Внесение изменений в записи о работе, награждении, переводе и увольнении

В соответствии с п. 1.2 Инструкции, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Например, пр…

• 1. В случае утраты лицом своей трудовой книжки.
• 2. В случае если в трудовой книжке имеется признанная недействительной запись об увольнении или переводе на другую работу.
• 3. В случае если трудовая книжка пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т. п.
• 4. В случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств).

Во всех случаях, за исключением последнего, дубликат трудовой книжки (а также вкладыша к ней) выдается по последнему месту работы на основании письменного заявления работника. В соответствии с Правилами (п. 31), на работодателя возлагается обязанность выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня обращения работника с таким заявлением.

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». А на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Подлинник трудовой книжки при этом оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

Прием на работу по трудовой книжке, содержащей запись «Взамен выдан дубликат», не производится. Между тем ни в одном из указанных нормативных актов такого запрета не содержится, что является явным упущением законодателя, способствующим злоупотреблению второй трудовой книжкой.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки разъясняются в Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. При этом записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы вносятся в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» на основании ранее изданных приказов работодателя.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации, то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Итак, при оформлении дубликата трудовой книжки сотрудник отдела кадров обязан внести в него сведения об общем и непрерывном стаже работника, который тот имел до поступления в эту организацию. Такая запись может быть сделана только на основании справок со всех предыдущих мест трудовой деятельности или на основании нотариально удостоверенной копии потерянной трудовой книжки. Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий (кадровых служб) и заверены печатью.

Если организации, в которых работник ранее работал, ликвидированы, следует обратиться с запросом в городской архив, где должны храниться архивы документов по личному составу, содержащие сведения о работниках, их трудовом стаже, должностных перемещениях и т. д. В реальности, однако, может оказаться, что сведений о нужном предприятии в городском архиве не окажется. Дело в том, что до принятия субъектами РФ законов «Об архивном фонде», обязывающих все организации, прекращающие свое существование на территории субъекта, сдавать документы в архивы Закон Тюменской области от 15.04.1996 г. № 39 «Об Архивном фонде Тюменской области и архивах» //СПС «Гарант»., ситуация с передачей в архивы документов по личному составу от предприятий не контролировалась. И потому, особенно в начале 1990;х, далеко не все руководители считали нужным после ликвидации предприятия передавать свои архивы на хранение государству. Ирина Мурнина. Большие проблемы с маленькой книжкой //Кадровое дело. 2004. № 3.

В таком случае придется использовать последнюю возможность доказать свою правоту — обращаться в суд по месту жительства с заявлением «об установлении фактов, имеющих юридическое значение». Прежде чем подавать заявление в суд необходимо собрать максимальное количество доказательств. Ими могут служить показания как минимум двух свидетелей, знающих заявителя по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Но эти свидетели должны сами документально подтвердить свою работу на данном предприятии в тот же период времени, иначе говоря, иметь соответствующую запись в трудовой книжке.

В качестве доказательства можно также использовать сохранившиеся трудовые договоры, справки с места работы, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы — все, что может убедить суд. Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» //СЗ РФ. 2002. № 31. ст. 3110.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. А затем работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. Инструкция по заполнению трудовых книжек. //РГ. 2003. № 235.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден только в судебном порядке.