Организация деятельности архивного отдела Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «МаГУ»

Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.

Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.

Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны — важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней. 10]

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации, в этом и заключается актуальность выбранной темы

Цель данной работы — рассмотреть организацию деятельность архивного отдела на примере Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «МаГУ» .

В соответствии с поставленной целью сформулируем задачи стоящие перед данной работой:

· изучить литературу по истории создания архивного дела в России;

· разобрать правовые основы организации архивного дела Российской Федерации.

· проанализировать деятельность архивного отдела «МаГУ»

Объект исследования: деятельность архивного отдела «МаГУ» .

Предмет исследования: условия хранения документов, а архиве «МаГУ»

Структура курсовой работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав (первая глава раскрывает историю создания архивов в России, рассматривает правовую основу организации архивного дела Российской Федерации; вторая глава — анализ деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО «МаГУ» и методические рекомендации по совершенствованию деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО «МаГУ») и заключения.

Глава I. Архивное дело и его нормативная база

1.1 История создания архивов и архивное дело в советское время и до современности

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд. 7]

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд — лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только пополняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение. 21]

С появлением первых документов, известия о которых восходят к Х в., появилась и задача сохранения этих документов, и ларник, должностное лицо, ответственное за сохранность документов, и удостоверяющее их правдивость, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом. 8]

С появлением системы государственных учреждений — приказов, система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы — документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.

В 1836 г. была опубликована неполная рукопись 70-х годов XVI в. под названием «Опись Царского архива» .

О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, поскольку генеральные описания стали проводиться после «освобождения Москвы от интервентов 1614—1615 гг. и после «Большого московского пожара» 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ был адресован 23 центральным учреждениям. В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например, удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, неизвестно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами. 3]

16 июля 1712 г. — особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. Так был создан Московский сенатский архив, как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах были развиты в 44-й главе «Генерального регламента», например, впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность он устанавливался в три года. Тем самым создавались самостоятельные структурные подразделения — архивы, документы текущего делопроизводства был и отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность — архивариус. 6]

Только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России, получивший штаты, печать и собственного руководителя, — Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым было заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц — фондообразователей.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.

Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах. Архивы было положено опечатывать, а вынос документов был категорически запрещен.

В течение XVIII — XIX в.в. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации — архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. 18]

Закон «Учреждение губернских правлении» 1845 г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т. е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.

Коммунистическая партия и Советское правительство уделяли пристальное внимание развитию и совершенствованию архивного дела в Советской России. В своей деятельности они руководствовались указанием В. И. Ленина о том, что нельзя отбрасывать ценные достижение прошлого, а напротив, необходимо усвоить и переработать все ценное.

Попытка спроектировать государственную систему архивного дела была поддержана правительством только в XX в. В апреле 1918 г. был создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров был принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ был создан правительственный орган — Главное управление архивным делом. 25]

Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России, был вскоре дополнен другими законодательными актами и практическими мероприятиями. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охраняемые помещения. В 1919 г. декретами правительства были созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организации, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, в том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях.

17 сентября 1920 г. Постановлением коллегии Главного управления архивным делом Наркомата просвещения РСФСР был образован Государственный архив РСФСР, состоявший из четырех отделений:

1 — древлехранилище, содержащее материалы по внешней и внутренней политике России до XVIII в. включительно;

2 — хранилище государственных документов новой русской истории (XIX в. — 1 марта 1917 г.);

3 — хранилище документов истории революции и общественного движения (до 1 марта 1917 г.);

4 — архив пролетарской революции, содержащий документы после 1 марта 1917 г.

4-ое отделение получило специальное название «Архив Октябрьской революции» (далее АОР) и делилось в соответствии с постановлением на отделы: 1 — политический с подотделами внутренней и внешней политики, 2 — документы по истории РКП (б), 3 — письма, дневники, воспоминания заметки и т. п., 4 — экономико-статистические документы, 5 — печать, 6 — иллюстративный отдел. 16]

21 сентября 1920 г. было создано Постановление Совнаркома РСФСР о создании «Комиссии для собирания и изучения материалов по истории Октябрьской революции и истории Российской коммунистической партии». По соглашению с Главным управлением архивным делом, отдел АОР по истории РКП (б) стал практически хранилищем документов, собираемых комиссией по истории партии. Положение об Архиве Октябрьской революции определяло состав его материалов. В архив должны были передаваться документы всех возникших и уже ликвидированных за время революции государственных учреждений, общественных объединений и организаций, архивы контрреволюционных правительств, политических партий, учреждений Временного правительства. Таким образом, в число источников комплектования архива вошли как российские, так и союзные учреждения и организации. Кроме того, архиву предоставлялись права Комиссии по истории партии в деле сбора партийных документов. Оговаривалось и пополнение АОР печатными изданиями и кинофотоматериалами путем передачи архиву Центральной Российской книжной палатой и Центральной и областными фото-, кино-секциями обязательных экземпляров печатных и иллюстративных материалов, относящихся к его профилю. 23]

Главное управление архивным делом из ведения Наркомата просвещения РСФСР переходит в ведение ВЦИК и переименовывается в Центральный архив РСФСР (Центрархив) по постановлению Президиума ВЦИК 24 ноября 1921 года.

3 февраля 1925 г. было подписано утверждение коллегией Центрархива РСФСР нового положения об организации единого государственного архивного фонда (ЕГАФ), в соответствии с которыми все материалы ЕГАФ делились на дореволюционные (исторические архивы) и пореволюционные (архивы Октябрьской революции). Датой размежевания был определен февраль-март 1917 г. Кроме того, архивные материалы подразделялись на документы центрального и местного происхождения. АОР стал практически центральным архивом Октябрьской революции. В состав АОР на правах «Отдела падения старого режима» был включен «Новоромановский архив», находившийся во 2-ом отделении Государственного архива РСФСР и содержавший документы по истории Дома Романовых. 27]

В 1925 г. из Архива Октябрьской революции выделился в качестве самостоятельного Архив Красной армии.

Центральный кино-фото-архив был создан в 1926 году на базе иллюстративного отдела АОР

Окончательно определило профиль архива как хранилища документальных материалов высших органов государственной власти и управления и центральных органов государственного управления советского периода Положение о Центральном архиве Октябрьской революции. Приему в архив подлежали как документы учреждений союзного уровня, так и учреждений РСФСР. Кроме того, в архиве продолжали храниться фонды Временного правительства и контрреволюционных правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции. Положением архив был признан самостоятельным научно-исследовательским учреждением и в качестве совещательного органа создан Научный совет. 29]

Далее, в 1938 г. произошла новая реорганизация управления архивным делом, в соответствии с которой сеть государственных архивов была передана Народному комиссариату внутренних дел СССР, а Центральное архивное управление было преобразовано в Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР.

Постановлением СНК СССР от 29 марта 1941 г. было утверждено «Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР и сети центральных государственных архивов СССР». В соответствии с новым положением ЦГАОР был переименован в Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства (ЦГАОРСС).

Материалы союзного ведомства внутренних дел поступили на государственное хранение впервые в 1960 году. 24]

28 июля 1961 года вышло Постановление Совета Министров СССР об утверждении положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР и сети центральных государственных архивов СССР, в которой значились два вновь созданных архива: Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР) и Центральный государственный архив народного хозяйства (ЦГАНХ СССР). Оба архива были созданы на базе реорганизованного ЦГАОРСС. Во вновь созданный ЦГАНХ были переданы из ЦГАОРСС фонды экономического характера. В ЦГАОР СССР после реорганизации остались фонды высших органов власти и управления СССР, центральных органов управления в сфере труда, здравоохранения, образования, печати, информации, внутренних дел, юстиции, государственного контроля, органов суда, прокуратуры, арбитража СССР, а также фонды ряда общественных организаций. Были включены в состав ЦГАОР СССР и фонды ликвидированного Центрального государственного исторического архива в г. Москве (ЦГИАМ). 12]

Активный прием документов в связи с ликвидацией всей системы государственных учреждений СССР пришелся на 1989;1991 года.

28 апреля 1992 года подписано распоряжение правительства Российской Федерации о создании Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ) на базе Центрального государственного архива Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления (ЦГАОР СССР) и Центрального государственного архива РСФСР (ЦГА РСФСР).

Положение о Государственном архиве Российской Федерации утверждено Государственной архивной службой России 18 июня 1993 г.

В период с 1994 по 1999 проведена разборка, формирование, описание, систематизация документов Верховного Совета РФ, пострадавших во время события сентября-октября 1993 г.

17 апреля 1998 года был издан приказ Федеральной архивной службы России «О реструктуризации сети организаций, обслуживающих государственные архивы», в соответствии с которым Научная библиотека государственных федеральных архивов присоединена к ГА РФ.

Указом Президента Российской Федерации «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.04 г. Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство. 20]

1.2 Правовые основы организации архивного дела Российской Федерации

В этом параграфе рассмотрим органы управления архивным делом на федеральном уровне, на уровне субъекта РФ и на муниципальном уровне. Главным документом, на котором строится организация архивного хранения документов является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее Закон), который регулирует отношения владельцев и пользователей архивными документами в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от формы их собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации (2, с. 37). Новая редакция Федерального закона «Об архивном деле в РФ», состоящего из девяти глав, была опубликована 27 октября 2004 г. и вступила в силу с момента опубликования. Позднее, 4 декабря 2006 г. в документ были внесены некоторые изменения.

Настоящий закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства. 4]

В ст. 3 даны основные понятия, применяемые в Законе, рассмотрим некоторые из них.

Под архивным делом в Законе (п. 1) понимается деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. 9]

Закон гласит, что архивный документ (п. 2) — это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет свои реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежащий хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства.

Впервые в законе даны определения понятий «документ Архивного фонда Российской Федерации» (п. 4, архивный документ, прошедший экспертизу ценности, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению) и «документ по личному составу» (п. 3 архивные документы, отражающие трудовые отношения работодателя с работником). Тем самым повысился статус документов по личному составу в деле их упорядочения и сохранения. Также даны трактовки двух понятий «временное хранение» — для архивных документов в целом и для документов АФ РФ, п. 13 и 14 (1, с. 50).

Согласно Закону (п. 9) архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. 5]

Также в Законе введены новые понятия, такие как «владелец архивных документов» — это государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами. Введено понятие «пользователь архивных документов» — государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Для документов Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) нормативно подтверждены старые и закреплены новые сроки временного хранения документов в организациях до поступления в государственные или муниципальные архивы. В ст. 4 прописаны полномочия муниципальных образований в области архивного дела; в ст. 6 — состав АФ РФ и порядок включения в него архивных документов, особенности гражданского оборота документов. 8]

Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов возможно только в соответствии с федеральным законодательством. Изъятые как вещественные доказательства, они подлежат возврату собственнику или владельцу. Статья 12 Закона посвящена защите прав собственности на архивные документы. В ней говорится, что изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещено. К сожалению, Закон не содержит норм, устанавливающих порядок изъятия этих документов (2, с. 38).

Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (п. 12) означает хранение документов без определенного срока, то есть бессрочное.

В Законе дается понятие экспертизы ценности документов (п. 16) — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. 9]

Под упорядочением архивных документов (п. 17) в Законе понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению их в соответствии с правилами, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (далее — Федеральное архивное агентство).

В законе ряд статей посвящен порядку доступа к архивным документам и их использования (Глава 6), государственного учета документов АФ РФ, отнесения организаций и предприятий к числу источников комплектования.

Далее рассмотрим современное архивное законодательство и нормативную базу деятельности архивов.

Архивное законодательство появилось в 1918 году с принятием Декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела». Впоследствии было много декретов и постановлений в области архивного дела.

Основные современные законодательные акты появились в 90-х годах XX века.

Считается, что начало реформам в архивной сфере было положено известными указами Президента РФ «О национализации архивов КПСС» и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР» от 24 августа 1991 г. Главным в этих документах было то, что открывался доступ к ранее закрытым архивным материалам, перестал существовать «партийный архивный фонд». 12 октября 1991 года было издано постановление Совета Министров РСФСР «О российском центре хранения и изучения документов новейшей истории». На базе партийного архива был создан центр, который позднее был преобразован в Российский государственный архив социально-политической истории. Тогда же 12 октября 1991 года вышло постановление Совета Министров РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР». 17]

В 1992 г. издано Постановление Верховного Совета РСФСР «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» — первый в России нормативный акт высшего законодательного органа страны, посвященный архивам, и затем замененным «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» — первым за всю историю страны законодательным актом, регламентирующим постановку архивного дела. «Основы законодательства» разработаны с учетом ряда принципов новой организации архивного дела в стране.

" Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде РФ", принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 г., заложили демократическую правовую базу архивного дела в нашей стране. В них декларируется целостность государственного архивного дела независимо от формы собственности на документы, устанавливается уголовная ответственность за порчу, хищение, несанкционированное уничтожение, безвозвратный вывоз архивных документов. В целом они исходят из того, что документальное наследие составляет важную часть культурного достояния нации, что архивная система играет существенную роль в жизни страны, а историк-архивист является тем, кто отвечает за надлежащее функционирование этой важной сферы жизнедеятельности общества. Указом Президента РФ большинство центральных государственных архивов было внесено в государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ. 14]

Сфера ведения Основ законодательства распространяется на все находящиеся на территории России архивные документы и концентрирующие их архивы. Тем самым «Основы законодательства» провозглашают принцип неотъемлемости ценных документов, т. е. документов, подлежащих вечному сохранению в силу их значимости для общества или для собственника, от общего историко-культурного наследия народов России, рассматривая их в то же время и как составную часть мирового историко-культурного достояния. Такие документы и архивы в «Основах законодательства» объединены ранее существовавшим лишь в обыденном сознании понятием «Архивный фонд Российской Федерации». 13]

Впервые в архивной сфере были разграничены полномочия Российской Федерации и ее субъектов, Архивный фонд РФ разделен на 2 части: государственную и негосударственную.

Основные положения и принципы «Основ законодательства» были конкретизированы в утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. «Положении об Архивном фонде Российской Федерации». Оно определило прежде всего предельные сроки ведомственного хранения архивных документов государственной части Архивного фонда России.

" Положение" зафиксировало также механизм взаимоотношений учреждений Государственной архивной службы с собственниками и владельцами негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Последние представляют сведения о своих документах с целью их государственного учета, обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах, могут передавать свои документы в собственность государства или на временное хранение. Порядок, условия такой передачи определяются соглашениями (договорами) с учреждениями Государственной архивной службы. 9]

В 1993 году было принято постановление президента Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве». Это постановление регулирует взаимоотношения между учреждениями Государственной архивной службы и центральными органами федеральной исполнительной власти, государственными учреждениями, организациями и предприятиями, а так же совершенствования ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве.

В 1994 году был издан Указ Президента РФ «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России». В Положении об архивном фонде российской федерации закреплен состав государственной и негосударственной частей АФ РФ, отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации и муниципальных архивов, указаны порядок и сроки хранения документов, дан полный перечень отраслевых фондов. 8]

28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной архивной службе России, в котором говориться, что в компетенцию Росархива входит как руководство архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.

Как видно из перечисленного Президент и Правительство Российской федерации уделили немало внимания архивному делу.

К 2001 году состояние правового регулирования архивного дела далеко не во всем отвечало современным реалиям. Как следствие, 25 октября 2004 года вступил в действие Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» [8].

В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям. Содержание разделов проекта не только покрывает нормы Основ законодательства и утвержденного Указом Президента Российской Федерации Положения об Архивном фонде Российской Федерации (оба эти правовых акта со вступлением в силу закона должны быть отменены), но значительно расширяет и обогащает их[6].

При этом закон не отменяет права субъектов Российской Федерации принимать в пределах предоставленной им компетенции собственные архивные законы. Серьезно расширена сфера действия закона, регулирующего отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования не только документов Архивного фонда Российской Федерации (т. е. подлежащих постоянному хранению), но и других архивных документов (с временными сроками хранения). Отсюда — иное название закона («Об архивном деле…», а не «Об Архивном фонде и архивах…»), расширенный и дополненный понятийный аппарат (введены новые дефиниции, в частности «документ Архивного фонда Российской Федерации», «документы по личному составу», «особо ценный документ», «уникальный документ», «постоянное хранение», «временное хранение», «депозитарное хранение»)[6].

Нормы закона тщательно состыкованы с действующим законодательством. Закон де-юре закрепляет сложившееся в стране фактическое разделение архивных фондов, т. е. федеральной собственностью объявляются архивные документы, хранящиеся в федеральных архивах, содержание которых полностью обеспечивает федеральный бюджет. В собственности субъектов Российской Федерации остаются все документы, хранящиеся в региональных государственных архивах, которые финансируются из средств бюджетов субъектов Российской Федерации.

В закон включена новая для архивного права норма: территориальные организации федеральных органов государственной власти могут сдавать свои документы в региональные архивы на договорной основе.

Следующая новация закона — норма о том, что документы Архивного фонда России, поступившие на хранение в государственные и муниципальные архивы, не входят в состав их имущества[7].

Своеобразным дополнением к Гражданскому кодексу России является статья закона «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов», которая подробно объясняет, как поступать с архивными документами при реорганизации (в том числе путем преобразования, разделения или выделения) или ликвидации юридических лиц различных форм собственности.

Абсолютно новой является статья об особенностях гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

Закон сохраняет установившиеся после распада СССР и оправдавшие себя демократичные нормы доступа к открытой архивной информации, учитывает конституционные права граждан на неприкосновенность частной жизни[5].

Однако с принятием нового закона единый Архивный фонд Российской Федерации был разделен на три части: федеральные архивные документы, региональные архивные документы и муниципальные архивные документы. Разделяя собственность на документы, не предусмотрели изменение системы комплектования и хранения документов, существовавшей еще с советского времени. Напротив, в статье 21 закона было введено положение, которое сохраняло существующий порядок: «Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела» [29].

В результате остро встал вопрос о судьбе документов территориальных подразделений федеральных органов власти, таких, как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т. д. Согласно нового закона вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в федеральные архивы, возможности которых ограничены. И подобных проблем немало[8].

В настоящее время стране действует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, к которым относятся законодательные акты о культуре; информатизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ ЭВМ и многие другие.

Условно специалисты разделяют их на три группы:

1)акты фундаментального характера, регламентирующие весь комплекс вопросов отнесенных к компетенции архивной сферы;

2) акты, регламентирующие процессы комплектования, хранения, учета архивных документов;

3) акты, регламентирующие доступ к архивным документам и их использование[6].

В принятом 13 июня 1996 года (в редакции законов 1999 г.) Уголовном кодексе Российской Федерации появились ряд статей, где впервые содержится прямое упоминание о документах и правонарушениях, связанных с ними (ст. 140,164.188,90,243,284,324,325). В принятом новом Кодексе об административных нарушениях появились статьи об ответственности за хранение использование документов (ст. 13.20).

Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, — Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. Правила, в соответствии с существующим законодательством, не распространяются на муниципальные архивы и другие хранилища, осуществляющие хранение документов муниципальной собственности, и могут быть лишь рекомендованы для использования ими. До последнего времени государственные архивы руководствовались Основными правилами работы государственных архивов СССР, принятыми в 1983 г. Кардинальные социально-политические изменения в стране, развитие научно-технического прогресса и устаревание отдельных положений этих Правил обусловили необходимость создания новой редакции Основных правил работы государственных архивов.

Новые Правила работы государственных архивов подготовлены на основе переработки ранее действовавших нормативно-методических документов с учетом накопленного в последнее десятилетие опыта работы архивной службы в новых условиях, в том числе опыта применения современных технических средств и информационных технологий и международной архивной практики.

В новых Правилах сохранены традиция и преемственность с методикой и технологиями выполнения основных работ с архивными документами. Правила, синтезируя опыт отечественного архивного дела, закрепляют приемлемые для всех государственных архивов России унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в Российской Федерации в соответствии с современными реалиями.

Вместе с тем, применительно к работе специализированных кино-фотофоноархивов, а также архивов научно-технической документации, продолжают действовать «Основные правила работы государственных архивов с кино-фотофонодокументами», которые более глубоко и детально раскрывают особенности технологических процессов работы с аудиовизуальными документами. По этой же причине готовятся новые Правила работы государственных архивов с научно-технической документацией, которые будут дополнять Основные правила. Правила впервые излагают некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией, являющейся новым объектом деятельности государственных архивов. Отсутствие достаточного опыта работы с нею ограничило изложение таких норм вынужденным минимумом. К Правилам приложены формы документации, необходимой в деятельности государственных архивов, как внедренные ранее, так и ряд новых или переработанных (акт страховой оценки архивных документов, акт приема-передачи страховых копий, акт приема документов личного происхождения и др.)[29].

В Правилах не раскрываются методика и технология различных архивных работ, место которым в учебных и научно-методических пособиях, рекомендациях и инструкциях, а излагаются основные требования нормативного характера.

Для архивов организаций разработаны «Основные правила работы архивов организаций». Правила основываются на действующей нормативной правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а так же обязательны для всех негосударственных организаций. К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива[4].

Итак, одной из актуальных проблем отечественного архивоведения является разработка вопросов архивного законодательства. Главной задачей архивного законодательства является создание законодательной базы, которая позволила бы, решая проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния.

Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» сегодня регулирует отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других документов независимо от их форм собственности. Закон регулирует и отношения управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Принципиально важными положениями Закона, отличающими его от других законодательных актов, в архивной сфере являются: его более широкая сфера применения; отсутствие деления на государственную и негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации; внимание к муниципальному архивному звену; разработка понятийного аппарата современной архивной сферы; четкое разграничение полномочий Российской Федерации, ее субъектов и муниципальных образований в области архивного дела; четкое определение состава Архивного Фонда Российской Федерации; обозначение особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации; указание особенности гражданского оборота документов Архивного Фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности; провозглашение принципов, связанных с комплектованием, хранением, учетом и организацией использования документов Архивного Фонда Российской Федерации; полная регламентация всего управления архивным делом. В отдельных главах Закона прописаны вопросы доступа к архивным документам и их использованию, а также вопросы международного сотрудничества[30].

Глава II. Анализ деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО «МаГУ»

2.1 Анализ деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО «МаГУ»

архив хранение бюджетный документ

Во второй главе проанализируем деятельность архивного отдела ФГБОУ ВПО «МаГУ» .

Архив МаГУ был создан в 1958 году. С 01.12.2008 года архив был выделен в самостоятельное структурное подразделение — «Архивный отдел», а с 05.07.2011 г. архив является структурным подразделением управления по персоналу и делопроизводству.

Вначале рассмотрим организационную структуру подразделения. Оперативное руководство архивного отдела осуществляет начальник архивного отдела, в его подчинении находятся два старших архивариуса и архивариус. Оргазизационно-методическое руководство деятельностью архивного отдела осуществляет отдел по делам архивов администрации г. Магнитогорска.

Архивный отдел университета является отдельным самостоятельным структурным подразделением МаГУ, осуществляющим своевременный прием архивных документов от структурных подразделений, обеспечивающий их учет, сохранность и упорядочение с целью использования. Отдел университета подчиняется непосредственно проректору по учебной работе.

В своей деятельности подразделение руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:

ь «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрено решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

ь законодательством РФ и Челябинской области по архивному делу;

ь методическими указаниями Комитета по делам архивов областной администрации и архивного отдела администрации города;

ь ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

ь ГСДОУ — государственная система документационного обеспечения управления, М.1991г. одобрено коллегией Главархива СССР 27.04.88 года приказ Главархива СССР от 25.05.88 года № 33;

ь приказами и распоряжениями ректора университета;

ь правилами внутреннего распорядка университета.

В состав архивного отдела поступают:

ь законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений университета (согласно номенклатуре дел);

ь законченные делопроизводством документы долговременного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений университета (согласно номенклатуре);

ь документы по личному составу преподавателей и сотрудников университета (приказы по личному составу, личные дела, карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате уволенных сотрудников);

ь документы по личному составу студентов (приказы по личному составу, личные дела, протоколы государственной аттестационной комиссии)[16].

Так же в состав архивного отдела входит научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документальных материалов (описи, книги учета личных дел и т. д.)

Подразделение выполняет следующие основные задачи:

ь комплектование архива университета документами, состав которых предусмотрен положением об архивном отделе;

ь учет и обеспечение сохранности документов;

ь создание научно-справочного аппарата к документам архивного отдела;

ь использование хранящихся в архивном отделе документов;

ь подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивный отдел осуществляет следующие функции:

ь принимает упорядоченные и обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой («Основные правила работы архивов организаций») документы структурных подразделений университета не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством;

ь учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архивный отдел документов;

ь осуществляет использование архивных документов по запросам организаций и частных лиц, ведет учет их использования;

ь проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе, и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный архив в установленные им сроки;

ь составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК Комитета по делам архивов администрации Челябинской области;

ь оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел вуза;

ь контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, подлежащих передаче в архивный отдел;

ь участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу в университете;

ь участвует в работе экспертной комиссии университета;

ь ежегодно представляет в архивный отдел администрации г. Магнитогорска сведения о составе и объеме документов (паспорт архивного отдела)[16].

Для выполнения основных задач и функций архивный отдел университета имеет право:

ь требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архивный отдел документов в упорядоченном состоянии;

ь требовать от руководителей структурных подразделений соблюдения установленных правил работы с документами;

ь запрашивать от структурных подразделений необходимые для работы архивного отдела сведения;

Архивный отдел совместно с руководителями университета несет ответственность за:

ь несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

ь утрату и несанкционированное уничтожение документов;

ь необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу структурных подразделений;

ь нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Планирование деятельности архивного отдела осуществляется в направлении:

— разработка плана работы на учебный год;

— разработка и составление плана — графика передачи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения структурными подразделениями МаГУ в течении учебного года;

— разработка графика передачи личных дел выпускников предыдущего года очной формы обучения;

— разработка графика передачи личных дел выпускников и отчисленных вечерней формы обучения;

— разработка графика передачи личных дел выпускников и отчисленных заочной формы обучения.

В архивном отделе ведется, составляется и хранится следующая документация:

ь нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом Челябинской области (правила, инструкции, указания, рекомендации);

ь положение об архивном отделе;

ь положение об экспертной комиссии;

ь протоколы заседаний экспертной комиссии;

ь паспорт архивного отдела университета;

ь акты приема-передачи документов на госхранение;

ь акты о выделении документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов;

ь акты выемки документов;

ь акты проверки наличия и состояния документов, хранящихся в архивном отделе;

ь списки лиц (уволенных), имеющих ученые степени и звания;

ь описи дел постоянного срока хранения (утвержденные);

ь описи временного хранения (утвержденные);

ь подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства);

ь акты, справки об итогах обследований (проверок) архивными учреждениями, состояния и условий хранения документов;

ь копии архивных справок, выданные по запросам граждан и документы к ним (заявления, запросы, справки, переписка);

ь журнал выдачи дел из архивного отдела во временное пользование;

ь журнал регистрации запросов, заявлений;

ь журнал регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов;

ь журнал выдачи личных документов;

ь книги учета личных дел;

ь документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами архивного отдела;

ь должностные инструкции сотрудников архивного отдела;

ь журнал по технике безопасности[16].

Вся исходящая из архивного отдела документация подписывается ректором вуза или начальником архивного отдела. К отчетным документам архивного отдела относятся годовой отчет и паспорт архивного отдела Прием каждого дела производится работником архивного отдела в присутствии работника структурного подразделения. В архивный отдел передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве, дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архивный отдел по усмотрению руководства вуза. Архивный отдел принимает дела по описям и номенклатуре дел университета. Так же, если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архивный отдел оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Отбор дел в структурных подразделениях и их обработка производится работниками этих подразделений[1].

Выдаются дела из архивного отдела во временное пользование сотрудникам университета (под роспись с обязательной записью в соответствующей книге) и органам суда и прокуратуры и т. п. (с оформлением соответствующего акта)[5].

2.2 Методические рекомендации по совершенствованию деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО «МаГУ»

Во втором параграфе рассмотрим методические рекомендации по совершенствованию деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО «МаГУ»

Организация хранения документов это целая система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания фонда пользования, восстановления первоначальных или близких первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

· комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещение, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т. д.)

· комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, санитарно-гигиенический, охранный режим хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива[3].

Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасный выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов. Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающий 2−3-х кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов[3].

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Далее рассмотрим режимы хранения документов. Световой режим: постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Освещение может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. д.