Нормативно-правовая база и правовое регулирование кадрового делопроизводства

Концепция реформирования системы государственной службы и наделения ее статусом гражданской службы существенно меняет роль и характер работы кадровых служб государственных органов. Расширяются их функции, увеличивается число форм кадровых документов, повышается уровень требований к их составлению и оформлению.

Исполнение каждой функции отражается в соответствующей документации, подготовка которой требует безупречного знания нормативно-правовой базы делопроизводства, регулирующей все процедуры документационного сопровождения предусмотренных Законом кадровых процедур, и умения практически применять эти знания в использовании разрешенных к применению форм документов.

В соответствии с Федеральным законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» кадровая служба участвует в подготовке организационно-правовых и организационно-распорядительных документов своей организации, документационного сопровождения процедур аттестации, конкурса на замещение вакантной должности государственной службы, ведет документацию, фиксирующую трудовую деятельность каждого работника организации.

Работа кадровой службы в любой организации обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы любой организационной формы. Кроме того, в каждой организации разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данного органа. кадровый персонал делопроизводство Организация кадрового делопроизводства требуется организациям любой сферы деятельности и формы собственности, т.к. позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:

• — оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации;
• — организовать учет личного состава;
• — обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников организации;
• — обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;
• — оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;
• — обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
• — организовать учет рабочего времени;
• — обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
• — организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.

Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на 2 группы и включает в себя:

• — организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;
• — распорядительные документы: распоряжения и указы;
• — персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, справки — объективки и др.;
• — учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т. д.;
• — плановые документы: заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т. п.;
• — отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т. д.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо помимо нормативно-методических актов по делопроизводству хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, содержащих общие принципы организации документационного обеспечения управления, регламентирующих процессы и технологии создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения, а также работы службы документационного обеспечения, включая ее структуру, функции, штаты.

Основополагающим законодательно-правовым актом, регламентирующим трудовые отношения в организации, независимо от ее юридического статуса, является Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ, с последними изменениями, внесенными в него Федеральным закон Российской Федерации от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».

В условиях перехода к рыночной экономике, всемерного развития договорного регулирования важной целью трудового законодательства является установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан. Государство устанавливает гарантии как для всех работников (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда, продолжительности отпуска и др.), так и отдельно для лиц, нуждающихся в повышенной социальной защите (регулирование труда женщин, лиц с семейными обязанностями, работников моложе 18 лет, инвалидов), определяет процедуру согласия между участниками трудовых отношений, а также порядок разрешения индивидуальных и коллективных споров.

Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей.

Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений по:

организации труда и управлению трудом;

трудоустройству у данного работодателя;

профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников непосредственно у данного работодателя;

социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений;

участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях;

материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда;

надзору и контролю (в том числе профсоюзному контролю) за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране труда) и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

разрешению трудовых споров;

обязательному социальному страхованию в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит:

«Каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав.

Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества независимо от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.

Не являются дискриминацией установление различий, исключений, предпочтений, а также ограничение прав работников, которые определяются свойственными данному виду труда требованиями, установленными федеральным законом, либо обусловлены особой заботой государства о лицах, нуждающихся в повышенной социальной и правовой защите.

Лица, считающие, что они подверглись дискриминации в сфере труда, вправе обратиться в суд с заявлением о восстановлении нарушенных прав, возмещении материального вреда и компенсации морального вреда".

Трудовой кодекс во многом воспроизводит конституционные положения, касаемые прав и свобод человека.

Трудовое законодательство — предмет совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов. Конституция РФ предусматривает, что по предметам совместного ведения издаются федеральные законы и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ. Законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ не могут противоречить федеральному закону. В случае такого противоречия действует федеральный закон.

В соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права. Кроме того организация и сама создает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. К ним отнесены коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры.

В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса, учитывая внесенные изменения. Полезно также иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснения всех его статей.

Учитывая, что в данной дипломной работе речь идет об организации кадрового делопроизводства в структурном подразделении государственного органа Красноярского края, несправедливо было бы не указать нормативно-правовые акты, регламентирующие организацию прохождения государственной гражданской службы в Красноярском крае.

В любом государственном органе невозможно обойтись без государственного управления, а значит и без государственных служащих. Государственный аппарат — это, прежде всего люди, профессионально занимающиеся управленческим трудом. Их услуги необходимы любой стране независимо от государственного устройства и политической системы, формы правления или правящего режима. Именно государственные служащие выполняют практические задачи, которые все цивилизованное общество возлагают на свои государства. Опыт многих стран свидетельствует о том, что общество, которое надлежащим образом не организовало труд государственных служащих, испытывает серьезные трудности с качеством государственного управления.

В современной России проблема модернизации государственного управления становится одной из приоритетных, учитывая ту большую роль, которую здесь всегда играло государство в обществе, а также особый характер российской бюрократии. Именно поэтому реформу государственной службы следует рассматривать важнейшим ресурсом модернизации системы государственного управления. Ключевым же направлением реформирования данной сферы и одновременно необходимым средством, позволяющим закрепить эффективные организационно-правовые формы и управленческие механизмы, является создание адекватного законодательства.

Концепция реформирования системы государственной службы и наделения ее статусом гражданской службы существенно меняет роль и характер работы кадровых служб государственных органов. Расширяются их функции, увеличивается число форм кадровых документов, повышается уровень требований к их составлению и оформлению.

Основополагающим актом, регулирующим, в том числе, и трудовые отношения для государственных гражданских служащих является Федеральный закон 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе».

Практика применения Закона свидетельствует о большой потребности в научно-методическом обеспечении правоприменительной деятельности. Правильное понимание норм Закона, ориентированное на решение практических задач, связано с самыми разными вопросами, которые возникают при поступлении на государственную гражданскую службу, в процессе ее прохождения, реализации статуса государственного гражданского служащего, вплоть до увольнения со службы.

Содержание кадровой работы определено статьей 44 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Оно включает:

• — формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;
• — подготовку реализации положений Закона;
• — организацию подготовки актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;
• — ведение трудовых книжек;
• — ведение личных дел гражданских служащих;
• — ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;
• — оформление и выдачу служебных удостоверений;
• — обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
• — организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;
• — организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;
• — организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;
• — организацию заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образования с последующим прохождением гражданской службы;
• — организацию профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих;
• — формирование кадрового резерва, организацию с кадровым резервом и его эффективное использование;
• — обеспечение должностного роста гражданских служащих;
• — организацию проверки достоверности представляемых гражданским служащим персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим госу-дарственную тайну;
• — организацию проведения служебных проверок;
• — организацию проверки сведений о доходах, об имуществеи обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими установленных Законом ограничений;
• — консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы.

Исполнение каждой из названных функций отражается в соответствующей документации, подготовка которой требует безупречного знания нормативно-правовой базы делопроизводства, регулирующей все процедуры документационного сопровождения предусмотренных Законом кадровых процедур, и умения практически применять эти знания в использовании разрешенных, к применению форм, документов.

Правовое положение государственных служащих определено в Федеральном законе «Об основах государственной службы РФ», а порядок оформления трудовых правоотношений определен в Указах Президента Российской Федерации:

• — Указ Президента Российской Федерации от 01 февраля 2005 г. № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации»;
• — Указ Президента Российской Федерации от 01 февраля 2005 г. № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)»;
• — Указ Президента Российской Федерации от 01 февраля 2005 г. № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации»;
• — Указ Президента Российской Федерации от 01 февраля 2005 г. № 113 «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим»;
• — Указ Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации»;
• — Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

В этих указах подробно описано способы поступления на государственную гражданскую службу, проведения соответствующих процедур, особенности оформления служебного контракта и ведения личного дела государственного гражданского служащего.

Ведение личного дела подразумевает под собой работу с персональными данными гражданина. При работе со сведениями, имеющими конфиденциальный характер, в кадровом делопроизводстве пользуются не только положениями Трудового кодекса РФ, но и используются следующие нормативно-правовые акты:

• — Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• — Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• — указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
• — Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

Работодатель, получающий доступ к персональным данным, должен обеспечить конфиденциальность таких данных.

Конфиденциальность персональных данных означает обязательное соблюдение лицом, получившим доступ к персональным данным, требования о недопустимости их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания. Согласно Закону о персональных данных обеспечение конфиденциальности не требуется: в случае обезличивания персональных данных, когда совершаются действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных; в отношении общедоступных персональных данных, когда доступ неограниченного круга лиц к персональным данным предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает обязательность документирования информации, определяет ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязывает предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам. Указанные документы содержат нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов, а также требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

На уровне субъектов РФ в каждом из них действуют собственные законы о государственной гражданской службе и принимаются иные нормативные правовые акты по тем вопросам, которые отнесены к предмету их ведения. Кроме того, с законодательством о государственной гражданской службе тесно связано законодательство о муниципальной службе.

Например, на территории Красноярского края приняты и действуют следующие законодательные акты:

• — Закон Красноярского края от 20 декабря 2005 № 17−4314 «Об особенностях организации и правового регулирования государственной гражданской службы Красноярского края»;
• — Закон Красноярского края от 09 июня 2005 № 14−3514 «О реестре должностей государственной гражданской службы Красноярского края»;
• — Закон Красноярского края от 09 июня 2005 № 14−3538 «Об оплате труда лиц, замещающих государственные должности Красноярского края, и государственных гражданских служащих Красноярского края» и т. д.

Немалая доля остается для локального регулирования ведомственными нормативными правовыми актами, издаваемыми непосредственно государственными органами. Такими актами утверждаются: квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей; продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска; методика проведения конкурса на замещение вакантных должностей гражданской службы в государственном органе; положение о порядке проведения аттестации и порядке проведения квалификационного экзамена гражданскими служащими государственного органа; порядок выплаты премий за выполнение особо важных и сложных заданий и материальной помощи гражданским служащим государственного органа; служебный распорядок государственного органа; штатное расписание государственного органа.

Многие из подобных актов подлежат регистрации в Министерстве юстиции РФ, так как затрагивают права и свободы граждан, реализующих конституционное право равного доступа к государственной службе. Помимо того, решениями представителя нанимателя в государственных органах должны быть утверждены должностные регламенты по всем должностям, введенным в штатное расписание, которые также являются частью административного регламента государственного органа.

Особая роль отводится нормативным правовым актам Министерства здравоохранения и социального развития РФ, уполномоченного осуществлять государственную политику и нормативное правовое регулирование в сфере государственной гражданской службы (Указ Президента Российской Федерации от 10 марта 2009 года № 261 «О федеральной программе: «Реформирование и развитие системы государственной службы Российской Федерации (2009 — 2013 годы)). Министерство здравоохранения и социального развития России утвердило методические рекомендации и дает официальные разъяснения по вопросам, возникающим в практике применения законодательства, отвечая на запросы государственных органов и должностных лиц, обращения граждан и организаций. Так, в федеральные государственные органы были разосланы методические рекомендации, например, по вопросам составления должностных регламентов, по организации работы при подготовке проектов правовых актов о присвоении классных чинов гражданской службы, о проведении организационно-штатных мероприятий по введению в федеральных государственных органах новой структуры должностей, в частности категории «обеспечивающие специалисты». Наряду с этим Министерство здравоохранения и социального России ведет многоплановый мониторинг результатов реформирования гражданской службы, динамики численности гражданских служащих и их дополнительного профессионального образования, реализации законодательства и обобщения правоприменительной практики. В процессе мониторинговой деятельности дается оценка количественных и качественных показателей государственной гражданской службы. Анализируется состояние текучести кадрового состава по категориям и группам, образованию, профессиональной специализации, возрастным и гендерным характеристикам. Выявляются проблемы, коллизии, пробелы и противоречия применения норм федерального законодательства.

Однако для эффективного государственного управления, функции которого обеспечиваются институтом государственной службы, мало создать совершенное законодательство, оно должно найти свое воплощение в действиях правоприменителя. По сути, речь идет о реализации, воплощенной в законах, нормы права.

Реализация права — претворение, воплощение норм права в фактических общественных отношениях (правоотношениях), т. е. в деятельности граждан и организаций, государственных органов и должностных лиц, имеющих юридическое значение. Граждане в основном соблюдают установленные правовыми нормами правила, используют принадлежащие им субъективные права, исполняют возложенные на них юридические обязанности. Правоприменительная же деятельность характерна только для государства в лице его компетентных органов и уполномоченных должностных лиц, что собственно и подчеркивает особенность этой формы реализации права.

Правоприменение служит особой формой реализации права, поскольку в отличие от других его форм для государственных органов и должностных лиц, нередко выступающих представителями власти, оно есть властная организующая деятельность. К тому же применение одних норм одновременно требует соблюдения, исполнения и использования других. По самой своей сути правоприменение есть решение конкретного дела, жизненного случая, определенной правовой ситуации, приложение закона, общих правовых норм к конкретным лицам и обстоятельствам. При этом адресаты правовых норм получают должное содействие в реализации принадлежащих им прав и обязанностей, а данный процесс находится под контролем государства в лице соответствующих правоприменительных органов и лиц.

Первой стадией применения нормы права является ее выбор, уяснение, толкование и приложение к конкретному случаю, ситуации. При этом выявляется ее взаимосвязь с другими нормами, содержащимися в других нормативных правовых актах. Толкование может быть дано разными субъектами правовой деятельности. В зависимости от этого теорией права выделяются официальное (легальное и аутентичное) и неофициальное (обыденное, компетентное и доктринальное) толкования.

Толкование права — сложное социально-правовое явление, включающее внутренний мыслительный процесс официальных и неофициальных лиц, участвующих в реализации норм права (субъекты правоотношений), изучающих и трактующих право (субъекты правопонимания), влияющих на формирование права (субъекты правотворчества), компетентно применяющих право (субъекты правоприменения).

Его следует отличать от толкования закона, поскольку оба эти понятия, будучи близкими по своему содержанию, имеют своеобразие в их теоретико-правовом значении и присущие им специфические проявления и особенности, вытекающие из многообразия правотворческой и правоприменительной практики.

Толкование закона — деятельность органов государства, должностных лиц, организаций, отдельных граждан по установлению соответствия смысла и содержания правовых норм, изложенных в акте законодательной силы, раскрытию выраженной в них общеобязательной воли законодателя. Это такая стадия процесса реализации нормы права, на которой уже известны факты, требующие юридической квалификации. Здесь происходит уяснение нормы конкретного закона и ее разъяснение, т. е. специальная деятельность определенных органов и лиц, выражающаяся в форме официального акта государственного органа либо даваемых организациями и отдельными лицами и не имеющих формально обязательного значения рекомендаций и советов. Цель такой деятельности — обеспечить правильное и единообразное применение толкуемой нормы закона, устранить неясности и вероятные ошибки при ее реализации.

Правовые основы гражданской службы — это главные, законодательно установленные нормативные правовые положения, изначально определяющие юридическую регламентацию общественных отношений, которые возникают, изменяются и прекращаются в связи с реализацией конституционных прав граждан России при поступлении на гражданскую службу и ее прохождении, а также в сфере ее организации и функционирования.

Как и любому сотруднику управленческих структур, работнику службы кадров необходимо знать общие требования к составлению и оформлению служебных документов. Они изложены в Государственном стандарте, который называется — «Требования к оформлению документов» — ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Унифицированные формы документов разработаны и утверждены Госкомстатом РФ только для оформления основных кадровых процедур. Но работникам кадровых служб приходится составлять приказы по личному составу и по ситуациям, не предусмотренным в унифицированных формах. Кроме того они составляют и работают с другими видами документов, среди которых наибольшую группу составляют информационно-справочные документы. К ним относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.

Кроме этого применимы для руководства в работе и следующие государственные стандарты в сфере работы с документами:

• · ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
• · ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Государственные стандарты в сфере работы с документами определяют правила создания, оформления и работу с документами, образующимися в деятельности любой организации, обеспечивающими защиту интересов субъектов социально-трудовых отношений и увеличивающих эффективность управленческого труда. Единые требования к документам обеспечивают удобство работы с ними, уменьшают затраты времени на создание и обработку документов.

Унификация и стандартизация документов является основным методом совершенствования содержания и формы документов.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами, распределяющими технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами).

Для делопроизводственных и кадровых служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов.

Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

• · общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• · общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Общероссийские классификаторы являются составной частью Единой системы классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения достоверности, сопоставимости и автоматизированной обработки информации в таких сферах, как статистика, экономика и других, для решения задач, связанных с оценкой численности, учетом состава и распределением кадров по категориям, уровню квалификации, условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах на всех уровнях управления народным хозяйством и т. п.

Общие требования к документированию управленческой деятельности:

• · типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утвержденная Приказом Министерства культуры России от 08.11.2005 № 536;
• · примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров и организации (М.: ВНИИДАД, 2003).

Излагается общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Типовые инструкции используются в организациях в качестве примера для создания собственных регламентов документационного обеспечения управления персоналом.

Составление и использование номенклатуры дел, хранение документов по кадрам регламентируется:

• · Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• · Основными правилами работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (определяющие порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов).

Важнейшим фактором совершенствования делопроизводства в государстве сегодня становится его нормативно-правовое обеспечение. При всей существующей законодательной базы актуальным остается разработка и принятие новых правовых актов по регулированию делопроизводства в нынешних условиях развития информационных технологий.

Так, в июне 2009 года принято постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 № 477 «Об утверждении правил ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила разработаны в развитие Федерального закона от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в соответствии с планом, утвержденным распоряжением Правительства РФ.

Утвержденные Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержат в себе основные положения:

• — устанавливают единый порядок делопроизводства в ФОИВ;
• — не распространяются на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну;
• — используются основные понятия (документирование, документ, документооборот, реквизит документа, подлинник документа, копия документа, регистрация документа, номенклатура дел, дело, служба ДОУ);
• — создание документа в ФОИВ (стандарты бланков, варианты расположения реквизитов, поля, образцы бланков, основные реквизиты документа (новое — отметка о конфиденциальности));
• — состав реквизита документа определяется его видом и назначением, согласование документа;
• — прописаны требования к организации документооборота (выделение документопотоков — входящие, исходящие, внутренние);
• — регистрация: в день поступления, подписания, утверждения;
• — обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов;
• — документы подлежат отправки в день их регистрации или на следующий рабочий день;
• — учет документов в системе электронного документооборота;
• — впервые прописан в правилах документальный фонд ФОИВ (формирование фонда, разработка и утверждение перечня документов с указанным сроком хранения, составление номенклатуры дел, номенклатура дел — основа составления описей дел постоянного и временного хранения);
• — особенности работы с электронными документами (электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в электронном виде, использование ЭЦП, согласование электронных документов, прием и отправка электронных документов — служба ДОУ, осуществление проверки подлинности ЭЦП, единица учета электронных документов является электронный документ, зарегистрированный СЭД, систематизация электронных документов в соответствии с номенклатурой дел, номенклатура дел — указывается дело ведется в электронном виде, сроки хранения электронных документов — аналогично срокам хранения на бумажном носителе, по завершению сроков хранения подлежат уничтожению).

В 2009 году было принято ряд нормативных актов, регулирующих электронный документооборот.

В целях обеспечения информационной открытости деятельности государственных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, повышения качества и доступности предоставляемых ими государственных и муниципальных услуг принято постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 478 «О единой системе информационно-справочной поддержке граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной системы Интернет».

Данным постановлением одобрена Концепция единой системы информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной системы Интернет.

Утверждены Правила размещения в федеральных государственных информационных системах «Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функции)» и «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

Органам исполнительной власти субъектов РФ и органам местного самоуправления рекомендовано:

• — принять решение о размещении в сводном реестре сведений о государственных и муниципальных услугах (функциях);
• — определить уполномоченный орган по осуществлению взаимодействия по ведению информационного ресурса сводного реестра;
• — определить уполномоченных лиц, осуществляющих взаимодействие и организовать получение ими сертификатов ключей подписей и средств ЭЦП;
• — создать региональные и муниципальные реестры государственные и муниципальных услуг (порталы);
• — издать акты, регулирующие порядок формирования и ведения указанных реестров (порталов);
• — принять меры по обеспечению размещений сведений в свободном реестре.

В сентябре 2009 года вышло постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

Основные понятия Положения гласят:

• — межведомственный электронный документооборот — МЭД представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота;
• — организатором МЭД служит ФСО (федеральная служба охраны РФ);
• — участниками МЭД являются федеральные органы исполнительной власти, Администрация Президента РФ и Аппарат Правительства РФ;
• — под взаимодействием понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме);
• — при осуществлении МЭД допускается обмен информационными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию (служебную тайну);
• — основные принципы МЭД (обеспечение технологической возможности переменным числом участников, применение современных технологий, правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств, обеспечение целостности передаваемой информации, минимизация издержек, обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации).

Проанализировав все нормативно-законодательные акты можно сделать вывод, что только комплексный подход их применения в кадровом делопроизводстве позволит грамотно организовать работу с документами, повысить эффективность производительности труда, уменьшить сроки подготовки и исполнения документов.