Оформление выдачи денег из кассы

Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2). Они также нумеруются с начала отчётного периода.

В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

• — наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
• — регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;
• — номер корреспондирующего счета, субсчета;
• — в графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;
• — в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
• — сумма указывается цифрами и прописью;
• — в графе «Приложение» должны быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы. В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы).

Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир должен потребовать предъявить документ, который удостоверяет личность получателя.

На предприятии таким документом может быть и внутреннее удостоверение, если на нем есть фотография и подпись владельца.

Далее кассир должен записать наименование и номер документа, кем и когда он был выдан, и получить подпись о получении денег. Она делается получателем собственноручно, причем чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.

Если деньги выдаются по одному документу нескольким лицам, тогда получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе. Но запись о данных предъявленного документа не производится.

Кассир может выдать деньги или лицу, которое указано в расходном кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. В этом случае в тексте ордера после имени получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, на которого оформлена доверенность. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

При оформлении кассовых документов должны соблюдаться установленные требования: в кассовых документах не допускаются подчистки, помарки или исправления, а все реквизиты, содержащиеся в них, должны быть заполнены чётко и ясно; выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается; приём и выдача денег по кассовым ордерам могут осуществляться только в день их составления и пр.

Пример расходного кассового ордера представлен в Приложении 3.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• — наличие и подлинность подписи главного бухгалтера на документах, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе — разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных; правильность оформления документов;
• — наличие перечисленных в документах приложений.

При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего их оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).