Документированая процедура перевода в организации. (ИП Чудинов магазин автозапчастей)

Табель выводится по утвержденной Госкомстатом РФ форме Т-13 и четко отображает информацию о приемах, переводах, увольнениях, отпусках, больничных, командировках, и других операциях, касающихся рабочего времени, наложенную на сведения о рабочих графиках сотрудников. Таким образом, для вывода отчета по форме Т-13 вам не нужно использовать какие-либо сложные специализированные системы учета прихода/ухода сотрудников.

Рис. 11. Табель учета использования рабочего времени [28]

5. Расчет очередных отпусков Для максимальной автоматизации работы по планированию и учету очередных отпусков Фараон поддерживает следующие функции:

В карточке учета очередного отпуска сохраняется подробная информация об отпуске. Причем, помимо стандартных полей, Вы легко можете добавить в нее дополнительные поля для учета денежной дотации, различных комментариев и т. п.

Автоматизация управления документами с помощью «Фараон» приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

6. Возможность поиска по любым параметрам Принятие решений по многим кадровым вопросам связано с обработкой больших объемов информации. Важным достоинством Фараона является то, что он позволяет выполнять поиск по любым введенным в систему данным. Вы можете проводить поиск за любой период времени (месяц, год, пять лет и т. д.), по отдельным сотрудникам, подразделениям, либо по всей компании сразу. В Фараоне предусмотрены следующие виды поиска:

Поиск по личным делам Поиск по кадровым операциям Поиск по документам Например, вы можете провести поиск сотрудников отдела продаж, которые в апреле 2006 года направлялись в командировку в город Псков. Или найти всех мужчин, принятых на работу после 01 января 2000 года. Ниже приведена форма такого запроса.

Рис. 12. Форма поиска [28]

7. Возможность эффектного вывода данных Благодаря использованию Фараона можно быстро формировать различные отчеты. Например, штатное расписание (Т-3), график отпусков (Т-7), табель учета рабочего времени (Т-13), список вакансий, журнал учета трудовых книжек, адресная книга, дни рождения сотрудников, журналы учета различных кадровых операций (приемы на работу, отпуска, больничные, командировки и т. д.), движение численности сотрудников (со среднесписочной численностью и коэффициентом текучести), присутствие сотрудников на рабочем месте, распределениt сотрудников по различным классификаторам (образование, иностранный язык и т. п.), и многое многое другое. Отчеты выводятся в такие привычные пакеты, как Word и Excel, поэтому можно их редактировать и оформлять по своему вкусу.

Рис. 13. Вывод отчетов[28]

Благодаря данной программе решаются следующие задачи:

организовывается эффективная работа с кадровыми документами;

внутрикорпоративный документооборот становится максимально безбумажным;

обеспечивается качественный контроль за исполнением поручений руководителя;

реализовывается возможность коллективной работы.

Основной результат внедрения системы — наведение порядка в работе с документами и повышение эффективности работы организации в целом.

На основании проведенного анализа разработаны предложения по совершенствования документационного обеспечения кадровой работы в ИП «Чудинов И.И.».

В качестве первого предложения автором предложено доработать существующую документированную процедуру перевода. Автором данной работы представлен проект по заключению дополнительного соглашения к трудовому договору, который будет являться основанием для перевода на другую должность, а также грамотное заполнение личных карточек и приказов о переводе на другую должность.

Вторым предложением совершенствования документационного обеспечения кадровой работы предприятия является внедрение комплексной автоматизированной системы для документооборота. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью была выбрана система «Фараон», которая в отличие от других аналогов, является самой наилучшей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенные автором исследования по документированной процедуре перевода сотрудника на другую должность в ИП «Чудинов И.И.» позволяют сделать ряд выводов:

Необходимой составной частью современной организации является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с кадровыми документами, то ухудшается и управление персоналом, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри организации, так и его отношения с другими учреждениями. Не последнее место документационное обеспечение играет и в кадровой работе.

Кадровая работа — это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации.

Работа кадровой службы в коммерческих учреждениях обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы.

Организация кадрового делопроизводства требуется вне зависимости от того, государственное или коммерческое предприятие, позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например: оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя учреждения и т. д.

Хотя требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством, ни для кого не секрет, что в большинстве, как, коммерческих организациях так и в государственных учреждениях постановке нормальной кадровой документации не предают серьезного значения.

По проведенному анализу системы делопроизводства кадровой работы в ИП «Чудинов И.И.» можно сделать выводы:

ИП «Чудинов И.И.» работает на с рынке автозапчастей 1997 г. На сегодняшний момент компания ИП «Чудинов И.И.» осуществляет розничную торговлю автозапчастями отечественных и зарубежных автомобильных марок: МАЗ, HOWO, Кам

АЗ, FOTON, ЗИЛ, VOLVO, ГАЗ, DAF, УАЗ, FRED, Газель, MAN, Урал, IVECO, КРАЗ, MB, БЫЧОК В настоящий момент в компании работает 18 человек. Кадровый анализ по персоналу показал, что в компании есть как положительные, так и отрицательные стороны. К положительным моментам можно отнести уровень образования, так как он может говорить о высокой культуре сотрудников и очень позитивно сказываться на кадровой политике организации. От уровня образования, квалификации работников, их профессиональной подготовки, деловых качеств в значительной мере зависит эффективность работы компании. К отрицательным моментам в основном относится срок работы на данном предприятии. Так как количество вновь принятых сотрудников составляет 22% от общего числа сотрудников. Что говорит о текучести кадров, которая может быть связана с адаптацией в коллективе. В самом кадровом делопроизводстве также были выявлены недостатки, которые компании необходимо изменить. Основной проблемой является не грамотное ведение документированной процедуры перевода сотрудника в новую должность.

На основании проведенного анализа разработаны предложения по совершенствования документированной процедуры перевода сотрудника на новую должность в ИП «Чудинов И.И.».

В качестве первого предложения автором предложено доработать существующую документированную процедуру перевода. Автором данной работы представлен проект по заключению дополнительного соглашения к трудовому договору, который будет являться основанием для перевода на другую должность, а также грамотное заполнение личных карточек и приказов о переводе на другую должность.

Вторым предложением совершенствования документационного обеспечения кадровой работы предприятия является внедрение комплексной автоматизированной системы для документооборота. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью была выбрана система «Фараон», которая в отличие от других аналогов, является самой наилучшей.

На основании предложенных мероприятий ИП «Чудинов И.И.» в первую очередь получит социальную эффективности от этих предложений, которые проявятся в возможности достижения позитивных, а также в избежание отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.

Социальная эффективность проекта также будет выражаться в том, что все предложенные нами рекомендации помогут создать достойный имидж компании, комфортный психологический климат в коллективе, стабилизируют численность персонала, а значит, повысится производительность труда и произойдет увеличение доходности организации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативные документы Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30.

11.94 г. № 51-ФЗ и часть вторая от 26.

01.96 г. № 14-ФЗ. — М.: НОРМА, 2006.-624с.

Трудовой кодекс Российской Федерации-М.:

2008. — 578с Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» // опубликован в Собрании законодательства Российской Федерации от 16 февраля 1998 г. № 7, Ст. 785.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»

Федеральный закон РФ от 27.

07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Постановление Правительства Российской Федерации от15.

06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Текст]//Собрание законодательства Российской Федерации-2009;№ 25-ст.3060

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.

02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»

Литература

Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина Ивановна Андреева. — 3-е изд., перераб. и доп. ;

М.: Кнорус, 2010. — 296 с.

Байкова И. Ю. Настольная книга делопроизводителя. 3-е изд. перераб. и доп., «Издательство «ЭКСМО», 2010. — 352с.

Барышников, А. А. Делопроизводство — без проблем // Кадровое дело. 2011. — № 6. — С.8−9.

Бобылева, М. П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М. П. Бобылева // Делопроизводство. — 2002. — № 2. — С.27−33.

Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России // Е. В. Бушуева // Ректор вуза. — 2012. — № 3.

— С. 38−40.

Быкова Т. А. Основные правила организации документооборота//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. — № - 3. — С. 32.

Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 304с.

Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие :. — 6-е изд., испр. и доп.. — М. :

Инфра-М, 2010. — 367 с.

Кузнецов Д.Л. // Кадровик. Трудовое право для кадровика, 2010. — № 1. — C. 55−59

Кузнецова Т. В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для вузов / Т. В. Кузнецова. — М.: Издательский дом МЭИ, 2011. — 344с.

Ларин, М. В. Документационное обеспечение управления проектами: Учебно-методическое пособие / ВНИИДАД. М., 2011. — 192 с.

Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управления: Учебник. — 9-е изд., стереотип. — М.: Академия, 2010. — 178с.

Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. — 2-е изд., обнов. — Спб.: Питер, 2011. — 176с.

Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования /

Л. А. Румынина. -

10-е изд., стер. — М.: Академия, 2012. — 224c.

Санкина Л. В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. — № 2. — С. 16.

Смирнова, Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2010.-209с.

Тихомирова Л.В., Тихомиров М. Ю. Документы в трудовых правоотношениях. М.: Изд-во Тихомирова М. Ю., 2011. — 188с.

Храмцовская, Н. А. Работа с электронными документами в вопросах − ответах Секретарь-референт. — 2012. — № 7. — С.34−39.

Интернет — источники

Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http: www. delo-press.ru/.

Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http: www.termika.ru/.

Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http: www. sekretarskoe-delo.ru/.

Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс]. — Режим доступа: (http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Организационная структура ИП «Чудинов И.И.»

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Перечень типов документов отдела управления по персоналу

№п/п Наименование документа 1 Прием сотрудника на работу 1.1 Анкета соискателя 1.2 Заявление на прием 1.3 Личная карточка работника (унифицир. форма Т-2) 1.4 Приказ о приеме работника на работу 1.5 Приказ о приеме работников на работу 1.6 Перечень документов на прием 1.7 Правила внутреннего трудового распорядка 1.8 Обязательство о неразглашении коммерческой информации 1.9 Трудовые договоры с работниками (основное место работы, по совместительству, срочный, гражданско-правовой договор) 1.10 Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности 1.11 Договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности 1.12 Дополнительное соглашение об изменении трудового договора 1.13 Заявки на подбор персонала 1.14 Резюме 2 Увольнение сотрудника 2.1 Заявление на увольнение 2.2 Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником 2.3 Приказ о прекращении трудового договора 2.4 Приказ о прекращении трудового договора с работниками 2.5 Обходной лист 3 Перевод 3.1 Заявление о переводе 3.2 Приказ о переводе работника на другую работу 3.3 Приказ о переводе работников на другую работу 3.4 Приказ об изменении оплаты труда 4 Оформление отпуска 4.1 Заявление на отпуск (ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный) 4.2 Приказ о предоставлении отпуска 4.3 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику 4.4 Ежегодный график отпусков 5 Оформление больничных листов, медосмотр 5.1 Листы о временной нетрудоспособности работников 5.2 Направление на медосмотр 6 Формирование штатного расписания 6.1 Организационная структура управления предприятия 6.2 Служебная записка руководителя структурного подразделения об увеличении штатных единиц подразделения, изменении оплаты труда работника.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Приказ о переводе на другую должность

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Запись о переводе на другую должность

№ записи Дата Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) число месяц год 1 2 3 4 ИП «Чудинов И.И.» 3 19 04 2012

Принят в торговый отдел на должность продавца Приказ от 06.

07.2006 № 34 4 19 04 2012

Переведен в торговом отделе на должность старшего продавца Приказ от 19.

04.2012 № 14/7

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1

К ТРУДОВОМУ ДОГОВОРУ № 15 от 07.

04.2011 г.

о внесении изменений в трудовой договор в связи с переводом работника на другую работу

г. Арамиль 19.

04.2012

ИП «Чудинов И.И.», в лице директора Чудинова Игоря Ивановича, действующего на основании свидетельства № 306 165 828 500 026 от 22.

03.1997г., именуемый в дальнейшем «Работодатель» с одной стороны, и Орлова Наталья Дмитриевна, именуемый (ая) в дальнейшем «Работник», с другой стороны, приняли настоящее соглашение, являющееся неотъемлемой частью трудового договора № 15 от 07.

04.2011., о нижеследующем:

Исключить из Трудового договора № 15 от 07.

04.2011г., (именуемого далее — Трудовой договор) следующие пункты: п 2.

1.

Изложить в новой следующей редакции должность Трудового договора: «п. 2.

1. Работник принимается на должность старшего продавца в торговый отдел.

По настоящему Трудовому договору Работодатель обязуется предоставить Работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором (в случае его заключения), соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать Работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять обязанности, определенные настоящим договором и должностной инструкцией Работника, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у Работодателя. С должностной инструкцией юрисконсульта Работник ознакомлен.

Дата начала работы, то есть дата, с которой Работник обязан приступить к работе по должности старший продавец — «19 апреля 2012 г.»

«п. 2.

2. Работник подчиняется непосредственно руководителю"

«п. 2.

3. Работнику устанавливается 40 — часовая рабочая неделя, нормированный рабочий день.

Время начала, окончания работы, перерывов в работе определяется следующее:

Понедельник — пятница Предпраздничные дни Начало работы 9.00 9.00 Перерыв 13.00 — 14.00 13.00 — 14.00 Окончание работы 18.00 17.00

Работнику предоставляются выходные дни: суббота, воскресенье".

«п. 2.

4. Работодатель обязуется ежемесячно выплачивать Работнику оклад в размере 18 500 (восемнадцать тысяч пятьсот) рублей 00 коп.".

3. Условия Трудового договора, не затронутые настоящим соглашением, остаются неизменными.

4. Настоящее соглашение, а соответственно и все оговоренные им изменения к Трудовому договору, вступают в силу с «19» апреля 2012 г.

5. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью Трудового договора.

Настоящее соглашение составлено и подписано в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Реквизиты и подписи сторон РАБОТОДАТЕЛЬ:

ИП «Чудинов И.И.» РАБОТНИК:

Орлова Наталья Дмитриевна ОГРН 306 165 828 500 026 от 22.

03.1997г. Р/с № 40 802 810 433 030 897 664

Паспорт серии 92 07 № 321 587 выдан 10.

11.2000 ИНН: 165 810 049 519 ВЫДАН отделом УФМС России по Свердловской области БИК: 47 308 876

Дата рождения: 10.

01.1971 К/с: 30 101 810 700 000 002 048 г. Арамиль ул. Космонавтов, 57. Филиал НБ «ТРАСТ» (ОАО) в г. Арамиль. (343) 216−76−54 г. Арамиль ул. Космонавтов, 17. (343) 216−03−19 Директор Чудинов И.И.

________________

Орлова Н.Д.

____________________

М.П.

Второй экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договора на руки получил (а)

«____"_______________20___ г. ______________/_____________/

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2)

Раздел III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ Дата Структура подразделения Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Тарифная ставка (оклад) надбавка, руб Основание Личная подпись владельца трудовой книжки 1 2 3 4 5 6 07.

04.2011

Торогвый отдел продавец 15 000 руб. надбавка 500,00руб Приказ 07.

04.2011

Орлова 19.

04.2012

Торговый отдел Старший продавец 18 500,00 надбавка 500,00 руб Приказ от 19.

04.2012

Орлова

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Приказ о переводе на другую должность