Организация делопроизводства предприятия

РОСЖЕЛДОР Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

" Ростовский государственный университет путей сообщения"

(РГУПС) ФГ БОУ ВПО Кафедра: Документоведение и информационное обеспечение управления

Курсовая работа

По дисциплине: «Делопроизводство и его компьютеризация»

На тему: «Организация делопроизводства предприятия»

Выполнила: Власова Ю.Ю.

студентка группы ГСТ-3−047

Проверила: к.и.н., доцент Сербинович Л.Ю.

СОДЕРЖАНИЕ Введение Глава 1 Подготовка предприятия к началу деятельности. Описание деятельности предприятия Глава 2 Организация документооборота предприятия

2.1 Организационно — правовая документация ООО «Корола Тур»

2.2 Распорядительная документация ООО «Корола Тур»

2.3 Система справочно-информационной документации ООО «Корола Тур»

2.4 Документы предприятия по личному составу

2.5 Профессиональная документация предприятия Глава 3 Использование информационных технологий при работе с документами Заключение Список использованных источников и используемой литературы Приложение, А Приложение Б Приложение В Приложение Г Приложение Д Приложение Е Приложение Ж Приложение З Приложение И Приложение К Приложение Л

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с гражданским законодательством дееспособный гражданин может осуществлять предпринимательскую деятельность, зарегистрировавшись в качестве индивидуального предпринимателя, или в установленном порядке создать собственное дело.

Целью данной курсовой работы является разработка документации малого предприятия, необходимой для его деятельности.

В курсовой работе необходимо выполнить следующие задачи:

— выбрать наименование предприятия;

— разработать фирменный товарный знак предприятия с использованием графических редакторов;

— ознакомиться с учредительными документами, порядком и правилами их оформления;

— охарактеризовать организационно-правовую документацию предприятия;

— изучить комплекс распорядительных документов предприятия;

— разработать примеры распорядительных документов;

— грамотно организовать автоматизированное рабочее место одного из сотрудников предприятия;

— получить практические навыки и умения в документационной сфере обслуживания фирмы.

Необходимо ознакомиться с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральными законами Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», законами «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Акционерных обществах», «О предприятиях и предпринимательской деятельности», «О государственной регистрации юридических лиц» и другими законами Российской Федерации. При подготовке документов использован ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1. Подготовка предприятия к началу деятельности. Описание предприятия

делопроизводство документация информационный

Деятельность любой организации, в том числе вновь созданной, сопровождается созданием документов. Правильная организация работы с документами отражает и фиксирует внутреннюю деятельность организации и внешние контакты.

Предметом деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Корола Тур» является деятельность, связанная с продажей сформированных туроператором туров и направлена на удовлетворение потребностей покупателей.

ООО «Корола Тур» является общедоступным предприятием, предоставляющим потребителям широкий выбор проведения отдыха и досуга. Высокий уровень обслуживания сочетается с организацией отдыха посетителей.

Целью деятельности ООО «Корола Тур» является извлечение прибыли путем насыщения потребительского рынка услугами, удовлетворение нужд современного человека в отдыхе.

В соответствии с предметом деятельности основными видами деятельности ООО «Корола» являются:

— предоставление зарубежных туров по различным направлениям;

— образование за рубежом, курсы иностранных языков, бизнес — программы ;

— лечение, диагностика и реабилитация в лучших клиниках и санаториях зарубежья;

— прием и обслуживание российских и иностранных туристов на донской земле;

— организация VIP-туров по индивидуальным программам;

— экскурсии по г. Ростову и Ростовской области;

— бронирование мест в гостиницах;

— транспортные услуги, услуги гидов-переводчиков;

— отдых и лечение в санаториях и пансионатах России и странах СНГ

— экскурсионно-познавательные и активные туры на территории России и стран СНГ;

— услуги страхования;

Общество имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные банковские счета, круглую печать со своим наименованием, угловой штамп и бланк, свой торговый знак, зарегистрированный в установленном порядке, иную символику и средства индивидуализации. Общество является юридическим лицом.

Фирма расположен по адресу: г. Ростов-на-Дону, пр. Ворошиловский, 56/159.

Фирма «Корола Тур» ориентирована на средний класс.

Качественное обслуживание, отдых в лучших отелях мира, прием и обслуживание на высшем уровне, а также индивидуальный подход к каждому клиенту и предоставление VIP — туров по индивидуальным заказам.

Фирменное наименование, фирменный товарный знак Предприятие должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке, а также на иностранном языке. Полное наименование на русском языке должно содержать полное наименование общества и слова «с ограниченной ответственностью». Был разработан и зарегистрирован товарный знак ООО «Корола Тур» (Приложение А).

Основным документом, регулирующим в России правоотношения по поводу товарных знаков, знаков обслуживания и наименований мест происхождения товаров, является Закон Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 17 октября 1992 г.

В определении понятия товарного знака проявлена основная функция данного объекта промышленной собственности — способность отличать, индивидуализировать продукцию и услуги конкретного изготовителя и выделять их из массы однородной продукции.

Сущность юридической охраны товарного знака состоит в том, чтобы предоставить его владельцу возможность неограниченного использования знака. Таким образом, право на товарный знак является абсолютным. При этом сфера действия права на знак ограничивается:

— перечнем товаров, указанных в свидетельстве;

— территорией страны регистрации;

— сроком, на который данный товарный знак зарегистрирован.

В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона в качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации.

Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Выбор организационно-правовой формы К организационно — правовым формам предпринимательской деятельности относятся следующие виды коммерческих организаций:

— производственные кооперативы;

— хозяйственные товарищества и общества;

— государственные и муниципальные унитарные предприятия.

Существуют четыре формы хозяйственных обществ:

— Общество с ограниченной ответственностью (ООО).

— закрытое акционерное общество (ЗАО);

— открытое акционерное общество (ОАО);

— общество с дополнительной ответственностью;

При создании предприятия была выбрана организационно — правовая форма — общество с ограниченной ответственностью (ООО).

Общество с ограниченной ответственностью учреждается и функционирует в соответствии с ГК РФ и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 8-ФЗ. Обществом с ограниченной ответственностью признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров.

Общество может быть учреждено одним лицом, которое становится единственным участником. Максимальное число участников общества не может быть более пятидесяти.

Участники общества вправе:

— участвовать в делах управления делами общества в порядке, установленном Федеральным законом и учредительными документами общества;

— принимать участие в распределении прибыли;

— получать информацию о деятельности общества и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией;

— в любое время выйти из общества независимо от согласия других его участников;

— продавать или иным образом уступать свою долю в уставном капитале общества;

— получать в случае ликвидации общества часть имущества, оставшегося после расчетов с кредиторами, или его стоимость;

— другие права в соответствии с Федеральным законом.

Подготовка учредительных документов Гражданский кодекс (ст.52) определяет обязательный состав учредительных документов, предъявляемые к ним требования, а также порядок их изменения.

Главным учредительным документом общества с ограниченной ответственностью является устав предприятия.

Если общество учреждается одним лицом, учредительным документом является устав, утвержденный этим лицом. Если число учредителей от двух и более, между ними заключается учредительный договор, в котором учредители обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. При разработке учредительных документов нужно руководствоваться положениями ГК РФ, положениями федеральных законов об отдельных организационно-правовых формах предпринимательства и другими нормативными актами.

Независимо от вида юридического лица в учредительных документах нужно указать его наименование и место его нахождения, а также порядок управления им.

Устав предприятия — правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности.

Устав организации утверждается его учредителями (участниками).

В соответствии с Федеральным законом устав общества должен содержать:

— полное и сокращенное фирменное наименование общества;

— сведения о месте нахождения общества;

— сведения о составе и компетенции органов общества;

— сведения о размере уставного капитала общества;

— сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

— права и обязанности участников общества;

— сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

— сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

— сведения о порядке хранения документов общества;

— иные сведения, предусмотренные Федеральным законом.

Проведение учредительного собрания Учредительный договор и устав Общества утверждается на собрании учредителей Общества и фиксируется протоколом.

Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол подписывается председателем и секретарем. Датой протокола является дата протоколируемого события.

Протокол общего собрания учредителей должен включать следующие разделы повестки дня:

— об учреждении фирмы;

— об утверждении устава;

— о доле учредителей;

— о размере уставного фонда;

— о назначении директора (президента).

Регистрация предприятия Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации. Государственная регистрация осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами. Для государственной регистрации юридического лица необходимо представить следующий пакет документов:

— подписанное заявителем заявление о государственной регистрации;

— решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа;

— учредительные документы юридического лица;

— документ об уплате государственной пошлины.

Постановка на учет Для постановки на учет в различные органы составляются следующие документы:

— заявление о постановке на учет по установленной форме;

— заверенная копия свидетельства о регистрации;

— заверенная копия устава;

— заверенная копия учредительного договора;

— приказ о назначении Директора и Главного бухгалтера;

— договор аренды.

Для открытия предприятия общественного питания необходим дополнительный пакет документов: заключение СЭС, ОГПС, регистрация контрольно — кассовой машины, договоры на вывоз отходов, лицензии на осуществление конкретного вида деятельности.

Реклама играет большую роль в деятельности предприятия общественного питания, предоставляя потребителю об изделиях или услугах. Основа рекламы — информация (Приложение Б).

Важнейшим элементом привлекательности продукции турфирмы является уровень в сфере услуг. Фирма должна иметь вывеску с указанием её типа, форм организации её деятельности, фирменного названия, информацию о режиме работы, об оказываемых услугах.

2. Организация документооборота предприятия

Деятельность любой, организации постоянно связана с обработкой и систематизацией больших массивов информации и документации. Четкое делопроизводство, грамотно организованный документопоток обеспечат защиту интересов предприятия.

Документооборот в организациях состоит из потоков документов циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, канцелярией.

Документ — материальный носитель данных с записанной на ем информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Формами закрепления информации могут быть: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись, электронные носители и т. д.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая группа — это документы по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники бухгалтерии, финансовых органов, отделов планирования, других функциональных подразделений.

Документационное обеспечения управления (ДОУ) — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях и в организациях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, положениями об учреждениях, основными положениями ЕГСДОУ.

Документооборот — это порядок движения документов в организации, состоящий из потоков.

Документооборот предприятия образуют основный виды документов:

— организационные документы — Устав, учредительный договор, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

— документы по личному составу — приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, лицевые карточки, трудовые книжки;

— финансово — бухгалтерские документы — счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги;

— отчетно — статистические документы — статистические отчеты, таблицы;

— распорядительные документы предприятия — приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;

— справочно — ннформационные документы — акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы;

— другие группы документов, связанные с профессиональной деятельностью отделов и служб.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется службой документационного обеспечения управления.

Управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота.

2.1 Организационно — правовая документация ООО «Корола Тур»

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно — правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно — правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила и др.

Организационно — правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.

Организационно — правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа.

Организационно — правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным.

Организационно — правовые документы оформляются на листах бумаги формата, А 4. Обязательными реквизитами этих документов являются: наименование организации — автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно — правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно — правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно — правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации.

Устав — правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности.

Общество с ограниченной ответственностью «Корола Тур» является юридическом лицом и действует на основании устава.

Устав организации утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В уставе организации должны определяться: наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки.

Положение об организации — правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета.

Различаются положения об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.

Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.

Положение о структурном подразделении — правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными.

Положения о структурных подразделениях можно разделить на три группы:

— положения о структурных подразделениях;

— положения о временных органах (комиссии, совещания).

— положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, ученый совет);

Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства предприятия. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет его статус, принципы планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседаниях.

Штатное расписание — правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.

Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 05.01. 2004 г. № 1.

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителями руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя (Приложение В).

Инструкция — правовой акт, регулирующий организационные, технологические, финансовые и иные стороны деятельности предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации

2.2 Распорядительная документация ООО «Корола Тур»

Руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно — распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов — регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

— документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

— документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Руководители учреждений, организаций, предприятий всех организационно-правовых форм издают следующие виды распорядительных документов:

— приказы по основной деятельности;

— приказы по личному составу;

— решения;

— распоряжения;

— указания.

Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, определяется ее учредительными документами (уставом, положением).

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система Организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Решение — правовой акт, предпринимаемый коллегиальным и совещательным органом предприятия в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Особенностью этого документа является ключевое слово текста — глагол «решить».

Приказ — правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа управления организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по организационным вопросам, по основной деятельности и по личному составу. (Приложение Г) Приказы по организационным вопросам издаются в случае создания, реорганизации или ликвидации предприятия, при утверждении или введении в действие новых документов, при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов.

Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа и содержат следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Приказы по основной деятельности издаются:

— во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

— в целях осуществления собственной исполнительно — распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко. кратко, выражая основное содержание документа.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий.

Распорядительная часть приказа начинается, словом ПРИКАЗЫВАЮ. Каждый пункт распорядительной части включает:

— наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;

— поручение;

— срок выполнения поручения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в тех случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается экземпляр приказа. Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе, состоящая «фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона.

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый единолично главой государства — Президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях решения оперативных вопросов.

Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения. Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (Приложение Д).

Указание — это правовой акт, издаваемый лично руководителем или его заместителями преимущественно по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других нормативных актов. Они составляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

2.3 Система справочно — информационной документации ООО «Корола Тур»

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации, фактическом состоянии дел в системе управления. Справочно — информационные документы: докладные записки, справки, акты, сводки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно — правовым и распорядительным документам. Справочно — информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы и сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е инициируют управленческие решения, позволяя выбрать способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и краткую запись по теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа — «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов по их содержанию и назначению: сдачи — приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема — сдачи (материальных ценностей, документов); приема — передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты могут составляться коллегиально и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях (Приложение).

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Служебная записка — документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей — обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

2.4 Документы предприятия по личностному составу Персонал — личный состав или совокупность работников (трудовой коллектив) учреждения, предприятия, фирмы, подразделяемый обычно на группы по профессиональным или служебным признакам (руководящий персонал, технический персонал, обслуживающий персонал и т. д.), месту работы (персонал конструкторского бюро, персонал отдела и т. п.). Под персоналом мы обычно подразумеваем всех лиц, имеющих трудовые отношения с данной организацией.

К персональным данным мы относим: все биографические сведения гражданина, его образование, специальность, занимаемую должность, наличие судимостей, адрес места жительства, домашний телефон, состав семьи, место работы или учебы членов семьи и родственников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание трудового договора (контракта), состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т. п. Персональные данные всегда документируются.

Любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т. е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа.

Заявление о приеме на работу (Приложение З), назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиография пишутся или заполняются гражданином собственноручно, без использования пишущей машинки или компьютера.

Все записи, сделанные в личном листке по учету кадров, и текст автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров «со слов гражданина». Исправления в указанных документах не допускаются.

Основные виды документов, сопровождающих процесс приема на работу руководителей, специалистов, научных и других подобных работников.

Резюме — предельно краткая и вместе с тем достаточно полная справка о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме (как в зарубежной практике и медицинской справки) является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность (Приложение И).

Резюме содержит следующие сведения:

— Ф.И.О.;

— домашний адрес и телефон;

— должность, на которую претендует кандидат;

— образование (указываются наименования всех учебных заведений, даты поступления и окончания);

— список предыдущих мест работы, включая работы временного характера;

— список публикаций (если есть);

— патенты (если есть);

— квалификация по должности, на которую претендует;

— военная служба;

— общественная деятельность;

— личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья, гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей).

В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность.

Список рабочих мест и должностей в одной организации приводится в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы. По структуре и стилю изложения резюме напоминает автобиографию.

Личный листок по учету кадров Основная масса необходимых сведений о кандидате на должность концентрируется в личном листке по учету кадров, который имеет широко распространенную типовую анкетную форму. Личный листок с фотокарточкой (размером не менее 5*6 см) включает 19 основных анкетно — биографических показателей (пунктов) — фамилию, имя, отчество, год и место рождения, образование, выполняемую работу с начала трудовой деятельности, участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и др. Все пункты заполняются четко и разборчиво, сокращения и прочерки не допускаются.

Рекомендательное письмо и характеристика составляется организацией, фирмой или авторитетным частным лицом. Письмо не носит официального характера. В нем оценивается та работа гражданина, которую он исполнял в данной организации. В письме описываются знания и навыки претендента на должность и оцениваются его личные качества. С согласия гражданина на рекомендательное письмо может быть сделан запрос или необходимые сведения получены по телефону и зафиксированы сотрудником отдела кадров. По сути, рекомендательное письмо выполняет ту же функцию, что и характеристика.

Характеристика (рекомендация) является официальным документом и дает оценку деятельности данного лица в целом. Характеристика отражает мнение этих лиц о данном работнике. Подписи заверяются гербовой печатью организации. Характеристика оформляется на общем бланке и обязательно датируется.

В характеристике указываются анкетные данные и должность работника, время работы в организации, на предприятии, продвижение по службе, отношение к работе, рост профессионального уровня, наличие правительственных наград и поощрений. Оцениваются деловой и моральный уровень работника, его личные качества, черты характера. Текст излагается от третьего лица. В конце характеристики сообщается ее целевое назначение, т. е. для представления в какую организацию или с какой целью она выдана.

Заключение

трудового договора Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме в двух подлинных экземплярах. Подписывается руководителем организации и работником. Роспись руководителя заверяется гербовой печатью организации. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. В отличие от приказа по личному составу трудовой договор описывает все типовые и индивидуальные стороны трудового договора, а также устанавливает временные границы этого договора.

Издание приказа о приеме на работу представляет собой заключительную процедуру документирования заключения трудового договора как состоявшегося юридического факта. Приказ издается в 3-дневный срок.

Наибольшая часть документов кадровой службы связана с процедурами движения кадров: перевод на другую работу, увольнение, командировки, предоставление отпусков.

Все документы по личному составу можно разделить на группы:

— организационные документы: положение о кадровой службе привила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников, график отпусков;

— распорядительные документы: приказы руководителя по личному составу;

— учетные документы;

— справочно-информационные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, акты, справки, переписка кадровой службы.

2.5 Профессиональная документация предприятия Состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами РФ. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации турпродукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров или направлений.

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включается:

1. Технологическая карта путешествия по маршруту;

2. График загрузки турпредприятия группам туристов на определенное время;

3. Информационный листок к путевке турпутешествия;

4. Бланки путевок формы ТУР — 1 «Туристическая путевка» (утвержденной Министерством финансов России);

5. Лист бронирования;

6. Бланки договоров с клиента — ТА;

7. Договора с партнерами — поставщиками услуг (гостиницами, экскурсионными бюро и т. д.);

8. Калькуляция или расчет стоимости тура;

9. Описание маршрута;

10. График движения по маршруту;

11. Карта-схема маршрута;

12. Текст путевой информации;

13. Описание технологических особенностей тура (памятка о сроках подачи заявок, графики движения транспорта по маршруту, возможные пересадки, ожидания и т. д.);

14. Тексты памяток для туристов;

15. Справочные материалы по маршруту;

16. Варианты рекламных проспектов и буклетов;

17. Прайс-лист.

На автобусных турах заполняется «Паспорт автобусного маршрута» утвержденный Министерством транспорта России отражающих не только схему маршрута и технологию обслуживания, но и технические данные автобуса, километраж и особенности автодорог.

3. Использование информационных технологий при работе с документами Осуществление документационного обеспечения управления связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различными путями. Один из наиболее эффективных — внедрение в практику деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и оргтехники.

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной.

Большая часть операций обработки документов носит технический и формально — логический характер. При этом обрабатываются как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, факсимильный аппарат, средства связи и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, клей и др,), которая применяется каждым сотрудником для повседневной работы.

Разнообразие средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. В настоящее время появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и системы подготовки и проведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, а также уделяется внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям, как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы.

Рабочее место служащего состоит из трех рабочих зон: основная, где находится стол с оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная, где расположены шкафы, факс, копировальный аппарат.

Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Помещение должно быть решено в цветовой гамме светлых тонов, с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является главной причиной быстрой утомляемости.

Большое значение имеет выбор мебели. В зоне обслуживании посетителей должны быть 2 — 3 стула и небольшой столик.

Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаше встроенными) для хранения дел и платяным и сейфом.

Современное место служащего невозможно без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру.

При больших объемах множительных работ устанавливается принтер, оснащенный сортировочным устройством. Обычно компьютер служащего связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети учреждения. Для подбора необходимой руководителю информации и работы с электронной почтой компьютер должен иметь доступ в Интернет.

Информационные технологии в соответствии с различием информационных процессов классифицируются на технологии:

— сбора информации;

— передачи информации;

— представления информации;

— обработки информации;

— хранения информации;

— накопления информации;

— использования информации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовой работе охарактеризована специфика отдельных видов документов. Для всех видов документов, описанных подробно общим является единство информации и материального носителя в целях передачи, хранения и использования информации.

Перспективы развития документоведения связаны с его превращением в более целостную систему. Главной и важной тенденцией становится расширение видового состава документов, усиление требований к материалу носителя, способам записи и воспроизведения информации, оперативности функционирования документной коммуникации в обществе и знаковой системе.

Будущее развитие документа связано с компьютеризацией документно — коммуникационной системы, при этом традиционные виды документов сохранятся в информационном обществе наряду с развитием нетрадиционных носителей информации.

В данной курсовой работе были получены теоретические и практические навыки в области компьютерных информационных технологий документационного обеспечения управления, а также их использования при создании предприятия с последующей документационной подготовкой созданного предприятия к началу деятельности с экономической и юридической обработкой данных документации.

При выполнении курсовой работы мною были освоены основные элементы работы в операционной системе Windows, сложное форматирование текстовых и табличных документов в офисных приложениях Microsoft Word, Microsoft Excel, Power Point.

Своевременное и совершенное информационное обеспечение управления, а также владение современными информационными разработками является основой эффективной работы всего предприятия.

РЕКОМЕНДУЕМЫЙ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский Кодекс Российской Федерации.

2. Федеральный Закон «О государственной регистрации юридических

3. лиц" от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.

4. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.