Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.
Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Описание документов состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи.
Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях.
Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.
Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в.
Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940— 1950;х гг.
Особым своеобразием отличаются документы XV—XVII вв., так как в них отображается самобытный облик Российского государства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур государственного управления, развитие языка и расширение функций государства приближает документы этого периода к современным документам с точки зрения приема их описания. Однако если своеобразие документов XV—XVII вв. делает возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимствованных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII — XIX вв. такие заимствования, как правило, не допускаются.
При описании документов и дел предшествующих исторических эпох с особым вниманием подходят к фиксации того или иного должностного или церковного звания исторического лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ, например:
неправильно: Рапорт генералиссимуса А. В. Суворова в Государственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследования отрядов Е. И. Пугачева. 1774 г., август.
правильно: Рапорт генерал — поручика А. В. Суворова.
При описании документов и дел XV—XVII вв. особое внимание уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упоминающихся в них персоналий, название должностей и титулов.
При описании комплексов документов, состоящих из одного и того же вида, например — грамот, само слово «грамота» обычно опускают при сохранении разновидности этого вида документа.
Нельзя допускать и неоправданную модернизацию состава и содержания документов.
Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определений, носящих отпечаток исторического или идеологического противостояния.
В равной степени это относится как к представителям правящих классов и сословий, так и к их подданным. В последнем случае следует воздержаться от идеологических перекосов, содержащихся в тексте самих документов, поскольку они могут искажать подлинный смысл и значение самих документов, например:
неправильно: Письмо царского фаворита Потемкина с просьбой выдать ему денег, 1775 г.;
правильно: Прошение Президента Государственной Военной коллегии Г. А. Потемкина с просьбой увеличить ассигнования на содержание 1-й Придунайской армии. 1775 г.
Заключение
Важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация.
Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел.
В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение. Ведь документы как источники информации неравноценны.
Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.
Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, Деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.
Использование документов, хранящихся в архивах (в любых — не только в архивах организаций), производится в политических, культурнопросветительских, учебных, юридических и иных целях. В государственных архивах формы использования документов разнообразнее, чем в архивах организаций.
Для того чтобы эффективно использовать архивные документы, архив организации создает научно-справочный аппарат к этим документам — описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов и др. Рационально и создание базы данных по архивным документам с использованием информационных технологий и вычислительной техники.
Путеводитель предназначен для ознакомления с документной информацией государственного архива на предварительном этапе до обращения к документам. Путеводитель нацелен на использование в основном за пределами государственного архива, во внешней среде.
Путеводитель является обязательным элементом системы НСА государственного архива, составляется ко всем видам документов независимо от носителей информации и дополняет другие типы архивных справочников.
Обзор входит в состав системы НСА госархива, хотя и не является обязательным элементом этой системы.
Видами обзора являются обзор фонда, тематический обзор фонда (фондов одного архива), тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный тематический обзор).
Список использованной литературы Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 и 2.-М.:Проспект, 2001. 416с.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27 октября 2004 г. // Сборник законодательства Российской Федерации. — 2004. — № 43. ;
Ст. 4169.
Постановление Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. «О Федеральном архивном агентстве» // Российская газета. — 2004. — 22 июня.
ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.
02.1998 № 28)
Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002), ГОСТ Р 6.30−2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
РД 50−524−84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях, утвержденные постановлением Госстандарта от 25 декабря 1984 г. № 4895.
Алексеева Е.В., Афанасьева П. П., Бурова Е. М, Осичкина Г. А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. № 4
Алексеева Е.В., Афанасьева П. П., Бурова Е. М, Осичкина Г. А. Архивоведение -М.: «Академия», 2005;.-272с.
Альбрехт Б. В. Архивы коммерческих организаций. М.: МЦФЭР, 2005. -190с.
Березина Н.М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П. «Современное делопроизводство» 3-е изд.- СПб. ПИТЕР, 2007.-224с.
Блюменау Д. И. Информационный анализ / синтез для формирования вторичного потока документов [Текст ]: учеб. пособие / Д. И. Блюменау. — СПБ., -2002. — 235с.
Булюлина Е. В. Актуальные проблемы архивоведения: Уч. пособие — Волгоград: Изд-во. Вол
ГУ 2008. — 92с.
Булюлина Е. В. Архивоведение: Учебно-методическое пособиеВолгоград: Изд-во, Вол
ГУ 2001;96с.
Вовкотруб О. В. Фионова Л.Р. Архивоведение. Учебное пособие. — Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. — 132с.
Елпатьевский А. В. Фондирование документов современных организаций в государственных организаций в государственных архивах России/А.В. Елпатьевский//Отечественные архивы.-2005;№ 2.
Кудряев В. А. Организация работы с документами: Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 592 с.
Лысенко Н. А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н. А. Лысенко // Учеб.
метод. пособие / Р-на-Д: Мар
Т. — 2002. — 272 с.
Надершина М. Д. Порядок и сроки хранения документов коммерческих организаций в современном российском законодательстве // Секретарское дело. — 2003. — № 12.
Спивак В.А. «Документирование управленческой деятельности» СПб.: ПИТЕР, 2007;240с.
Тельчаров А. Д. Архивоведение / А. Д. Тельчаров; ред. А.
В. Якушев. — М.: Приор, 2005. — 160 с.
Ульянина Е.А., Якименко А. С. Архивоведение: — М.: Высшее образование, 2007. — 148с.
Шабанова Т. Е. История и практика фондирования документов Архивного фонда РФ/Т.Е. Шабанова// Отечественные архивы.-2005.-№ 2.
Приложение 1
Примерная схема расположения заголовка Постановления Приказы протоколы [№—№] * — автор — [содержание] — время Подлинность, копийность
Решения Циркуляры автор — [содержание] — время Подлинность, копийность
Планы Отчеты автор — [содержание] — время
Сведения Ведомости Сводки Справки Таблицы [автор] — содержание — [территория] — время
Дело автор (имя, отчество, фамилия) — содержание — [территория] — [время]
Материалы [автор] — содержание — [территория] — [время]
(виды и разновидности документов) Переписка корреспондент — содержание
Алексеева Е.В., Афанасьева П. П., Бурова Е. М, Осичкина Г. А. Архивоведение -М.: «Академия», 2005.-272с.- с.48
Спивак В.А. «Документирование управленческой деятельности» СПб.: ПИТЕР, 2007;240с.
Тельчаров А. Д. Архивоведение / А. Д.
Тельчаров; ред. А. В. Якушев.
— М.: Приор, 2005. — 160 с.
Булюлина Е. В. Архивоведение: Учебно-методическое пособиеВолгоград: Изд-во, Вол
ГУ 2001;96с.
Булюлина Е. В. Архивоведение: Учебно-методическое пособиеВолгоград: Изд-во, Вол
ГУ 2001;96с.
Елпатьевский А. В. Фондирование документов современных организаций в государственных организаций в государственных архивах России/А.В. Елпатьевский//Отечественные архивы.-2005;№ 2
Алексеева Е.В., Афанасьева П. П., Бурова Е. М, Осичкина Г. А. Архивоведение -М.: «Академия», 2005;272с.-с.43
Лысенко Н. А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н. А. Лысенко // Учеб.
метод. пособие / Р-на-Д: Мар
Т. — 2002. — 272 с.
Там же
Ульянина Е.А., Якименко А. С. Архивоведение: — М.: Высшее образование, 2007. — 148с.
Березина Н.М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П. «Современное делопроизводство» 3-е изд.- СПб. ПИТЕР, 2007.-224с.
Ульянина Е.А., Якименко А. С. Архивоведение: — М.: Высшее образование, 2007. — 148с.
Шабанова Т. Е. История и практика фондирования документов Архивного фонда РФ/Т.Е. Шабанова// Отечественные архивы.-2005.-№ 2
Алексеева Е.В., Афанасьева П. П., Бурова Е. М, Осичкина Г. А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. № 4
Алексеева Е.В., Афанасьева П. П., Бурова Е. М, Осичкина Г. А. Архивоведение -М.: «Академия», 2005;272с.
Алексеева Е.В.1 Архивоведение: Учебник — М.: Издательский центр «Академия», 2005. — 272 с.-с.
61.
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ТОУ СПО АКТТ-328−2011
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Лист
Дата
Подпись
№ докум.
Лист
Изм.
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Лист
Дата
Подпись
№ докум.
Лист
Изм.
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Лист
Дата
Подпись
№ докум.
Лист
Изм.
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Лист
Дата
Подпись
№ докум.
Лист
Изм.
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Лист
Дата
Подпись
№ докум.
Лист
Изм.
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Лист
Дата
Подпись
№ докум.
Лист
Изм.
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Лист
Дата
Подпись
№ докум.
Лист
Изм.
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Лист
Дата
Подпись
№ докум.
Лист
Изм.
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Лист
Дата
Подпись
№ докум.
Лист
Изм.
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
КР*32 002;ГОУ СПО АКТТ-328−2011
