Работа с документами

Подготовка документов

Существует единые требования и правила оформления документов независимо от ого, как ведется делопроизводство на предприятии: традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

юридическую силу документов;

качественное и своевременное составление и исполнение документов;

организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать государственному стандарту.

Регистрация документов

Регистрация документов — это запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Формирование дел

Как правило, документы группируются по следующим признакам:

тематическому, т. е. документы одинакового содержания составляют одну группу (например, расположения, отчеты и т. д.);

номинальному, т. е. документы, имеющие одно и то же название, объединяются в одну группу;

хронологическому;

авторскому (протоколы совета, дирекции и т. д.);

корреспондентскому.

Однако при формировании дел нельзя ограничится одним признаком. Так, например, все отчеты (номинальный признак) группируются в досье по периодам (хронологический принцип). Протоколы заседании дирекции уже представляют собой сочетание двух признаков — номинального и авторского. К этим признакам можно добавить третий — хронологический: например, протоколы заседаний дирекции за первое полугодие 20 .г.

При разыскании документов чаще всего пользуются тематическим и номинальным признаками.

Следующая таблица иллюстрирует, какие документы группируются и по каким признакам.