Организация процесса адаптации персонала

[Введите текст]

В самом общем виде адаптация (лат. adapto-приспособляю) — процесс приспособления работника к условиям внешней и внутренней среды. Термин «адаптация» чрезвычайно широк и применяется в различных областях науки. В социологии и психологии выделяют социальную и производственную адаптацию. В определенной мере эти два вида адаптации пересекаются друг с другом, но каждая из них имеет и самостоятельные сферы приложения: социальная деятельность не замыкается на производстве, а производственная — включает и технические, и биологические, и социальные аспекты. С позиции управления персоналом наибольший интерес представляет производственная адаптация. Именно она является инструментом в решении такой проблемы, как формирование у нового рабочего требуемого уровня производительности и качества труда в более короткие сроки.

Причины изменения условий трудовой деятельности многообразны: поступление на новое место работы, переход в другое подразделение, на новую должность, внедрение новых форм организации труда, его оплаты и т. д.

Поэтому в условиях введения нового механизма хозяйствования, что сопровождается значительным высвобождением и, следовательно, перераспределением рабочей силы, увеличением числа работников, вынужденных либо осваивать новые профессии, либо менять свое рабочее место и коллектив, важность проблемы адаптации еще больше возрастает.

Целью данной работы является исследовать организацию процесса адаптации персонала, выполняя следующие задачи:

Определить сущность и виды адаптации, а также рассмотреть влияние кадровой политики компании на процесс адаптации;

Охарактеризовать этапы процесса адаптации и раскрыть сущность наставничества и коучинга в процессе адаптации;

Рассмотреть особенности проблемы адаптации к труду в новых условиях хозяйствования и охарактеризовать специализированные службы адаптации кадров;

Определить оценку результатов адаптации;

Рассмотреть организацию процесса адаптации на примере компании ООО «PR — Плюс».

Сущность адаптации. Её виды

Процедуры адаптации персонала призваны облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь организации. Практика показывает, что 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т. д. То есть специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы.

Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.

Для руководителя же информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции Адаптация — процесс изменения знакомства сотрудника с деятельностью и организацией и изменение собственного поведения в соответствии с требованиями среды (ист. № 1).

Трудовая адаптация персонала — взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенном включении работника в процесс производства в новых для него профессиональных, психофизиологических, социально-психологических, организационно-административных, экономических, санитарно-гигиенических и бытовых условиях труда и отдыха.

Выделяют два направления трудовой адаптации: первичную и вторичную.

В условиях функционирования рынка труда возрастает роль вторичной адаптации. При этом необходимо внимательно изучать опыт зарубежных фирм, которые уделяют повышенное внимание первичной адаптации молодых работников. Данная категория персонала нуждается в особой заботе со стороны администрации организаций. Чаще всего профессиональная адаптация рассматривается как процесс приобщения человека к труду в рамках определенной профессии, включения его в производственную деятельность, усвоения им условий и достижения нормативов эффективности труда. Однако адаптацию нельзя рассматривать только как овладение специальностью. Она предусматривает также приспособление новичка к социальным нормам поведения, действующим в коллективе, установление таких отношений сотрудничества работника и коллектива, которые в наибольшей мере обеспечивают эффективный труд, удовлетворение материально-бытовых и духовных потребностей обеих сторон. Виды адаптации и факторы, на нее влияющие, приведены на рис. 1.

Принципиальные цели адаптации можно свести к следующему:

уменьшение стартовых издержек, так как пока новый работник плохо знает свое рабочее место, он работает менее эффективно и требует дополнительных затрат;

снижение степени озабоченности и неопределенности у новых работников;

сокращение текучести рабочей силы, так как если новички чувствуют себя неуютно на новой работе и ненужными, то они могут отреагировать на это увольнением;

экономия времени руководителя и сотрудников, так как проводимая по программе работа помогает экономить время каждого из них;

развитие позитивного отношения к работе, удовлетворенности работой.

Рис. 1 — Виды адаптации и факторы, на нее влияющие Отметим, что в отечественных организациях наблюдается неотработанность механизма управления процессом адаптации. Этот механизм предусматривает решение трех важнейших проблем:

структурного закрепления функций управления адаптацией в системе управления организацией;

организации технологии процесса адаптации;

организации информационного обеспечения процесса адаптации.

Структурное закрепление функций управления адаптацией может проходить по следующим направлениям.

1. Выделение соответствующего подразделения (бюро, отдела) в структуре системы управления персоналом. Чаще всего функции по управлению адаптацией входят в состав подразделения по обучению персонала.

2. Распределение специалистов, занимающихся управлением адаптацией, по производственным подразделениям организации, координации их деятельности со стороны службы управления персоналом.

3. Развитие наставничества, которое в последние годы в отечественных организациях незаслуженно забыто.

Задачами подразделения или специалиста по управлению адаптацией в области организации технологии этого процесса являются организация: семинаров, курсов по различным вопросам адаптации; проведения индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником; интенсивных краткосрочных курсов для руководителей, вновь вступающих в должность; специальных курсов подготовки наставников; использования метода постепенного усложнения выполняемых новичком заданий; выполнения разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом; подготовки замены при ротации кадров; проведения в коллективе специальных ролевых игр по сплочению сотрудников.

Информационное обеспечение процесса адаптации заключается в сборе и оценке показателей ее уровня и длительности. Сбор и обработку информации рекомендуется проводить в рамках процедуры текущей деловой оценки персонала. Для отечественных организаций главная проблема информационного обеспечения адаптации состоит в необходимости накопления нормативных показателей уровня и длительности адаптации (ист.№ 2).

Управление процессом адаптации

Управление процессом адаптации — это активное воздействие на факторы, предопределяющие ее ход, сроки, снижение неблагоприятных последствий и т. п.

Необходимость управления адаптацией предопределяется большим ущербом как для производства, так и для работников, а его возможность доказана опытом отечественных и зарубежных предприятий и организаций.

Разработка мер, положительно влияющих на адаптацию, предполагает знание как субъективных характеристик рабочего (пол, возраст, его психофизиологические характеристики, а также образование, стаж и др.), так и факторов производственной среды, характера их влияния (прямое или косвенное) на показатели и результаты адаптации. Поэтому, при оптимизации процесса адаптации следует исходить из имеющихся возможностей предприятия (в части условий труда, гибкого рабочего времени, организации труда и т. д.) и ограничений в изменении рабочего (в развитии тех или иных способностей, в освобождении от отрицательных привычек и т. п.), необходимо также учитывать различия на новом и на прежнем месте работы, особенности новой и прежней профессий, ибо они могут быть существенными, что послужит серьезным барьером для профессиональной мобильности и проведения кадровой политики предприятия (ист. № 3).

Кадровая политика компании.

Во многом процесс адаптации персонала обусловлен кадровой политикой компании. Какой может быть кадровая политика и как она влияет на процесс адаптации?

1. Отсутствие кадровой политики — адаптация стихийная, бессистемная; все происходит как бы само собой (какими окажутся результаты — неизвестно).

2. «Спартанское воспитание» — новичку не только не облегчают процесс вхождения в новый коллектив, но и специально создают трудности; т. е. адаптация по принципу «выплыл — молодец, утонул — твои проблемы»; зато выжившим в таких условиях уже ничего не страшно (если они, конечно, не предпочтут другую работу)

3. «Берем суперкадры» — принимаем на работу высококлассных специалистов, стараемся обеспечить им все условия для работы, и ждем максимальной отдачи (вопрос в том, что каждый такой сотрудник предпочитает солировать, а вот с «хоровым пением» могут возникнуть проблемы);

4. «Выращиваем суперкадры» — принимаем на работу выпускников или просто новичков в нашей сфере деятельности и обучаем их всему тому, что требуется знать. Хороший способ, только очень затратный — обучение на первом этапе занимает массу времени не только у новичка, но и у наставника, не говоря уже о материальных расходах. Но дело того стоит.

Здесь представлены варианты кадровой политики в чистом виде. Но далеко не все компании могут позволить себе «супер-кадры» или растить сотрудников «с нуля», и в тоже время не считают нужным устраивать для новичков курс выживания. Существует так называемая смешанная кадровая политика. Она свойственна большому числу компаний. В основном, это средние и небольшие компании. Цель адаптации персонала компаний со смешанной кадровой политикой заключается в оптимальном соотношении затрат времени, средств и сил на адаптацию и сокращении периода врабатываемости новых сотрудников (ист. 4).

Этапы процесса адаптации

Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа.

Этап 1. Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако следует помнить, что даже в этих случаях в организации возможны непривычные для него варианты решения уже известных ему задач. Поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, таких, как технология деятельности, внешняя инфраструктура и персонал, новичок неизбежно попадает в какой-то степени в незнакомую ему ситуацию. Адаптация должна предполагать как знакомство с производственными особенностями организации, так и включение в коммуникативные сети, знакомство с персоналом, корпоративными особенностями коммуникации, правилами поведения т.д.

Этап 2. Ориентация — практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. Значительное внимание, например в компаниях США, уделяется адаптации новичка к условиям организации. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители новичков, так и сотрудники служб по управлению персоналом. Обычно обязанности между ними распределяются следующим образом:

Обычно программа ориентации включает ряд небольших лекций, экскурсии, практикумы (работа на отдельных рабочих местах или с определенным оборудованием).

Часто в ходе проведения программы ориентации затрагиваются следующие вопросы:

1. Общее представление о компании:

цели, приоритеты, проблемы;

традиции, нормы, стандарты;

продукция и ее потребители, стадии доведения продукции до потребителя;

разнообразие видов деятельности;

организация, структура, связи компании;

информация о руководителях.

2. Политика организации:

принципы кадровой политики;

принципы подбора персонала;

направления профессиональной подготовки и повышения квалификации;

содействие работникам в случае привлечения их к судебной ответственности;

правила пользования телефоном внутри предприятия;

правила использования различных режимов рабочего времени;

правила охраны коммерческой тайны и технической документации.

3. Оплата труда:

нормы и формы оплаты труда и ранжирование работников;

оплата выходных, сверхурочных.

4. Дополнительные льготы:

страхование, учет стажа работы;

пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по болезням в семье, в случае тяжелых утрат, пособия по материнству;

поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию;

возможности обучения на работе;

наличие столовой, буфетов;

другие услуги организации для своих сотрудников.

5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности:

места оказания первой медицинской помощи;

меры предосторожности;

предупреждение о возможных опасностях на производстве;

правила противопожарной безопасности;

правила поведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них.

6. Работник и его отношения с профсоюзом:

сроки и условия найма;

назначения, перемещения, продвижения;

испытательный срок;

руководство работой;

информирование о неудачах на работе и опозданиях на работу;

права и обязанности работника;

права непосредственного руководителя;

организации рабочих;

постановления профсоюзов и политика компании;

руководство и оценка исполнения работы;

дисциплина и взыскания, оформление жалоб;

коммуникация: каналы коммуникации, почтовые материалы, распространение новых идей.

7. Служба быта:

организация питания;

наличие служебных входов;

условия для парковки личных автомобилей;

8. Экономические факторы:

стоимость рабочей силы;

стоимость оборудования;

ущерб от прогулов, опозданий, несчастных случаев.

После прохождения общей программы ориентации может быть проведена специальная программа, осуществляемая как в формах специальных бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). Обычно в специальной программе затрагиваются следующие вопросы:

1. Функции подразделения:

цели и приоритеты, организация и структура;

направления деятельности;

взаимоотношения с другими подразделениями;

взаимоотношения внутри подразделения.

2. Рабочие обязанности и ответственность:

детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;

разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом;

нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;

длительность рабочего дня и расписание;

дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).

3. Требуемая отчетность:

виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;

отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

4. Процедуры, правила, предписания:

правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения;

поведение в случае аварий, правила техники безопасности;

информирование о несчастных случаях и опасности;

гигиенические стандарты;

охрана и проблемы, связанные с воровством;

отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;

правила поведения на рабочем месте;

вынос вещей из подразделения;

контроль за нарушениями;

перерывы (перекуры, обед);

телефонные переговоры личного характера в рабочее время;

использование оборудования;

контроль и оценка исполнения.

5. Представление сотрудников подразделения.

Этап 3. Действенная адаптация. Этот этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках данного этапа необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации. Важно в рамках этого этапа оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.

Этап 4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1 — 1,5 лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то этап эффективного функционирования может наступить уже через несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала (ист. № 1).

Роль той или иной стороны производственной адаптации может проявляться по-разному, в зависимости от конкретной ситуации. Для одной профессии (профессиональной группы) определенных условиях работы наиболее сложной проблемой может быть, например, психофизиологическая сторона адаптации, для других — социально-психологическая.

Молодой рабочий, принятый на предприятие, сталкивается, как правило, со всеми сторонами производственной адаптации, а для работника, перешедшего в другой цех, требования к социально-психологической адаптации могут быть существенно ослаблены, так как ему придется приспосабливаться только к первичному трудовому коллективу.

Итак, конкретизация подхода к каждому работнику, определение значимости той или иной стороны адаптации для конкретных условий производственной среды, разработка соответствующих мероприятий для облегчения ее прохождения составляют основу процесса управления адаптацией, предполагающего и определенную технологию. Так, применительно к молодым рабочим она включает в себя:

анализ ожиданий поступающих рабочих (выяснение на основании беседы мотивов поступления, ожиданий, связанных с данным предприятием, при необходимости — профеприем и прогноз стабильности новичка (как долго он может проработать в данном коллективе);

введение

новичка в коллектив;

собственно контроль адаптации в ходе периодических встреч или заочно;

ликвидацию причин конфликтных ситуаций или неудовлетворенности решением проблем адаптантов, санкции в отношении тех, кто обязан был устранить причины неадаптации;

обобщение материалов о ходе адаптации новичков, ознакомление с ними администрации предприятия и линейных руководителей.

Особое внимание к молодым рабочим необходимо проявлять в первые три месяца их работы, когда сказывается недостаточный уровень освоения профессии, весьма напряженными представляются нормы выработки, не всегда фактические условия и уровень организации труда и производства соответствуют ожиданиям в отношении сферы приложения труда и выбранной профессии.

Среди мер, способствующих сокращению периода адаптации и негативных ее последствий, можно выделить хорошо поставленную профессиональную ориентацию и, в частности, профессиональный отбор кадров. Последний позволяет выявить работников, вероятность успешной адаптации которых к данным факторам производственной среды наиболее высока. В наибольшей степени это относится к профессиям, предъявляющим к работнику специфические требования (внимательность, острота зрения и т. п.).

Успешной психофизиологической адаптации способствуют мероприятия по приспособлению среды к человеку: улучшение условий труда, учет эргономических требований при организации рабочего места (выбор соответствующего оборудования, планировка рабочего места), при конструировании оборудования, оргоснастки и т. д. Важными представляются мероприятия, направленные на снижение утомляемости человека.

Адаптация и ее сроки в значительной степени зависят от организации системы профессионально-квалификационного продвижения рабочих на предприятии. Часто на монотонные, малосодержательные, а потому и малопривлекательные работы принимают новичков, иногороднюю молодежь. Адаптация их на производстве определяется перспективами их роста, возможностями перехода на все более сложные виды труда в соответствии с образованием, отношением к труду и т. д. (ист. № 3).

Наставничество как универсальный вариант адаптации

Во многих современных организациях наставничество является эффективной формой адаптации нового персонала. Наставничество предполагает выделение человека, ответственного за нового сотрудника. Такой человек выполняет различные процедуры, которые должны привести к полному освоению новичком своих обязанностей, а также правил и норм организации и коллектива. В некоторых компаниях менеджеры определяют наставничество как процесс, в котором вышестоящий сотрудник ответствен за должностное продвижение и развитие новичка вне рамок обычных взаимоотношений руководителя и подчиненного.

Наставничество в целом касается следующих вопросов:

введение

в должность и перспективы карьерного роста;

вхождение в коллектив;

вхождение в целом в организацию.

Можно выделить, по крайней мере, два типа компаний в зависимости от того, как организован институт наставничества. В компаниях первого типа наставничество как система начинает работать только при появлении новых сотрудников и только на время прохождения испытательного срока. В компаниях второго типа наставничество существует на постоянной основе. Как правило, в российских организациях преобладает первый тип, в то время как второй тип наставничества более характерен для западных компаний.

В организациях первого типа система адаптации тесно связана с обучением. Ее механизм достаточно прост — в каждом отделе назначается наставник, ответственный за адаптацию новых сотрудников. Его задача — показать доброжелательность всего отдела по отношению к новому сотруднику, познакомить его с будущими коллегами, рассказать о фирме, ее традициях, правилах поведения и трудового распорядка, ознакомить с корпоративной культурой, рассказать о направлениях деятельности всей фирмы и каждого отдела, ответить на все возникающие вопросы. В обязанность наставника входят кураторство и контроль самого процесса адаптации в течение испытательного срока.

В организациях второго типа с момента появления новых сотрудников за каждым из них закрепляется наставник. У одного наставника может быть несколько подопечных. Наставник взаимодействует со своим подопечным не только во время прохождения испытательного срока, но и в дальнейшем, на протяжении всего времени работы в компании. Несколько раз в год наставник может организовывать специальные встречи со своими подопечными. В процессе таких встреч, как правило, происходит обсуждение достигнутых результатов и возникающих проблем. Особенностью такого рода компаний является то, что наставничество представляет собой циклический процесс: каждый сотрудник, проработавший в организации определенное время и добившийся конкретных результатов, обязательно становится наставником.

Кто должен выполнять функции наставника?

При разработке и внедрении системы наставничества возникает вопрос, кто должен выполнять функции наставника. Выбор такого человека в обоих типах компаний — процесс сложный. В некоторых компаниях наставником, как правило, становится опытный сотрудник с большим стажем работы в данной организации.

Но большинство руководителей сходятся во мнении, что наставником должен быть человек, прежде всего умеющий слушать, видеть проблемы, быть терпимым к неудачам подопечных на первое этапе (поэтому первая задача наставника — завоевать расположение и доверие новичка).

На первый взгляд, найти такого человека в коллективе достаточно просто. На самом деле выбор наставника в соответствии с упомянутыми критериями является сложной задачей и требует специальной процедуры.

Один из вариантов решения проблемы — тестирование сотрудников с целью выявления качеств, необходимых для руководства новичками. Специалистами отдела персонала может быть разработан специальный психологический тест, который поможет выявить такие качества, как коммуникабельность, открытость к новым людям и идеям, терпимость к чужим ошибкам. Разработка специального теста требует определенных знаний (а следовательно, приглашения специалистов, которых может не оказаться в отделе по управлению персоналом), а также больших временных затрат, но такой метод обеспечит точность полученного результата. Если же в организации широко используются тренинги, альтернативой может послужить проведение специального тренинга, целью которого будет как раз выявление кандидатов в наставники.

Другой вариант — постановка подцели определения навыков, необходимых для наставника в рамках конкретной тренинговой тематики. Эта задача может быть решена, например, при проведении тренинга лидерства или тренинга коммуникативных навыков для сотрудников организации. Конечно, проведение специального тренинга для всех сотрудников каждого подразделения или для некоторой их группы в свою очередь требует больших финансовых и временных затрат.

Оплата наставничества: платить или не платить?

Несомненно, назначение сотрудника наставником связано с возложением на него дополнительных обязанностей. Поэтому возникает не менее важная проблема — оплата наставничества. Понятно, что возможны два варианта — платить или не платить. Решение этого вопроса в большинстве случаев зависит от следующих факторов:

интенсивность набора персонала (при интенсивном наборе персонала система адаптации для каждого новичка требует больших временных затрат со стороны наставника, а в некоторых случаях наставник может некоторое время выполнять только наставнические функции, что, несомненно, должно отразиться на его заработной плате);

позиция руководства (некоторые руководители считают, что наставником должен быть скорее неформальный лидер, который действует «за идею», а не за деньги, и его взаимодействие с новыми сотрудниками должно осуществляться на основе инициативы и не входить в основные обязанности, а, следовательно, не должно оплачиваться);

корпоративная культура (в компаниях, где главным тезисом является оплата по результатам, система наставничества, скорее всего, будет сопровождаться оплатой работы наставника);

размер организации (исследования показывают, что в крупных организациях система наставничества в большей степени связана с системой бонусов, нежели в небольших компаниях).

Вопрос о том, оплачивать ли наставничество, должен решаться каждой конкретной компанией самостоятельно. Необходимо упомянуть, что любое решение (оплачивать/не оплачивать) имеет свои положительные и отрицательные стороны. Отсутствие оплаты может снижать мотивацию наставников и при большом объеме постоянной работы понижать качество выполнения функций наставничества. В свою очередь оплата наставничества может приводить к тому, что будет потерян некий неформальный элемент общения наставника и нового сотрудника (наставник может воспринимать свою роль как функциональную обязанность и действовать не на основе инициативы). Кроме этого, при оплате наставничества может возникнуть другая проблема. В одной российской компании при введении системы наставничества руководство решило установить определенную надбавку к заработной плате наставника. В результате практически каждый член коллектива того или иного отдела захотел стать наставником. Кроме того, возникло убеждение, что наставничество может использоваться, например, для объяснения невыполнения того или иного проекта или задания в срок. Именно в этой компании впервые было проведено описанное выше тестирование, в результате чего в каждом отделе был выбран человек, ответственный за адаптацию новичков.

Координация и контроль работы наставника.

После определения будущего наставника возникает проблема координации и контроля его работы.

Координация системы наставничества может быть организована следующим образом. Каждое подразделение, учитывая свою специфику, представляет проект системы наставничества. На основании этого разрабатывается общее положение о наставничестве, которое должны знать не только все наставники, но и все остальные сотрудники фирмы, чтобы в любой момент (при отсутствии наставника, например) ответить на возникающие у новичка вопросы, провести экскурсию по компании, рассказать об организационной культуре, познакомить с другими сотрудниками. Каждому отделу предоставляется возможность действовать по некоторым направлениям наставничества в соответствии со своей спецификой, но при этом общие правила остаются законом.

В координации важную роль играет руководство компании: именно его задача — сформулировать общие четкие критерии выбора наставника, процедуры и положения о наставничестве, а также организовать ознакомление всех сотрудников с этими документами.

Основная проблема заключается в сложности контроля за выполнением правил наставничества, а также за измерением качества наставничества в каждом отделе. Частично это можно сделать во время аттестации работника (в данном случае речь может идти, например, об оценке знания им корпоративной культуры). Но и при этом может возникнуть проблема: незнание сотрудником внутренних организационных правил может быть следствием не столько неактивной работы наставника, сколько, например, нежеланием самого сотрудника знакомиться с корпоративной культурой. Практически во всех компаниях сейчас существует проблема создания системы эффективного мониторинга наставничества. Один из вариантов ее решения — передача контрольных функций руководителю подразделения, однако это потребует от него больших затрат времени. Многие организации склоняются к передаче контрольных функций отделу персонала, так как, как правило, именно он занимается обучением (при отсутствии у компании собственного учебного центра). Вариантом решения проблемы может быть и разработка вопросника об эффективности наставничества, и использование его при увольнении и оформлении людей на работу.

Процедурно это выглядит следующим образом: при оформлении на работу или увольнении человек заполняет анкету о наставничестве. Она не должна содержать более пяти вопросов, например:

как вы оцениваете работу наставника (хорошо/удовлетворительно/отлично)?

была ли у вас возможность обратиться к наставнику в сложных ситуациях?

хотели бы вы быть наставником в нашей организации?

возникали ли у вас проблемы с наставником? и так далее.

Характер вопросов, прежде всего, зависит от того, когда человека просят ее заполнить — при найме или увольнении. Ограничение количества вопросов связано с тем, что большая анкета может потребовать затрат времени и самого анкетируемого (он может просто отказаться ее заполнить, особенно при увольнении).

Результаты за месяц должны обрабатываться руководителями отделов или их заместителями либо сотрудниками отдела персонала. В последнем случае может быть достигнута большая объективность оценки работы того или иного наставника. Конечно, к решению конкретных проблем должны привлекаться сами наставники выявленных «проблемных» отделов, что позволит повысить эффективность системы адаптации, лучше и быстрее решать все возникающие в данной системе проблемы (ист. № 5).

Коучинг в процессе адаптации

адаптация персонал коучинг наставничество В отличие от наставничества коучинг направлен не столько на непосредственное обучение, сколько на то, чтобы максимально полно раскрыть потенциал нового сотрудника и добиться от него полной отдачи в работе. Коучинг позволяет сотруднику чётко определить свою задачу, найти оптимальный способ её решения, наиболее полно раскрыть свой потенциал и повысить свою личную эффективность. У каждого человека уже есть решение любой стоящей перед ним задачи. Коучинг позволяет найти это решение, чётко сформулировать его и воплотить в жизнь.

Коучинг — это не советы и наставления, не консультирование и не обучение. Коучинг — это, прежде всего, вопросы. Вопросы, которые коуч задаёт своему сотруднику. Процесс поиска ответа на вопросы коуча позволяет сотруднику по-новому взглянуть на ситуацию, найти решение, порой совершенно неожиданное, обнаружить скрытые возможности, о которых раньше и не подозревал Коучинг базируется на признании того, что каждый человек обладает гораздо большими способностями, чем они обычно проявляют. И коуч в своей работе опирается не столько на текущие показатели сотрудника, сколько на его потенциал, который стремится раскрыть на благо компании. Коуч или менеджер, владеющий навыками коучинга, не столько даёт указания и инструктирует, сколько задаёт вопросы. Вопросы, задаваемые коучем по определённой схеме (как их ещё называют, «эффективные вопросы») позволяют новичку по-новому посмотреть на свою работу и на свои возможности. С другой стороны, руководителю коучинг прекрасно показывает реальный профессиональный уровень новго сотрудника на данный момент и позволяет спланировать свою работу по его развитию. С новичком может работать штатный коуч, или же менеджер (чаще всего непосредственный руководитель), владеющий навыками коучинга. В отдельных случаях целесообразно привлечение внешних коучей.

У коучинга есть ещё одно неоспоримое преимущество — экономия времени. Речь едёт не только о сокращении времени, необходимого для полноценной адаптации нового сотрудника, но и о времени, требующемся для непосредственного управления пресоналом. Сам процесс коучинга времени требует совсем немного. Собственно, для менеджера совсем не обязательно выделять для коучинга отдельное время. Вполне достаточно постоянно осознавать и использовать основополагающие принципы коучинга во время своего взаимодействия с новым сотрудником. В любом случае, это занимает гораздо меньше времени, чем бесконечные инструкции и указания. А эффективность такого подхода значительно выше.

Коучинг можно использовать для решения вполне конкретной задачи, в нашем случае — для эффективной адаптации персонала. Но гораздо лучше, если коучинг принят в компании как основной стиль управления, стиль отношений между сотрудниками, стиль корпоративного мышления и поступков. В этом случае атмосфера коучинга позволяет наиболее полно раскрыться потенциалу каждого сотрудника, не возникает проблем с мотивацией персонала, адаптация новых сотрудников проходит легко и естественно, повышается продуктивность работы каждого отдельного сотрудника, рабочих групп и команд. Но, к сожалению, коучинг как стиль управления встречается пока нечасто. Но применение элементов коучинга в управлении персоналом даёт неизменно хороший результат.

Наставничество более традиционно, оно уже не раз доказывало свою эффективность, за ним опыт многих поколений. Коучинг — сравнительно молодое явление в российском бизнесе, но, надо признать, явление чрезвычайно перспективное. Коучинг — это на сегодняшний день один из эффективнейших инструментов управления персоналом и, уж конечно, наиболее эффективный на сегодняшний день стиль управления. Следует признать, что наставничество и коучинг различны по своей сути. Но при этом они никоим образом не исключают друг друга. Скорее, наоборот, они прекрасно могут друг друга дополнять. Вопрос лишь в том, что в большей мере соответствует принятой в компании корпоративной культуре. Конечно, коучинг, как и наставничество, можно применять в качестве самостоятельного инструмента. Но при их грамотном сочетании эффект будет неизмеримо выше (ист. № 6).

Специализированные службы адаптации кадров

Адаптация работника на производстве, эффективное управление этим процессом требуют большой организационной работы. Поэтому на многих предприятиях страны создаются специализированные службы адаптации кадров. Однако организационно это делается по-разному: в зависимости от численности персонала предприятия, структуры управления предприятием, наличия и организации системы управления персоналом, нацеленности администрации предприятия на решение социальных задач в сфере управления производством и других моментов.

Службы адаптации работника могут выступать как самостоятельные структурные подразделения (отдел, лаборатория) или же входить в состав других функциональных подразделений (как бюро, группа и отдельные работники) — в отдел кадров, социологическую лабораторию, отдел труда и заработной платы и т. п. Иногда должность специалиста по адаптации вводится в штатное расписание цеховых управленческих структур. Важно, чтобы заводская служба адаптации была составным звеном общей системы управления кадрами на предприятии.

Основные задачи службы адаптации — разработка и внедрение с участием функциональных служб управления предприятием мероприятий по сокращению неблагоприятных последствий от работы неадаптированного работника, по стабилизации трудового коллектива, росту трудовой отдачи работников, повышению удовлетворенности трудом.

Важная задача службы адаптации состоит также в координации деятельности всех звеньев предприятия, имеющих отношение к адаптации, к осуществлению конкретных мероприятий, изменению параметров внешней среды и т. п.: функциональных служб заводоуправления, администрации, линейных руководителей.

Слагаемые эффекта от деятельности службы адаптации — снижение уровня текучести, уровня брака, сокращение числа поломок оборудования и инструмента, срока выхода на средний Уровень выполнения норм в цехе, на участке, числа нарушений трудовой дисциплины и т. п. (ист. № 3).

Оценка результатов адаптации

Успешность адаптации зависит от характеристик производственной среды и самого работника. Чем сложнее среда, чем больше отличие ее от привычной производственной среды на прежнем месте работы, чем больше связано с ней изменений, тем труднее проходит процесс адаптации.

Адаптация как процесс характеризуется определенной продолжительностью, и следовательно, имеет свое начало и окончание. Если в отношении начала адаптации вопросов не возникает (это начало деятельности работника в новых условиях), то определить ее окончание весьма трудно. Дело в том, что адаптация — это процесс, протекающий постоянно в меру изменения факторов внешней среды трудовой деятельности работника, да и изменения самого человека. Поэтому адаптация имеет отношение и к человеку, который не менял рабочего места.

С позиций управления кадрами, формирования трудового потенциала, определения сроков адаптации большое значение имеет выяснение такого понятия, как предел адаптации.

При определении сроков адаптации (а с ними и возможного ущерба) в качестве ее предела, или точки отсчета завершения ее как процесса, могут использоваться определенные количественные показатели, характеризующие отдельные стороны адаптации, или система показателей. В частности, можно выделить:

объективные показатели — уровень и стабильность количественных показателей труда (систематическое выполнение норм, качественное изготовление продукции, отсутствие нарушений в ритме работы конвейерной или поточной линии, профессиональная устойчивость, рост квалификации, уровень трудовой дисциплины и т. п.);

субъективные показатели — уровень удовлетворенности своей профессией, условиями труда, коллективом и др.

Другой подход к оценке производственной адаптации исходит из характеристики и результатов каждой из ее сторон.

Так, для характеристики психофизиологической адаптации, особенно на работах с большим физическим напряжением (например, для оценки степени тренированности, как одного из результатов адаптации) используются показатели выработки и энергозатрат, а также показатели состояния сердечно-сосудистой системы, функции кровообращения, дыхания, скорость восстановления и т. п.

Профессиональную адаптацию, как полное и успешное овладение профессией, характеризуют такие показатели, как степень освоения норм времени (их выполнение, достижение среднего процента, сложившегося в коллективе), выход на средний Уровень брака продукции по вине работника и др. К показателям, характеризующим социально-психологическую адаптацию, относятся уровень психологической удовлетворенности новой для человека производственной средой в целом и ее наиболее важными для него компонентами, характером взаимоотношений с товарищами, администрацией, удовлетворенность своим положением в коллективе, уровень удовлетворения жизненных устремлений и др. (ист. № 3).

Практическая часть

Организация процесса адаптации на примере компании ООО «PR — Плюс».

Характеристика компании.

ООО «PR — Плюс» работает в сфере PR-консалтинга, развития общественных связей и управления проектами, коммуникациями, имиджем.

Предоставляемые услуги:

Комплексная консультационная, информационная и PR-поддержка. Разработка и реализация PR-кампаний.

Планирование и проведение специальных мероприятий: презентации, семинары, конференции, круглые столы, торжественные и праздничные мероприятия.

Промо-акции.

Анализ информационного поля, мониторинг.

Организация работы со СМИ, услуги пресс-центра.

Услуги Call-центра.

Программы кризисного реагирования.

Внутрикорпоративный PR.

Выставочные мероприятия.

Спонсорские и благотворительные акции.

Дизайн и flash-анимация Компания ООО «PR — Плюс» основана в 2002 году. За это время компания завоевала прочные позиции на рынке PR услуг, зарекомендовала себя как надежная и стабильно развивающаяся компания. ООО «PR — Плюс» — это небольшая компания, её руководитель или (как это прописано в штатном расписании), директор является основоположником деятельности фирмы. Еще три года назад в организации было всего три сотрудника: директор, pr-менеджер и бухгалтер.

Т.е. руководитель совмещал в себе большое количество должностей, налаживал деятельность компании с самого начала и до самого конца.

И теперь относится к результату своего труда, как к собственному ребенку. В настоящее время штат сотрудников значительно увеличился: теперь в фирме есть и менеджер по мониторингу, дизайнер, специалист по информационным технологиям, но даже при этом руководитель ООО «PR — Плюс» является не только грамотным управленцем, его интересует весь процесс работы до последних мелочей.

Структура персонала ООО «PR — Плюс»

Анализ данных таблицы Из данных таблицы видно, что данная организация состоит из шести человек. И на протяжении последних 2х лет среднемесячное число персонала в организации и другие показатели не изменились. Основу коллектива представляют женщины — 83,4. Коллектив по возрастному критерию преимущественно молодой — 50% находятся в возрасте 25 лет, 16,6% - в возрасте 26 лет, и старше 37 лет — 33,4%. Все сотрудники имеют высшее образование, при чем 50% по соответствующей специальности. А остальные 50% имеют уровень проф. подготовки по специальности более 1 года. 83,4% персонала имеют общий стаж работы от 3 до 5 лет, и только 16,6% - более 10 лет. Абсолютно все сотрудники работают по специальности от 3х до 5 лет и имеют стаж работы на данном предприятии в этом же пределе.

Организация процесса адаптации в ООО «PR — Плюс»

Руководитель компании ООО «PR — Плюс» стремиться привлекать на работу молодых людей, как правило, практически без опыта работы. Поддержать уровень активности, целеустремленности новичка, развивать его потенциал помогает решить программа адаптации.

Данная компания не большая по своей организационной структуре, и как такового отдела кадров или службы по персоналу не имеет, поэтому всеми функциями данных отделов занимается сам руководитель.

И, следовательно, знакомство с компанией, и в некоторой степени психологическую адаптацию для каждого нового сотрудника начинает директор компании. Директор знакомит новичков с фирмой и ее историей, кадровой политикой, условиями труда, правилами внутреннего трудового распорядка, оформляет кадровые документы. Руководитель обращает внимание работника на требования к внешнему виду, каждому новому сотруднику выдается буклет, в котором содержится информация о компании, ее организационной структуре и список внутренних телефонов. Также даются сведения по субординарности: кто и какие вопросы уполномочен решать. Испытательный срок устанавливается в течении 3-х месяцев — этого достаточно для того, чтобы человек сумел раскрыться и сумел быть понятым. В случаях особых профессиональных достижений возможно сокращение испытательного срока.

При индивидуальном введении в должность, непосредственный руководитель: — поздравляет нового сотрудника с началом работы

— представляет его коллективу

— подробно излагает требования, в том числе и неписаные

— сообщает о трудностях, которые могут встретиться, и наиболее распространенных ошибках в работе

— рассказывает о будущих коллегах, особенно тех, у кого трудный характер, и тех, на которых всегда можно положиться, просить совета:

После ознакомительной беседы, для передачи знаний и опыта, руководитель предлагает новичку начать работу под руководством куратора (наставника). Куратор осуществляет инструктаж, контроль за первыми шагами новичка, выявляет сильные и слабые стороны его подготовки, определяет реальную потребность в дополнительном обучении, оказывает всестороннюю помощь в адаптации, проводит вводный инструктаж по технике безопасности. В связи с небольшой текучестью кадров, кураторы в данной компании успешно выполняют свои функции наставника без материального стимулирования. Это объясняется желанием поделиться полученными знаниями, почувствовать свою значимость, поднять собственный статус. Они не понаслышке знают о том, насколько труден период вхождения в организацию, приспособления к установленным нормам поведения, и именно поэтому пытаются, насколько это возможно, предостеречь новичков от собственных ошибок. Работая с новым сотрудником куратор не только оттачивает свое профессиональное мастерство, но и испытывает чувство удовлетворения в случае успехов своего подопечного.

Во время адаптации новичок не может работать в полную силу, так как для этого ему не хватает порой знания специфики предприятия, куда он пришел, нет полной информации о том, что происходит в компании, каковы нормы и ценности, которые определяют внутреннюю жизнь коллектива. Хорошо представляя все эти трудности, новому сотруднику сознательно дается возможность самому действовать с первых часов пребывания на рабочем месте. Это способствует быстрейшему исчезновению чувства страха и неуверенности, тем более что куратор всегда находится рядом. Очень важно уделять особое внимание психологической совместимости куратора и новичка, хотя не следует забывать и о вопросе совместимости с коллективом фирмы в целом. Иногда бывают ситуации, когда новому сотруднику приходилось по его просьбе назначать другого куратора и/или переводить в другую смену. Необходимо чутко прислушиваться к просьбам новичков и постоянно помнить о том, что нет ничего в процессе адаптации, что могло бы показаться лишним и остаться без внимания.

В течение первых двух недель руководитель ежедневно видится с работником, узнает об успехах и помогает устранить проблемы. Это позволяет как можно раньше составить представление о его слабостях и достоинствах, взаимоотношениях в коллективе, исполнительности.

Руководитель периодически интересуется мнением коллектива своего отдела о новом сотруднике. Часто такие беседы в дружественной, спокойной обстановке позволяют руководителю под совершенно новым углом взглянуть на процессы, протекающие внутри коллектива, понять суть многих скрытых конфликтов.

Для устранения факторов, мешающих успешной адаптации, новичок через полтора месяца работы дает оценку коллективу, в котором он трудится На протяжении всего испытательного срока руководитель осуществляет контроль за адаптацией нового сотрудника. С ним проводятся неформальные беседы, в ходе которых становится ясным, насколько он удовлетворен работой, какой ценой она ему дается, как принимает его коллектив, существуют ли трудности во взаимопониманиях с сотрудниками, создалось ли ощущение психологического комфорта. С целью получения информации о том, насколько успешно овладевает сотрудник системой профессиональных знаний и навыков, как он выполняет требования трудовой дисциплины, сохраняет ли интерес к работе, руководитель проводит беседы с куратором данного сотрудника. В результате постоянных и систематических контактов руководителя с новым сотрудником и его куратором делаются выводы об успешности процесса адаптации:

— связывает ли новый сотрудник свое будущее с данной компанией

— удалось ли установить дружеские связи с членами коллектива

— стала ли работа для сотрудника привычной (не вызывает чувства постоянного напряжения, неуверенности)

— соответствует ли новый сотрудник требованиям компании.

Помимо периодических бесед с новым сотрудником, вывод о прохождении испытательного срока осуществляется руководителем на основании оценки, данной непосредственным наставником и коллегами по работе, в виде отзыва, который предоставляется не позднее чем за семь дней до окончания испытательного срока. Подобное мероприятие очень полезно, так как дает возможность каждому сотруднику отдела быть услышанным и почувствовать свою значимость. Испытательный срок считается пройденным при условии выполнения поставленных задач и в случае, если новичок «прижился» в новом коллективе. Если руководитель фирмы неудовлетворен результатами нового сотрудника, то принимается решение о прекращении сотрудничества. К сожалению, иногда первый день работы новичка становится и последним. Причины: переоценка сил; несовпадение ожиданий с двух сторон; новичок недостаточно ясно представлял объем работы. В этой ситуации ценность системы адаптации очевидна, так как ее высокая интенсивность буквально с первых часов позволяет новичку адекватно оценить свои возможности, а компании — сэкономить время и силы.