Архив Управления готовит и представляет в Госархив проекты следующих документов: на утверждение:
описи дел постоянного хранения;
на согласование:
описи дел по личному составу;
— акты об утрате документов постоянного хранения и по личному составу;
— акты об необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
— акты о неисправимых повреждениях документов;
— акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;
— номенклатуры дел, образующихся в её деятельности;
— инструкции по делопроизводству;
— положения об архиве и экспертной комиссии;
на рассмотрение:
историческая справка о деятельности Организации;
— предисловие к описям. Архив Управления ежегодно представляет в Госархив сведения об объеме документов постоянного хранения и по личному составу, хранящихся в Управлении (паспорт архива).Информирует Госархив об изменении адреса, переименовании, реорганизации, ликвидации Управления, смене руководителя, в письменном виде и не позднее 30 дней. При проведении реорганизации, внесения изменений в учредительные документы Управления, обязуется продолжить передачу отобранных на постоянное хранение документов. В случае ликвидации включает в состав ликвидационной комиссии представителя Госархива. Документы по основной деятельности Управления создаются и хранятся в кабинете главного специалиста-юриста общего отдела, а личному составу Управления в кабинете сотрудник отвечающего за кадровую работу. В металлическом сейфе хранятся трудовые книжки сотрудников и журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Документы по бухгалтерскому учету и отчетности создаются в бухгалтерии Администрации города Сургут, структурным подразделением которого является Управление. Годовые отчеты о работе Управления ведутся в электронной программе «Автоматизованная система мониторинга». В конце года отчеты распечатываются и формируются в дела. Документы с грифом «Конфиденциально» и «Для служебного пользования» в Управление не поступают. Положение об экспертной комиссии Управления с ЭПК Государственного архива города не согласовано. При обследовании дел за 2002;2011 годы, прошедших научно-техническую обработку выявлено следующее. Формирование дел не соответствует требованиям Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Некоторые дела постоянного хранения подлежат переформированию. Обработанные документы по основной деятельности Управления за 2001;2011 годы хранятся в кабинете главного специалиста — юриста. Документы постоянного хранения с 2001 года (финансовые, бухгалтерские, статистические и годовые отчеты) по финансовым видам деятельности и ведомости начисления заработной платы сотрудников Управления находятся в бухгалтерии Администрации, на хранение в Архив Управления не передаются. Таким образом, хранение документов Архивного фонда не соответствует Правилам. Описи дел постоянного хранения, по личному составу за 2002;2011 годы и акт на уничтожение документов, не внесенных в Архивный фонд, до сих пор не составлены.
3.2. Рекомендации по улучшению работы архива.
Управления социальной защиты населения по г. Сургут.
На основании вышеизложенного, для соблюдения требований законодательства в области архивного дела и делопроизводства следует считать целесообразным вынести следующие рекомендации:
1. В соответствии с требованиями Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, «Перечнем типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с обозначением сроков хранения документов», утвержденным приказом Минкульта РФ (2010), организовать проведение научно-технической обработки документов Управления за 2001;2011 годы. Предоставить на согласование Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива города описи дел постоянного хранения, по личному составу и акт на уничтожение документов.
2. Приказом начальника.
Управления возложить ответственность за хранение документов на начальников структурных подразделений. Внести изменения в должностные инструкции ответственных лиц. 3. В соответствии с «Примерным положением постоянно действующей экспертной комиссии предприятия, учреждения и организации» (1995), разработать и представить на согласование в Государственный архив города положение об экспертной комиссии Управления.
Заключение
.
В ходе исследования проведен анализ архива Управления социальной защиты населения по г. Сургут. В завершении исследования мы можем сделать выводы о работе службы делопроизводства и архивного подразделения организации. Также были решены задачи, поставленные в начале исследования данной темы:
1. Систематизированы знания нормативно-правового и нормативно-методического обеспечения делопроизводства в сфере архивного дела. 2. Проведена систематизация теоретических знаний по исследуемой проблеме за счет поиска новых источников, инновационных подходов и моделей в практике взаимодействия архива и службы делопроизводства организации. Обобщены знания по подготовке передачи документов в ведомственный архив.
3. Рассмотрены задачи, функции ведомственного архива и порядок подготовки документов для передачи в архив учреждения. В заключительной части исследования предложены рекомендации по улучшению работы архива Управления. Рекомендации разработаны на основе нормативных правовых актов Российской Федерации об архивном деле. Следует отметить, что большую часть исследования составили изучение и в известной мере формирование круга реальных и потенциальных потребителей архивной документной информации, исследования мотивов обращения потребителей, и увеличение их количества; стимулирование спроса на архивную информацию и накопление сведений о потребителях, их целях и характере заинтересованности;
исследование их потребностей, которые удовлетворяются предоставлением архивной информации, выработка перспективных рекомендаций по тематике и формам организации использования архивной информации. Список источников и литературы:
1.Федеральный закон от 27.
07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года.
2. Федеральный закон от 10.
01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, № 6. 3. Федеральный закон от 06.
04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета от 8 апреля 2011 г. № 754. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5. ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы6. ГОСТ Р ИСО 15 489−1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». — М.: Изд-во стандартов, 2007.
7. ГОСТ Р. 6.38−1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] - М.: Изд-во стандартов, 19 908. ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"9. Общероссийский классификатор управленческой документации, принят в 1993 году. Введён 01.
07.1994. (Постановление Госстандарта России от 30.
12.93 № 299).
10. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.
11.2005 г. № 536 // зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г.
11. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждены приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.
03.2015 № 526, зарегистрированы в Минюсте России 07.
09.2015 № 38 830.
12. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение / В. И. Андреева. — М.: КНОРУС, 2010. — С. 101.
13. Алексеева Е. В. Архивоведение. М.:Проф.
ОбрИздат, 2004. — С.
79.Крайская З. В., Челлини ЭВ. Архивоведение. Учебное пособие. М. 1996. 14. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству / М. И. Басаков.
— Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 — с. 25.
15. Быкова, Т. А. Делопроизводство / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2006. — С. 5.
16. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина Т.А. Быкова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. — С. 120.
17. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 — С.
205.
18. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство / М. Ю. Рогожин. — М.: Индекс Медиа, 2007 — с.
919. Стенюков М. В. Секретарское дело. — М.: Издательство ПРИОР, 2000. — С. 49. Приложение 13. Должностные обязанности.
Исходя из задач и функций, заведующий архивом выполняет следующие обязанности:
3.1. Принимает участие в работе отдела по формированию Архивного фонда.
3.2. Обеспечивает исполнение возложенных на заданий по обеспечению плановых показателей. 3.
3. Принимает участие в организации работы по комплектованию документами Архивного фонда, в том числе личного происхождения. 3.
4. Контролирует сроки передачи документов на государственное хранение после окончание сроков их временного хранения на ведомственном хранении.
3.5. Проводит проверки работы служб делопроизводства архивных подразделений, экспертных комиссии (ЭК).
3.6. Осуществляет научно-методическую помощь по вопросам работы архивных подразделений, служб делопроизводства, ЭК.
3.7. Принимает участие в совещаниях, семинарах по вопросам архивного дела.
3.8. Предоставляет методическую помощь по упорядочению и экспертизе ценности документов Архивного фонда и документов, которые не относятся к Архивному фонду.
3.3. Принимает участие в разработке проектов нормативных правовых актов по вопросам архивного дела и делопроизводства.
3.10. Предоставляет консультации по вопросам порядка и требований передачи дел на хранение в государственные архивы, в случае ликвидации или реорганизации организации — источника комплектования Архивного фонда.
3.11. Составляет и ведет учетную документацию архива:
картотеки;
— наблюдательные дела;
— журналы учета.
3.12. Ведет учет и контролирует наличие документов, которые хранятся в архиве.
3.13. Контролирует ведение статистической отчетности архива.
3.14. Предоставляет методическую помощь по проведению научно-технической обработке документов, которые создаются в деятельности организации. 3.
15. Готовит предложения по развитию архивного дела для включения в целевые программы.
3.16. Обобщает информацию состояния архивного дела в организации.
3.17. Оказывает методическую помощь государственным архивам в разработке платных услуг и работ.
3.18. Входит в состав экспертной комиссии (дальше — ЭК). 3.
19. Составляет личный план работ и отчеты по его выполнению.
