Организация и ее характеристика как управленческого объекта

Объектом управления являются организации, т. е. социальные институты общества в форме частных и государственных фирм, государственных учреждений, общественных объединений, учреждений культуры, образования и т. п. В науке управления до сих пор отсутствует цельная комплексная теория формирования и функционирования организации, хотя она является предметом изучения самых разнообразных наук. Теория и практика управления, синтезируя достижения различных наук, стремится выработать единые принципы организационного управления.

В литературе по управлению принято производственно-хозяйственные организации, «организации бизнеса» относить к объектам исследования наивысшей сложности — к классу социально-экономических систем. В этой связи важно рассмотрение организации на основе системного подхода.

Надо отметить, что термин «организация» обычно употребляется в двух значениях:

• 1) Организация как рациональное сочетание всех элементов определенного объекта в пространстве и времени таким образом, чтобы каждый из них содействовал успеху деятельности всего объекта.
• 2) Организация как сам объект, обладающий сложной, определенным образом упорядоченной внутренней структурой.

Термин «организация» здесь употребляется во втором значении. И в этом значении организация представляет собой сложную динамическую социально-экономическую систему, состоящую из совокупности элементов, образующих единое связное целое.

Системный подход к организации предусматривает рассмотрение, как специфических отдельных элементов организации, так и тех новых свойств и качеств, которые присущи организованной совокупности этих элементов в целом. При этом каждый элемент должен рассматриваться в отношении ко всем другим; изменение в одном из элементов в большей или меньшей мере влияет на все остальные. Следовательно, данный подход к характеристике организации состоит также в выявлении взаимосвязей между элементами системы.

Важная особенность организации как системы — ее взаимоотношение с внешней средой (окружением), под которой понимается все то, что находится вне данной организации и оказывает на нее существенное влияние. В отличие от внутренней среды, выражающей отношения внутренних составляющих системы, для характеристики связи организации требуется точно выделить входы и выходы системы, а также описание компонентов внешней среды, оказывающих существенное влияние на систему. При этом нужно иметь в виду, что внутренняя среда организации находится под сильным влиянием ее окружения. Внутри организации ей отдельные подсистемы могут иметь самостоятельные связи с теми или иными составляющими внешней среды.

Организацию как систему характеризует направленность ей функционирования и ее развития. Она служит формой проявления причинно-следственных отношений развития и функционирования системы и выражается в стремлении: к достижению наиболее желательного регулятора деятельности. Сложность организаций обуславливает их многоцелевой характер. Сведение всего многообразия целей к единому измерителю не всегда состоятельно для решения конкретных практических задач. Поэтому приходится рассматривать раздельно крупные классы целей, обусловленных политическими, экономическими, техническими, социальными и другими факторами. Соответственно цели могут быть производственно-экономическими, научно-техническими, социальными и т. п.

Все эти типы целей неразрывно связаны между собой, однако в интересах рациональной организации управления можно только условно рассматривать их как более или менее обособленные. Разделение организации как сложной системы на относительно самостоятельные подразделения требует постановки множества специфических целей перед каждым из таких подразделений. Эти цели, взаимно дополняя друг друга, могут иметь различную формулировку, но по социально-экономической сути они не являются противоречивыми.

Организация как система представляет собой также механизм для решения проблем, возникающих в связи с необходимостью достижения определенных целей. Это значит, что ее функции и внутренняя структура должны быть прямо и непосредственно увязаны со структурой целей. Если данная организация является элементом системы более высокого порядка, то она становится в той или иной степени управляемой и контролируемой подсистемой. Так, предприятие может быть подсистемой отделения, которое входит в качестве подсистемы в фирму. Само предприятие может быть системой более высокого порядка по отношению к составляющим его цехам и участкам, которые станут по отношению к нему подсистемами и т. д.

Отсюда цели организаций должны быть увязаны с целями вышестоящих систем. В этом смысле любую цель нижестоящего уровня нужно рассматривать как промежуточную, как средство достижения конечных целей вышестоящей системы. Таким образом, система целей организации образует иерархическую структуру — дерево целей, которое служит важнейшей основой формирования структуры управления.

Структура управления организации характеризуется составом и взаимосвязями подразделений аппарата управления, соотношением полномочий, ответственности и подчиненности между работниками.

Наконец, организации представляют собой самоорганизующиеся, саморегулирующиеся системы, настраивающиеся на достижение целей, которые определяют ее существование. Существование любой системы оправдано до тех пор, пока актуальны цели, во имя которых она создана. Во всякой саморегулирующейся системе можно различить две в известной мере самостоятельные части — подсистему управляющую и подсистему управляемую. Связь, коммуникации между ними осуществляются в виде команд от управляющей подсистемы к управляемой, а от управляемой к управляющей — в виде сообщений об исполнении команд.

Задача управляющей подсистемы — вырабатывать и реализовывать решения, которые обеспечили бы достижение целей, стоящих перед системой. Поскольку в сложной динамической системе состояние взаимосвязи элементов постоянно изменяется, управляющая подсистема должна четко реагировать на эти изменения. Однако и управляемая подсистема не является пассивной. Благодаря обратной связи она побуждает управляющую искать оптимальный вариант решений применительно к реально сложившейся обстановке.

Организация рассматривается как многоцелевая система. Вместе с тем в ряде случаев целесообразно формулировать и общую генеральную цель организации, которая определяет ее главную задачу на определенном этапе функционирования. Генеральная цель (иногда ее обозначают как миссию) предопределяет ее назначение. Наряду с генеральной целью как производная от нее формулируется многоступенчатая система целей, определяющая характер деятельности основных функциональных блоков и подразделений в организации. Система целей имеет структуру связного незамкнутого графа, не имеющего циклов (дерево целей).

Перед любой организацией стоит задача формирования и развития структуры управления как средства целенаправленной координации усилий всех элементов, образующих эту организацию. Структура управления должна устанавливать четкую взаимосвязь различных видов деятельности внутри организации, подчинив их достижению определенных целей. Конечным результатом организационной системы является повышение эффективности производства.