Характеристика логистических потоков, операций и функций предприятия

Совокупность логистических потоков, операций и функций представляет собой логистическую систему ОАО «СтанкоГомель». Рассмотрим систему управления логистическими потоками.

Управлением входящими логистическими потоками ОАО «СтанкоГомель» (сырье, материалы, комплектующие и т. д.) занимаются функциональные подразделения во главе с заместителем генерального директора по закупкам и логистике, а именно:

• · отдел материально-технического снабжения;
• · центральные склады сырья, материалов и комплектующих;
• · отдел внешней комплектации;
• · транспортный участок.

Управлением выходящими логистическими потоками (готовая продукция) занимается маркетинг директор и функциональные подразделения, находящиеся в его подчинении:

• · отдел маркетинга,
• · отдел внешнеэкономических связей,
• · отдел размещения заказов и сбыта,
• · центральный склад готовой продукции.

Отдел внешнеэкономических связей и отдел размещения заказов и сбыта совместно с центральным складом готовой продукции занимаются планированием оптимальной структуры реализации готовой продукции, согласованием планов производства с заказами и прогнозами сбыта, предоставляемыми отделом маркетинга, а также размещением, складированием и отгрузкой готовой продукции потребителям.

Отдел маркетинга ОАО «СтанкоГомель» — это обособленное подразделение предприятия, целью деятельности которого является изучения рынка готовой продукции, анализ конкурентоспособности производимой предприятием продукции, проведение SWOT, АВС, XYZ-анализа и других видов анализа продукции предприятия, изучение конкурентов, спроса, а также сбор, анализ и представление другой необходимой маркетинговой информации.

Отдел размещения заказов и сбыта осуществляет свою деятельность в непосредственном взаимодействии с отделом маркетинга в области выполнения плана реализации продукции предприятия. Непосредственной обязанностью данного отдела является заключение контрактов на отгрузку готовой продукции со склада предприятия. В качестве источника информации при планировании сбыта продукции данный отдел использует данные о прошлых продажах, метод трендового проектирования и прогнозирование на основе спроса и конъюнктурных особенностей рынка станкостроительной продукции.

Транспортный участок предприятия играет роль обеспечения движения материальных потоков предприятия, в частности производит поставку сырья, материалов и комплектующих от поставщиков на склады предприятия, а оттуда — до производственных цехов ОАО «СтанкоГомель», т. е. координирует и частично осуществляет движение материальных потоков как внутри предприятия, так и за его пределами.

Основной целью отдела материально-технического снабжения является работа с поставщиками — поиск наиболее выгодных и надежных поставщиков с оптимальным сочетанием цены и качества сырья, материалов и комплектующих изделий с целью оптимизации расходов и качества сырья и материалов.

Выделение складов в качестве самостоятельных подразделений в ОАО «СтанкоГомель» позволяет предприятию использовать концепцию логистики в системе управления складскими запасами.

На данный момент склады как элемент складского хозяйства выделяют в структуре следующих отделов ОАО «СтанкоГомель»:

• 1. ОМТС — отдел материально-технического снабжения;
• 2. РЗиС — отдел размещения заказов и сбыта;
• 3. ПДО — производственно-диспетчерский отдел;
• 4. ОИХ — отдел инструментального хозяйства;
• 5. ОВК — отдел внешней комплектации;
• 6. ОГМ — отдел главного механика;
• 7. САО — социально-административный отдел.

Все данные отделы взаимосвязаны между собой и взаимодействуют на протяжении всех этапов производства продукции. Работа складского хозяйства основана на двух документах: ОП СМК 7.4−01−2013 и СТП СМК 7.4.1−01−2013. Так, согласно ОП СМК 7.4−01−2013 владельцем процесса закупок является заместитель генерального директора по закупкам и логистике. Заместителю генерального директора по закупкам и логистике необходимо обеспечить реализацию процесса закупок продукции в соответствии с планом производства, обеспечив необходимое качество и установленные сроки.

Основными этапами закупки продукции являются:

• ? планирование и подготовка закупок продукции;
• ? оценка и выбор поставщиков;
• ? порядок оформления и заключения договоров (контрактов) на продукцию;
• ? порядок согласования договора (контракта);
• ? порядок внесения изменений в договора (контракты)
• ? закупка продукции;
• ? контроль за исполнением договора (контракта);
• ? проверка закупленной продукции.

План закупок формируется на основании плана производства и норм расхода сырья, материалов. Формирование плана производства в соответствии с ОП СМК 7.5- 02. Необходимые документы для формирования плана закупок в соответствии с закрепленной за ОМТС, ОВК, ОИХ, ПДО номенклатурой закупаемой продукции, предоставляют структурные подразделения предприятия.

Оценка поставщиков проводится с целью допуска к поставкам продукции только тех поставщиков, которые привели доказательства своей способности выполнять все установленные требования к поставкам. Основными критериями при оценке и выборе поставщиков являются:

• ? качество продукции (подтверждение сертификатом соответствия);
• ? условия поставки;
• ? местонахождение поставщика;
• ? объем поставки;
• ? цена;
• ? форма оплаты;
• ? другие данные.

Основанием для заключения договора (контракта) служит потребность организации в данной продукции, которую определяют структурные подразделения исполнители, ответственные за приобретение продукции. Договоры (контракты) заключаются на срок, необходимый для исполнения договорных обязательств между организацией-поставщиком и организацией-потребителем. Поставщик и потребитель вправе продлить действие заключенного договора (контракта) на новый срок. Структурные подразделения организации, участвующие в закупках организации, направляют поставщику продукции запрос за подписью заместителя генерального директора по закупкам и логистике о предоставлении проекта договора (контракта). Проект договора (контракта) представленный поставщиком поступает в канцелярию организации, где регистрируется и передается через руководство организации в соответствующие службы обеспечения. Договор (контракт) регистрируется ответственным исполнителем в журнале регистрации договоров (контрактов) и дополнительных соглашений. Договору (контракту) должен присваиваться ответственным исполнителем за подготовку и оформление договора (контракта) следующий номер:

хх/ххх, где хх — первые две цифры обозначают номер отдела;

ххх — последние три цифры обозначают порядковый номер записи в журнале регистрации договоров (контрактов).

Договор (контракт), приложения к нему оформляются в двух экземплярах, которые отправляются поставщику вместе с сопроводительным письмом канцелярией организации.

Договор (контракт), полученный от поставщика или составленный структурным подразделением организации, к сфере деятельности которого относится, должен быть согласован со следующими структурными подразделениями организации:

• ? в структурном подразделении, заключающим договор (контракт): ответственным исполнителем (в первую очередь) и начальником структурного подразделения;
• ? финансовым отделом;
• ? планово-аналитическим отделом;
• ? отделом управления качеством;
• ? группой таможенного оформления УМ (если товар будет поставляться из-за пределов территории Республики Беларусь);
• ? юридическим бюро;
• ? бухгалтерией;
• ? отделом экономического контроля.

Проверка закупленной продукции осуществляется при проведении входного контроля в соответствии с СТП СМК 7.4.3−01. Для предотвращения использования несоответствующей продукции на складах предусмотрены изоляторы брака, в которых забракованная продукция находится до принятия решения об отправке ее поставщику или утилизации с оформлением соответствующих документов в соответствии с СТП СМК 8.3−01.

Мониторинг данного процесса включает в себя:

• ? планирование закупок, заключение и выполнение договоров — контролирует начальник службы обеспечения;
• ? выполнение плана — потребности закупок для производства — контролирует владелец процесса;
• ? проведение входного контроля продукции — контролирует начальник БВК ОУК;
• ? контроль выполнения мероприятий «Дней качества» при генеральном директоре осуществляется начальником ОУК;
• ? ежеквартальный отчет по мониторингу процесса представляется в ОУК;
• ? контроль выполнения мероприятий комплексного плана технического развития организации — осуществляет ОГТ.

Владелец процесса проводит оценку результативности процесса и решение возникающих несоответствий на ежемесячных «Днях качества» при генеральном директоре. Результаты оценки заносятся в протоколы «Дней качества». Результативность процесса отражается в ежеквартальном отчете по мониторингу процесса. Процесс считается результативным, если оценочные показатели качества составляют не менее 95%. В случае, если оценочный показатель качества не достиг номинального значения, процесс является не результативным и требует разработки корректирующих действий.

В таблице 2.3 представлена матрица распределения функциональных обязанностей в области управления закупками.

Таблица 2.3 — Матрица распределения функциональных обязанностей в области управления закупками.

Условные обозначения к таблице 2.3:

О — ответственный; У — участвует; Р — принимает решение, утверждает; И — получает информацию.

В соответствии с СТП СМК 7.4.1−01−2013 вся поступившая на склад продукция должна быть принята по количеству, качеству и комплектности. Приемку по количеству проводит заведующий складом (кладовщик). При приемке продукции поступившей на склад заведующий складом (кладовщик):

• ? получает от водителя или экспедитора, доставившего продукцию в организацию, документы, сопровождающие эту продукцию, а именно: ТТН или железнодорожные квитанции, сертификаты, паспорта, счет-фактуры и т. д.;
• ? тщательно проверяет наличие и сохранность пломб, целостность упаковки, соответствие маркировки на упаковке (таре), количество тарных мест сведениям, указанным в ТТН.

На поступившую продукцию заведующим склада (кладовщиком) или лицом, ведущим учет, открывается карточка складского учета на каждый номенклатурный номер продукции, которая передается в координационный вычислительный центр для присвоения кода поступившей продукции и в течение суток возвращается обратно на склад. В настоящей карточке отражается характеристика продукции, место её хранения, движение и остаток.

Записи в карточки производятся на основании оформленных в установленном порядке документов по приходу и расходу продукции в день совершения операций. После каждой операции выводится новый остаток. Записи операций по отпуску продукции по лимитно-заборным картам можно производить по мере их закрытия, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяцем. При этом в течение месяца лимитно-заборные карты хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета.

Карточки складского учета хранятся на складе в специальных ящиках, они располагаются по группам и подгруппам продукции, а внутри их по номенклатурным номерам.

Все первичные документы по приходу и расходу продукции не реже двух раз в неделю, а лимитно-заборные карты по окончании месяца (или по мере выбора лимита) материально-ответственные лица сдают в бухгалтерию.

Учет материалов на складах ведется заведующими складов (кладовщиками), с которыми администрацией ОАО «СтанкоГомель» заключается договор о материальной ответственности.

Поступившая на склады организации продукция, прошедшая приемку по количеству и качеству, распределяется на места постоянного хранения в соответствующие склады и хранилища. На складах должно быть организовано раздельное хранение продукции с истекшим гарантийным сроком, забракованной продукции и продукции с разрешением к выдаче в производство.

Начальники служб обеспечения не реже одного раза в квартал производят проверку условий хранения и состояния продукции на своих складах. Результаты проверки условий хранения и состояния продукции на складах начальники служб обеспечения заносят в «Журнал регистрации результатов контроля условий в помещениях и на рабочих местах».

Продукция отпускается в производство по весу, объему или счету в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы в форме предварительно установленных лимитов.

Отпуск продукции на сторону государственным и другим предприятиям и организациям производится в соответствии с действующим законодательством на основании договоров, нарядов и других документов с разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных. Отпуск продукции на сторону оформляется товарно-транспортной накладной, выписываемой в четырех экземплярах, один из которых является пропуском, дающим право на вывоз или вынос отпущенной продукции с территории организации. Аналогично оформляется отпуск продукции структурным подразделениям своей организации, находящимся за пределами территории организации. Отпуск продукции на сторону производится при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

В таблице 2.4 представлена матрица распределения обязанностей при приемке, учете и хранении продукции.

Таблица 2.4 — Матрица распределения обязанностей при приемке, учете и хранении продукции.

Условные обозначения к таблице 2.4:

О — ответственный; У — участвует; И — получает информацию.

При отгрузке станков производится следующая процедура:

• · отделом маркетинга выписывается задание на отгрузку для склада готовой продукции, в котором указывается наименование и количество отгружаемых станков, основные реквизиты покупателя;
• · на складе готовой продукции производится проверка наличия по ассортименту и количеству, необходимых для отгрузки, производится погрузка в транспортное средство, выписка товаротранспортных накладных (указывается наименование продукции, марка, количество, цена за единицу, общая цена);
• · отдел качества предоставляет сопроводительные документы по качеству;
• · при отгрузке на экспорт составляется декларация;
• · товаротранспортные накладные заверяются подписью завскладом, главным бухгалтером и генеральным директором либо его заместителем, утверждаются гербовой печатью.