Это прежде всего касается действия соответствующего законодательства, реализация положений которого связана с оформлением и использованием ряда документов обязательного характера.
4. Рекомендации и мероприятия по улучшению ведения кадрового делопроизводства ИП Ердякова
Итак, ИП Ердякова необходимо восстановление кадровой документации.
Нового менеджера по персоналу, который, несомненно необходим здесь, будет ожидать на новой работе множество работы. В организации нет и половины документов из приведенных в главе 1. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Следует начать с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ. Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках. Завести журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников организации. Оформить книгу учета трудовых книжек.
После проделанного предстоит привести в порядок личные карточки формы 1−2. Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема работника на работу. При установлении дат приема и перевода можно прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
Не следует запускать текущую работу. Необходимо оформлять документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.
Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов. Это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ). Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью следует относиться к уничтожению документов по личному составу.
Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.
10.2000 (с изменениями от 27.
10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.
ИП Ердякова, как небольшая организация, находящаяся на начальном этапе развития не имеет отдельной структуры или сотрудника, который занимается вопросами управления персоналом.
Руководитель данной организации задумывается о привлечении в компанию специалиста по управлению персоналом, то прежде всего нужно решить, зачем ему нужен этот работник, чем именно может быть полезен ему и его бизнесу HR-менеджер (Human Resources manager), или, проще говоря, менеджер по работе с персоналом.
Если, как в данном случае, требуется специалист по кадровому делопроизводству, то лучше искать именно такого — будет и дешевле, и практичнее. Если этот работник должен скрепить коллектив, организовать досуг и от дых — это другой специалист, если должен внедрить эффективную систему оплаты труда — это третий.
В целом к организации работы с персоналом нужно подойти как к бизнес-проекту. Руководителю компании стоит определить для себя критерии оценки деятельности HR-менеджера. Максимально подробно описать, что именно должен сделать HRменеджер, в какие сроки, какие средства будут на это выделены, какие ресурсы (люди, деньги) будут задействованы. HR-менеджер не справится с проблемами сам, без помощи коллег, и без выделенного ему бюджета, только за свою зарплату.
Главная функция и первоочередное назначение такого работника — содействие росту эффективности бизнеса путем обеспечения организации человеческими ресурсами, росту производительности труда, повышению управляемости и мотивированности сотрудников. При этом следует помнить, что менеджер по персоналу не приводит в компанию новых клиентов, ничего не продает и не приносит денег в явной форме. Руководитель должен отдавать себе отчет в том, что управление персоналом — это затратная сфера деятельности организации с неопределенными сроками получения дивидендов. Вложения, сделанные в развитие персонала, не приносят быстрых результатов и не видны в структуре прибыли.
Но если руководитель не ошибется при выборе кандидатуры менеджер; персоналу, он вернет все затраченные средства и вдобавок получит сильную, здоровую организацию, о которой будут говорить с уважением только его партнеры, но и конкуренты.
Уже на этапах собеседования с кандидатами на позицию HR-менеджера следует предоставить им возможность высказать свое видение целей и задач этой службы. Если представления руководителя и кандидата в целом совпадают — это хорошо, принципиальные расхождения будут преодолены в процессе работы. Необходимо стараться как можно конкретнее сформулировать те результаты, которые руководитель ожидает от службы персонала, привязать эти результаты ко времени или к определенным событиям. Можно предложить соискателю изложить видение: своего места в организации, познакомить его с ситуацией, попросить его написать план предполагаемых действий по одному из будущих правлений работы.
Когда поиск будет завершен и специалист по управлению персоналом при ступит к исполнению обязанностей, придется уделить ему достаточно времени для того, чтобы он понял специфику бизнеса, познакомился с персоналом фирмы, с теми проблемами и задачами, которые руководство на него возложило. Вместе с новым HR-менеджером необходимо тщательно планировать все мероприятия по работе с персоналом, определить последовательность действий и ожидаемые результаты.
Всегда необходимо уделять новому работнику много времени на первых порах адаптации, особенно менеджеру по персоналу, поскольку менеджер по персоналу — это одна из ключевых фигур в организации: в его руках самый главный ресурс бизнеса.
На мой взгляд в ИП Ердяклва необходимо внедрить автоматизированные средства обработки документов — ПК (персональный компьютер), МФУ (многофункциональное устройство), ИБП (источник бесперебойного питания).
Необходимо внедрить смешанную систему делопроизводства. Наряду с журнальной формой учета документов использовать и программное обеспечение управления.
Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность САДЭД организациями.
Например, можно использовать систему электронного документооборота «Дело» (Рисунок № 2)
Рисунок № 2
СЭД «Дело»
Достоинством СЭД «Дело» является функция «справочники», которая не встречается более ни у одной из аналогичных систем. Она позволяет учитывать всю информацию об организациях-контрагентах (название организации (полное и сокращенное), регион, индекс, город, адрес, e-mail, ФИО, тел., факс, юридический адрес, ИНН, ОКПО, ОКОНХ, представителей организации, банковские реквизиты и дополнительные примечания).
Заключение
Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
Потребность оформления трудовых отношений тесно связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины.
Соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций. Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами. Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей.
Плохо поставленная работа по учету кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом.
Нарушения установленного порядка кадровой работы могут привести к прямым финансовым потерям, отвлечению всевозможных ресурсов. Допущенные при создании кадровых документов ошибки нередко приводят к погрешностям в оплате труда и больничных листов работников, к сокращению размера устанавливаемых работникам трудовых пенсий. Зачастую итогом таких нарушений становятся трудовые споры и судебные слушания.
При разрешении трудовых споров суд, по сложившейся практике, требует от работодателей подтверждения его правоты и опровержения заявлений работника. И нередко ошибки, допускаемые при создании кадровых документов, неверное оформление, приводят работодателей к печальному, но закономерному финалу. Наличие необходимых и надлежащим образом оформленных кадровых документов поможет избежать упомянутых ошибок, проблем и их последствий.
Библиографический список Источники
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.
12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.
12.2001) (ред. от 25.
11.2009). Режим доступа:
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=89 910.
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51 141−98» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.
02.1998 № 28). Режим доступа:
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=EXP;n=277 796.
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.
10.2000) (ред. от 27.
10.2003). Режим доступа:
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=46 477.
Аверченко, Л.К., Богдан, Н. Н. Практика применения кадровых технологий в органах власти на примере конкурса на замещение вакантной должности / Государственное и муниципальное управление в Сибири: состояние и перспективы: Управление: Материалы международной научно-практической конференции: 26 — 27 февраля 2007 г. — Новосибирск: Сиб
АГС, 2007. С. 323 — 328.
Аверченко, Л. К. Конкурс как инновационный метод работы с персоналом / Вестник № 1 Координационного совета по вопросам кадровой политики при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе. — Новосибирск, 2007. — с. 9−14.
Асеев, С. Ю. Князева, Т.А. Учебно-методический комплекс по курсу «Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)"/ С. Ю. Асеев, Т. А. Князева. — Барнаул, 2007. — 94 с.
Атаманчук, Г. В. Сущность государственной службы: история, теория, закон. Монография. — М.: Изд-во РАГС, 2002. — 272 с.
Бахарев, А. Р. Кадровое дело для новичков / А. Р. Бахарев, О. А. Ковалевская. — Новосибирск: Сиб. Уинв. Изд-во, 2006. — 406 с.
Гвоздев, В. В. Инновационная стратегия обеспечения качества подготовки конкурентоспособных кадров / В. В. Гвоздев, А. Н. Худин // Аккредитация в образовании. — 2007. — № 13. — С. 36−37.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. — 456с.
Егоршин, А. П. Управление персоналом / А. П. Егоршин. -Новгород, 1997. — С. 16.
Ермолов, Ю. А. Современные тенденции в развитии концепции управления персоналом как специфической управленческой деятельности / Ю. А. Ермолов // Экономика и управление: российский науч. журнал. — 2008. — № 5.-С. 72−77.
Иванкина, Т. В. Конкурс на замещение вакантной должности // Справочник кадровика. 2003. № 6. С. 20−24.
Кузьминов, Я.И.: Нехватку кадров в России можно решить / Я. И. Кузьминов // Юрист ВУЗа: Научно-практический журнал для юристов, работающих в сфере образования. — 2008. — № 7. — С. 9−10.
Марченко, И. Требуется оздоровление управленческого корпуса власти / И. Марченко // Кадровик. Кадровый менеджмент, 2007, № 1. Режим доступа:
http://www.hr-portal.ru/article/trebuetsya-ozdorovlenie-upravlencheskogo-korpusa-vlasti.
Пальцев, Н. И. Социальные аспекты кадровой политики региона / Н. И. Пальцев // Региональная экономика: теория и практика. — 2007. — № 9. — С. 6−8.
Управление персоналом: учебник / общ. ред. А. И. Турчинова. М., 2002. — С. 44.
Аверченко, Л.К., Богдан, Н. Н. Практика применения кадровых технологий в органах власти на примере конкурса на замещение вакантной должности / Государственное и муниципальное управление в Сибири: состояние и перспективы: Управление: Материалы международной научно-практической конференции: 26 — 27 февраля 2007 г. — Новосибирск: Сиб
АГС, 2007. С. 323 — 328, Иванкина, Т. В. Конкурс на замещение вакантной должности // Справочник кадровика. 2003. № 6. С. 20−24.
Бахарев, А. Р. Кадровое дело для новичков / А. Р. Бахарев, О. А. Ковалевская. — Новосибирск: Сиб. Уинв. Изд-во, 2006. — 406 с.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. — 456с.
Атаманчук, Г. В. Сущность государственной службы: история, теория, закон. Монография. — М.: Изд-во РАГС, 2002. — 272 с.
Асеев, С. Ю. Князева, Т.А. Учебно-методический комплекс по курсу «Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)"/ С. Ю. Асеев, Т. А. Князева. — Барнаул, 2007. — 94 с.
Гвоздев, В. В. Инновационная стратегия обеспечения качества подготовки конкурентоспособных кадров / В. В. Гвоздев, А. Н. Худин // Аккредитация в образовании. — 2007. — № 13. — С. 36−37.
Ермолов, Ю. А. Современные тенденции в развитии концепции управления персоналом как специфической управленческой деятельности / Ю. А. Ермолов // Экономика и управление: российский науч. журнал. — 2008. — № 5.-С. 72−77.
Кузьминов, Я.И.: Нехватку кадров в России можно решить / Я. И. Кузьминов // Юрист ВУЗа: Научно-практический журнал для юристов, работающих в сфере образования. — 2008. — № 7.
— С. 9−10, Пальцев, Н. И. Социальные аспекты кадровой политики региона / Н. И. Пальцев // Региональная экономика: теория и практика. — 2007.
— № 9. — С. 6−8.
Марченко, И. Требуется оздоровление управленческого корпуса власти / И. Марченко // Кадровик. Кадровый менеджмент, 2007, № 1. Режим доступа:
http://www.hr-portal.ru/article/trebuetsya-ozdorovlenie-upravlencheskogo-korpusa-vlasti.
Управление персоналом: учебник / общ. ред. А. И. Турчинова. М., 2002. — С. 44.
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51 141−98» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.
02.1998 № 28). Режим доступа:
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=EXP;n=277 796.
Бахарев, А. Р. Кадровое дело для новичков / А. Р. Бахарев, О. А. Ковалевская. — Новосибирск: Сиб. Уинв. Изд-во, 2006. — с. 42.
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.
12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.
12.2001) (ред. от 25.
11.2009). Режим доступа:
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=89 910.
ТК
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.
12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.
12.2001) (ред. от 25.
11.2009). Режим доступа:
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=89 910.
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.
12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.
12.2001) (ред. от 25.
11.2009). Режим доступа:
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=89 910.
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.
12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.
12.2001) (ред. от 25.
11.2009). Режим доступа:
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=89 910.
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.
12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.
12.2001) (ред. от 25.
11.2009). Режим доступа:
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=89 910.
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.
10.2000) (ред. от 27.
10.2003). Режим доступа:
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=46 477.
Асеев, С. Ю. Князева, Т.А. Учебно-методический комплекс по курсу «Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)"/ С. Ю. Асеев, Т. А. Князева. — Барнаул, 2007. — с. 8.
Кассиры
Продавцы-консультанты
Менеджеры
Бухгалтер
Специалист по кадрам
Управляющий
Главный бухгалтер
Генеральный директор
