Информация с ограниченным доступом предполагает наличие определенных лиц, которым ограничен или запрещен доступ к сведениям, которые составляют или в своем потенциале могут составлять конфиденциальную информацию предприятия.
4. Информацию для свободного пользования.
Кроме того, разрабатывается и утверждается положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне), в котором, согласно ст. 10 ФЗ «О коммерческой тайне», необходимо:
— определить перечень информации, составляющей конфиденциальную информацию;
— ограничить доступ к информации, составляющей конфиденциальную информацию, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка. А также организовать учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей конфиденциальную информацию, и (или) лиц, которым такая документированная информация была предоставлена или передана;
— регулировать отношения по использованию информации, составляющей конфиденциальную информацию, работниками на основе трудовых договоров, а с контрагентами на основании гражданско-правовых договоров.
При нанесении на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую конфиденциальную информацию, грифа «Конфиденциальная информация» необходимо указывать обладателя этой информации. Для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства.
Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.
Целью ограничения доступа к информации, находящейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб.
Гриф «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.
Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чсртежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, текстовые документы — по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Излагать правила оформления всех систем документации нет возможности в силу того, что это заняло бы слишком много места, а, главным образом, нет и большой необходимости, потому что ни одно из коммерческих предприятий не создает документы по каждой из всех систем документации.
Защищенность документооборота достигается за счет:
одновременного использования режимных мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;
нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный;
формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и часто дополнительного их разбиения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов;
использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающихся с системой обработки открытых документов;
регламентации движения документов как внутриними, так и внешними, т. е. с момента возникновения мысли о необходимости создания документа и до окончания работы с документом и передачи его в архив;
организации самостоятельного подразделения конфиденциальной документации или аналогичного подразделения, входящего (или не входящего) в состав службы безопасности или аналитической службы;
перемещения документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через службу конфиденциального делопроизводства.
Заключение
В различных словарях русского языка слово «документ» выступает также в различных смыслах: как деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-либо; как письменное свидетельство о чем-нибудь; как удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя; как письменное свидетельство о каких-либо исторических событиях, фактах.
Процесс документирования в деловой сфере имеет ярко выраженные тенденции.
Во-первых, изменяются сами носители информации. Мир идет по пути уплотнения информационных потоков. Поэтому состав и структура ресурсов документальной информации тоже меняются.
Во-вторых, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны.
В-третьих, новые экономические отношения способствуют увеличению международного влияния на сферу оборота документированной информации, где наблюдаются процессы унификации и стандартизации. В-четвертых, здесь можно выделить все большее количество информационных отношений, осложненных иностранным элементом (носящих международный характер).
Для того чтобы иметь адекватное представление о состоянии документооборота в сфере управления, необходимо выработать на государственном уровне четкие индикаторы, соответствующие целям информационного обеспечения органов власти.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Российская Федерация. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 29.
12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 03.
06.2005, с изм. от 18.
12.2006) «ОБ ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ЭКЗЕМПЛЯРЕ ДОКУМЕНТОВ» (принят ГД ФС РФ 23.
11.1994) .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях «Собрание законодательства РФ», 02.
01.1995, N 1, ст. 1,
Российская Федерация. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 27.
07.2006 N 149-ФЗ «ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ И О ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ» (принят ГД ФС РФ 08.
07.2006) .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях «Российская газета», N 165, 29.
07.2006,
Российская Федерация. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 29.
07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 02.
02.2006, с изм. от 18.
12.2006) «О КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ» (принят ГД ФС РФ 09.
07.2004) .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях «Парламентская газета», N 144, 05.
08.2004,
Российская Федерация. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 19.
01.2005 N 30 (ред. от 11.
11.2005) «О ТИПОВОМ РЕГЛАМЕНТЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ» .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях «Собрание законодательства РФ», 24.
01.2005, N 4, ст. 305,
Российская Федерация. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РСФСР от 05.
12.1991 N 35 (ред. от 03.
10.2002) «О ПЕРЕЧНЕ СВЕДЕНИЙ, КОТОРЫЕ НЕ МОГУТ СОСТАВЛЯТЬ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ» .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в издании «СП РФ», 1992, N 1 — 2, ст. 7,
Российская Федерация. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст «О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (вместе с «УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30−2003») .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях «Экономика и жизнь», N 17, 2003; «Бюллетень Минюста РФ», N 5, 2003),
Российская Федерация. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст «О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (вместе с «УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30−2003») .(Текст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов),
Российская Федерация. «ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ» ОК 011−93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.
12.1993 N 299) (ред. от 27.
03.2007) .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в издании М., ИПК Издательство стандартов, 1995,
Российская Федерация. ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 08.
11.2005 N 536 «О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.
01.2006 N 7418) .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях «Российская газета», N 24, 07.
02.2006,
Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В. А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2001,
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кутузов С. В., Тарасова Л. В., Бедюхова Т. А. и др.; Под ред. С. В. Кутузова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003,
Кирова Т. М. Современный документооборот: Учеб.
пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2005.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст «О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (вместе с «УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30−2003»)
Кирова Т. М. Современный документооборот: Учеб.
пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2005, стр. 45
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кутузов С. В., Тарасова Л. В., Бедюхова Т. А. и др.; Под ред. С. В. Кутузова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003, стр.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст «О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (вместе с «УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30−2003»)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст «О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (вместе с «УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30−2003»)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст «О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (вместе с «УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30−2003»)
Кирова Т. М. Современный документооборот: Учеб.
пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2005, стр.
65.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кутузов С. В., Тарасова Л. В., Бедюхова Т. А. и др.; Под ред. С. В. Кутузова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003, стр.
См., например: Ожегов С. И. Словарь русского языка / Под ред. С. П. Обнорского. М.: Гос. изд. иностр. и нац. словарей, 1953. С. 147; Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М.: Азбуковник, 1999.
С. 172.
