С целью упрощения процедуры обращения в госорганы и сокращения временных и иных затрат гражданина между госструктурами и органами самоуправления организована система обращения писем граждан — при наличии вопросов, находящихся вне компетенции структуры, принявшей письмо, обращение подлежит передаче в компетентный орган. При этом запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется (п. 6 ст.8 Закона № 59-ФЗ).
Принятое к рассмотрению письмо рассматривается и оценивается полномочным лицом в срок, не превышающий одного месяца (в некоторых случаях этот срок может быть увеличен). Рассмотрение обращения должно гарантировать всестороннее полное исследование обстоятельств, изложенных в письме, запрос необходимых документов из других органов и учреждений (которые должны быть предоставлены в течение 15 дней с момента получения такого запроса). Результатом рассмотрения, кроме принятых мер, должен стать письменный ответ, который отправляется на адрес, указанный гражданином в обращении. Также гражданин уведомляется о факте передачи обращения в другой госорган.
В таких случаях, как, например, направление письма, содержащего намерение оспорить судебное решение, госорган, получивший письмо, обязан разъяснить заявителю право на обращение в вышестоящую судебную инстанцию.
Ответ может содержать отказ предоставить информацию, если при ее предоставлении может быть нарушена тайна, охраняемая законом. Ответ не будет дан заявителю, если он не указал свой адрес. Какие-либо требования к отправлению ответа почтой (уведомление, опись вложения) законом не предъявляются, что позволяет сделать вывод о том, что письмо может быть направлено простым письмом.
Нарушение норм, содержащихся в Законе № 59-ФЗ, влечет за собой санкции и возможность требования убытков, нанесенных таким нарушением. Единственная возможность госоргана проконтролировать заявление гражданина и не допустить предъявления претензий с его стороны или требований о возмещении убытков, уберечь письмо от порчи, утери и иных ситуаций, когда ответ будет невозможен — это фиксация каждого ключевого момента процедуры рассмотрения письма. Поэтому задача делопроизводителей, которых в различных случаях может быть несколько, тщательная фиксация корреспонденции в регистрационных книгах, сохранение копий при передаче оригинала и составление отчетности о передаче другому лицу или органу, факте и моменте приемки письма этим лицом или органом, результатах рассмотрения и т. д. Такие инструкции содержатся в локальных актах органов и учреждений, предназначенных для узкого круга лиц, источники таких инструкций не всегда являются общедоступными, однако особой ценности для гражданина они не представляют в связи с тем, что для защиты своих прав ему достаточно норм Закона № 59-ФЗ.
Ответственность за надлежащую приемку, регистрацию, рассмотрение и ответ, лежит на госоргане или иной госструктуре, заявителю требуется соблюсти минимальное количество требований, в основном направленных на обеспечение возможности идентификации самого заявителя, связи с ним, оценки сути проблемы или предложения. И если заявителю не обязательно обладать весомыми знаниями в области делопроизводства, то сотрудники канцелярий и секретариатов должны знать достаточно большое количество норм и обладать знаниями не только в сфере делопроизводства, но и в смежных сферах.
Заключение
Делопроизводство в юриспруденции требует знания массы тонкостей, которые не изложены ни в одной норме или инструкции и познаются делопроизводителем лишь с опытом. Например, поля любого письма должны позволять подшить его в стандартную папку-скоросшиватель, не допустив при этом повреждений текста; письмо лучше писать на листе бумаги формата А4, чтобы оно не затерялось среди других бумаг и имело вид документа; текст не должен иметь помарок, подчисток и зачеркиваний; внутренние документы лучше оформлять в печатном виде, поскольку не всегда возможно прочитать почерк, однако входящие письма могут быть написаны и от руки, что не может повлечь отказ в приеме; на исходящем письме, являющемся ответом на входящее письмо, необходимо ставить реквизиты ответа — дату и номер исходящего с тем, чтобы обеспечить легкий поиск при необходимости, а также подкалывать копию.
Ряд достаточно жестких требований предъявляется к хранению документов прошлых лет: пометки на торцах папок, реестры внутри папок и аккуратное хранение, не допускающее порчи документов — это основные требования.
Делопроизводство в юриспруденции — это отдельная сфера, несмотря на внешнюю простоту и незначительность, требующая внимательного изучения и постоянного повышения уровня профессионализма, поскольку даже незначительные ошибки в процедурах могут не исчерпать правовой конфликт, а усугубить его или даже спровоцировать новый.
Список нормативно-правовых актов
(в действующих редакциях):
1. Конституция РФ.
2. Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.
05.06г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
3. Федеральный закон от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ" О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" .
1. Белькевич Ю. А. Правовое государство — просто о сложном. М., 2007 г.
2. Исаева Е. А. Истец в гражданском судопроизводстве: грамотное формирование позиции. М, 2006 г.
3. Максимова Е. В. Бездействие госоргана. М., 2009 г.
4. Янученко С. Я. Поставка: оформление, реализация, конфликт. М., 2008 г.
Исаева Е. А. Истец в гражданском судопроизводстве: грамотное формирование позиции. М, 2006 г.
Янученко С. Я. Поставка: оформление, реализация, конфликт. М., 2008 г.
Янученко С. Я. Поставка: оформление, реализация, конфликт. М., 2008 г.
Максимова Е. В. Бездействие госоргана. М., 2009 г.
Белькевич Ю. А. Правовое государство — просто о сложном. М., 2007 г.
