам реализации соответствующих процессов.
• 2) Составленные текущие планы на неделю могут и должны корректироваться в случае наступления ситуаций, которые привели к их несоответствию с фактическими результатами. Важно заметить, что корректировка не означает увеличение сроков или затрат или иных ресурсов в последующие недели на тот же самый показатель разницы между текущим выполнением и плановым. Корректировка планов предполагает учет фактической ситуации и разработка мероприятий по постепенному сокращению разрыва между текущими и плановыми показателями.

Завершение проекта При разработке последовательности процессов управления проектами на этапе завершения и их закрепления в стандарте УП предлагается, помимо прочего, описать и закрепить процесс анализа полученных результатов проекта, а также преимуществ и недостатков выполнения отдельных процессов проекта. Иными словами, предлагается создать резюме проекта, которое представляет собой закрепление выше перечисленных особенностей проекта. Совокупность резюме по прошедшим проектам является накопленным опытом компании входе их реализации, и могут сократить вероятность повторения некоторых ошибках или, напротив, реализовывать лучшие практики в будущих проектах.

Таким образом, результатом этапа реализации проекта по разработке системы управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС» является разработанный и согласованный стандарт по управления проектами. Кроме того, важным результатом данного этапа является наличие шаблонной документации по управлению проектами. Такая документация подразумевает наличие шаблонов некоторых документов (Устава, планов или отчета), которые имеют определенную схему построения данной документации и определение способов и инструментов, с помощью которых она создается.

Этап завершения

Результатом этапа завершения проекта по разработке СУП в ООО «ТТК АВЭКС» является офицальное закрепление принятого стандарта управления проектами компании и шаблонной документации. Данный этап является наиболее важным, так как санкционирует использование стандарта и шаблонов для дальнейших проектов, которые должны иметь определенную структуру и последовательность всех процессов в ходе данного проекта.

Подготовительный этап для использования СУП

После того, как стандарт управления проектом и шаблонная документация ООО «ТТК АВЭКС» является официально закрепленной, необходимо провести ряд мероприятий, которые позволили бы ее использовать. В силу того, что уровень корпоративных знаний в компании по управлению проектами низкий, в первую очередь необходимо провести обучение сотрудников компании методологии управления проектами и стандарту управления, который принят в ООО «ТТК АВЭКС», а также инструментам для выполнения проектов.

Кроме того, важно обучить сотрудников предприятия командному способу работы. Как было описано в параграфе «Характеристика организационной культуры компании» данного раздела, особенностью ООО «ТТК АВЭКС» является высокая власть руководителей компании, которые единолично в соответствие со своим уровнем компетенции принимают решения и возлагают на себя полную ответственность. Такой метод работы вызывает проблему неспособности сотрудников принимать решения и брать на себя ответственность. Т.к. в данной главе предлагается делегирование части полномочий руководителя проекта на других участников команды проекта, важным является обучение их командному способу работу, подразумевающему разделение ответственности за реализацию проекта между членами проектной группы.

В данном параграфе были описаны предложения по совершенствованию системы управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС». Предлагается в первую очередь, инициировать проект разработки и внедрения системы управления проектами в компании, результатом которого должно стать официальное закрепление стандарта управления проектами ООО «ТТК АВЭКС» и шаблонной документации. Данный проект был описан по этапам его жизненного цикла от инициации до его завершения. На каждом этапе были определены некоторые предложения, которые являются решением существующих проблем управления проектами, описанных в предыдущих параграфах данного раздела. Предполагается, что реализация описанных мероприятий, позволит компании перейти на новый, более высокий уровень проектной зрелости.