Процесс создания проекта должностной инструкции специалиста по кадрам состоял в виде последовательно сменяющих друг друга этапов:
подготовительный этап;
разработка проекта должностной инструкции;
согласование проекта должностной инструкции;
утверждение должностной инструкции.
На подготовительном этапе автором данной работы были изучены все нормативно-правовых документы, регламентирующие порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения этих организационно-правовых документов:
Конституция РФ;
Трудовой кодекс РФ;
«Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30−2003» (утверждена Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта российской федерации»);
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);
Правила внутреннего трудового распорядка;
Штатное расписание;
Положения о структурном подразделении;
Приказы о разграничении полномочий между руководителями организации;
Положение о должностной инструкции.
Основой для содержания должностной инструкции явились квалификационные характеристики по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ. Эти документы перечисляют основные элементы, которые должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии работника, требования к уровню его знаний, примерный перечень обязанностей.
Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы: общие положения, основные задачи и функции, обязанности, права, ответственность.
Предложив проект должностной инструкции на сотрудника кадровой службы в государственном учреждении ОВО при ОВО Приозерского района, мы тем самым планируем мероприятия по повышению производительности труда в организации и улучшению организации делопроизводства в кадровой службе.
Во второй главе было выявлено, что в обязанности отдела канцелярии совместно с отделом кадров также входит подготовка документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив учреждения.
Во время прохождения автором преддипломной практики в учреждении была создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, но не было разработано положение, которое бы регламентировало ее деятельность.
Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения ОВО при ОВД Приозерского района от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;
выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться начальником учреждения. В связи с тем, что в данном учреждении нет такого специалиста, с разрешения начальника ОВО при ОВД Приозерского района на основании распоряжения (приложение 5) данный проект положения был разработан автором данной дипломной работы, который приводится в (приложении 6).
При разработке положения автором учитывались рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа вошли следующие пункты:
общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается, кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;
основные задачи экспертной комиссии. В данном пункте прописаны задачи по организации и проведению экспертизы ценности в учреждении;
основные функции. К основным функциям отнесено рассмотрение и принятие решение об одобрении и принятии решения на постоянное хранение управленческой и специальной документации;
права экспертной комиссии. Здесь приводятся все права экспертной комиссии;
организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
После создания проекта в процессе экспертизы ценности документов стали решаться две основные задачи:
во-первых, отбираются для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.
После создания проекта Положения о комиссии по проведению экспертизы автору данной работы от руководителя учреждения ОВО при ОВД Приозерского района была объявлена благодарность и вручено благодарственное письмо, которое представлено в (приложении 7).
На основании всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. После проведенного анализа во второй главе были выявлены основные причины по организации делопроизводства в ОВО при ОВД Приозерского района и разработаны пути совершенствования организации делопроизводства в кадровой службе.
Первой наиболее яркой является непонимание введения информационных технологии в работу, как кадровой службы, так и всего управления. Путем решения предложенной проблемы стало предложение о внедрение автоматизированной программы «Дело», которое поможет, сократит затраты, по сравнению с бумажным делопроизводством, на 60%.
И как следствие — повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ, повышение качества обслуживания заказчиков, увеличение скорости реагирования на запрос клиентов, повышение скорости распространения информации по учреждению, а также создание более эффективных деловых коммуникации между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
Как известно в последнее время очень много говорят о реформирование ОВД. По мнению автор одной из многих проблем реформирования является то, что ОВД на всех уровнях злоупотребляют такими действиями как анализ, планирование, проведение совещаний.
Данные действия приводят к большому числу документооборота, а также многие функциональные обязанности не грамотно распределены между сотрудниками, что и было установлено в ОВО при ОВД Приозерского района, например, организация делопроизводства в ОВО при ОВД Приозерского района выполняет в основном кадровая служба. Путем решения данной проблемы является внедрение новой должностной единицы, которая сможет разгрузить специалистов отдела кадров, сняв с них основные должностные обязанности делопроизводителя.
Путями совершенствования организации делопроизводства автором было предложено усовершенствовать существующую нормативную базу ОВО при ОВД Приозерского района. Автором данной работы была разработан и внедрен в ОВО при ОВД Приозерского района проект должностной инструкции специалиста по кадрам, а также проект Положения о комиссии по проведению экспертизы ценности в данном учреждении.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные автором исследования по разработке и внесению рациональных предложений по совершенствованию организации делопроизводства в кадровой службе государственного учреждения позволяют сделать ряд выводов:
Делопроизводство в современном виде родилось в России в XIX веке, было и до сих пор остается настолько самобытно, что вполне можно говорить о его национальных особенностях.
Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.
К величайшему сожалению, к настоящему времени в нашей стране еще не создана полноценная нормативно-методическая база, нет нормативных актов, основных положений ГСДОУ, на которых должно базироваться оформление документов в части II Типового перечня, охватывающей научно-техническую и производственную деятельность. В этой связи большое значение должен сыграть закон «О документационном обеспечении управления». Именно на основе этого закона, нормативно закрепляющего общие принципы и основные направления политики нашего государства в части ДОУ, возможно создание комплекса четких, логичных, общегосударственных нормативно-методических документов, учитывающих все изменения, произошедшие в стране за 10 лет.
Хотя требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством, ни для кого не секрет, что в большинстве, как муниципальных учреждений, так и в коммерческих организациях постановке нормальной кадровой документации не предают серьезного значения.
На сегодняшний день основной проблемой в кадровой службе государственного управления является грамотное внедрение автоматизированных систем документационного обеспечения управления, которая приведет к повышению компьютерной грамотности кадровиков и делопроизводителей, поскольку их роль в развитии информационных технологий документационного обеспечения управления ключевая.
По проведенному анализу организации делопроизводства в кадровой службе в ОВО при ОВД Приозерского района можно сделать выводы:
ОВО при ОВД Приозерского района создан для выполнения следующих задач: охрана общественного порядка, предупреждение и пресечение преступлений и административных правонарушений, охрана на основе договоров с физическими и юридическими лицами принадлежащего им имущества с особым порядком их финансирования.
При проведении анализа системы документирования управленческих процессов были выявлены проблемы:
Определение статуса делопроизводственной службы в структуре организации. В настоящее время, как видно из проведенного анализа, значительная часть функций по организации документооборота в учреждении возложены на кадровую службу, но должностных инструкции как таковых отдел не имеет.
В рассматриваемом отделе вневедомственном охраны при ОВД Приозерского района недостаточная автоматизация процесса делопроизводства. Так, в учреждении для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения.
После проведенного анализа во второй главе были выявлены основные причины по организации делопроизводства в ОВО при ОВД Приозерского района и разработаны пути совершенствования организации делопроизводства в кадровой службе. Первой наиболее яркой является непонимание введения информационных технологии в работу, как кадровой службы, так и всего управления. Путем решения предложенной проблемы стало предложение о внедрение автоматизированной программы. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью система была выбрана система «ДЕЛО», которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. При создании модели электронного документооборота автором были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота.
Данная автоматизированная программа «Дело» поможет данному учреждению, сократит затраты, по сравнению с бумажным делопроизводством, на 60%.
И как следствие — повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ, повышение качества обслуживания заказчиков, увеличение скорости реагирования на запрос клиентов, повышение скорости распространения информации по учреждению, а также создание более эффективных деловых коммуникации между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
Как известно в последнее время очень много говорят о реформирование ОВД. По мнению автор одной из многих проблем реформирования является то, что ОВД на всех уровнях злоупотребляют такими действиями как анализ, планирование, проведение совещаний.
Данные действия приводят к большому числу документооборота, а также многие функциональные обязанности не грамотно распределены между сотрудниками, что и было установлено в ОВО при ОВД Приозерского района, например, организация делопроизводства в ОВО при ОВД Приозерского района выполняет в основном кадровая служба. Путем решения данной проблемы является внедрение новой должностной единицы, которая сможет разгрузить специалистов отдела кадров, сняв с них основные должностные обязанности делопроизводителя.
Путями совершенствования организации делопроизводства автором было предложено усовершенствовать существующую нормативную базу ОВО при ОВД Приозерского района. Автором данной работы был разработан и внедрен в ОВО при ОВД Приозерского района проект должностной инструкции специалиста по кадрам, а также проект Положения о комиссии по проведению экспертизы ценности в данном учреждении.
Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что поставленная цель дипломной работы была достигнута, а задачи — выполнены.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
I. Нормативно — правовые акты Конституция Российской Федерации. (В последней редакции от 19 января 2009 г.) // Российская газета. — 21 января 2009 г. № 7 (4831).
Трудовой кодекс Российской Федерации. — СПб.: «М.Г.В.», 2002, 222с.
О государственной гражданской службе Российской Федерации: Федеральный закон от 27.
07.2004 № 79-ФЗ//Собрание законодательства Российской Федерации. — 2004. — № 31. — Ст.3215
О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон от 01.
06.2005 № 53-ФЗ// Российская газета. 2005, 07 июня.
О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ (с изменениями от 24 июля 2007 г. № 214-ФЗ)// Российская газета. 2007, 24 июля.
О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации (в последнем изменении от 27 июля 2010 г.)// Консультант Плюс.
О системе государственной гражданской службы Российской Федерации: Федеральный закон от 27.
05.2003 № 58-ФЗ//Российская газета. 2003, 31 мая.
0 трудовой книжке: Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 с изменениями от 19.
05.2008г. № 373//Гарант Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.
10.2004 № 125-ФЗ//Парламентская газета. 2004, 27 октября.
Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон РФ от 27.
07.2006 № 149-ФЗ// Российская газета. 2006, 29 июля.
Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности: Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.
02.2011 № 176-р// Консультант Плюс.
Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации: Постановления Правительства Российской Федерации от 15.
09.2008 г. № 687// Собрание законодательства Российской Федерации. 2008. — № 38. — Ст. 4320.
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства Российской Федерации от15.
06.2009 № 477//Собрание законодательства Российской Федерации. — 2009. № 25. Ст.
3060.
Об электронной подписи Российской Федерации: Федеральный закон от 06.
04.2011 г. № 63-ФЗ//Российская газета. 2011, 08 апреля.
ГОСТ Р. 1.5−2002
Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.
ГОСТ Р. 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.
07.2003;М.:Изд-во стандартов, 2003.
ГОСТ Р 51 141−2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба: Форма, размеры и технические требования (изменение № 1 к нему от 25.
12.2002 № 505-ст).
ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: утвержден Постановлением Минтруда России, 25.
03.2002 № 23.М., 2002. — 65с.
Основные правила работы архивов организаций. М., 2003.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения./Росархив; ВНИИДАД: М., 2001. 143 с.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 08.
11.2005 № 536. // Консультант Плюс.
II. Монографии, статьи, учебная литература Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение. М.: Кнорус, 2007. — 248c.
Балибардина Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г. И. Балибардина // Учеб.
метод. пособие / Вол
ГУ. — 2002. — 78с.
Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006. — 315с.
Вялова Л. М. Регистрация документов / Л. В. Вялова // - Журнал «Секретарь-референт», — 2003. — № 11. — С.
12.
Гаева И. И. Делопроизводство: курс лекций, 2005. — 222с.
Гайдукова Л. М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. — 2006. — № 10. — С.17−22.
Государственная служба: организация, кадры, управление: [Сб. ст.]/ Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации; [Редкол.: Пономаренко Б. Т. (рук.) и др.]. — М.: РАГС, 2001. — 178 с.
Государственная служба: учебник: [Для вузов по упр. специальностям/ Агапонов А. К., Акопов Л. В., Игнатов В. Г. (отв. ред.) и др.] - М.; Ростов н/Д.: Мар
Т, 2004. — 578 с.
Живаева О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. Наук: 03.
00.02 / О. В. Живаева. — В., 2002. — 148с.
Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия:
делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. — М.: «Омега-Л». — 2007. — 116с.
Кибанов А. Я, Дуракова И. Б. Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестация. 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2005. — 416с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. — 363c.
Красавин А. С. Проблемы ДОУ по кадрам // Делопроизводство. 2006. № 2.
Кудряев В. А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003. — 592с.
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско — торговая корпорация «Дашков и. К», 2006. — 520с.
Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), — М.: Интел-синтез АПР, 2005. — 399 с.
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления), 5-е изд., исправл. и доп. — М.: ООО «Журнал Управление персоналом», 2007. — 128с.
Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 2002. — 137с.
Максимович Г. Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело. — 2005. — № 11(63).
Овсянко Д. М. Государственная служба Российской Федерации: Учеб.
пособие.
М.:Юристъ, 2005. 287с.
Петрова Ю. А. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта Издательство «Омега-Л», 2008. — 320с.
Рогожин М. Ю. Делопроизводство «Индекс
Медиа", 2007;239с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина.
— 7-е изд., стер. — М.: Академия, 2009. — 222c.
Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. — 2010. — № 1. — С.
5.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007. — 152с.
Стенюков М. В. Документы, Делопроизводство. — М. «ПРИОР», 2006. — 190с.
Филенко Е. Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// - Делопроизводство. — 2006. — № 3. — С. 64−65.
Чиканов А. А. Трудовой договор//Трудовое право. № 4, 2004;c.58
Шекшня С.В., Ермошкин Н. Н. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. — М., 2002. — 336с.
Шишов А. К. Изменения — основа развития предприятий // Экономика и производство. — 2005. — № 4. — С.26−29.
Энговатова О.А. 500 советов секретарю Издательство: Альфа-Пресс, 2006. — 224с.
Янкова В. Ф. Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2009. № 8. С.6−13.
III. Интернет — ресурсы Информационно-правовой портал Гарант (Указы, постановления федеральные законы) [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.garant.ru/.
Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс]. -URL:http:www.sekretarskoe-delo.ru/.
Официальный сайт Вневедомственной охраны г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области /[Электронный ресурс] - Режим доступа: http: www.uvo.spb.ru/89.
Официальный сайт Правительства Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http: www.government.ru/. Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс]. -URL:http:www.delo-press.ru/.
Официальный сайт Президента Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http: www.kremline.ru/.
Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http:www.eos.ru/.
П Р И Л О Ж Е Н И Я
Приложение 1
Организационная структура государственного учреждения ОВО при ОВД Приозерского района
Приложение 2
УТВЕРЖДАЮНачальник ОВО при ОВД Приозерского районаМорохович С. И."___" _________ 2011 г СХЕМА документооборота ОВО при ОВД Приозерского района
№
п/п Наименование группы документов Кому поступает документ Кому передаётся документ ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ 1 Приём (доставка) документов Кадровая служба ______________ 2 Первичная обработка документов Кадровая служба _____________ 3 Регистрация документов Канцелярия Сотрудникам отделов 4 Передача документов исполнителям Кадровая служба Сотрудники отделов 5 Исполнение документов Сотрудники отделов ____________ №
п/п Наименование группы документов Кому поступает документ Кому передаётся документ ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1 Приём документов от исполнителей Сотрудники отделов Секретариат 2 Тиражирование документов (при необходимости) Кадровая служба ______________ 3 Регистрация документов Кадровая служба, сотрудники отделов ______________ 4 Отправка документов Кадровая служба _______________ ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1 Выдача документов исполнителям Канцелярия В отделы 2 Регистрация документа Сотрудники отделов, Кадровая служба Кадровая служба 3 Тиражирование документа (при необходимости) Кадровая служба _____________
Отп. 1 экз.
1 экз.- в дело Исп. Бечина И.Ю.
20.
12.2007
Приложение 3
УВО при ГУВД по г. СПб и ЛО ОТДЕЛ ВНЕВЕДОМСТВЕННОЙ ОХРАНЫ при отделе внутренних дел по Приозерскому району Ленинградской области
(ОВО при ОВД по Приозерскому р-ну Ленинградской области)
П Р И К, А З
«____"____________2010г. № ________
г. Приозерск
«О регламенте работы ОВО при ОВД по Приозерскому району ЛО»
В целях дальнейшего совершенствования управленческой деятельности в ОВО при ОВД по Приозерскому району ЛО, повышения уровня повседневного руководства подчиненными на основе всестороннего анализа оперативной обстановки, оптимизации системы планирования и контроля за исполнением нормативных документов и управленческих решений всех уровней, улучшения взаимодействия с другими правоохранительными органами,
П Р И К, А З Ы В, А Ю:
Утвердить:
Регламент работы ОВО при ОВД по Приозерскому району Ленинградской области (приложение № 1).
Внутренний распорядок ОВО при ОВД по Приозерскому району Ленинградской области (приложение № 2).
Организовать изучение указанных в п. 1 документов с личным составом.
Начальник ОВО подполковник милиции С.И. Морохович
Отп. 1 экз.
1 экз.- в дело Исп. Бечина И.Ю.
20.
12.2007
Приложение 4
Должностная инструкция специалиста по кадрам группы по кадровой и воспитательной работе ОВО при ОВД Приозерского района УТВЕРЖДАЮ Должностная инструкция Директор
«____"___________20__г. ________И.О.Фамилия Специалиста по кадрам группы
по кадровой и воспитательной работе «____"_________20__г.
1. Общие положения.
1.
1.Обладает общеобразовательным и квалификационным уровнями, позволяющими выполнять возложенные на него обязанности в полном объеме. На должность специалиста по кадрам назначаются лица, имеющие образование не ниже среднего специального.
1.
2.Осуществляет деятельность и реализует свои полномочия, руководствуясь Конституцией Российской Федерации, законодательством РФ Санкт-Петербурга и Ленинградской области, нормативно-правовыми актами МВД России, ЦОРДВО МВД России ГУВД, УВО (в том числе Положением о Вневедомственной охране при органах внутренних дел, Трудовым Кодексом РФ), федеральными и региональными программами правоохранительной направленности, перспективными и текущими планами.
1.
3. Организует работу по вольнонаемному составу.
1.
4.Непосредственно подчиняется старшему инспектору охраны группы по кадровой и воспитательной работе, начальнику отдела.
1.
5.В случае временного отсутствия старшего инспектора охраны группы по кадровой и воспитательной работе (отпуск, длительная командировка, болезнь и т. п.) специалист по кадрам может частично выполнять его обязанности.
2. Основные должностные обязанности
2.
1. Выполняет работу по комплектованию отдела кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации, ведет подбор, отбор и расстановку работников отдела.
2.
2. Оформляет прием, переводы и увольнение работников Отдела вневедомственной охраны.
2.
3. Осуществляет подготовку и оформление приказов по личному составу, их регистрирует.
2.
4. Производит заполнение, выдачу и учет трудовых книжек и вкладышей к ним, своевременно вносит в них сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работников отдела.
2.
5. Ведет учет кадров, личных карточек работников формы Т-2, предоставляет статистические отчеты и данные к ним.
2.
6. Оформляет документы, необходимые для назначения пенсии работникам отдела. Предоставляет в пенсионный отдел сведения по работникам, которым уже назначена или оформляется пенсия.
2.
7. Ведет спец. учет и воинский учет, бронирование граждан, работающих в ОВО при ОВД по Приозерскому р-ну Ленинградской области. Ведет картотеку на военнообязанных.
2.
8. Составляет график отпусков работникам, следит за своевременным предоставлением отпусков.
2.
9. Своевременно и объективно докладывает руководству отдела о состоянии работы с кадрами и мерах по дальнейшему улучшению этой работы.
2.
10. Ведет штатно-должностную книгу.
2.
11. Исчисляет стаж работы, дающий право на выплату процентной надбавки и предоставления дополнительного отпуска за стаж работы в системе МВД работникам отдела.
2.
12. Организует табельный учет рабочего времени в структурных подразделениях отдела
2.
13. Ведет учет листков временной нетрудоспособности работников отдела.
2.
14. Проводит инструктаж, знакомит с должностными инструкциями и правилами внутреннего распорядка вновь оформляющихся на работу в отдел.
2.
15. Своевременно направляет в группу по защите государственной тайны списки работников, подлежащих допуску к секретным сведениям, материалов на оформление и переоформление второй и третьей формы допуска.
2.
16. Во время отсутствия старшего инспектора группы по кадровой и воспитательной работе осуществляет учет и контроль кадровых перемещений (приём, увольнение, переводы) сотрудников ОВО в АИС «Кадры-парус» и АИС «ФКЛС», предоставляет обновлённые данные в 10 отдел УВО.
2.
17.Занимается оформлением удостоверений работников
2.
18. Занимается заключением и расторжением договоров обязательного медицинского страхования.
2.
19. Составляет установленную отчетность
2.
20. В особых условиях руководствуется инструкцией по действиям в условиях «особого периода»
3. Права специалиста по кадрам
3.
1.Возложенные обязанности выполняет во взаимодействии с юрисконсультом отдела и представителями профсоюза.
3.
2.Проверяет полноту и обоснованность вносимых предложений о назначении на должность, увольнении, мерах дисциплинарного воздействия и докладывает по ним свое мнение руководству.
3.
3.Проверяет полноту и обоснованность материалов, собираемых по фактам нарушения трудовой дисциплины.
4.Ответственность.
4.
1.Качество и своевременность выполнения возложенных на него должностной инструкцией обязанностей.
4.
2.Нарушение действующего законодательства при приеме, переводе и увольнении работников.
4.
3.Разглашение конфиденциальной информации отдела сведений о персональных данных его работников.
4.
4.Нарушение инструкций при оформлении документов отдела кадров, внесении записей в трудовые книжки
5. Взаимодействия и связи по должности:
5.
1. При исполнении своих обязанностей взаимодействует с ст. инспектором группы по кадровой и воспитательной работе.
5.
2. По вопросам денежного довольствия и обеспечения материально-технического обеспечения взаимодействует с финансовой группой отдела.
5.
3.При приеме кандидата на работу осуществляет контакты с военкоматом, учебными заведениями, с городским Центром занятости населения, средствами массовой информации и органами местного самоуправления.
5.
4. По вопросам трудовой деятельности осуществляет взаимодействия с кадровым аппаратом ОВД Приозерского р-на.
5.
5. С ПФР по Приозерскому району по оформлению пенсий.
С инструкцией ознакомлен: ____________________Ф.И.О.
Приложение 5
УВО при ГУВД по г. СПб и ЛО ОТДЕЛ ВНЕВЕДОМСТВЕННОЙ ОХРАНЫ при отделе внутренних дел по Приозерскому району Ленинградской области
(ОВО при ОВД по Приозерскому р-ну Ленинградской области)
Р, А С П О Р Я Ж Е Н И Е
«____"____________2011г. № ________
г. Приозерск О создании положения о постоянно действующей экспертной комиссии В целях совершенствования организации делопроизводства в ОВО при ОВД Приозерского района Ленинградской области:
1.Создать Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
2.Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
3.Контроль над исполнением распоряжения возложить на Белявскую В.С.
Приложение: Положение об экспертной комиссии на 2 л. в 1 экз.
Начальник ОВО подполковник милиции С.И. Морохович
Отп. 1 экз.
1 экз.- в дело Исп. Бечина И.Ю.
20.
12.2007
Приложение 6
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии ОВО при ОВД Приозерского района УТВЕРЖДАЮ Положение о постоянно Начальник ОВО при ОВД
Приозерского района действующей экспертной комиссии С. И. Морохович
«___"_______20_г. «___"_______20_г.
1. Общие положения
1.
1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности.
1.
2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при начальнике ОВО при ОВД Приозерского района. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения начальником Учреждения. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.
1.
3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
Экспертная комиссия возглавляется Начальником отдела кадров, в ее состав входит специалисты кадровой службы, канцелярии государственного учреждения и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
Основные задачи ЭК Основными задачами ЭК являются:
2.
1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.
2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению
2.
3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.
3. Основные функции ЭК В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:
3.
1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.
2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.
3.
3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
— на утверждение начальника учреждения: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел учреждения; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
— совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК Экспертная комиссия имеет право:
4.
1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Учреждение по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.
2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
— письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
— предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.
3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.
4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.
4.
5. ЭК в лице ее председателя — начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
5. Организация работы ЭК
5.
1. Экспертная комиссия Учреждения работает в тесном контакте другими структурными подразделениями.
5.
2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.
5.
3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
5.
4. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство госучреждения.
5.
5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии — начальника отдела кадров.
Начальник отдела кадров ____________ И.О.Ф.
(подпись)
Приложение 7
УВО при ГУВД по г. СПб и ЛО ОТДЕЛ ВНЕВЕДОМСТВЕННОЙ ОХРАНЫ при отделе внутренних дел по Приозерскому району Ленинградской области
(ОВО при ОВД по Приозерскому р-ну Ленинградской области) Благодарственное Письмо Уважаемая Белявская Валерия Сергеевна!
От лица трудового коллектива ОВО при ОВД Приозерского района Ленинградской области и от себя лично выражаю Вам благодарность за большой вклад в социально-экономическое развитие учреждения, профессионализм, а также за активную деятельность в сфере делопроизводства и развития кадровых ресурсов.
Начальник ОВО подполковник милиции С.И. Морохович
Живаева О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. Наук: 03.
00.02 / О. В. Живаева. — В., 2002. — 148 с — С.
78.
Федеральный закон РФ от 27.
07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Балибардина Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г. И. Балибардина // Учеб.
метод. пособие / Вол
ГУ. — 2002. — 78с. — С.
63.
Красавин А. С. Проблемы ДОУ по кадрам // Делопроизводство. 2006. № 2
Гаева И. И. Делопроизводство: курс лекций, 2005. — 222с. — С.
33.
Кудряев В. А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592с. — С.
102.
Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. — 2010. — № 1.
Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации: Постановления Правительства Российской Федерации от 15.
09.2008 г. № 687// Собрание законодательства Российской Федерации. 2008. — № 38. — Ст. 4320
О Коммерческой тайне: Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ (с изменениями от 24 июля 2007 г. № 214-ФЗ)// Российская газета. 2007, 24 июля.
Федеральный закон от 22.
10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13.
05.2008)
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»
Постановление Правительства Российской Федерации от15.
06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Текст]//Собрание законодательства Российской Федерации-2009;№ 25-ст.3060
Кудряев В. А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592с. — С. 302.
Кудряев В. А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592с. — С. 303−304.
Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), — М.: Интел-синтез АПР, 2005. — 399 с. — С.64−66.
Рогожин М. Ю. Делопроизводство «Индекс
Медиа", 2007;239с. — С.
93.
Максимович Г. Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело. — 2005. — № 11(63).
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.
02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»
Янкова В. Ф. Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2009. № 8. С. 6−13.
Филенко Е. Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// - Делопроизводство. — 2006. — № 3 — С. 64.
Филенко Е. Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// - Делопроизводство. — 2006. — № 3 — С. 65.
Официальный сайт Вневедомственной охраны г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области /[Электронный ресурс] - Режим доступа:
http://www.uvo.spb.ru, свободный. — Загл. с экрана. (дата обращения 01.
07.2011).
Официальный сайт Вневедомственной охраны г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области /[Электронный ресурс] - Режим доступа:
http://www.uvo.spb.ru/89, свободный. — Загл. с экрана. (дата обращения 01.
07.2011).
По материалам ОВО при ОВД Приозерского района
Информационно — правовая система Консультант Плюс/ [Электронный ресурс] - Режим доступа: www.consultant.ru, свободный. — Загл. с экрана. (дата обращения 01.
07.2011).
Энговатова О.А. 500 советов секретарю Издательство: Альфа-Пресс, 2006. — 224с.- С.
98.
Энговатова О.А. 500 советов секретарю Издательство: Альфа-Пресс, 2006. — 224с.
По материалам ОВО при ОВД Приозерского района
Постановления Правительства Российской Федерации от 15.
06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
По материалам ОВО при ОВД Приозерского района
Петрова Ю. А. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта Издательство «Омега-Л», 2008. — 320с. — С. 72.
Электронные офисные системы/ [Электронный ресурс] - Режим доступа www.eos.ru, свободный. — Загл. с экрана.
Электронные офисные системы/ [Электронный ресурс] - Режим доступа www.eos.ru, свободный. — Загл. с экрана.
Электронные офисные системы/ [Электронный ресурс] - Режим доступа www.eos.ru, свободный. — Загл. с экрана.
Филенко Е. Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// - Делопроизводство. — 2006. — № 3. — С. 64−65.
Электронные офисные системы/ [Электронный ресурс] - Режим доступа www.eos.ru, свободный. — Загл. с экрана.
ПО материалам ОВО при ОВД Приозерского района
Шекшня С.В., Ермошкин Н. Н. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. — М., 2002.-336с. — С.
78.
Кибанов А. Я, Дуракова И. Б. Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестация. 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2005. — 416с. — с.
324.
Официальный сайт Правительства Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http:www.government.ru/.Загл. с экрана. — Яз. Рус
Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс]. -URL:http:www.sekretarskoe-delo.ru/.Загл. сэкрана.
Яз. рус.
По материалам ОВО при ОВД Приозерского района
По материалам ОВО при ОВД Приозерского района
