Теоретические аспекты системы управления организацией

Понятие и сущность системы управления организацией

Началом создания системы управления персоналом будет постановка руководством целей предприятия. Стратегия развития предприятия определяет задачи. Определяются важные аспекты работы: обучение персонала, защита персонала, устанавливаются ценности, развитие которых будет работать на нужную стратегию. Каждая организация выбирает свою стратегию.

Менеджмент каждой организации включает два аспекта:

определение организационных целей, мероприятия или их разработка, осуществление, контроль над исполнением;

руководство предприятием, основой которого является управление людьми. Цель управления — удовлетворение необходимых потребностей сотрудников предприятия. Успех эффективной работы организации обеспечит правильно созданная структура (служба) системы управления персоналом Алексеева М. М. Планирование деятельности фирмы: Учебно-методическое пособие. — М.: Финансы и статистика, 2014. — 115 с.

Управление трудовыми ресурсами содержит этапы:

планирование ресурсов — создание плана для удовлетворения потребностей в человеческих ресурсах;

набор необходимого персонала и резерва по каждой должности;

отбор кандидатов на свободные рабочие места;

определение достойной оплаты труда и льгот;

профориентация, адаптация сотрудников;

обучение или разработка учебных программ, соответствующих требованиям для выполнения эффективной работы;

разработка. способов. оценки трудовой деятельности работника;

разработка новых методов повышения, перевода, понижения или увольнения работника;

подготовка отдельных руководящих кадров, продвижения по службе.

Результаты такой деятельности показывают, что формирование коллективов на производстве обеспечит высокое качество кадрового потенциала, являющееся важным фактором эффективности производства и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

Много лет на предприятиях важнейшую роль играло выполнение плана, сокращение бюджета, безукоризненное следование административным распоряжениям. Руководители организаций не имели никакого права действовать в интересах производства, что приводило к снижению производительности труда. Отделы не действовали сообща, что усложняло выполнение определенных функций. Постепенно эта модель начала сдавать свои позиции Баженов Ю. К. Менеджмент организации: метод. рекомендации по подготовке и защите выпускных кваликафиционных работ / Ю. К. Баженов, В. А. Пронько. — М: Дашков и к, 2013. — 168 с.

Новая структура — служба системы управления персоналом создается на основе уже функционирующих отделов:

кадров;

заработной платы;

организации труда;

техники безопасности;

охраны труда.

Функции новой структуры расширяются до. стимулирования деятельности труда работающего персонала, предотвращению конфликтных ситуаций, обеспечением профессионального продвижения, изучению трудовых ресурсов и прочее.

Управление кадрами или персоналом — не что иное, как управление ресурсами человека, где ресурсы рассматриваются как рабочая сила. Они являются такой же неотъемлемой частью других ресурсов производства: финансовых, технологических и материальных. Это важное направление деятельности предприятия. Оно считается основным моментом экономического роста организации.

В последнее время все больше ценятся такие качества работника, как профессионализм, способность самостоятельно принимать решения, общительность (умение работать в коллективе), знание производства, ответственность за качество выпускаемой продукции. Современные предприятия стремятся, чтобы организация системы управления персоналом и человеческими ресурсами «держала курс» на использование потенциала работников полностью, формирование гибкой формы организации, повышение самоконтроля у сотрудников Бобыкин В. И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов. — М.: Экономика, 2012. — 366 с.

Следует активизировать потенциал человеческих ресурсов, то есть создать в организации рабочие условия, систему как морального, так и материального стимулирования труда, информирования персонала, которые будут воодушевлять людей на рабочую деятельность с высокой отдачей. Люди раскрывают свои скрытые возможности, когда у них появляется соответствующий внутренний настрой, а не когда это нужно руководителю.

Все чаще используются новые задачи и цели в управлении персоналом и использовании ресурсов человека:

повышение квалификации работника;

расширение прав работника в самостоятельном принятии решений;

использование рабочей силы, учитывая творческие и организаторские способности членов коллектива.

Акцент ставится на мотивации сотрудника к трудовой деятельности. Для мотивации. необходимо соблюдение некоторых моментов:

признание и содержание труда;

самостоятельность;

развитие личностного роста;

условия труда;

уровень оплаты труда;

отношения в коллективе.

Мотивировать человека следует уже при приеме его на работу, с подачи заявления. Если сотрудник отдела кадров или менеджер по персоналу невнимательно относится к будущему сотруднику, то у него складывается негативное впечатление об организации.

Важной задачей менеджмента становится построение или формирование нужной системы управления и ее усовершенствование. Основой для формирования системы управления кадрами является кадровая служба. В последнее время ее значение возрастает. Анализируя ряд проведенных исследований, можно сделать выводы:

для новых предприятий значение имеет оптимальная структура системы управления персоналом, основанная на деятельности организационной структуры;

для крупных предприятий следует применять комбинированные системы управления с подразделениями, которые способны самостоятельно принимать решения;

для маленьких и средних предприятий подойдет линейная и функциональная система руководства.

Формирование и организационное проектирование системы управления персоналом определяет характер деятельности предприятия, задачи стратегии и объемы производства. Разрабатывая систему управления кадрами, необходимо придерживаться определенных целей:

организация системы управления персоналом и человеческими ресурсами экономических — для увеличения прибыли организации;

научно-технических — для повышения производительности труда и обеспечения высокого уровня продукции при помощи новых разработок и современных технологий;

коммерческо-производственных — для производства продукции, ее реализации в больших объемах, приводящей к достижению определенного уровня прибыли;

социальных — для организации условий труда, удовлетворяющих сотрудников предприятия.

К социальным целям относятся два направления:

Взгляды со стороны персонала. К ним относятся:

цели материальные — оплата труда и какие-либо льготы;

цели социально-психологические — общение внутри коллектива, условия труда, безопасность, психологический климат в коллективе;

самореализация сотрудника — характер труда, профессиональный рост, карьерный рост, признание заслуг.

Взгляды со стороны администрации. Они напрямую связаны с целями экономики и получения прибыли организации:

использование персонала — выполнение функций труда, оценка профессиональных качеств, развитие и обучение;

повышение эффективности отдачи персонала — обеспечение здорового климата в коллективе, мотивация работников, создание условий труда.

Для достижения высокого уровня социальных целей необходима взаимосвязь этих двух взглядов.

Структура управления персоналом в целом определяется размером и характером организации и выпускаемой продукции. В небольших организациях управленческие функции выполняют линейные руководители. На крупных предприятиях — формируются структурные подразделения для выполнения функций Бир С. Наука управления / С. Бир; пер. с англ. — 2-е изд. — М.: ЛКИ, 2013. — 120 с.

Система управления кадрами предприятия включает следующие подсистемы линейного управления персоналом:

Подсистема линейного руководства. Занимается управлением организации, управлением отдельными производственными и функциональными подразделениями. Выполняет эти функции непосредственно руководитель предприятия и его заместители, а также начальники отделов;

Подсистема маркетинга и планирования персонала. Занимается разработкой кадровой политики, стратегией управления персоналом, анализом рынка труда, организацией кадрового планирования, организацией рекламы и поддержанием связи с источниками извне, которые обеспечивают предприятие новыми кадрами;

Подсистема управления трудовой деятельностью. Проводит анализ личностных и групповых взаимоотношений, регулирует их, вносит вклад в разрешение производственных конфликтов;

Подсистема обеспечения условий труда. Соблюдает требования эстетики, охраны окружающей среды и труда. Обеспечивает организацию отдельных лиц военизированной охраной;

Подсистема управления развитием персонала. Обеспечивает обучение сотрудников, помогает в повышении их квалификации, а также переподготовке персонала. Вводит в должность новых сотрудников. Занимается реализацией деловой карьеры и продвижения по службе. Работает с резервом кадров;

Подсистема управления мотивацией поведения сотрудников. Управляет мотивацией поведения кадров, разрабатывает систему оплаты труда;

Подсистема управления развитием социального характера. Организует общественное питание, обеспечивает охрану здоровья и отдых персонала. Обеспечивает работников местами в детских учреждениях, организует продажу продуктов питания;

Подсистема развития структуры организации управления. Проводит анализ вновь сложившейся структуры управления, проектирует новую организационную структуру управления, разрабатывает штатное расписание и занимается реализацией или разработкой рекомендаций по развитию стиля руководства;

Подсистема правового обеспечения системы управления персоналом. Решает вопросы трудовых отношений, согласовывает документы по управлению персоналом с руководителем организации. Проводит консультации по юридическим вопросам и вопросам хозяйственной деятельности;

Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом. Ведет учет и статистику персонала. Занимается информационным и техническим обеспечением системы управления персоналом. Организует работу органов организации массовой информации. Проводит патентную и лицензионную деятельность предприятия.

Важна взаимосвязь системы управления и подсистем работы с персоналом. Она образует структуру системы управления кадрами и отражает разделение полномочий, прав, ролей и видов деятельности сотрудников. Структура является основой управления организации, включает звенья управления на всех уровнях, их виды и количество, определяет задачи, цели, обязанности и права каждого звена.

Необходимость управлять возникла при появлении разделения труда. Это потребовало группирования деятельности грамотных исполнителей. Постепенно управление стало усложняться и положило начало развития общественного производства. Таким образом, в организации часть сотрудников стала заниматься трудовой деятельностью, а часть — управлять. Между ними возникают некоторые отношения. Их можно охарактеризовать как отношения между объектом и субъектом в процессе труда Боссиди Л. Искусство результативного управления / Л. Боссиди, Р. Чаран. — М: Добрая книга, 2012. — 288 с.

К основным элементам системы управления кадрами относятся:

планирование персонала — меры, направленные на оценку человеческих ресурсов, их сокращения, потребности в новых ресурсах, включая руководящих работников, оценку резерва персонала, быстрое замещение специалистов;

привлечение персонала — меры, обеспечивающие привлечение необходимых специалистов, их поиск, отбор, прием на работу и развитие кадров;

развитие персонала — обучение, переподготовка персонала, продвижение его по служебной лестнице, подготовка резерва руководящего аппарата;

мотивация и стимулирование кадров — оплата труда, стимулирующая оплата;

учет персонала — меры по обеспечению работы кадров.

Сформировать, развить и использовать трудовой потенциал возможно только при помощи управленческой деятельности. Осуществляется управление субъекта над объектом:

объект (элемент) управления. В качестве объекта может выступать как отдельный сотрудник, так и коллектив в целом.

субъект управления. К субъектам относятся специалисты кадровой службы, руководители подразделений.

Сообщаются основные элементы системы управления персоналом связями: вертикальным (линейным) и горизонтальным (функциональным).

Линейная организационная структура характеризуется вертикальным разделением трудовой деятельности с одним начальником, например: армия, церковь (христианская), ВУЗ.

Функциональная организационная структура строится за счет распределения функций среди служб внутри предприятия. Этот вид структуры подходит далеко не всем предприятиям.

Организационная структура системы управления персоналом — это взаимосвязь должностных лиц и всех подразделений системы управления. Уровень квалификации сотрудников определяет статус службы управления персоналом в организации. На предприятиях необходимо наличие структурных связей между подразделениями и ее звеньями. Принято выделять четыре вида связей структуры:

Линейная связь — административное подчинение.

Функциональная связь — консультирование подразделения.

Соисполнительная связь — совместная трудовая деятельность.

Обеспечивающая связь — снабжение подразделений необходимой информацией, влияющей на принятие решений.

В системе управления персоналом реализуются все действующие функции управления. Такая система включает подсистему общей, линейной структуры руководства и некоторые функциональные подразделения Герчикова И. Н. Менеджмент. — М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2011. — 501 с.

Простая схема функциональной системы управления персоналом выглядит так, функциональная подсистема включает в себя:

информационную систему, социально-психологическую систему, финансовую подсистему, правовую подсистему.

Прежде чем структуре сформироваться, организация системы управления персоналом проходит несколько этапов:

построение структуры целей системы управления;

определение функций управления, при помощи которых реализуются цели системы управления организации;

формирование подсистем структуры организации;

установление взаимосвязи подсистем организационной структуры;

распределение прав подсистем и их ответственности;

расчет численности и функций подсистем;

построение взаимодействий элементов структуры организации.

Управление персоналом должно ориентироваться на кадровую политику, основанную на интересах органов управления и служащего. Необходимы новые знания и технологии в сфере управления ресурсами человека, способы формирования трудовых коллективов, освоение инноваций работы с кадрами. Необходим новый подход к кадровому планированию, формированию резерва, планированию карьеры, формирование психологического климата в коллективе, этика деловых отношений. менеджмент управление персонал Решение этих задач позволит восполнить организацию квалифицированными специалистами, что приведет к повышению качества выпускаемой продукции.

Формирование качественной внутренней системы управления кадрами является главной задачей современного управления и включает этапы:

структуризация целей;

определение состава функций управления для реализации целей;

формирование состава подсистем, установление связи между ними;

определение ответственности и прав подсистем;

расчет функций и количества подсистем;

построение конфигурации организационной структуры.

Эффективная структура полученной системы управления персоналом будет отвечать всем потребностям организации, если действуют некоторые характеристики:

обеспечение предприятия квалифицированным персоналом за счет сокращения подразделений;

создание групповой организации труда;

ориентация трудовой деятельности на потребительские запросы;

уменьшение запасов продукции;

реакция на любые изменения должна быть быстрой;

производительность высокая — затраты низкие;

качество продукции необходимо держать на высоком уровне;

связи с постоянными потребителями должны быть прочными.

В условиях рыночной экономики жесткое иерархическое управление сменяется рыночными отношениями. Требуется новый подход расстановке приоритетов и ценностей. Управленческому звену необходимо создать комфортную обстановку на предприятии, направляющую сознание работника на потребителя. Работающий персонал должен понимать, что прибыль и престиж организации напрямую зависит от его трудовой деятельности.