Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии №227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)

Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии № 227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

1.2 Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России

1.3 Законодательное и нормативно-правовое регулирование делопроизводства

1.4 Организационно-распорядительные документы, их составление и оформление

ГЛАВА 2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

2.1 ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб: задачи, функции и структура

2.2 Ведение документации общеобразовательного учреждения

2.3 Разработка инструкции по делопроизводству ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб

ГЛАВА 3. МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОУ ГИМНАЗИЯ № 227 ФРУНЗЕНСКОГО РАЙОНА СПБ

3.1 Основные направления совершенствования делопроизводства в ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб.

3.2 Эффективность внесенных предложений

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Актуальность исследования. Недостаточная изученность проблем ДОУ образованием значительно снижает эффективность управленческой деятельности в сфере образования, замедляя тем самым процессы модернизации образования, повышения его качества и, в целом, отрицательно сказывается на успешной реализации национального проекта «Образование».

Объективная необходимость предпринятого исследования вызвана значительным увеличением объема документной информации, циркулирующей в обществе, в том числе и в общеобразовательных учреждениях, и недостаточно отлаженной системой работы с ней.

Эффективное ДОУ общеобразовательного учреждения предоставит оперативную возможность заинтересованным лицам получить необходимую информацию о системе образования: порядке и условиях сдачи единого государственного экзамена, содержании программ подготовки, соответствующих определенному уровню образования, условиях его достижения учащимся и т. п.

Анализ управленческой информации в сфере образования позволяет определить и оптимизировать механизмы сбора, экспертизы и отбора информации, подготовки документов, необходимых для решения поставленных задач, количественные и качественные критерии оценки документации и информации. Оптимизация процессов делопроизводства позволяет корректировать организационную структуру общеобразовательного учреждения, и тем самым обеспечить максимальную эффективность его деятельности, достигнуть нового качественного уровня, отвечающего международным стандартам.

Цель исследования — изучить организацию делопроизводства в государственном общеобразовательном учреждении и определить методы совершенствования системы делопроизводства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

ь Рассмотреть основные понятия документационного обеспечения управления.

ь Изучить возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России.

ь Рассмотреть законодательное и нормативно-правовое регулирование делопроизводства.

ь Изучить организационно-распорядительные документы, их составление и оформление.

ь Определить задачи, функции и структуру ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб.

ь Проанализировать ведение документации общеобразовательного учреждения.

ь Разработать инструкцию по делопроизводству ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб.

ь Определить основные направления совершенствования делопроизводства в ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб.

ь Определить эффективность внесенных предложений.

Объект исследования — организация делопроизводства в государственном общеобразовательном учреждении.

Предмет исследования — современное состояние и оптимизация документационного обеспечения управления ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб.

Обзор литературы по теме дипломной работы. Вопросы, имеющие отношение к данной проблеме, освещены в ряде работ, которые можно условно разделить на два направления.

Первое направление представлено трудами, посвященными осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий. Это работы Митяева К. Г., Лившица Я. З., Цикулина В. А., Кузнецовой Т. В., Соковой А. Н., Ларина М. В., Мингалева В. С., Магидова В. М., Пшенко А. В., Бачило И. Л., Банасюкевича В. Д., Красавина А. С., Илюшенко М. П., Андреевой В. И., Янковой В. Ф., Кузнецова С. Л. и др.). Вопросам документационного обеспечения управления посвящены труды Ларькова Н. С., Стенюков М. В., Рогожина М. Ю. и других авторов. Информационная составляющая документирования процесса принятия управленческих решений раскрывается в работах Кукора Б. Л., Нестерова В. П. Роли информационных технологий в процессах управления посвящены работы Атаманчука Г. В., Багриновского К. А., Титоренко Г. А.

Второе направление исследований представлено работами по проблемам управления образованием в целом, в том числе и по вопросам документационного и информационного обеспечения управления образованием Российской Федерации. Теоретические предпосылки управления образовательными системами в условиях их реформирования рассматривает Ефремов А. В. Балыхин Г. А. раскрывает экономические методы управления образованием.

Такие исследователи как Агранович М. Л., Полетаев А. В. и Фатеева А. В. рассматривают вопросы состава и сбора информации, подготовки документов по разработке макетов для ежегодных публичных докладов о состоянии и результатах деятельности системы образования на федеральном, региональном и субрегиональном уровнях, и отчетов общеобразовательных учреждений.

Методологическая основа исследования. В процессе исследования необходимо руководствоваться комплексной методологией. Методологической основой исследования послужили научные принципы объективности и системного подхода, принцип историзма.

Практический материал исследования. Основой для практической части исследования послужила система документооборота ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб.

Теоретическая и практическая значимость исследования. Данное исследование позволяет углубить теоретические представления в области изучения проблем ДОУ в общеобразовательных учреждениях, которые могут быть использованы в управленческой практике при организации процесса документационного обеспечения управления и информационной безопасности.

Результаты исследования могут использоваться в деятельности общеобразовательных учреждений при разработке программ повышения эффективности документационного обеспечения управления.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

Несмотря на то, что в XXI веке все чаще используются понятия: «информатизация», «информационные технологии» и т. д., не следует забывать, что наиболее значимая часть информации фиксируется на носителях — документируется. Документ появился именно как способ фиксации управленческой информации для ее передачи в пространстве и во времени с целью обеспечения эффективного функционирования систем управления. При этом «все технологии документирования, документационного обеспечения управления (ДОУ) изначально были и есть информационные технологии, так как в их основе лежит закрепление, форматирование, удостоверение, передача, обработка и сохранение информации». Пшенко А. В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Уч. пособие, — М.: Мастерство, 2002, — 34 с.

«Документ (от лат. documentum — доказательство, свидетельство) — понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием». Делопроизводство [Текст]: учебник для вузов/ Т. А. Быкова, Л. А. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина; под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2004. — 61 с.

Рассмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Н. С. Ларькова: Документоведение: Учебное пособие. М.: ACT; Восток-Запад, 2006. — 25 с. Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ — всякая важная деловая бумага». Кирюхин Ю. Г., Л. Р. Фионова Л.Р. Компьютерная подготовка управленческих документов: Учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ, 2005. — 15с. В современном толковом словаре С. И. Ожегова читаем: «Документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Документ в парадигме междисциплинарного подхода: Материалы Второй научно-практической конференции / Под ред. проф. О. А. Харусь. — Томск: Томский государственный университет, 2006. — 80 с. Оксфордский словарь гласит: «Документ — это текст или изображение, имеющее информационное значение». Страны мира: Оксфордский словарь Серия «Электронная библиотека ДМ» (том 57) М.: Директмедиа Паблишинг: Весь Мир, 2005 г. — 1047 с.

Документ — это:

1. «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве;

2. материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве". Спивак В. А. Делопроизводство. — СПб.: Питер, 2002. -38 с.

Документ — «материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение». Бахтеев Ю. Д. Захаров В.Ф. Наумов И. Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ 2005. — 17с.

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

ь «документ» — материальный объект,

ь «документ» — носитель информации,

ь «документ» — документированная информация.

В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Это подчеркнуто и в Федеральном законе «Об информации, информатизации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149 -ФЗ. (ст. 2.п.11): «Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» ФЗ «Об информации, информатизации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149 -ФЗ. «Российская газета», № 165, 29.07.2006.

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения.

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающего вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.

Делопроизводство состоит из документооборота и документирования.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов, закрепленных законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

С разработкой документов и с ДОУ в целом связано еще ряд понятий:

Документация — оформленная по единым правилам совокупность документов.

Инструкция по делопроизводству — «документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов, и порядок работы с ними на предприятии». Кривошеева Н. А. Документационное обеспечение управления: терминологический словарь. Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. — 19 с.

Информация — «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. — М.: Книга сервис, 2003. — 34 с.

Классификация документов — «деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия». Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. — Ростов н/Д.: Феникс, 2003. -40 с.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) — документы, «в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти и управления учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц». Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов./Под общ. ред. Корнеева И. К., Кудряева В. А. — М.: ТК Велби, 2003. -37 с.

Служба делопроизводства — «секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами». Балибардина Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. — Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2006. — 16с

Стандартизация — возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов.

Текст документа — «информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть». Паневчик В. В. Делопроизводство: Учебное пособие. — Мн.: Выш.шк., 2003. -41 с.

Унификация — уменьшение типов и видов изделий одинакового функционального назначения. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 59 с.

В сферу ДОУ включаются следующие виды работ с документами:

ь прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;

ь прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;

ь контроль над правильностью оформления документов;

ь распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения,

ь ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

ь учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;

ь сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

ь «директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты,

ь инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

ь организационно — распорядительная документация;

ь документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников,

ь заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

ь деловая переписка;

ь финансовая документация" Кирюхин Ю. Г., Л. Р. Фионова Л.Р. Компьютерная подготовка управленческих документов: Учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ, 2005. — 64с.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.

В управленческой деятельности используются, главным образом, текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией.

Документы классифицируют по видам деятельности, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков.

В делопроизводстве различают административное или общее делопроизводство и специальное делопроизводство.

К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждений в органах государственного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений.

Входящие в систему ОРД документы условно подразделяются на три группы:

ь организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

ь распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);

ь справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни).

К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).

По происхождению документы делятся на служебные и личные. Служебные документы исходят от имени учреждений или представляющих их должностных лиц, а личные — от имени отдельных граждан (например, заявления, жалобы).

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные в данном учреждении и используемые внутри его, и внешние, поступающие от других организаций и лиц.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. В некоторых видах выделяют подвиды, так, например, акт (акт приемо-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.).

По «количеству отраженных в них вопросов документы бывают простые и сложные». Андреева В. И. Делопроизводство: практическое пособие — М.: Интел-Синтез, 2003, — 43 с.

По срокам исполнения и хранения документы делятся на следующие виды:

ь по срокам исполнения — на срочные и несрочные;

ь по срокам хранения — постоянного (вечного) хранения;

ь временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).

По степени подлинности документы подразделяют :

ь на черновики (предварительная редакция документа);

ь на подлинники (документ в окончательной редакции);

ь на копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, т. е. воспроизведение всех реквизитов подлинника).

По технике создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

В последние годы большое внимание уделяется вопросам «защиты информации, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой в делопроизводстве ЭВМ» Составители: О. Б. Макаревич, Л. К. Бабенко, А. К. Шилов, А. В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2000. — 57 с.

Таким образом, в результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

1.2 Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России

Современные канцелярии, секретариаты, общие отделы, управления делами прошли довольно долгий путь в своем развитии. Более того, регламентация организации в этих структурных подразделениях делопроизводства со стороны государства имеет также давние традиции.

До конца XV в. единая система делопроизводства в Древнерусском государстве не была востребована самой системой управления. Функцию управления выполняли отдельные должностные лица либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. Но «в целом культура написания документов существовала (Договора с Византией 911 и 945 гг.)» Документ в парадигме междисциплинарного подхода: Материалы Второй научно-практической конференции / Под ред. проф. О. А. Харусь. — Томск: Томский государственный университет, 2006. — 114 с.

Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России можно рассматривать в контексте этапов исторического развития от Древнерусского государства до наших дней.

Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х — XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI — XV вв.)

Дошедшие до наших дней письменные документы свидетельствуют, что в период формирования и расцвета Древнерусское государство имело свою письменность, которая использовалась «для документирования частной жизни (например, письма новгородцев на бересте), правовых отношений, охраны собственности (жалованные, вкладные грамоты)». См. Илюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России: учеб. пособие / М. П. Илюшенко; Рос. гос. гуманит. ун-т. — М.: РГГУ, 1993. — 35 с

В период феодальной раздробленности (ХШ — XV вв.) развитие феодальных отношений фиксируется в частноправовых актах (купчие грамоты на землю и иное имущество; кабалы заемные, закладные, служилые на заем денег, движимого и недвижимого имущества; полные грамоты на продажу в рабство; грамоты при отпуске на свободу и др.). Отношения между княжествами закрепляются в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права — судные грамоты. Управленческие решения подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах. В процессе судебной деятельности составлялись: судные списки, правовые грамоты, бессудные грамоты, мировые.

Всю работу с официальными документами осуществляли специальные должностные лица, имевшие небольшой штат помощников. В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали называть дьяками.

Документы писали на пергаменте. Это был дорогостоящий материал. Его изготовляли из козлиной или телячьей кожи, а лучшие сорта доставляли из ганзейских городов и Греции. Утративший ценность и значение текст счищали и использовали лист пергамента заново.

Этот период характеризуется накоплениям традиций в области составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, возникают стадии написания документа — черновик и беловик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил и приемов работы с документами пока еще нельзя. Накопление традиций и обычаев в работе с официальными документами «вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псалмовщиков и дьяков. С XIV в. термин „дьяк“ закрепился за лицами, ведущими делопроизводство». Проценко Ю. Л. Образование и развитие абсолютной монархии в России (вторая половина XVIIXVIII век): учеб. пособие / Ю. Л. Проценко. — Волгоград: Изд-во Вол-ГУ, 2004. — 74 с.

Приказное делопроизводство (XVI — XVII вв.)

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: «высший законодательный орган — Боярскую думу, центральные исполнительные органы — приказы, на местах — приказные избы (губная, съезжая, земская и др.)». Проценко Ю. Л. Образование и развитие абсолютной монархии в России (вторая половина XVIIXVIII век): учеб. пособие / Ю. Л. Проценко. — Волгоград: Изд-во Вол-ГУ, 2004. — 78 с.

Период с XVI — XVII вв. получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений — приказов.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15 — 17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их «склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длин около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название „столбец“. Место склеивания листов называли „состав“. Столбцы использовались и для формирования документов дела» Писарькова Л. Ф. Государственное управление России с конца XVII до конца XVIII века: эволюция бюрократической системы / Л. Ф. Писарькова; Рос. акад. наук, Ин-т рос. истории. — М.: РОССПЭН, 2007. — 278 с.

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради, тем не менее, основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI — XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов: грамоты, указы и приговоры Боярской думы, памяти, отписки, челобитные. Существовали также системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т. д.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов. В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов.

Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на нормах обычного права, т. е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)

В результате активной преобразовательной деятельности Петра 1 в начале XVIII в. в России были осуществлены административные реформы.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент», утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I.

Регламент определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» — присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

Существенное влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся — контроль над их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а) также печать коллегии.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Генеральный регламент установил сроки исполнения документов.

«Губернская реформа 1775 г. ликвидировала коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел)» Ляушин В. П. К вопросу о систематизации законодательства Российской империи в XVIII веке // Актуальные проблемы истории, политики и права: межвуз. сб. науч. ст. / [отв. ред. А.И. Дуров]. — Екатеринбург: Изд-во УрЮИ, 2002. — Вып. 10, ч. 2. — С. 97., а их функции были переданы местным учреждениям, где в основном сохранились структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами.

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов: рапорты и доношения предложения и сообщения, протоколы, рескрипты, реляции, ордера, предписания, штаты, табеля, списки, ведомости. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер».

Введение

листовой формы документа изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты — регистрационные номера: входящий и исходящий.

Делопроизводство в учреждениях России XIX — начала ХХ вв.

(министерское делопроизводство)

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства — министерской, основанной на принципе единоначалия. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений. Министерское начало окончательно утвердилось с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств». Основой организации деятельности министерств стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX — начала XX вв. называют министерским.

Порядок работы с документами назван в законе от 25 июня 1811 г. «Общего учреждения министерств» — «образ производства дел». Он включал пять составных частей: порядок вступления дел; движение их, или собственно так называемое производство; отправление дел; ревизию; отчеты.

Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Ревизия означала контроль над исполнением. Завершалось «производство дел» по «Общему учреждению» составлением отчетов. «Общим учреждением министерств» установлены единые принципы ведения делопроизводства во всех центральных учреждениях России. Специфика каждого из них нашла отражение в «частных учреждениях» Верхотуров Ю. И. Развитие российского законодательства о гражданской службе во второй половине XVI и в XVIII в. // Изв. вузов. Правоведение. — 2003. — № 6. — С. 177.

В XIX в. существенные изменения произошли в формуляре документа. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию. В законе «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил, его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму». В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов". Емышева Е. М. Регламентация делопроизводства в «Определениях» кабинет-секретаря А. В. Макарова коллежское делопроизводство в государственных учреждениях XVIII века. Регламентация управленческой деятельности. Кабинет Петра I, его функции и роль в законодательной и административной деятельности царя] // Делопроизводство. — 2007. — № 2. — С. 85

Характерным явлением для XIX в. стало стремление к сокращению объема документооборота. В последней трети XIX в. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Наиболее четко направления рационализации делопроизводства сформулированы в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве, изданном в 1911 г.

Государственное делопроизводство в советскую эпоху

Для первых лет советской власти характерна законодательная, регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.

Несмотря на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. В 20-е годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства.

Развитие научной организации управленческого труда связано с деятельностью Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ). В 20-е и в начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся.

Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства.

В июне 1941 г Межотраслевом совещании по оргтехнике был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводств на научной основе. Реализовать эту программу помешала война. В 40-е годы методическое руководство и контроль над организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление

В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления произошло в начале 60-х гг.

Особенно остро отставание нашей страны по управлению выявилось в 80−90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математической базы привели к внедрению развитых стран Запада управленческой деятельности новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса».

Но это не умаляет достижений отечественной науки в области управления. В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и административно-управленческого аппарата.

В 1966 г. учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). «В 1988 г. утверждена новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), созданы новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации». Н. С. Ларькова: Документоведение: Учебное пособие. М.: ACT; Восток-Запад, 2006. — 156 с.

Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТЫ). Первые ГОСТЫ на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38 — 72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39 — 72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр — образец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38 — 90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правило их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16 487– — 70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

В основу разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов был положен единый методологический подход, содержавшийся в ГОСТ 6.10.1 — 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 — 83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4 — 84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Требования к потребительским форматам бумаги установлены (ГОСТ 9327−60).

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1−87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4−34. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной темники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5−87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6−87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец: ГОСТ 6.10.7−90. Единая система внешнеторговой документации.

В комплексе стандартов «Информационная технология» регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201−89; ГОСТ 34.602−89; ГОСТ 34.003−90 и др.).

В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51 141−98). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51 511−2001. Требования защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.11−94, ГОСТ Р 34.10−2001, и др.).

ГОСТ Р 6.30−97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30−97 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. N 273) (с изменениями от 21 января 2000 г.)

ГОСТ Р 6.30 — 2003 г. введен в действие 1 июля 2003 года взамен прежнего от 1997 (с изменениями от 2000). Практически он повторяет прежний, за исключением раздела 5. Он несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов. Разделом 2 устанавливается измененный состав реквизитов документа — теперь их 30 (а было 29 — один убрали, два добавили).

Исключен один реквизит — гриф ограничения доступа к документу, но добавлены два новых: основной государственный регистрационный номер (ОГРН, реквизит 05) и ИНН/КПП (реквизит 06). Из содержания раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «подпись документа» и «дата документа» сохранены.

Изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ». Кроме того, исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

Новый ГОСТ уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, определяет порядок использования оттиска печати при заверке подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

Требования нового стандарта являются рекомендуемыми и распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

В период ХШ — XV вв. складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования.

В период приказного делопроизводства (XVI — XVII вв.) постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.

В период коллежского делопроизводства (XVIII в.) — появились новые названия документов, Екатерина II завершила реформы Петра I, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.

В период министерского делопроизводства (XIX — начала ХХ вв.) организацию работы с документами следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе, которой лежали «универсальные» возможности человека.

Делопроизводство в советскую эпоху отмечено развитием системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др. Утверждается новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), создаются новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации.

1.3 Законодательное и нормативно-правовое регулирование делопроизводства

Большинство видов деятельности в экономике и обществе является регулируемыми. Область делопроизводства также регулируется на государственном уровне. Содержание государственного регулирования определяется нормативными правовыми актами, принимаемыми на всех уровнях законодательной и исполнительной власти. Форма государственного регулирования определяется действующими механизмами доведения обязательных требований, контроля над их исполнением и применения санкций к нарушителям.

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации (см. Приложение 1). На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

В Российской Федерации так же разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизации и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:

ь национальные стандарты;

ь правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

ь общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

ь стандарты организаций.

«В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами» Н. А. Капмоле Государственное регулирование делопроизводства: применение методов стандартизации // Журнал «Секретарское дело» № 2 2007г. — 42 с. Организация работы с документами является неотъемлемой частью управления деятельностью любой организации, поскольку документы содержат в себе свидетельство выполнения всех ее деловых операций. Хорошо налаженная работа с документами является фундаментом управления.

Рассмотрим некоторые законодательные акты РФ, в которых регулируется сфера документации и информации. Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что «коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т. е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.»

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т. д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ хождения их исполнительных органов. Общества отвечают упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. Вступил в силу 27 октября 2004 г.)., который установил, что в «Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались» Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. Вступил в силу 27 октября 2004 г. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранения в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральным законе «Об основах государственной службы Российской Федерации», посвященном правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. 3аконом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «0 товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 2-е изд.,-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское с оглашение, 2002.-48с.

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.