Секретарское обслуживание управленческой деятельности

Архив осуществляет:

прием от отделов Учреждения обработанных и сготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

контроль за соблюдением правил формирования, хранении и использования дел в отделах Учреждении;

подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба документационного обеспечения управления должна брать на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.

В настоящее время основным нормативным документом, peгламентирующим наименование должностей работников службы документационного обеспечения управления, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы документационного обеспечения управления делятся на три категории:

руководители;

специалисты;

технические исполнители.

Руководители. Категория включает руководителя службой ДОУ, руководителя протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т. д. Наименование должности «начальник» или «руководитель» указывается с добавлением наименования структурного подразделения.

Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документов, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района проектов документов. Возможно должность старшего специалиста.

При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2: 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы документационного обеспечения управления составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

К числу важных организационных документов, оговаривающий правовой статус работников службы документационного обеспечения управления относятся должностные инструкции. Как показал анализ, существенным организационным недостатком является отсутствие должностной инструкции секретаря. Поэтому разработана должностная инструкция секретаря директора СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района, которая представлена в Приложении 7.

На основе данной инструкции необходимо составить профиль должности для работников службы документационного обеспечения управления, который, помимо профессиональных аспектов, должен включать в себя следующие моменты:

предпочитаемые отношения в коллективе, действия в конфликте, отношение к работе в команде;

при каком стиле руководства сотрудник наиболее эффективен, к каким вертикальным отношениям наиболее склонен;

какие ценности считает наиболее важными;

каким образом и в каком направлении кандидат планирует дальше развиваться;

предпочтения к организации рабочих отношений, в каких условиях наиболее эффективен.

Также необходимо рассмотреть общие правила составления профиля должности в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.

Каждая компетенция должна быть сформулирована предельно конкретно. Очень часто в описании требований к кандидату можно встретить такую формулировку, как «коммуникабельность, или коммуникативные навыки». На самом деле это не совсем правильно, поскольку иногда они получаются очень разными, зачастую не пересекающимися или почти не пересекающимися друг с другом.

В профиле должны быть четко расставлены приоритеты. Как именно это делается, в значительной степени зависит от организационной культуры СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района, особенностей выполняемой в будущем работы, от личности руководителя и от многих других факторов.

Каждая компетенция, указанная в профиле, должна иметь свой «измеритель». Собственно, это техники и методики оценки кандидатов, и этой теме должно быть максимально уделено время.

На основании всех перечисленных выше факторов можно приступить к формированию профиля должности конкретного специалиста. В «профессиональном портрете» должны содержаться следующие сведения:

образовательный и профессиональный уровень;

профессиональные навыки;

наличие дополнительных знаний;

опыт работы (в какой организации приобретен);

уровень решаемых на прежнем месте работы задач и степени ответственности на прежнем месте работы;

личностные качества, способность к обучению, развитию, трудовая мотивация, инициативность.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Таким образом, грамотное построение профиля должности дает возможность четко соотносить отбор и оценку кандидатов в службу документационного обеспечения управления с целями и задачами СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.

3.

2. Компьютерная технология секретарского обслуживания управления

При создании в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района службы документационного обеспечения управления необходимо учитывать, что в ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые:

внедрение автоматизированных технологий;

контроль за их эксплуатацией;

оценка качества документационного обеспечения;

планирование информационных потребностей;

нормирование труда;

управление кадрами самой службы документационного обеспечения управления, включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации сотрудников данной службы.

Таким образом, функция «совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов".

В СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района рекомендуется внедрение программного продукта IBM Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino). IBM Lotus Notes — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware). Производится компанией IBM Lotus Software, входящей в компанию IBM Software Group.

L otus Notes является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. В составе программного продукта содержатся только базовые функции, позволяющие организовывать работу распределённых рабочих групп и создавать приложения автоматизации процессов, поэтому Lotus Notes некорректно считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия (так же как, например, не может считаться бухгалтерской системой MS SQL сервер). L otus Notes — платформа для таких приложений.

L otus Domino и Notes обеспечивают полноценное решение в области систем коллективной работы, и позволяют решать технологически сложные задачи на любом организационном уровне. L otus Domino — это одновременно сервер электронной почты, сервер приложений для работы с документами и создания систем автоматизации деловых процедур, Web-сервер.

L otus Notes — это интегрированный почтовый и Internet-клиент, клиент для совместной работы и работы с документами, обеспечивающий кроме всего прочего, возможности мобильной работы пользователей. В соответствии с этим подходом, любая задача с точки зрения применяемых технологий и организационной сложности может быть решена с помощью данной коммуникационной платформы.

Если говорить о ключевых технологиях, важных с точки зрения понимания архитектуры продукта IBM Lotus Notes и возможностей его применения, то можно выделить следующие:

Документоориентированная база данных Средства разработки приложений Система электронной почты Система реплицирования (тиражирования) документов, информации и приложений Средства защиты информации и разграничения доступа Средства календарного планирования и составления расписаний

Web-технологии и технологии Internet/intranet

Для лучшего понимания архитектуры подробнее остановимся на каждой из технологий подробнее:

1. Документоориентирванная база данных Domino/Notes. Основой Domino и Notes является хранилище объектов, известное как NSF (Notes Storage File), в которым и хранятся данные. Секретарь СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района в 75−80% случаях имеет дело с документами, которые являются слабоструктурированными объектами, и Notes изначально проектировался для работы с такой информацией. База данных Notes может хранить любые типы данных, начиная от простого текста, чисел, времени и даты, до форматированного текста, графических образов, звука, видео и произвольных данных, которые могут храниться в виде присоединенных объектов в своем родном формате. Документ может иметь как структурированный, так и неструктурированный формат, поэтому Notes может хранить и обрабатывать такие массивы данных, обработка которых с трудом поддается другим системам баз данных. Чтобы создать работоспособную базу данных в Domino/Notes, достаточно выполнить следующие действия: решить, какие типы документов будут в ней храниться и создать соответствующий набор форм; решить, какие режимы просмотра документов будут удобны пользователю этой базы данных и создать соответствующий набор режимов просмотра (представлений). Для решения обеих этих задач имеются соответствующие графические средства разработки.

2. Репликация решает две основные задачи: поддержка территориально-распределенной работы (синхронизация данных и приложений); поддержка работы мобильных пользователей. Domino и Notes обеспечивают коллективное использование информации в любое время и вне зависимости от места расположения пользователя. В результате, пользователь будет иметь доступ к данным и приложениям на своем локальном сервере, вместо того, чтобы работать с удаленным сервером по медленным каналам связи.

3. Система электронной почты и передачи сообщений. Система передачи сообщений Notes предоставляет в распоряжение простой в использовании ящик электронной почты. Имеется возможность использования агентов для выполнения различных задач — таких, например, как просмотр присоединенных к поступающим сообщениям файлов на наличие ключевых слов и сохранение их в соответствующей папке. Можно автоматизировать выполняемые на сервере задач, давая Web-узлу возможности по автоматической генерации почтовых сообщений определенного содержания при наступлении определенных условий и событий.

4. Защита информации. Все компоненты архитектуры Domino и Notes используют проверенную модель безопасности, которая по общему признанию является наиболее эффективной и гибкой в отрасли. Только авторизованные пользователи имеют право на чтение, создание и редактирование информации, хранящейся в базах данных. Публичные ключи, используемые вместе с частными ключами пользователей, делают возможным создание цифровых подписей и полное шифрование документов и почтовых сообщений.

5. Средства календарного планирования. С помощью встроенного в Notes календаря пользователи могут назначать встречи, планировать совещания, просматривать любой временной промежуток месяцев, недель или дней, выбирать даты для просмотра и многое другое. При этом функции календаря доступны и при работе с сервером Domino через Web-браузеры. К стандартным функциям прибавляются функции группового календаря, основанные на возможностях Domino и Notes:

Оповещение участников о встречах и совещаниях.

Поиск свободных промежутков времени.

Резервирование ресурсов и помещений.

Возможности просмотра календаря других сотрудников (если предоставлены права).

Делегирование полномочий по работе с календарем и почтовым ящиком.

Пользователи Domino/Notes имеют возможность видеть свободные и занятые рабочие часы в режиме реального времени, принимать и отсылать сообщения о деловых встречах по электронной почте, а затем корректировать свои деловые расписания (календари) в автономном режиме (off-line) так же эффективно, как и в подключенном (on-line).

6. Domino как Web-сервер и Internet/intranet-технологии. Как сервер Domino, так и клиент Notes поддерживают целый спектр технологий и стандартов Internet. Так же как любой другой Web-сервер он может взять HTML-файл и предоставить его Web-браузеру. То, что отличает Domino от других Web-серверов — это возможность легко конвертировать документы Notes в формат HTML и предоставлять, таким образом, абсолютно актуальную информацию из баз Notes пользователю, который ее запрашивает с помощью браузера. Таким образом, информация для Web-узла будет храниться не в виде файлов HTML в файловой системе, а в виде документов.

7. Средства интеграции с СДБ. При интеграции хранилища объектов Notes с другими базами данных предприятия Notes позволяет увеличить общую ценность информационных активов организации. Сервер Domino обладает возможностью обмена данными с другими информационными системами, такими как СБД. В сочетании с богатыми возможностями Notes можно создать передовой интерфейс доступа к корпоративным данным как через Notes, так и через Web, объединяющий практически все источники информации.

Многие из этих технологий, взятые в отдельности, достаточно хорошо были известны и до появления Notes. Но объединенные вместе в рамках единой системы они дали совершенно новое качество, которое позволяет утверждать, что в настоящее время на рынке нет аналога данному программному продукту.

Таким образом, выбрав технологию Domino и Notes, СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района получает в свое распоряжение инфраструктуру передачи сообщений, электронной почты, приложений и Web мирового класса, которые в совокупности дают готовое решение в области совместной работы.

3.

3. Справочно-правовые системы

Исходя из специфики деятельности СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района, в организации используются две справочно-правовые системы: «Консультант Плюс» и «Гарант». В ходе выполнения работы проанализированы возможности каждой из них.

«Консультант Плюс» — первая российская правовая система, сертифицированная Microsoft на совместимость с Windows NT, Windows 98, Windows 2000, Windows XP и Windows Vista. Одной из причин, по которой системы Консультант Плюс используются как опытными, так и начинающими пользователями, является легкость и простота в работе. Система Консультант Плюс предоставляет широкие и удобные возможности для поиска, анализа и применения правовой информации. Интуитивно понятные принципы общения с системой позволяют даже неподготовленному пользователю освоить базовые операции работы с системой после 20 минут предварительного обучения.

Ниже кратко обозначены возможности системы Консультант Плюс.

1. Простой поиск документа и составление подборки документов. В Технологии 3000 вся информация представлена в виде единого информационного массива, который имеет четкую структуру. Документы включаются в информационные банки, которые образуют следующие разделы:

«Законодательство»

«Судебная практика»

«Финансовые консультации»

«Комментарии законодательства»

«Формы документов»

«Законопроекты»

«Международные правовые акты»

«Правовые акты по здравоохранению»

Широкие поисковые возможности, которые предоставляет Технология 3000, обеспечивают быстрый поиск необходимого документа по всему массиву информации. Так, для поиска документов внутри определенного раздела или информационного банка используется локальный поиск, а с помощью сквозного поиска осуществляется поиск по всему информационному массиву системы. Эта возможность обеспечивает значительное удобство при составлении подборки документов из разных разделов. Найденные документы наглядно представлены в виде списка, который отображает информацию о доступных разделах и количестве документов, найденных в разных информационных банках. При построении списка документов в окне системы появляются две колонки. В левой колонке пользователь видит список информационных банков, в которых найдены документы, а в правой — непосредственно список документов соответствующего информационного банка системы. Такое свойство системы Консультант

Плюс значительно сокращает время пользователя при поиске и составлении подборки документов.

2. Быстрое изучение документа. В системе Консультант Плюс реализованы все современные средства навигации по тексту, которые помогают быстрее ориентироваться в тексте, существенно облегчая изучение больших документов. К таким инструментам относятся, в частности, эффективные способы поиска в тексте необходимых фраз, а также фрагментов (статей) документа, относящихся к заданной тематике. Большинство документов со сложной внутренней структурой, состоящих из частей, статей и глав, имеют в Консультант Плюс удобное иерархическое оглавление. Необходимый фрагмент текста легко найти с помощью оглавления, и наоборот, из текста можно перейти в соответствующий пункт оглавления. Помимо этого, система Консультант Плюс содержит ретроспективу редакций всех измененных документов и обеспечивает пользователя полной информацией о состоянии законодательства на конкретные моменты времени в прошлом.

3. Документы на контроле. Мощным инструментом, существенно ускоряющим процесс работы пользователя, является функция «Документы на контроле». Она обеспечивает автоматическую проверку изменений в важнейших для пользователя документах. Для этого достаточно только поставить необходимые документы на контроль (нажав кнопку «Поставить на контроль»). После этого система Консультант Плюс будет сообщать пользователю об изменениях, которые произойдут в поставленных на контроль документах.

4. Эффективный анализ правовой проблемы. Как правило, при анализе правовой проблемы специалист оценивает максимум возможных вариантов ее решения и изучает целый ряд соответствующих документов. Важную роль в принятии верного решения играет анализ взаимосвязей документов по изучаемой проблеме. Программная технология Консультант Плюс обеспечивает пользователю множество удобных инструментов, наглядно представляющих связи документа и всю дополнительную информацию, полученную в результате юридической обработки.

О наличии полезных связей к абзацу или статье, предоставляющих дополнительную информацию, сигнализируют символы-кнопки на полях документа. При нажатии открывается список связанных документов, структурированный по разделам и информационным банкам. С помощью кнопки «Связи» можно построить список всех документов, связанных с целым документов или выделенным фрагментом. Наконец, важнейшие связи документа указаны в виде примечаний непосредственно в тексте (есть возможность тут же перейти в упоминаемые документы).

5. Удобное сохранение результатов работы. Система Консультант Плюс обеспечивает удобную работу с подборкой документов — для этого в системе существуют папки и закладки пользователя. Так, в своей папке пользователь может сохранять документы из любых доступных информационных банков и в любой момент добавлять новые или удалять из этой папки ненужные документы.

С помощью закладок пользователь системы Консультант Плюс имеет возможность отмечать любые фрагменты текста документа и сохранять свои комментарии к нему. При этом, обратившись к папке или закладке, всегда можно быстро перейти в любой документ системы Консультант Плюс. Наличие такой функции, как экспорт/импорт папок и закладок, обеспечивает удобный обмен информацией — пользователи Консультант Плюс могут обмениваться друг с другом отмеченными фрагментами текста документа вместе с собственными комментариями к ним. Папки и закладки пользователя системы Консультант Плюс дают возможность не искать однажды найденные документы и надежно сохранять результаты проделанной работы.

6. Подготовка собственных документов. В распоряжении пользователя — гибкие возможности подготовки собственных документов. Во-первых, пользователь может сохранять любые документы из системы Консультант Плюс в привычном формате Microsoft Word. Во-вторых, непосредственно во время работы можно перенести в Word текст изучаемого документа или его отмеченные фрагменты. Таким образом легко готовить, например, текст договора, взяв за основу текст из системы Консультант Плюс.

7. Актуальная справочная информация и новости законодательства. Технология 3000 обеспечивает быстрый и удобный доступ к справочной информации и новостям законодательства. В системе содержатся информация о ставках налогов, сроках уплаты налогов, индексе инфляции и потребительских цен, календарь бухгалтера, данные по курсам валют и многое другое. Кроме того, в разделе справочной информации содержатся формы первичных учетных документов и бухгалтерской отчетности, большинство официальных стандартных форм и бланков в форматах Microsoft Word и Microsoft Excel (которые также доступны непосредственно из текстов нормативных актов), что обеспечивает пользователю удобство заполнения и дальнейшей работы с бланками документов.

В систему Консультант Плюс оперативно включаются новости законодательства, которые позволяют пользователю постоянно быть в курсе последних изменений нормативной базы и узнавать о выходе новых документов.

Компьютерная справочная правовая система ГАРАНТ разрабатывается с 1990 года. В настоящее время она является основным инструментом принятия решения по правовым вопросам для многих бухгалтеров, юристов, руководителей, других специалистов в России и за рубежом. Особая технология обработки документов выгодно отличает ГАРАНТ от систем, созданных по принципу электронного архива. Благодаря огромной аналитической работе юристов компании «Гарант» — пользователь имеет возможность не просто читать тексты документов, но юридически грамотно применять их во взаимосвязи с другими нормативными актами и разъяснительными материалами. При подключении в систему ГАРАНТ каждого нового документа проводится полный цикл юридической обработки.

Возможности системы ГАРАНТ:

1. Корректура. После перевода в электронный вид каждый документ проходит тестирование на аутентичность официальному тексту. Корректоры проверяют его дважды.

2. Этапы обработки документа. Перед подключением в информационный банк каждый документ подвергают предварительной юридической обработке:

фиксируют все его реквизиты для быстрого и удобного поиска по карточке запросов;

снабжают справкой, которая содержит полное название документа, наименование принявшего органа и дату принятия, номер и дату регистрации в Минюсте, порядок вступления в силу, перечень официальных публикаций и список всех изменений к документу;

создают гипертекстовые ссылки, связывающие текущий документ с другими жд помещают документ в определенный раздел классификатора;

подключают к поиску по ситуации.

3. Юридический анализ информационного банка. Эксперты юридического отдела проводят полный анализ документа на предмет его взаимосвязей со всем массивом законодательства. Вносятся изменения и дополнения, выявляются противоречия, разъясняются сложные формулировки, устанавливаются скрытые связи документов, не имеющих формальных ссылок друг на друга, автоматически строятся списки респондентов-корреспондентов.

4. Изучение взаимосвязи документа. Списки документов, ссылающихся на текущий документ, называются корреспонденты, а списки документов, на которые ссылается он сам — респонденты. Из списка респондентов/корреспондентов можно перейти к спискам этих документов. В том случае, если список респондентов/корреспондентов слишком велик, можно сузить его, построив список респондентов/корреспондентов только к интересующему фрагменту текста (например, к статье или пункту). Кроме того, начиная с версии системы ГАРАНТ 5.

5., возможно детализировать список респондентов/корреспондентов, выбрав тип искомой информации, и построить список, состоящий только из документов данного типа, например, судебная практика. Списки респондентов и корреспондентов отражают как явные, так и косвенные связи с другими документами. Полнота списков респондентов-корреспондентов информационных блоков ГАРАНТ позволяет системно работать с законодательством как с единым массивом информации. Благодаря юридической обработке каждый пользователь системы ГАРАНТ получает самые удобные и наглядные средства для изучения законодательства. Все нормативные акты поддерживаются в действующей редакции, но для анализа доступна и любая из предыдущих редакций. Официально принятые изменения вносятся в тексты. При этом вся история изменений видна на экране.

5. Поиск по классификатору — это поиск по тематическому рубрикатору правовой информации. Он удобен при составлении тематических подборок документов и для комплексного изучения правовой проблемы. Разделы и подразделы классификатора являются гипертекстовыми ссылками, переходя по которым можно конкретизировать задачу поиска. На последнем уровне находится список документов, соответствующий выбранным разделам. При входе из списка в текст объемных документов пользователь попадает именно на те фрагменты, которые отвечают по смыслу тематике выбранного подраздела. Для нормативных актов — это конкретная норма права. Каждый документ помещают в определенный раздел классификатора. Классификация нормативных актов по нормам права позволяет не только пользоваться рубрикатором для поиска конкретного документа или группы известных документов, относящихся к той или иной отрасли законодательства, но и находить все нормы, которые регулируют данные отношения.

Довольно часто документ, относящийся целиком к какой-либо одной отрасли, может содержать норму права, существенным образом затрагивающую отношения из другой отрасли. Благодаря классификации документов по нормам права пользователь системы ГАРАНТ получает максимум информации о законодательстве, регулирующем интересующие его отношения.

6. Уникальный вид поиска — Энциклопедия ситуаций. Поиск по ситуации — уникальная запатентованная разработка компании «Гарант». Энциклопедия ситуаций содержит свыше 100 000 подробных терминов («ГАРАНТ-Максимум. Вся Россия»). Благодаря Энциклопедии ситуаций любой человек, не являющийся специалистом в рассматриваемой области и не знающий реквизитов нормативного акта, может отыскать в огромном массиве данных ответ на свой вопрос, подобрать документы, описывающие ситуацию. Для этого необходимо сформулировать вопрос и выбрать из него ключевые термины. Результатом поиска обычно является список из 3−7 документов.

Проведенный анализ позволил выделить следующие преимущества системы Гарант:

1. В системе ГАРАНТ блок Электронные версии бераторов «К вам пришла проверка» и «Практическая энциклопедия бухгалтера» содержит 19 постоянно актуализируемых томов разъяснений и практических примеров по важнейшим вопросам работы организации. В блок включено 12 томов, посвященных вопросам проведения различных видов проверок в организации, а также 7 томов по основным вопросам бухгалтерского учета — корреспонденции счетов, выплатам физическим лицам, первичной документации. В блок подключается ежемесячное информационное приложение «Практическая бухгалтерия». Не имеет аналога в Консультант Плюс.

2. Информационный блок «Практическая налоговая энциклопедия» включает 14 томов энциклопедий по налогам — собрание постоянно актуализируемых авторских комментариев к налоговому законодательству. Отдельные тома посвящены таким налогам как НДС, налог на прибыль, НДФЛ, ЕСН, налог на имущество, ЕНВД и т. д. Не имеет аналога в Консультант Плюс.

3. В блоке «Большая библиотека бухгалтера» системы ГАРАНТ 216 книг с комментариями по налогам и бухучету, более 10 000 типовых проводок. Ежемесячно блок пополняется 4−5 новыми книгами. Не имеет аналога в Консультант Плюс.

4. Блок «Законодательство в схемах», содержащий более 4 000 схем и таблиц, не имеет аналога в Консультант Плюс.

5. Информационный блок «Бухучет и аудит: разъяснения и консультации» содержит более 53 300 статей для бухгалтеров и финансистов. В базе Консультант Плюс Бухгалтерские Издания — около 45 100 материалов.

6. Блок «Комментарии к законодательству» системы ГАРАНТ содержит более 7 600 документов, включая 232 книги и постатейных комментариев. В базе Консультант Плюс «Комментарии Законодательства» объемных комментариев существенно меньше.

7. Блок «Налоговые споры: арбитражная практика», содержащий информацию о более 62 300 судебных делах по налоговой тематике, не имеет аналога в Консультант Плюс.

8. Информационный блок «Проекты законов» содержит информацию о более чем 5 900 проектов законов. В базе Консультант Плюс: Законопроекты 3 700 законопроектов.

9. Толковый словарь «Бизнес и право», содержащий более 30 100 деловых и финансовых терминов, не имеет аналога в Консультант Плюс.

10. Поиск по ситуации в системе ГАРАНТ содержит решения более 100 000 ситуаций. Общее количество подключенных к поиску документов составляет около 170 000 документов всех уровней регулирования — к поиску подключено как федеральное, так и региональное законодательство. Реализованный в Консультант Плюс правовой навигатор существенно уступает Поиску по ситуации по всем параметрам — к навигатору подключено 8 700 документов только федерального уровня.

11. В системе ГАРАНТ содержится более 16 миллионов гипертекстовых ссылок и более 1,6 миллиона комментариев юристов, в системе Консультант Плюс эти показатели в сотни раз меньше.

12. В системе ГАРАНТ документы представлены в актуальной редакции, в Консультант Плюс многие документы остаются в недействующем виде.

13. В системе ГАРАНТ вся информация объединена в единый гипертекстовый банк со сквозным поиском, в Консультант Плюс единого информационного пространства нет. Отсутствуют полноценные единые средства поиска по всему информационному банку, результаты поиска представлены в виде набора разрозненных списков документов.

14. В системе ГАРАНТ пользователь может анализировать связи отдельного фрагмента документа со всем массивом законодательства, выбирая нужный вид информации. В Консультант Плюс такой возможности нет.

15. Система ГАРАНТ позволяет сортировать документы по юридической силе и другим признакам, в Консультант Плюс таких возможностей нет.

16. Система ГАРАНТ позволяет искать контекст в пределах одного абзаца или предложения, Консультант Плюс — нет.

17. В системе ГАРАНТ реализована возможность доступа непосредственно из системы к графической копии официальной публикации документа. В Консультант Плюс такой возможности нет.

18. В системе ГАРАНТ можно сформировать персональный информационный банк с наиболее подходящим для пользователя наполнением, в Консультант Плюс — нет.

19. Пользователь системы ГАРАНТ может выбрать для себя оптимальную частоту информационного обслуживания, пользователь Консультант

Плюс — нет.

20. Система ГАРАНТ поставляется на рабочем компакт-диске, Консультант Плюс — нет.

Выводы

Основой построения службы документационного обеспечения управления является принятая в организации форма работы — централизованная, децентрализованная или смешанная. В СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района, в основном, применяется централизованная форма работы, поэтому на секретаря возложен слишком большой объем работы и ответственности. Соответственно, в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района необходимо создание отдельного подразделения — службы документационного обеспечения управления.

Совершенствование документооборота в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района посредством информационных технологий это важный этап в ее развитии. При грамотно проведенной работе, введенная система поможет оптимизировать работу, снизить издержки, сократить время на различные операции. Основные преимущества использования технологии Domino и Notes заключаются в следующем:

Единая форма коммуникации посредством электронной почты.

Единая база документов.

Единая база сотрудников.

Единая база клиентов.

Уменьшение времени обработки и согласования документов.

Любая справочно-правовая система представляет собой несколько ресурсов, интегрированных в одну систему. Это массивы документов, консультаций, вопросов-ответов, арбитражной практики — так называемые информационные банки, поисковые ресурсы и т. д. Прежде всего, необходимо отметить удобство поиска в «Консультант Плюс». Нужный документ можно найти очень быстро. Чем более конкретный запрос формируется, тем быстрее и точнее система находит нужную информацию. Разумеется, оперативность и актуальность информации — также преимущества «Консультант Плюс». Свои плюсы есть и в системе «Гарант», в которой, например, более удобно искать публикации в прессе по налоговой тематике, поскольку можно очень легко найти нужный номер того или иного периодического издания.

Заключение

Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевленными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ.

Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомленность, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.

Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер и контактность, которые помогут секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями, сотрудниками, руководителем и т. д.; разумная осторожность в принятии решений; артистизм — качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне приём посетителей и т. п.; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Все названные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего.

Но ошибочно предполагать, что при таком уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и секретаря. Практика управленческой деятельности показала, что эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, т. е. те, которые наиболее хорошо поддаются формализации.

Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники. В управленческой деятельности также велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей.

Ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

Список использованных источников

Государственный Стандарт Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30−2003). Издательство стандартов, М., 2005

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2003.

Андреева В. И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004. — 144 с.

Андреева В.И., Быкова Т. А. и др. Энциклопедия секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2006. № 1. С.26−34.

Бадьина А. В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2006. № 1. С. 34−39.

Байкова И. Ю. Настольная книга секретаря-референта. — 2-е изд., переработ. и доп. — М. Эксмо, 2008. — 336 с.

Бахарев А. Р. Как организовать центр внутрифирменных коммуникаций // Справочник по управлению персоналом. — 2004. № 9. С. 50.

Бобылева М. П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2004. № 2. С. 45−49.

Веселов П. В. Вы — секретарь. М.: Изд-во стандартов, 2003. — 120 с.

Винокуров М. А. Автоматизация кадрового учета. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 284 с.

Вялова Л. М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. № 2. С.16−20.

Галахов В.В., Корнеев И. К. и др. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учеб.

практ. Пособие. М. ТК «Велби», Проспект, 2004. — 224 с.

Делопроизводство: Справ. Пособие — 4-е изд., доп. — Омск: Фирма «ЛЕО», 2000. — 56 с.

Журнал «Взгляд на профессию. Секретарь RU». М.: ООО Канцелярское дело. 2004. № 6. С.16−22.

Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2006. № 1. С. 35−39.

Круглянская Л. Я. Настольная книга секретаря: Справочник. — СПб.: Издательский дом Герда. 2003. — 242 с.

Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел — Синтез», 2000 — 232 с.

Кузнецова Т. В. Ведение контроля за сроками исполнения — важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2002. № 4. С. 3−5.

Кузнецова Т. В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. № 1. С.3−5.

Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел — синтез» 2002 — 384 с.

Кузнецова Т. В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело 2000. № 2. С. 3−6.

Кузнецова Т. В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез» 2001 — 324 с.

Ларин М. В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2003. № 4. С. 56−59.

Мосягина О.В., Емышева Е. М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2000. № 4. С. 32−36.

Санкина Л. В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2001. № 2. С. 18−23, 31

Санкина Л. В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 2000. № 4. С. 19−24.

Секретарское дело: азбука мастерства / Под ред. Г. Ю. Касьяновой (2 изд.) — М.: ИД «Аргумент», 2007. — 252 с.

Сокова А. Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. № 1. С. 32−37.

Сокова А. Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. № 1. С. 29−34.

Сотов П.В., Тихомиров А. Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. — М.: Проспект, 2004. — 80 с.

Справочник секретаря-рефернта: практическое пособие. — Изд. 5-е, переработ. и доп. / Авт. сост. М. И. Баксаков.

— Ростов н/Д: Феникс, 2008. — 407 с.

Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. — М., ВНИИДАД, 2006 — 73 с.

Стенюков М. В. Профессия — секретарь. — М.: Приор. 2005. — 288 с.

Стенюков М. В. Секретарские секреты — М.: Приор, 2000. — 112 с.

Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство по составлению. — М.: Приор, 2005. — 312 с.

Степанов Е. А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2004. № 2. С. 15−19.

Управление персоналом организаций: Учебное пособие / Под ред. А. Я. Кибанова. М.: Инфра-М, 2006. — 688 с.

Шатина Н. В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. № 1. С. 18−24.

Шатина Н. В. Функции секретаря — помощника руководителя // Секретарское дело 2003. № 4. С. 16−19.

Янковая В. Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. № 1. С. 21−25.

http://cde.osu.ru/demoversion/course139/3₁.html История развития секретарских служб.

http://cde.osu.ru/demoversion/course139/3₄.html Организация рабочего места секретаря

http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=87

http://www.publicant.ru/Demo/553 631.htm#TOC_ID0EGE Энговатова О. 500 советов секретарю

http://www.profiz.ru/sr/3_2003/1492/ Янковая В. Ф. Должностная инструкция // Секретарь-референт. 2003. № 3.

http://ru.wikipedia.org/wiki/IBM_Lotus_Notes

www.bat.russia.ru

www.hist.usu.ru/dais/articles/4/ Т. А. Селезнева. Секретарь-референт в структуре управления

www.kaus-sekretar.ru/consulting/articles.php?id=4&article=25 Торочкина Д. Такие разные секретари.

Приложения Приложение 1

Организационная структура СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района Приложение 2

Структура управления крупной фирмы Приложение 3

Описание обязанностей специалистов Секретарь Секретарь на ресепшн Ассистент отдела Персональный ассистент Офис-менеджер Делопроизводство;

Деловая переписка, просмотр и обработка входящей корреспонденции ;

Ведение телефонных переговоров, прием и распределение входящих звонков;

Работа с офисной техникой;

Встреча посетителей;

Организация кофе-пауз для руководства;

Прием и распределение входящих звонков Прием и обработка входящей корреспонденции Встреча, проводы посетителей Ведение делопроизводства Работа с документами (в том числе переводы) Работа с офисной техникой Информативно-справочное обслуживание офиса

Прием и распределение звонков;

Обработка корреспонденции отдела;

Подготовка информации по запросу сотрудников отдела;

Делопроизводство отдела;

Организация встреч сотрудников отдела;

Работа с офисной техникой;

Информационно-справочное обслуживание отдела. Планирование рабочего дня руководителя;

Организация и проведение совещаний, составление протоколов;

Организация и проведение встреч, участие в переговорах;

Контроль исполнения поручений руководителя;

Подготовка и администрирование деловых поездок руководителя;

Выполнение поручений руководителя;

Сбор, анализ, подготовка и редактирование информа ционных материалов;

Работа с документами составление деловых писем, приказов и распоряжений Обеспечение деятельности офиса (в том числе работы всей офисной техники);

Обеспечение офисных закупок и технического обслуживания помещений компании;

Организация и контроль работы секретарей;

Обеспечение делопроизводства;

Прием и распределение входящих звонков;

Прием и обработка входящей корреспонденции;

Работа с документами составление деловых писем, переводы документации Приложение 4

План по выполнению заданий Задача Пояснение Приоритеты Время на выполнение, часы Поручение Отметка о выполнении КР 0,5 С Логистика 11.00 2 Р Птицын (проект к 14.00) 1 ВС Пронин (сотрудничество с ООО «Гном») 1 т Волков (транспорт) 0,25 Б Сидоров 1 Т Зайцев (новый склад) 0,25 ПГ АО «Русский лес» 15.00 2 Д Собрание акционеров 1 Итого 9

Приложение 5

План по расстановке приоритетных заданий

Задача Пояснение Приоритеты Время на выполнение, часы Поручение Отметка о выполнении КР В 0,5 С Логистика 11.00 А 2 р Птицын (проект) В 1 ВС Пронин (сотрудничество с 000 «Гном») 14.00 В 1 Петров т Волков (транспорт) Б 0,25 Б Сидоров В 1 Завтра т Зайцев (новый склад) А 0,25 пг АО «Русский лес» 15.00 Б 2 д Собрание акционеров В 1 Иванова Итого 5,5

Приложение 6

________________________ УТВЕРЖДАЮ

(наименование общества) Директор учреждения

_______________________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

" ___" _________ 200__ г.

" __" _______ 200__ г.

No. ________________

секретарю директора Учреждения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.

1. Секретарь относится к категории специалистов Учреждения, принимается и увольняется директором.

1.

2. Основными задачами секретаря являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.

3. Секретарь подчиняется непосредственно директору Учреждения.

1.

4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

— законодательными актами РФ;

— Уставом Учреждения;

— Положением о функциональных службах Учреждения;

— приказами (указаниями) руководства Учреждения;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.

5. На должность секретаря назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.

6. Секретарь должен владеть вопросами:

— перспектив развития Учреждения, его финансово-хозяйственной деятельности;

— организации работы с документами, составления документации;

— организации управленческого труда;

— применение средств вычислительной и организационной техники;

— перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

— культуры труда и служебной этики;

— охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря возлагаются следующие функции:

2.

1. Информационно-справочное обслуживание по документам Учреждения.

2.

2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах Учреждения.

2.

3. Документирование деятельности совещательных органов Учреждения.

2.

4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.

5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь должен:

3.

1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Учреждения.

3.

2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.

3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Учреждения.

3.

4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.

5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.

6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности Учреждения (телефон, факс и т. п.).

3.

7. Вести прием посетителей.

3.

8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.

9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения Учреждения.

3.

10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.

11. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности Учреждения.

4. ПРАВА

Секретарь имеет право:

4.

1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.

2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Учреждения.

4.

3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38−90), международных правил оформления документов (ISO).

4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.

5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности Учреждения, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.

6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности Учреждения.

4.

7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально» .

4.

8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.

9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Учреждения по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь несет ответственность за:

5.

1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству Учреждения.

5.

2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.

3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ» .

5.

4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Директор Учреждения

________________ __________________________

(подпись) (Фамилия, и.о.)

" __" _________ 200_ г.

http://cde.osu.ru/demoversion/course139/3₁.html История развития секретарских служб.

www.hist.usu.ru/dais/articles/4/ Т. А. Селезнева. Секретарь-референт в структуре управления.

http://cde.osu.ru/demoversion/course139/3₁.html История развития секретарских служб

www.hist.usu.ru/dais/articles/4/ Т. А. Селезнева. Секретарь-референт в структуре управления

Стенюков М. В. Секретарские секреты — М.: Приор, 2000.

http://www.publicant.ru/Demo/553 631.htm#TOC_ID0EGE Энговатова О. 500 советов секретарю

Секретарское дело: азбука мастерства / Под ред. Г. Ю. Касьяновой (2 изд.) _ М.: ИД «Аргумент», 2007. С.

5.

Управление персоналом организаций: Учебное пособие / Под ред. А. Я. Кибанова. М.: Инфра-М, 2006. С.142−144.

Секретарское дело: азбука мастерства / Под ред. Г. Ю. Касьяновой (2 изд.) _ М.: ИД «Аргумент», 2007. С.6−7

http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=87

Справочник секретаря-рефернта: практическое пособие. — Изд. 5-е, переработ. и доп. / Авт. сост.

М.И. Баксаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2008. С.

15.

www.hist.usu.ru/dais/articles/4/ Т. А. Селезнева. Секретарь-референт в структуре управления

www.kaus-sekretar.ru/consulting/articles.php?id=4&article=25 Торочкина Д. Такие разные секретари

Круглянская Л. Я. Настольная книга секретаря: Справочник. — СПб.: Издательский дом Герда. 2003. С.152

www.kaus-sekretar.ru/consulting/articles.php?id=4&article=25 Торочкина Д. Такие разные секретари

http://cde.osu.ru/demoversion/course139/3₄.html Организация рабочего места секретаря

Андреева В.И., Быкова Т. А. и др. Энциклопедия секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2006. № 1. С.26−34.

Секретарское дело: азбука мастерства / Под ред. Г. Ю. Касьяновой (2 изд.) — М.: ИД «Аргумент», 2007. С.28

Там же. С.29−32

Справочник секретаря-рефернта: практическое пособие. — Изд. 5-е, переработ .

и доп. / Авт. сост. М. И. Баксаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2008.

С.

15.

http://www2.termika.ru Чуковенков А. Ю. Инструкция по делопроизводству в организации // «Секретарь-референт», 2003 № 1

http://www.directum-journal.ru Янковая В. Инструкция по делопроизводству // «Секретарь-референт», 2007. № 9

Там же.

http://www.directum-journal.ru Янковая В. Инструкция по делопроизводству // «Секретарь-референт», 2007. № 9

http://www2.termika.ru Чуковенков А. Ю. Инструкция по делопроизводству в организации // «Секретарь-референт», 2003 № 1

http://www2.termika.ru Чуковенков А. Ю. Инструкция по делопроизводству в организации // «Секретарь-референт», 2003 № 1

Там же.

http://www2.termika.ru Чуковенков А. Ю. Инструкция по делопроизводству в организации // «Секретарь-референт», 2003 № 1

http://www2.termika.ru Чуковенков А. Ю. Инструкция по делопроизводству в организации // «Секретарь-референт», 2003 № 1

Андреева В.И., Быкова Т. А. и др. Энциклопедия секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2006. № 1. С.

33.

Intranet. С технической точки зрения интранет — это внутренний корпоративный web-портал, призванный решать задачи конкретной компании по систематизации, хранению и обработке внутрикорпоративной информации. Интранет — сайт доступен только в рамках локальной сети Учреждения включая удаленные филиалы (intranet) или как портал в сети Интернет, невидимый в поисковых системах и требующий авторизации при входе (extranet). Доступ к страницам портала осуществляется через web-браузер, что позволяет пользоваться услугами интранет — систем людям с минимальной компьютерной подготовкой.

Директор ГУЦБ

Заместитель

Главный бухгалтер

Заместитель главного бухгалтера по ДОУ

Заместитель главного бухгалтера по ГОУ

Заместитель главного бухгалтера по ГУЗ

Группа по расчету з/п сотрудников ДОУ

Группа по расчету з/п сотрудников ГОУ

Группа по учету материальных ценностей по ГОУ

Группа по учету материальных ценностей по ДОУ

Организационно-правовой отдел

Договорной отдел

Расчетный отдел

Финансовый (общий) отдел

Секретарь

Отдел по учету материальных ценностей

Инженерно-технический отдел

Хозяйственный персонал

Отдел питания

Отдел родительской платы

Планово-экономический отдел