Контроль исполнения документов

На секретаря возлагается ответственность за оперативное прохождение документов, оформление исходящей корреспонденции и контроль исполнения документов.

Основная цель контроля — обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля исполнения осуществляет секретарь-референт.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью журналов.

Всю документацию на контроле можно разбить на следующие группы:

входящая корреспонденция, на которую нужно подготовить ответы, включая прежде всего письма;

исходящие документы, не обусловленные запросами, включая прежде всего документы инициативного содержания.

Контроль состоит из серии операций, которые должен регулярно осуществлять секретарь. Лучшим средством осуществления контроля за подготовкой ответов может служить сроковая и учетная картотеки.

На учетную карточку заносятся следующие признаки документа: вид документа (письмо, распоряжение и т. д.); регистрационный номер; дата получения; тема; резолюция; исполнитель (и); срок исполнения.

Регистрационный номер и дата могут составлять один признак.

Сроковая карточка располагается на обороте учетной карточки.

Срок исполнения…

Вид документа…

Тема…

Резолюция…

Исполнитель…

На первое место выносится срок исполнения. Отмеченный срок может распространяться на один или несколько документов. Секретарь должен знать, к какому числу должны быть подготовлены отдельные документы. Предельный срок исполнения — месяц. Именно такой срок установлен на рассмотрение жалоб и заявлений трудящихся.

В целом контроль состоит из следующих операций:

заполнение учетной и сроковой карточек;

напоминание исполнителям о необходимости соблюсти срок исполнения;

передача на словах исполнителю информации, о той, которая содержится в резолюции.

Приказ — документ, предписывающие определенные действия, которые должны быть четко сформулированы. В приказе указываются исполнители, сроки исполнения и оговаривается материальная и финансовая база. Контроль за исполнением приказов — важнейшее условие их действительности. Поэтому незамедлительно после издания приказа секретарь должен составить карточку на приказ, в которой указываются: номер и дата приказа; содержание приказа и его заголовок; исполнитель и срок исполнения.

Заполненные карточки ставят в картотеку по исполнителям, по тематике или по срокам исполнения.

Другой формой контроля может служить график. По вертикали указываются исполнители, по горизонтали — сроки исполнения. В месте пресечения граф указываются номер и пункт приказа, а после его исполнения делают специальные отметки.

Обычно графики используются для контроля за приказами по однородным или смежным действиям.

Так же осуществляется контроль исполнения распоряжений и указаний.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственным исполнителе.

Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

Секретарь помечает в установленные дни предварительную проверку информацию о исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и, в случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.