Регистрационный номер документа. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.
И дата, и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.
Адресат. Реквизит используется при оформлении деловых писем, располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае реквизит «Адресат» оформляется следующим образом:
Генеральному директору ЗАО «Свема»
В.И. Горюнову Должность лица, которому адресован документ, и фамилию указывают в дательном падеже.
При оформлении реквизита «Адресат» целесообразно использовать сокращенные наименования организаций.
Документ может быть адресован в организацию или в структурное подразделение; наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
ОАО «Экспо-центр» или
Главное управление юстиции
по г. Москве
Служба судебных приставов Если письмо направлено нескольким адресатам, то в одном письме может быть оформлено не более четырех адресатов. Если адресатов больше четырех, адресата в письме указывают обобщенно, например:
Администрации районов Московской области При этом составитель готовит список на рассылку, в котором указывает названия организаций, которым следует разослать письмо, с их адресами.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес:
Государственный университет управления
Рязанский просп., 99, Москва, 109 542
Адресование документа физическому лицу оформляют следующим образом:
И.П. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 3 1 264
Заголовок к тексту. Заголовок — краткое содержание документа. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем, оформляемых на бланках формата А5, и писем с небольшим текстом. Заголовок к тексту документа в соответствии с нормами русского языка отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»:
Деловое письмо — Об оказании научно-технической помощи;
Приказ — О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности;
План — работы отдела на III квартал 2003 г.;
Акт — недостачи товара по количеству.
Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.
Текст. Текст документа — основная содержательная часть документа. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура текста, стиль изложения и языковые средства.
Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы.
При упоминании в тексте документа законодательного, нормативного правового акта или иного документа указываются все выходные реквизиты документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа или дата утверждения, заголовок к тексту.
Оттиск печати. Так же как и подпись и некоторые другие реквизиты, печать относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Необходимость заверения документа печатью, как правило, устанавливается нормативными актами. Для установления определенного порядка заверения документов печатью необходимо, чтобы инструкция по делопроизводству организации содержала в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.
Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Заключение
Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда. Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего, их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В соответствии с этим рассматриваются организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные документы, порядок их подготовки и оформления.
Таким образом, делопроизводство должно соответствовать всем требованиям касающимся его организации на предприятии. Документы разного характера составляются в соответствии с ГОСТом Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Банк локальных нормативных актов. Образцы внутренних документов организации // Тематическое приложение к журналу «Кадровое дело» от 28.
01.2008.
Бычкова С. М. Бухгалтерское дело.
М.: Эксмо, 2008.
Головкин А.Н., Берник В. Р., Брызгалин А. В. Свод хозяйственных договоров и документооборота предприятий с юридическим, арбитражным и налоговым комментарием. В 2 т. Т.
1. — М.: Юрайт, 2006.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева.
М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления.
М.: ИНФРА-М, 2003.
Кузнецова Т. В. Делопроизводство в бухгалтерии.
М.: Статус-Кво 97, 2000.
Пшенко А. В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса.
М.: Мастерство, 2003.
Свод должностных инструкций. Образцы должностных инструкций для работников // Тематическое приложение к журналу «Кадровое дело» от 19.
09.2007.
Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство.
м.; Приор, 2003.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева.
М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006.-С.
3.
Там же.-С.
4.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева.
М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006.-С.4−5.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева.
М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006.-С.
6.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева.
М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006.-С.
14.
