Организация и технология операций по поступлению и приемке товаров в магазине

Все товары, поступающие в розничные торговые предприятия, должны быть приняты по количеству и качеству. Это позволяет обеспечить контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей в магазинах, предотвратить попадание в реализацию некачественных товаров, способствует организации контроля за выполнением поставщиками договорных обязательств.

Приемка товаров по количеству и качеству осуществляется в соответствии с инструкциями «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», если в договорах — поставки, стандартах и ТУ не предусмотрен другой порядок приемки товаров.

Приемка товаров по количеству — это установление точного количества поступившего товара и его соответствия данным сопроводительных документов, предусматривающее выполнение следующих операций:

• · отбор тарных мест для вскрытия;
• · вскрытие тары;
• · подсчет количества единиц (взвешивание товаров);
• · сверка с сопроводительными документами.

Приемка товаров по количеству осуществляется, как правило, путем сплошного подсчета единиц, меры и массы товара в данной партии (за исключением товаров в фабричной упаковке), однако допускается и выборочная проверка количества товаров.

При проведении приемки товаров по количеству проверяется соответствие фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах. К ним относятся: упаковочные листы, накладные и счета.

Один из основных товаросопроводительных документов — накладная. В накладной указываются номер и дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость — НДС) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями предприятий поставщика и получателя.

Накладные на перевозку товаров в торговле имеют небольшие различия в зависимости от вида используемого транспорта. Специализированные формы товарных накладных № 1-Т, № 2-Т, № 3-Т, № 4-Т, которые применяются организациями и предприятиями отрасли торговли в качестве товарного раздела к товарно-транспортной накладной единого образца, были утверждены еще в 80-е гг. и с тех пор не пересматривались.

Товарно-транспортная накладная составляется поставщиком и является приходным документом при поступлении товаров на розничное торговое предприятие. Документом, сопровождающим поступление на торговое предприятие крупной партии товара автомобильным транспортом, является товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т (торговля).

Приемку товаров по количеству проводят в определенные сроки. Так, товары, поступившие без тары, в открытой или поврежденной таре, следует принимать в момент их доставки в магазин. Товары, поступившие в исправной таре, по массе брутто и количеству мест принимают в момент получения их от поставщика, по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте — одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а скоропортящиеся товары — не позднее 24 ч с момента получения товаров. Для районов Крайнего Севера, отдаленных районов и других районов досрочного завоза установлены более продолжительные сроки приемки товаров по количеству. Так, приемка непродовольственных товаров проводится не позднее 60 дней, продовольственных (кроме скоропортящихся) — не позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров — не позднее 48 ч после поступления.

Если в процессе приемки будет выявлена недостача, то приемку товаров следует приостановить. Необходимо обеспечить сохранность товаров, а также принять меры к тому, чтобы они не смешались с другими однородными товарами. О выявленной недостаче составляют акт за подписями лиц, принимавших товар.

По результатам окончательной приемки товаров составляют акт. В нем указывают количество недостающих товаров, их стоимость, приводят сведения о том, что определение количества товара проводилось на исправных весах или другими измерительными приборами, проверенными в установленном порядке, и другие сведения.

Если при приемке товаров выявлены излишки, то об этом также составляют акт. Претензии о недостаче товаров, как и уведомление об излишках, направляют поставщику в течение месяца после составления акта, а в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — в течение двух месяцев.

Приемка товаров может иметь некоторые особенности, которые зависят от способа их доставки. Так, при поступлении товаров в почтовой посылке заведующий магазином должен в момент ее приема проверить правильность веса, исправность тары, состояние печатей, пломб и страховой перевязи. При расхождении массы, недостаче или порче товаров следует потребовать от почтового отделения составления акта по установленной форме. О выявленной недостаче товаров, прибывших в нарушенной упаковке, претензия заявляется почтовому отделению по месту получения посылки.

При неполучении посылки, отправленной в адрес магазина, делают запрос о ее розыске через местное почтовое отделение и извещают об этом посылочную базу.

Если товары поступили в таре-оборудовании с исправными пломбами, то получатель обязан при их приемке от органов транспорта проверить соответствие количества единиц тары-оборудования данным, указанным в сопроводительных документах, а также исправность тары-оборудования и чехлов и соответствие оттисков на пломбах контрольным оттискам. Удостоверившись в исправности тары-оборудования и чехлов, работник магазина, принимающий товары, делает отметку в сопроводительных документах о том, что товары приняты за исправной пломбой. Окончательная приемка товаров осуществляется без участия лица, доставившего товар.

При нарушении целостности пломбы или неисправности тары-оборудования составляют акт, в котором указывают расхождения по всей поступившей партии товаров с сопроводительными документами. Акт составляют по установленной форме в четырех экземплярах.

Приемка товаров по качеству — это выявление качества и комплектности товара, соответствия тары, упаковки, маркировки установленным требованиям, а также сопроводительным документам (сертификат качества, санитарный сертификат, ветеринарный сертификат).

Одновременно с приемкой товаров по качеству производится проверка их комплектности, а также тары, упаковки, маркировки.

Принимают товары по органолептическим показателям (проверяют внешний вид, вкус, запах, консистенцию) предварительно на месте получения и окончательно в магазине.

Сроки приемки товаров по качеству могут быть предусмотрены договором поставки либо установлены для отдельных видов товаров стандартами или техническими условиями. Во всех остальных случаях приемка товаров по качеству и комплектности проводится в следующие сроки:

при иногородней поставке — не позднее 20 дней, а скоропортящихся товаров — не позднее 24 ч после выдачи их органом транспорта или поступления в магазин;

при одногородней поставке — не позднее 10 дней, а скоропортящихся товаров — 24ч после поступления в магазин.

В районах Крайнего Севера и других местностях досрочного завоза непродовольственные товары принимают по качеству не позднее 60 дней, продовольственные (за исключением скоропортящихся) — не позднее 40 дней, а скоропортящиеся товары — не позднее 48 ч после поступления их в магазин.

Приемка считается произведенной своевременно, если проверка качества и комплектности товаров завершена в установленные сроки.

Чтобы сохранить качество поставляемой продукции (товара), и создать условие для своевременной и правильной приемки ее по качеству предприятию отправителю (изготовителю) следует:

• а) строго соблюдать установленные правила упаковки и затаривания продукции (товаров), маркировки и опломбирования отдельных мест;
• б) отгружать (сдавать) продукцию (товары), соответствующую по качеству и комплектности требованиям, установленными стандартами техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами (эталонами).

Продукция (товары), не прошедшая в установленном порядке проверку по качеству, а также продукция, запрещенная к отгрузке органами, контролирующими ее качество, и другими уполномоченными на то организациями, поставляться не должна;

• в) четко и правильно оформлять документы, удостоверяющие качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверяющий о качестве и т. п.), отгрузочные и расчетные документы, следить за соответствием указанных в них данных фактическому качеству и комплектности, продукции;
• г) своевременное отсылать покупателю документы, удостоверяющие качество и комплектность продукции;

В случаях предусмотренных стандартами, техническими, основными и особыми условиями поставки, другими правилами и договором, изготовитель (отправитель) обязан при отгрузке продукции в упакованных или затерянных местах вложить в каждое тарное место документ, свидетельствующий о наименовании и качестве находящейся там продукции; строго соблюдать действующие на транспорте правила сдачи грузов к перевозке, их погрузке и крепления, а также специальные правила погрузки, установленные стандартами и техническими условиями.

Обычно проводится сплошная проверка качества и комплектности товаров. Однако допускается и выборочная проверка, если это предусмотрено условиями договора.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, комплектности, маркировке товаров, установленных в договоре и указанных в сопроводительных документах, приемка товаров приостанавливается. Затем составляется акт, который является юридическим основанием для выставления претензий поставщику. При этом в сопроводительных документах делается отметка об актировании.

Акт составляется в 5 экземплярах и только на те товары, по которым установлены расхождения.

При приемке товара руководству торговых предприятий необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар или его заверенной копии, подтверждающими качество и безопасность продукции для здоровья и жизни потребителя.

При отсутствии сопроводительных и расчетных документов приемка товаров на складе ведется по данным маркировки и внутритарным упаковочным листам, а при их отсутствии — по фактическому наличию товара.

Во всех случаях приемку товаров осуществляют материально ответственные лица, на которых возлагается материальная ответственность за поступившие ценности. После завершения приемки товаров каждому из них отводится определенное место на складе. При выборе места хранения товара учитываются количество и частота поступления товаров.