Задание 1. Описать систему управления деятельностью «Производство продукции (оказание услуг)»
1. Целеполагание
Миссия.
Название подразделения: отдел упаковки заказов в Интернет-магазине.
Описание предоставляемых услуг: осуществление упаковки заказов в интернет-магазине; предпочтовой обработки заказов; взаимодействие с почтой России и с курьерскими службами для отправки заказов для отправки заказов.
Потребители: предприятие, сторонние интернет-магазины и организации, нуждающиеся в почтовых услугах.
Критические факторы успеха:
Точность
Быстрота работы
Низкая стоимость услуг
2. Организация
Сотрудники.
Необходимые должности:
Упаковщики 8 человек. 4 человека для работы в две смены (2 через 2).
Осуществляют упаковку всех заказов.
2 менеджера по обработке заказов. Работа 2 через 2.
Выполняют прием заказов от менеджеров по клиентами, осуществляют предпочтовую обработку заказов (окончательная проверка адреса, уточнение индекса, правка адресных данных и т. п.), текущая связь с почтой и курьерскими службами, подготовка необходимой документации.
Начальник отдела.
Управление работой подразделения.
Средства труда.
Для осуществления деятельности подразделению необходимо выделить помещение площадью около 30 квадратных метров для упаковки и сортировки заказов, 15−20 квадратных метров для менеджеров по обработке заказов руководителя отдела.
Для нормальной работы подразделения его необходимо обеспечить следующим оборудованием:
Руководитель:
Компьютер с выходом в интернет и установленным пакетом офисных программ.
Менеджеры:
Компьютер, включенный в общую локальную сеть предприятия и имеющий доступ в Интернет, высокопроизводительный принтер, рассчитанный на большую ежемесячную нагрузку, запас печатающих картриджей необходимый для его бесперебойной работы.
Все рабочие места необходимо оборудовать телефонами с выходом в город.
Комната должна быть оборудована всей необходимой мебелью (столы, стулья).
Комната для упаковки и сортировки заказов должна быть оборудована стеллажами, упаковочными столами (специализированные металлические, например выпускаемые фирмой ДиКомм), стульями или табуретами для упаковщиков. Также необходимо каждое место упаковщика оборудовать сканером штрих-кодов и информационным табло. Сканеры и табло подключить к компьютеру со специализированной программой управления/сортировкой заказов, соединенной с базой данных предприятия.
Упаковщиков необходимо снабдить комплектами рабочей одежды и рабочим инструментом.
Связи.
Менеджер по заказам получает заказы от менеджеров по общению с клиентами, взаимодействует с почтой России и курьерским организациями. Осуществляет связь с транспортным отделом головной организации.
Руководитель подразделения осуществляет связь с руководителями головной организации, налаживает контакты со сторонними организациями. Закупает упаковочные материалы, канцтовары и инструмент, необходимый для работы отдела.
Гибкость.
Наличие сотрудников для работы в две смены позволяет в случае необходимости делать подмены, а в случае пиковых нагрузок (предновогодние продажи например) увеличивать число одновременно работающих сотрудников.
Также, увольнение 1−2 упаковщиков не представляет угрозы для деятельности организации на время поиска новых сотрудников всегда можно организовать замену. Увольнение менеджера аналогично.
3. Стимулирование
Четкое и добросовестное выполнение обязанностей сотрудниками будет вознаграждаться. Разработана система премирования в зависимости от объема и точности выполняемых работ. Существуют штрафы за неправильное выполнение заказа (ошибки при сборке заказов), налагаемые на менеджеров и упаковщиков.
