Расчет экономического эффекта от оптимизации процесса

Прямой экономический эффект от оптимизации процесса в Западно_Сибирском банке ОАО «Сбербанк России» рассчитывается как разность между прямыми доходами и прямыми затратами по оптимизации процесса.

К прямым доходам по оптимизации процесса относятся:

дополнительная прибыль компании;

эффект от экономии рабочего времени сотрудников;

уменьшение количества порожних заездов.

К прямым затратам на оптимизацию процесса, относятся:

затраты на доработку и внедрение информационных систем;

затраты на обучение дежурных инкассаторов;

увеличение нагрузки на сотрудников Управления технических средств и телекоммуникаций (УТСиТ).

В целях сопоставимости оценок все доходы и затраты по оптимизации процесса приводятся к годовому исчислению.

Эффект от оптимизации процесса, выражающийся в улучшении параметров оптимизируемых процессов или их результатов, оценка которого в денежном выражении невозможна или требует значительных затрат, рассматривается как косвенный экономический эффект (т.е. не участвует в расчете прямого экономического эффекта).

При управленческой оценке результатов оптимизации процесса учитывается как прямой, так и косвенный экономический эффект.

Прямой экономический эффект от оптимизации процесса рассчитывается по формуле:

ЭФпр = П — З (1).

где ЭФпр — прямой экономический эффект от оптимизации процесса, руб.;

П — общая прибыль от оптимизации процесса, руб.;

З — прямые затраты на оптимизацию процесса, руб.

Общая прибыль от оптимизации процесса рассчитывается по формуле:

П = ДП + ЭФрв + ЭФсб (2).

где ДП — дополнительная прибыль, руб./год;

ЭФрв — эффект от экономии рабочего времени сотрудников, руб./год;

ЭФсб — эффект от снижения брака и повторной обработки, руб./год Дополнительная прибыль;

ДП = (Д — С) Ч К (3).

где Д — получаемый доход от операции, руб.;

С — себестоимость операции, руб.;

К — количество операций в год, шт.

В случае установки системы появляется возможность штрафовать компании за несвоевременный отказ от инкассации и соответствующий порожний выезд. Незарегистрированных отказов согласно статистике в среднем 30 в месяц. Не может дозвониться 21 человек, остальные не оповещают об отказе в соответствии с договором, поэтому банк имеет возможность штрафовать этих клиентов. Размер штрафа составляет 1500 руб. Себестоимость 1 заезда в среднем 270 рублей (оплата труда инкассаторов, топливо, амортизация, страховка).

ДП = (1 500 — 270) Ч 9 Ч 12 = 132 840 руб./год Эффект от экономии рабочего времени сотрудников;

Эффект от экономии рабочего времени сотрудников оценивается методом условной стоимости высвобожденного/высвобождаемого в ходе ее внедрения рабочего времени сотрудников той категории, для которых внедряется инициатива, по формуле:

ЭФрв = Эрв Ч N Ч 12 (4).

где Эрв — экономия рабочего времени сотрудника, мин/год;

N — стоимость одной минуты рабочего времени сотрудника, руб.

ЭФрв = 3 570 Ч 3 Ч 12 = 128 520 руб./год Экономический эффект от снижения брака и повторной обработки (уменьшение количества порожних заездов) рассчитывается по формуле:

ЭФсб = С Ч Км Ч 12 (5).

где С — себестоимость одной операции, руб.;

Км — среднее количество операций в одном подразделении, шт./мес.

Себестоимость 1 заезда в среднем 270 рублей (оплата труда инкассаторов, топливо, амортизация, страховка). Незарегистрированных отказов и, как следствие, порожних заездов в среднем 30 в месяц. Из них не может дозвониться 21 клиент. После оптимизации процесса проблема дозвона будет устранена.

ЭФсб = 270 Ч 21 Ч 12 = 68 040 руб./год Таким образом, прибыль от оптимизации процесса в первый год равна:

П = 132 840 + 128 520 + 68 040 = 329 400 руб.

Прямые затраты на оптимизацию процесса.

К ним можно отнести:

• — доработку системы специалистами сопровождающей компании;
• — работа специалистов УТСиТ (внедрение и ежегодное обслуживание);
• — обучение дежурных инкассаторов.

Прямые затраты на оптимизацию процесса рассчитываются по формуле:

З = Ствнеш + Ствнут + Зобуч +Опл (6).

где Ствнеш — стоимость доработки системы специалистами сопровождающей компании, руб.;

Ствнут — стоимость работы специалистов УТСиТ, руб.;

Зобуч — затраты на обучение сотрудников, руб.;

Опл — затраты на оплату времени обучения сотрудников, руб.

Доработка системы оценена специалистами сопровождающей компании в 94 000 рублей.

Работа специалистов УТСиТ потребует первоначально 18 человеко-часов на внедрение доработки и ежегодно 24 человеко-часа на ее обслуживание.

Рассчитаем затраты на работу специалистов УТСиТ по формуле:

Ствнут = Звр Ч N Ч 60 (7).

где Звр — временные затраты, человеко-часов;

N — стоимость одной минуты рабочего времени сотрудника, руб.

Ствнут = 18 Ч 4,95 Ч 60 = 5 346 руб. на внедрение доработки;

Ствнут = 24 Ч 4,95 Ч 60 = 7 128 руб. на сопровождение ежегодно.

Затраты на обучение включают в себя обучение трех дежурных инкассаторов и оплату сотрудникам времени обучения (непроизводительного времени).

Стоимость 8 часов обучения одного сотрудника составляет 500 руб.

Итоговая стоимость обучения трех сотрудников равна:

Зобуч = 5 000 Ч 3 = 15 000 руб.

Оплата времени обучения рассчитывается исходя из среднего размера заработной платы дежурных инкассаторов, которая составляет 180 руб./час.

Опл = 180 Ч 8 Ч 3 = 4 320 руб.

Обучение сотрудников УТСиТ не требуется, так как при первоначальном внедрении IVR-системы они уже проходили его.

Таким образом, затраты на оптимизацию процесса в первый год равны:

З = 94 000+5 346+7 128+15 000+4 320=125 794 руб.

Таким образом, прямой экономический эффект от оптимизации в первый год составит:

ЭФпр = 329 400 — 125 794 = 203 606 руб.

В бизнес_плане Западно-Сибирского банка на 2013 год запланировано постепенное увеличение количества обслуживаемых точек на 10%. Предполагается, что на такую же долю вырастет количество заявок и количество своевременных и несвоевременных отказов от инкассации.

Прямой экономический эффект от оптимизации во второй год составит:

ЭФпр = 368 172 — 7 128 = 361 044 руб.

Сводный расчет показателей на первые два года работы системы приведен в таблице 3.3.

Таблица 3.3 — Основные показатели эффективности после оптимизации процесса.

Срок окупаемости проекта составляет 5 месяцев.

Косвенный экономический эффект от оптимизации:

• — снижение длительности процесса с 3,5 мин до 1,6 мин — в 2,2 раза;
• — снижение затрат рабочего времени дежурных инкассаторов на обработку и передачу информации на 97%;
• — улучшение качества обслуживания клиентов — до оптимизации удовлетворенность составляла 6 из 10, после оптимизации составит 9 из 10 (по результатам опросов);
• — сокращение процента непринятых заявок с 3% до 0%.

Инкассация подразумевает ответственную операцию. Риски очень высоки, поэтому крайне важно обеспечить превосходную координацию каждого процесса, протекающего в Управлении инкассации.

В качестве оптимизируемого процесса был выбран бизнес_процесс «Прием от клиентов заявок на выполнение/отказов от выполнения операций инкассации». Была проведена практически полная его автоматизация, что позволило максимально высвободить рабочее время дежурных инкассаторов. Срок окупаемости оптимизации составляет 5 месяцев. После проведения расчета экономического эффекта от внедрения автоматизированной системы было сделано заключение о том, что проект является экономически эффективным.