Методы контроля расчетов с подотчетными лицами

Содержание Введение

1. Сущность и принципы проведения контроля операций с подотчетными лицами

1.1 Сущность, задачи и функции контроля

1.2 Расчеты с подотчетными лицами как объект контроля

2. Методы контроля расчетов с подотчетными лицами

2.1. Методика контроля командировочных расходов

2.2. Методика проведения контроля прочих расходов подотчетных лиц

3. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

3.1 Организация подготовки аудита расчётов с подотчетными лицами

3.2 Проверка документального оформления расчётов с подотчётными лицами

3.3 Аудит синтетического и аналитического учёта расчётов с подотчётными лицами

3.4 Обобщение результатов проверки и подготовка отчёта аудитора Расчетная часть Заключение Список использованных источников

Введение

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовых форм, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков). Также весьма распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Контроль за состоянием экономики является важной сферой деятельности в существующей экономической ситуации. Одним из звеньев системы контроля выступает финансовый контроль. Его назначение заключается в содействии успешной реализации финансовой политики государства, обеспечении процесса формирования, эффективного использования финансовых ресурсов во всех звеньях и сферах народного хозяйства.

Финансовый контроль представляет собой совокупность действий и операций по проверке финансов и связанных с ними вопросов деятельности субъектов хозяйствования и управления с применением специфических форм и методов его организации.

Объектом финансового контроля являются финансовые показатели деятельности сфер экономики, распределительные процессы при формировании и использовании финансовых ресурсов, в том числе в форме фондов денежных средств на всех уровнях и звеньях народного хозяйства.

Основными задачами контроля являются проверка выполнения в организации законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законностью финансовых и хозяйственных операций, обеспечением сохранности материальных и денежных средств; состоянием финансового и бухгалтерского учета.

Проведению ревизии, как одного из методов контроля, должна предшествовать тщательная подготовка путем изучения актов предыдущей документальной ревизии и проверок, структуры расходов денежных средств, номенклатуры и объемов обеспечения организации материальными средствами, руководящих документов.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги, необходимость выдавать денежные средства сотрудникам под отчет для различных целей. При этом организация должна осуществлять контроль за подобными операциями. Осуществляя его необходимо учитывать особенности ведения учета таких операций и их сущность, а так же знать основные ошибки в ведении учета операций с подотчетными лицами. Поэтому выбранная тема является крайне актуальной.

Целью курсовой работы является изучение методики проведения контрольных операций с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Во-первых, необходимо рассмотреть сущность и принципы проведения контрольных операций с подотчетными лицами;

во-вторых, изучить существующие методы контроля за данными операциями;

в-третьих, изучить методику аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами и разработать рекомендации по их эффективному управлению.

1. Сущность и принципы проведения контроля операций с подотчетными лицами

1.1 Сущность, задачи и функции контроля Рыночные преобразования в экономике России побуждают к изучению опыта организации и методологии контроля экономически развитых стран мира, но ни в коем случае не к копированию зарубежной практики. Одним из основных вопросов контроля является определение его сущности. Контроль (от фр. controle — список, который ведется в двух экземплярах; здесь — повторный возврат к ранее рассмотренному вопросу, его проверка) означает проверку выполнения тех или иных хозяйственных решений с целью установления их законности и экономической целесообразности.

Контроль является составной частью управления общественным воспроизводством. Любое общество не может нормально функционировать и развиваться без четко организованной системы контроля за производством и распределением общественного продукта и другими сферами общественной жизни Контроль — это процесс, обеспечивающий соответствие функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям и направленный на успешное достижение поставленных целей. Основная цель контроля состоит в объективном изучении фактического положения дел различных областей общественной и государственной жизни, в выявлении факторов и условий, которые принципиально сказываются на выполнении принятых решений и достижении поставленных целей.

Контроль дает информацию о процессах, происходящих в обществе, помогает выработать наиболее целесообразные решения общих и специальных вопросов развития экономики, предоставляет возможность судить о правильности принятых решений, своевременности и результативности их выполнения.

Контроль как функция управления позволяет своевременно выявить и устранить те условия и факторы, которые не способствуют эффективному ведению производства и достижению поставленной цели. Он помогает скорректировать деятельность предприятия или отдельных его производственных подразделений, дает возможность установить, какие именно службы и подразделения предприятия, а также направления его деятельности способствуют достижению намеченных целей и достижению результативности деятельности предприятия. Следовательно, контроль является функцией управления, выступает средством обратной связи между объектом управления и системой управления, информируя о действительном положении управляемого объекта, фактическом выполнении управленческого решения.

Он способствует укреплению законности, правопорядка, государственной, договорной и исполнительской дисциплины. Хорошо организованный контроль формирует у работников всех звеньев управления высокий профессионализм, компетентность, деловитость и оперативность, что является немаловажным фактором успешного решения политических и экономических задач в условиях рыночной экономики.

Финансовый контроль представляет собой одну из форм управления финансами, особая сфера контроля, обусловленная формированием и использованием финансовых ресурсов во всех структурных подразделах экономики государства. Он предусматривает проверку хозяйственных и финансовых операций относительно их законности, экономической целесообразности и достижения положительных конечных результатов работы. Сферой финансового контроля являются хозяйственные операции, осуществляемые с использованием денег, а в отдельных случаях и без них (например, бартерные соглашения). Финансовый контроль охватывает такие показатели: выручка от реализации продукции и прочие поступления, основные виды затрат, состояние оборотных средств, активов и пассивов баланса, рентабельность, финансовое состояние и платежеспособность предприятия, расчеты с бюджетом и кредитными учреждениями, дебиторская и кредиторская задолженности и т. п.

Объектами контроля при любой общественной формации выступают результаты хозяйственной деятельности. Изучая состояние бухгалтерского финансового учета, необходимо учитывать, что основным источником контроля является экономико-правовая структура финансов субъектов предпринимательской деятельности: пассив — откуда поступили деньги, и актив — куда они вложены (инвестированы). Детальному исследованию подлежат затраты и доходы, то есть данные управленческого учета по центрам ответственности.

Основными задачами финансово-хозяйственного контроля являются:

1. Проверка соблюдения порядка реализации государственной политики контроля за использованием предприятиями средств, в том числе бюджетов всех уровней и внебюджетных фондов, состояния их учета и отчетности;

2. Принятие органами государственного финансового контроля обязательных к выполнению предприятиями решений по фактам нарушений финансовой дисциплины, нецелевого использования средств, неуплаты налогов, сборов (обязательных платежей), неналоговых платежей и сокрытия полученных доходов;

3. Обращение органов государственного финансового контроля в интересах государства в суды и арбитражные суды;

4. Периодическое проведение плановых ревизий и проверок правильности использования средств и сохранения имущества;

5. Установление ответственности за несоблюдение порядка проведения операций со средствами предприятий, нецелевое использование средств бюджетов и внебюджетных фондов, за невыполнение требований контрольных органов относительно устранения нарушений;

6. Осуществление финансового контроля контрольно-ревизионной службой;

7. Систематическое информирование органов исполнительной власти и органов местного самоуправления о фактах нарушений финансовой дисциплины и внесения предложений относительно обеспечения их устранения и привлечения виновных к ответственности.

В условиях рыночной экономики особое значение приобретает не только проверка хозяйственных операций, но и профилактика правонарушений. При этом контроль является важным фактором эффективного управления производственными и коммерческими структурами, осуществляемого для получения максимального дохода и выполнения обязательств перед государством относительно уплаты налогов.

В соответствии с законодательными, нормативно-инструктивными документами контролирующие органы наделены широкими правами. Это дает им возможность добиться полноты и качества контроля. Они обладают правом не только исследовать документы, финансовую отчетность, но и проводить обследования, осуществлять контрольные обмеры выполненных работ, инвентаризации, анализировать технико-экономические показатели, строить заключения и вносить рекомендации относительно устранения выявленных отрицательных явлений и их предупреждения.

Финансово-хозяйственный контроль выполняет такие основные функции, как: профилактическую, информационную. В рыночной среде контролю подлежит вся хозяйственно — финансовая деятельность предприятия, что побуждает предпринимателей ответственно относиться к выполнению своих обязанностей. С другой стороны, ликвидируются условия, которые порождают неэффективность деятельности. Контроль в этом случае призван раскрывать подобные явления и оказывать содействие их ликвидации, реализуя при этом профилактическую функцию.

Информационная функция состоит в том, что полученная во время контроля информация является основанием для принятия соответствующих решений и проведения корректирующих действий, благодаря которым обеспечивается нормальное функционирование хозяйствующего субъекта.

Функции контроля в обществе с рыночной экономикой состоят в благоприятствовании деятельности субъектов хозяйствования различных форм собственности с помощью экономических рычагов и стимулов (кредитование, инвестирование, налогообложение и т. п.). Финансово-хозяйственный контроль помогает осуществлять беспрерывное наблюдение за работой на объекте управления и ее проверку, устанавливать причины нарушения законодательства, следить за целесообразностью использования финансовых ресурсов и как следствие эффективностью функционирования организации. Функции финансово-хозяйственного контроля обусловливаются действием основного экономического закона общества и его интересами. Контроль выступает в функции управления общественными процессами.

1.2 Расчеты с подотчетными лицами как объект контроля В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Осуществляя контроль за подобными операциями необходимо учитывать особенности ведения учета таких операций и их сущность. Под подотчетными лицами в учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Такими лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. При этом в момент выдачи денежных средств организация обязана:

1. Определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

2. Получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

3. Выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

4. Запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

5. Определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая и отчитываясь за наличные.

Выдача денежных средств под отчет работникам бюджетного учреждения производится для расчетов транспортных, коммунальных услуг, за приобретение материалов для хозяйственных нужд, основных средств, горюче-смазочных материалов и т. д., а также в виде аванса на командировочные расходы. Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В Порядке ведения кассовых операций прописано, что размеры и сроки выдаваемых под отчет наличных денег на хозяйственно-операционные и другие расходы организации, в том числе ее филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, определяются руководителем учреждения. Это означает, что не устанавливаются ограничения на размер суммы аванса, выдаваемой организацией подотчетным лицам. Однако следует помнить, что при оплате каких-либо материальных ценностей, работ, услуг (за исключением услуги проживания в гостинице) подотчетное лицо выступает от имени учреждения. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели в соответствии с нормами законодательства в части налогового учета.

В течение трех рабочих дней по истечении срока, на который указанные суммы выданы, или со дня возвращения командированных лиц из командировки, подотчетные лица обязаны предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для получения денежных средств работник должен написать заявление на имя руководителя учреждения с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». А также делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. При получении подотчетных сумм работник должен написать в командировочном удостоверении расписку в получении денег, которая пишется получателем только собственноручно с указанием полученной суммы. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Выдача наличных денег под отчет производится только после полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается. Выдача производится по расходному кассовому ордеру (формы КО-2) на основании письменного распоряжения уполномоченных на это должностных лиц (на заявлении о выдаче аванса, командировочного удостоверения и т. д.). Обязательным условиям является ознакомление подотчетного лица с порядком расходования подотчетных сумм под роспись, а также при условии полного отчета этого лица по ранее полученному авансу. При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят расходы на:

ѕ официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

ѕ проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации — налогоплательщика, участвующих в переговорах;

ѕ транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

ѕ буфетное обслуживание во время переговоров;

ѕ оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

Организации через подотчетных лиц могут приобретать товарно-материальные ценности. В первую очередь это касается покупки основных средств, нематериальных активов и материальных запасов. При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) товарный чек (или накладную). При осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе за проживание в гостиницах) наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа: квитанцию к приходному ордеру, накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг), счет-фактуру. Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации-продавца (исполнителя).

Счет-фактура должна отвечать требованиям положений ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации и выписываться по форме, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются). Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником на свой риск без учета установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации).

Лица, получившие денежные средства под отчет, а также лица, производившие хозяйственные расходы за счет личных средств, составляют авансовые отчеты с приложением оправдательных документов и отметкой об оприходовании и (или) использовании приобретенных материальных ценностей. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладываются пронумерованные подотчетным лицом документы в порядке их записи в отчете, подтверждающие произведенные расходы. Оформленные отчеты с прилагаемыми документами, утвержденные уполномоченными лицами, передаются подотчетными лицами в бухгалтерию не позднее 30 дней с момента выдачи наличных денежных средств под отчет (а при командировках — не позднее 3 дней после возвращения из командировки).

В бухгалтерии предприятия проверяют правильность оформления авансового отчета и наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Затем заполняются графы оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения. После проверки авансового отчета и прилагаемых к нему документов оформляется расходный кассовый ордер и оплачивается перерасход по авансовому отчету (возмещение расходов, произведенных сотрудником из личных средств). В случаях неполного использования подотчетных сумм (наличия остатка по авансовому отчету), невнесения остатков в кассу, а также непредставления авансового отчета в установленные сроки подотчетные суммы в установленном порядке подлежат удержанию из заработной платы, денежного довольствия, начиная с текущего месяца. Перед составлением квартальной и годовой отчетности неизрасходованные суммы авансов должны быть возвращены подотчетными лицами в кассу (за исключением лиц, находящихся в командировке).

Практика проведения проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по учету зарубежных командировок.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:

— приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

— оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

— возмещение командировочных расходов в пределах России, а также при служебных командировках за границу;

— представительских расходов.

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Контроль, будучи одной из форм управленческого цикла, представляет собой систему наблюдения, сопоставления, проверки и анализа функционирования управляемого объекта с целью оценки обоснованности и эффективности принимаемых и принятых управленческих решений, выявления степени их реализации, наличия отклонений фактических результатов от заданных параметров и нормативных предписаний, принятия решений по их ликвидации.

В соответствии нормами законодательства проверки подразделяются на плановые и внеплановые. Внеплановой ревизией (проверкой) является ревизия (проверка), не включенная в планы контрольной работы территориальных органов Росфиннадзора и проводимая по следующим основаниям:

— поручения руководителя Росфиннадзора (территориального органа);

— поручения или обращения от Аппарата Правительства РФ, Администрации Президента РФ, Минфина России, Генеральной прокуратуры и иных правоохранительных органов федерального уровня;

— проведение встречной ревизии (проверки).

Ревизия проводится в следующем порядке. По прибытии в проверяемую организацию руководитель ревизионной группы:

1. Предъявляет руководителю организации удостоверение на проведение ревизии (проверки);

2. Знакомится с программой ревизии (проверки);

3. Представляет участников ревизионной группы;

4. Решает организационно-технические вопросы проведения ревизии (проверки).

Датой начала ревизии считается дата предъявления руководителем ревизионной группы удостоверения на проведение ревизии (проверки) руководителю (лицу, его замещающему) проверяемой организации или лицу, им уполномоченному, а датой окончания — день подписания акта ревизии (проверки) руководителем организации. Срок проведения ревизии не может превышать 45 рабочих дней. Программа ревизии содержит:

— тему ревизии;

— наименование проверяемого бюджетного учреждения;

— перечень основных вопросов, по которым ревизионная группа проводит в ходе ревизии (проверки) контрольные действия.

Можно выделить следующие основные нарушения, выявленные в ходе проверок: злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами. Все они могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами: выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети, списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей;

5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

Таким образом, при осуществлении операций с подотчетными лицами в организации могут появляться значительные ошибки в ведении учета и налогообложения. Что показывает необходимость проведения контрольных операций на данном участке учета.

2. Методы контроля расчетов с подотчетными лицами

2.1 Методика контроля командировочных расходов Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации для компенсации расходов на служебные командировки. В процессе проведения контрольных операций устанавливается соответствие следующего на предприятии порядка оплаты командировочных расходов действующим законодательным нормам.

Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути; за рубежом — 60 дней. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной.

В служебную командировку могут направляться только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли. Не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

ѕ по найму жилого помещения;

ѕ по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

ѕ по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

ѕ по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

— по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

— по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

— на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);

— на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

— на провоз багажа;

— на суточные за время нахождения в командировке.

Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение и издается приказ о его командировке. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатями отправляющей и принимающей организаций, записями о днях отправления, прибытия и выбытия.

Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения — дата прибытия соответствующего транспорта. Перед командировкой работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т. п.). По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю организации на утверждение авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

По зарубежным командировкам работнику возмещаются следующие расходы:

— по получению загранпаспорта;

— по получению виз;

— по прописке загранпаспорта;

— по покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на наличную иностранную валюту;

— по найму жилого помещения, подтвержденные документально;

— на провоз багажа;

— суточные за каждый день пребывания в командировке.

За день выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда; в валюте, если граница пересекается в день отъезда; дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивайся иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей бороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но доставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней, суточные выплачиваются начиная с 61-го дня, а размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.

Для проведения расчетов с командированными лицами Необходимы следующие первичные документы:

— авансовые отчеты;

— приказы о направлении работников в командировку;

— заявления на выдачу денег из кассы;

— документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

— журнал регистрации командировок.

Для отражения расчетов с командированными лицами используются следующие регистры синтетического и аналитического учета:

— Главная книга;

— журнал-ордер № 7;

— журнал-ордер -№ 1;

— кассовая книга.

При проведении ревизии командировочных расходов ревизор проверяет правильность оформления всех используемых документов, проведенных расчетов выплат, осуществляет контроль за соблюдением существующего законодательства.

В первую очередь осуществляется проверка использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных.

Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогообложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.

2.2 Методика проведения контроля прочих расходов подотчетных лиц У организации возникают расчеты с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выданным им для выполнения различных административно-хозяйственных задач. При выдаче денежных средств организация обязана:

— определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

— получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

— выдавать денежные средства работнику под отчет при условии сдачи им отчета по ранее выданным авансам;

— запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

В организации должен существовать утвержденный руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы. В него могут включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, или работающие по договорам подряда.

Банком России установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Данное требование не означает, что денежные средства на приобретение, например, товарно-материальных ценностей должны выдаваться под отчет только в указанных пределах. Ограничения на выдачу подотчетных сумм может устанавливать только руководитель организации. Однако подотчетное лицо не может выплачивать наличными средствами в один день одному юридическому лицу сумму более установленной в качестве предельного размера расчетов между юридическими лицами.

Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичными оправдательными документами, имеющими необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации, и т. п. Такими документами при оформлении оплаты хозяйственных расходов могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, та оплату услуг связи) и т. п.

Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные документы:

— авансовые отчеты;

— журнал регистрации авансовых отчетов;

— список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

— заявления на выдачу денег из кассы. Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок и т. п.

Для отражения расчетов с подотчетными лицами используются те же регистры синтетического и аналитического учета, что и для командированных лиц.

Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомости к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и т. п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных журнала-ордера № 7 с авансовыми отчетами за конкретный период.

Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т. п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полный сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные).

Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях. В практике контрольно-ревизионной работы известны случаи хищений денежных средств бухгалтером по аналитическому счету, открытому на его имя к счету «Расчеты с подотчетными лицами». В целях создания резерва для хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сумму выданную работник) организации: в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» эту сумму не относит, а записывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отражает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, в результате чего образуется искусственная задолженность организации этому работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряд)' с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счет), а относит на лицевой счет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в аналитическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обоснованность записей на счетах аналитического учета в соответствии с оправдательными документами и с корреспонденцией счетов, указанных в регистрах синтетического учета.

Необходимо проверить, не числится ли задолженность по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, которые на момент ревизии уволены из организации.

В случаях приобретения из подотчетных сумм материалов для хозяйственных нужд, малоценного инвентаря в небольших количествах для текущих потреби остей организации проверяют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценности сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

Наиболее часто встречаются следующие нарушения:

— выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

— выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее поденным авансам;

— выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

— несвоевременное представление отчета об израсходованных подотчетных суммах.

Еще одним видом расходов связанных с подотчетными лицами являются представительские расходы. К ним относятся расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К ним относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществления культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Руководитель организации в приказе определяет круг лиц, имеющих право осуществлять представительские расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским расходам. Для проведения представительских мероприятий разрабатывается внутренний распорядительный документ, в котором определяются место встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.

Работник, осуществляющий представительские расходы, представляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления расходов он составляет авансовый отчет. Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок.

В целях бухгалтерского учета данные расходы могут учитываться как расходы, непосредственно связанные с производством (если переговоры и мероприятия связаны с производственной деятельностью), либо как прочие расходы. Для целей налогообложения данные расходы включаются в состав прочих расходов в пределах норматива, который рассчитывается в процентах от суммы расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный период. Превышение расходов для целей налогообложения не учитывается. К представительским расходам в целях налогообложения не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Так как представительские расходы относятся в состав прочих расходов, то датой их осуществления и отражения в бухгалтерском и налоговом учете является дата утверждения авансового отчета. Если организация применяет кассовый метод учета, то представительские расходы принимаются только после их оплаты.

Расчеты с подотчетными лицами по представительским расходам проводятся через те же регистры синтетического и аналитического учета, которые приведены ранее. При их ревизии проверяется правильность их оформления. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.

К документам по оформлению представительских расходов относятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о произведенных расходах, первичные учетные документы, подтверждающие такие расходы.

Фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, установленных Минфином России.

3. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

3.1 Организация подготовки аудита расчётов с подотчетными лицами Под аудитом бухгалтерской отчетности понимается независимая проверка, осуществляемая аудиторской организацией и имеющая своим результатом выражение мнения аудиторской организации о степени достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта.

Основными этапами проведения аудиторской проверки операций с подотчетными лицами являются:

1) определение цели и основных задач аудита, подборка нормативных актов;

2) составление аудиторской программы проверки расчетов с подотчетными лицами;

3) тестирование системы внутреннего контроля и учета;

4) установление соответствия данных бухгалтерской отчетности данным счетов бухгалтерского учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами;

5) проверка организации материальной ответственности;

6) документальное оформление расчётов с подотчётными лицами;

8) выражение мнения о достоверности отчетности в части учета расчётов с подотчётными лицами В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:

— проверка документального подтверждения расчетных операций;

— контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

— проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;

— проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;

— сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

Информационная база, используемая аудитором при проверке расчетов с подотчетными лицами включает:

1) Внешнюю информационную базу (основные нормативные документы, регулирующие организацию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами):

Гражданский кодекс РФ, ч. 2, гл. 42, п.2;

Налоговый кодекс РФ (ч.1.), утвержденный Федеральным законом № 146-ФЗ от 31 июля 1998 г. (в ред. Федерального закона № 154-ФЗ от 9 июля 1999 г.);

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ;

Федеральный закон от 30.12.2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»;

Порядок ведения кассовых операций в РФ (письмо Центрального банка России № 40 от 22 сентября 1993 г.);

ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность» (утв. Приказом МФ РФ № 43н от 6 июля 1999 г.);

Положение «О безналичных расчетах в Российской Федерации», утвержденное ЦБ РФ 3 октября 2002 г. № 2-П;

2) Внутреннюю информационную базу:

Приказ об учетной политике организации (по которому аудитор знакомится с рабочим планом счетов, применяемой формой бухгалтерского учета и перечнем регистров по учету денежных средств; документооборотом первичных документов, связанных с учетом денежных средств и расчетов с подотчетными лицами; перечнем лиц, которым предоставлено право подписи денежных и расчетных документов);

Бухгалтерскую отчетность — Бухгалтерский баланс (ф. № 1) и Отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

Регистры синтетического учета денежных операций: журналы-ордера, ведомости, машинограммы по счету 50 и 71;

Журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений; кассовую книгу; Главную книгу;

Первичные документы, оформляющие операции с денежными средствами (отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости, квитанции и кассовые и товарные чеки и др.).

Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке аудиторской фирмой:

1. Общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита.

2. Аудиторской программы, которая определяет объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые для аудита. В общем плане необходимо предусмотреть сроки проведения аудита, составить график его проведения, предусмотреть сроки подготовки отчета и аудиторского заключения[11].

Программа является развитием общего плана и представляет собой более детальный перечень аудиторских процедур, которые необходимы для практической реализации плана[14].

В процессе планирования аудитор должен также:

1. Оценить эффективность системы внутреннего контроля и учета клиента.

2. Установить приемлемый аудиторский риск и рассчитать уровень существенности, которые позволили бы считать бухгалтерскую отчетность достоверной.

3. Выявить значимые для аудитора области и спланировать необходимые аудиторские процедуры.

Аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами целесообразно начать с тестирования системы внутреннего контроля данного раздела учета с целью выявления ее слабых и сильных сторон, чтобы иметь возможность использовать полученные данные для детальной проверки.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора служат:

— отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

— несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

— отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

— несоблюдение установленных учетной политикой предприятия или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных подотчетных сумм;

— задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

— списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;