Создание личных дел и хранение кадровых документов в «Компании Тензор»

В обязанности кадровика/руководителя входит:

• * оформление личных дел работников и обеспечение их сохранности;
• * соблюдение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, защита от несанкционированного доступа и копирования;
• * ведение, хранение и учет трудовых книжек работников.

Оформление и хранение личных дел сотрудников. Заведится на каждое юридическое лицо 2 папки: «Личные дела сотрудников» и «Архив уволенных».

В личное дело подшиваются следующие документы:

• 1. Копия всех заполненных страниц паспорта.
• 2. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.
• 3. Копии документов о профессиональном образовании или справка с места учебы.
• 4. Свидетельство о заключении брака.
• 5. Свидетельство о рождении ребенка.
• 6. Копии всех заполненных страниц документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу):
  • ? военного билета — разворот 1 страницы (страница с фото), разворот 2−3 страницы (отношение военной службы, сведения о прохождении военной службы), разворот 4−5 страницы, разворот 8−9 страницы, разворот 10−11 страницы, разворот 20−21 страницы;
  • ? удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу — развороты всех заполненных страниц;
  • ? военного билета офицера запаса — развороты всех заполненных страниц;
  • ? временного удостоверения или временного удостоверения офицера запаса — развороты всех заполненных страниц;
  • ? для военнообязанных женщин — разворот 1 станицы паспорта гражданина РФ и страницы с наличием в нем соответствующего штампа «Военнообязанный».
• 7. Экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор.
• 8. Приказ о приеме на работу.
• 9. Приказы о переводе работника на другую работу.

При увольнении сотрудника его личное дело перемещается в отдельную папку «Архив» и дополняется документами:

• 1. Копией приказа об увольнении работника;
• 2. Заявлением на увольнение;
• 3. Личной карточкой Т-2.

Требования к хранению:

• 1. Исключительно в запираемых шкафах.
• 2. Систематизировать дела:? работающих — в алфавитном порядке;
• ? уволенных — по годам окончания трудовой деятельности. Личные дела сотрудников хранятся 75 лет.

Требования к хранению трудовых книжек Исключительно в сейфе или несгораемом шкафу.

• 2. В подписанной коробке.
• 3. Группировка по юридическим лицам, в которых устроен сотрудник.
• 4. Соблюдение алфавитного порядка расположения трудовых книжек в каждой группе.
• 5. Рядом с коробкой трудовых книжек обязательно должна находиться книга учета движения трудовых книжек.