Подготовка проекта внедрения системы автоматизированной обработки статистических данных на примере администрации МО ГО г. Южно-Сахалинск

Таким образом, распределены все задачи целевой структуры проекта, причем с учетом выполнения каждым из членов команды своих постоянных обязанностей.

Штатное расписание должностей проектной команды предполагает определение сумм вознаграждения сотрудникам за участие в проекте (таблица 3.4) в соответствии со уровнем сложности и трудоемкости решаемых конкретным сотрудником задач.

Таблица 3.4 — Штатно-должностное расписание

№ Должность Форма и размер ожидаемого вознаграждения (аккордное, за весь проект) 1. Менеджер проекта — Начальник технического отдела 25 000 руб. 2.

Сотрудник службы материально-технического обеспечения 11 000 руб. 3. Сотрудник юридической службы 12 000 руб. 4.

Сотрудник общего отдела 14 000 руб. Итого: 62 000 руб.

Проектная команда создана таким образом, чтобы возложить ответственность за выполнение определенного рода задач на конкретного сотрудника, способного их решить. Отличительная черта выбранных сотрудников — высокий уровень профессионализма.

Утверждение проекта планируется на 01 марта 2014 года. Последовательность, продолжительность и сроки выполнения работ проекта (задач целевой структуры проекта) отражены в диаграмме Ганта (Приложение 1), календарном плане проекта (приложения 2 и 3).

Длительность работ, которые должны будут выполнены членами проектной команды, определяется с учетом временных затрат на выполнение сходных работ за период деятельности организации в прошлом. Для работ, выполняемых в компании впервые, при оценке длительности были использованы методы аналогий и экспертных оценок.

Проект реализуется в рамках выполнения сотрудниками своих прямых обязанностей, без отрыва от текущей работы. Обучение сотрудников дополнительным навыкам для реализации проекта не требуется, так как задачи между ними распределены таким образом, чтобы выполняемые функциональные обязанности были связаны с работами проекта.

Комплекс работ по проекту уже определен в дереве целей на уровне задач. В связи с тем, что в проекте разработан комплекс мероприятий в различных направлениях, многие из работ не связаны друг с другом, вследствие чего появляется резерв времени, что не сказывается на сроке реализации проекта в целом, который составляет 60 календарных дней (2 месяца).

Временные резервы при внедрении новых услуг позволят снизить риски проекта и выполнить работы в срок. Проект будет завершен 30 апреля 2014 года.

Для определения стоимости проекта нам необходимо рассчитать стоимость всех ресурсов. На данной стадии бюджет проекта является предварительным. Затратная составляющая бюджета называется сметой проекта. Стоимость необходимых ресурсов рассмотрим в смете проекта (таблица 3.5) согласно выявленным потенциальным ресурсам, которые необходимо приобрести для осуществления проект.

Таблица 3.5 — Смета проекта Название ресурса Стоимость, руб. Стоимость услуг по договору с ОО «Доктайм» 120 000 Компьютерное оборудование для обеспечения проекта 140 000 Премии проектной команде 62 000 Итого: 322 000

Стоимость ресурсов, отраженных в смете проекта является приблизительной и может быть увеличена в период реализации проекта, что изменит и общую стоимость проекта. Поэтому возникает необходимость создания резервного фонда проекта, который будет составлять 15% от стоимости проекта, что составит 48 300 руб. Таким образом, общая стоимость проекта составит 370 300 рублей.

В ходе реализации проекта существует вероятность возникновения рисковых событий, способных повлиять на ход проекта и его стоимость. Риски определяются исходя из задач целевой структуры проекта (таблица 3.6).

В качестве наиболее вероятных рисков выделены следующие:

коммерческие риски: изменение цен на покупку компьютерного оборудования и увеличение стоимости работы по созданию программного обеспечения, т. е. выход за бюджет проекта;

производственные риски: нехватка времени на освоение обучающего курса, что увеличит время осуществления проекта;

организационно-управленческие риски: ошибки и неточности в разработке Положения о внедрении САОСД, и изменении должностных инструкций для сотрудников, задействованных в САОСД.

Таблица 3.6 — Проектные риски Задача целевой структуры проекта Вид риска Методы управления рисками покупка компьютерного оборудования коммерческий Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов (15% от стоимости проекта) Разработка САОСД коммерческий Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов (15% от стоимости проекта) Изменение должностных инструкций для сотрудников

Организационно-управленческий Нейтрализация за счет временного резерва Разработка Положения о САОСД Организационно-управленческий Нейтрализация за счет временного резерва Проведение обучения сотрудников

Производственный (срыв графика работ) Нейтрализация за счет отведения на решение задачи большего времени Таким образом, выявленные риски можно нейтрализовать путем резервирования денежных средств и времени на реализацию той или иной задачи проекта.

Для успешной реализации проекта на всех этапах будет осуществляться непрерывная обратная связь по проводимой работе, оценка эффективности проекта. Для оценки эффективности проекта были выбраны следующие критерии эффективности:

положительные тенденции при аттестации сотрудников после обучения рост показателя качества обслуживания, выражаемый в увеличении количества клиентов уменьшение сроков обработки документов;

сокращение количества ошибок у сотрудников в процессе статистического анализа и документооборота;

положительные тенденции при аттестации сотрудников после обучения.

С экономической точки зрения эффективность внедрения проекта может быть оценена не раньше, чем по окончании календарного года, следующего за внедрением проекта. Социальная эффективность выражается в повышении самооценки сотрудников и улучшении в статистической работе администрации города.

Заключение

В работе был рассмотрен процесс управления проектом внедрения системы автоматизированной обработки статистических данных в администрации ПО ГО Южно-Сахалинск. Данный проект относится к краткосрочным проектам, временные рамки которого составляют 60 календарных дней. Источник финансирования — собственные средства.

В рамках разработки проекта были реализованы следующие задачи:

проведение предпроектного анализа. На этапе проведения предпроектного анализа были выполнены следующие действия:

описание проблемной ситуации с выявлением ее сути;

выявление причин сложившейся ситуации;

формулировка и обоснование актуальности проблемы с выявлением степени и характера ее решения;

описание возможных последствий проблемы.

сформулирована стратегическая концепция проекта, разработан план его реализации, выстроена целевая структура по 4 основным направлениям.

проведен анализ ресурсного обеспечения, выявлены потенциальные ресурсы необходимые для реализации проекта, разработана коммуникационная структура проекта.

рассмотрен процесс реализации проекта по всем необходимым позициям:

управление командой;

организационное моделирование проекта;

управление временем;

управление стоимость проекта;

управление рисками.

проведен мониторинг проекта в виде определения качественных критериев его эффективности.

Практическая значимость проекта заключается в возможности его применения в деятельности администрации города для повышения эффективности его управления и оптимизации статистической деятельности и документооборота.

Алексеев В. А. Инновационный менеджмент. Учебно-методический комплекс. — М.: Изд-во МИЭМП, 2010

Базилевич А. И. Инновационный менеджмент предприятия: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления / А. И. Базилевич; под ред. В. Я. Горфинкеля. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. — 231 с.

Берр Х. Проектный менеджмент в рыночной экономике. Режим доступа ;

http://www.iteam.ru/publications/project/section₄₀/article_2473/

Бобровский С. Стратегическое управление проектами. Режим доступа ;

http://www.iteam.ru/articles.php?tid=2&pid=6&sid=36&id=344

Бовин А. А. Управление инновациями в организации / Бовин А. А., Чередникова Л. Е., Якимович В. А. — М.: Омега-Л, 2011.

Гpибoв B., Гpyзинoв B. Понятие инноваций. — Режим доступа ;

http://www.inventech.ru/lib/predpr/predpr0052/

Гришин В. В. Управление инновационной деятельностью в условиях модернизации национальной экономики. — М.: ИТК Дашков и К, 2012.

Ермасов С.В., Ермасова Н. Б. Инновационный менеджмент / Ермасов С. В., Ермасова Н. Б. — М.: Высшее образование, 2012.

Инновационный менеджмент: Учебник. / Под ред. Проф. В. А. Швандара, проф. В. Я. Горфинкеля. — М.: Вузовский учебник, 2012.

Маюнова Н. В. Основы управления проектами: Учебный курс (учебно-методический комплекс). — М.: Центр дистанционных образовательных технологий МИЭМП, 2010

Менеджмент управления проектами: основы проектного менеджмента. Режим доступа ;

http://www.prostoy.ru/24.html

Механизмы управления инновационной деятельностью в экономических системах. Режим доступа ;

http://projects.innovbusiness.ru/content/document_r_E9C8F74E-FF1C-4349−8528−1A6E332FC4D4.html

Официальный сайт Администрации г Южно-Сахалинск //

http://yuzhno-sakh.ru/

Управление проектами. Режим доступа ;

http://www.cti-technologies.ru/iskupr/proj/

УСТАВ ГОРОДСКОГО ОКРУГА «ГОРОД ЮЖНО-САХАЛИНСК» /Принят на сессии городского Собрания г. Южно-Сахалинска 22 февраля 2006 года решение № 180/13−06−3 //

http://www.protown.ru/russia/city/articles/articles_1181.html

Фатхутдинов Р. А. Инновационный менеджмент / Фатхутдинов Р. А. — СПб.: Питер, 2012. 448 с.

Экономика. Краткие итоги социально-экономического развития городского округа «Город Южно-Сахалинск» за 2013 год //

http://yuzhno-sakh.ru/dirs/53

Южно-Сахалинск //

http://www.asdg.ru/sostav/4246/

Приложения

Приложение 1 Диаграмма Ганта Задачи Длительность 1−7.

03.2014 8−15.

03.2014 16−23.

03.2014 24−31.

03.2014 01−07 04.2014 08−15 04.2014 16−23 04.2014 24−30.

03.2014 начало проекта 0д 01.

03.2012 1.

1.1. Разработать Положение о внедрении САОСД

3д 1.

1.2 Разработать и утвердить План внедрения САОСД

2д 1.

2.1 Описать бизнес-процессы и статистические формы

5д 1.

2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота 2д 1.

2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа 2д 2.

1.1. Создать ТЗ на разработку САОСД 3д 2.

1.2 Выбрать разработчика САОСД

1д 2.

1.3 Заключить договор на разработку САОСД

2д 2.

1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение САОСД

7д 2.

2.1 Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к САОСД 1д 2.

2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования

2д 2.

2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов

2д 2.

2.4 Создать электронную документированную базу данных в рамках САОСД

10д 2.

3.1. Опытная эксплуатация САОСД

30д 2.

3.2. Выявить замечания по работе САОСД в процессе опытной эксплуатации сотрудниками

3д 2.

3.3. Скорректировать САОСД с учетом выявленных недочетов

3д 3.

1.1. Разработать дистанционный курс обучения работы в САОСД 4 д 3.

1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение

2д 3.

2.1. Создать план проведения обучения

1д 3.

2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с САОСД

3д 4.

1.1. Расчет постоянных затрат

3д 4.

1.2. Расчет переменных затрат

3д 4.

1.3. Определение предварительного финансового результата

1д 4.

2.1Согласование бюджета проекта администрацией 2 д 4.

2.2. Подписание бюджета проекта высшим руководством 2 д 4.

2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования

Приложение 2

Определение последовательности работ Задача Последовательность выполнения 1.

1.1. Разработать Положение о внедрении САОСД Одновременно с 1.

2.1 1.

1.2Разработать и утвердить План внедрения САОСД После 1.

1.1 1.

2.1 Описать бизнес-процессы и статистические формы Одновременно с 1.

1.1 1.

2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота После 1.

1.1 1.

2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа После 1.

1.1 2.

1.1. Создать ТЗ на разработку САОСД После 1.

2.3 2.

1.2 Выбрать разработчика САОСД Одновременно с 2.

1.1. 2.

1.3 Заключить договор на разработку САОСД После 2.

1.2 2.

1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение САОСД После 2.

1.3 2.

2.1 Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к САОСД После 2.

1.3 2.

2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования После 2.

2.1 2.

2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов Одновременно с 1.

2.3. 2.

2.4 Создать электронную документированную базу данных в рамках САОСД После 1.

2.2 2.

3.1. Опытная эксплуатация САОСД После 2.

1.4 2.

3.2. Выявить замечания по работе САОСД в процессе опытной эксплуатации сотрудниками После 2.

3.1 2.

3.3. Скорректировать САОСД с учетом выявленных недочетов После 2.

3.2 3.

1.1. Разработать дистанционный курс обучения работы в САОСД Одновременно с 2.

1.3 и 2.

1.4 3.

1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение Одновременно с 3.

1.1 3.

2.1. Создать план проведения обучения После 3.

1.1. 3.

2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с САОСД После 3.

2.1. 4.

1.1. Расчет постоянных затрат После 2.

1.1., одновременно с 4.

1.2 4.

1.2. Расчет переменных затрат После 2.

1.1., одновременно с 4.

1.1 4.

1.3. Определение предварительного финансового результата После 4.11 и 4.

1.2 4.

2.1Согласование бюджета проекта администрацией После 4.

1.3 4.

2.2. Подписание бюджета проекта высшим руководством После 4.

2.1 4.

2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования. После 4.

2.2

Приложение 3

Календарный план проекта Задачи Длительность Начало Окончание Раннее начало Раннее окончание Позднее начало Позднее окончание Резерв (дни) начало проекта 0д 01.

03.2014 01.

03.2014 01.

03.2014 01.

03.2014 01.

03.2014 01.

03.2014 0д 1.

1.1. Разработать Положение о внедрении САОСД 3д 01.

03.2014 05.

03.2014 01.

03.2014 05.

03.2014 01.

03.2014 05.

03.2014 0д 1.

1.2 Разработать и утвердить План внедрения САОСД 2д 06.

03.2014 07.

03.2014 06.

03.2014 07.

03.2014 06.

03.2014 08.

03.2014 1д 1.

2.1 Описать бизнес-процессы и статистические формы 5д 02.

03.2014 08.

03.2014 02.

03.2014 08.

03.2014 04.

03.2014 10.

03.2014 2д 1.

2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота 2д 06.

03.2014 07.

03.2014 06.

03.2014 07.

03.2014 07.

03.2014 09.

03.2014 1д 1.

2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа 2д 07.

03.2014 08.

03.2014 07.

03.2014 08.

03.2014 09.

03.2014 10.

03.2014 1д 2.

1.1. Создать ТЗ на разработку САОСД 3д 09.

03.2014 13.

03.2014 09.

03.2014 13.

03.2014 10.

03.2014 15.

03.2014 3д 2.

1.2 Выбрать разработчика САОСД 1д 09.

03.2014 09.

03.2014 09.

03.2014 09.

03.2014 13.

03.2014 13.

03.2014 0д 2.

1.3 Заключить договор на разработку САОСД 2д 12.

03.2014 13.

03.2014 12.

03.2014 13.

03.2014 13.

03.2014 14.

03.2014 1д 2.

1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение САОСД 7д 14.

03.2014 22.

03.2014 14.

03.2014 22.

03.2014 15.

03.2014 24.

03.2014 3д 2.

2.1 Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к САОСД 1д 13.

03.2014 13.

03.2014 13.

03.2014 13.

03.2014 14.

03.2014 14.

03.2014 0д 2.

2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования 2д 14.

03.2014 15.

03.2014 14.

03.2014 15.

03.2014 15.

03.2014 16.

03.2014 1д 2.

2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов 2д 14.

03.2014 15.

03.2014 14.

03.2014 15.

03.2014 15.

03.2014 16.

03.2014 0д 2.

2.4 Создать электронную документированную базу данных в рамках САОСД 10д 14.

03.2014 27.

03.2014 14.

03.2014 27.

03.2014 15.

03.2014 28.

03.2014 2д 2.

3.1. Опытная эксплуатация САОСД 21д 28.

03.2014 25.

04.2014 28.

03.2014 25.

04.2014 29.

03.2014 26.

04.2014 0д 2.

3.2. Выявить замечания по работе САОСД в процессе опытной эксплуатации сотрудниками 18д 02.

04.2014 25.

04.2014 02.

04.2014 25.

04.2014 05.

04.2014 26.

04.2014 1д 2.

3.3. Скорректировать САОСД с учетом выявленных недочетов 3д 26.

04.2014 30.

04.2014 26.

04.2014 30.

04.2014 27.

04.2014 30.

04.2014 1д 3.

1.1. Разработать дистанционный курс обучения работы в САОСД 4 д 14.

03.2014 19.

03.2014 14.

03.2014 19.

03.2014 15.

03.2014 21.

03.2014 3д 3.

1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение 2д 20.

03.2014 21.

03.2014 20.

03.2014 21.

03.2014 22.

03.2014 23.

03.2014 1д 3.

2.1. Создать план проведения обучения 1д 22.

03.2014 22.

03.2014 22.

03.2014 22.

03.2014 23.

03.2014 23.

03.2014 0д 3.

2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с САОСД 3д 23.

03.2014 27.

03.2014 23.

03.2014 27.

03.2014 24.

03.2014 28.

03.2014 1д 4.

1.1. Расчет постоянных затрат 3д 26.

03.2014 28.

03.2014 26.

03.2014 28.

03.2014 27.

03.2014 29.

03.2014 0д 4.

1.2. Расчет переменных затрат 3д 26.

03.2014 28.

03.2014 26.

03.2014 28.

03.2014 27.

03.2014 29.

03.2014 0д 4.

1.3. Определение предварительного финансового результата 1д 29.

03.2014 29.

03.2014 29.

03.2014 29.

03.2014 30.

03.2014 30.

03.2014 0д 4.

2.1Согласование бюджета проекта администрацией 2 д 30.

03.2014 02.

04.2014 30.

03.2014 02.

04.2014 31.

03.2014 03.

04.2014 0д 4.

2.2. Подписание бюджета проекта высшим руководством 2 д 03.

04.2014 04.

04.2014 03.

04.2014 04.

04.2014 05.

04.2014 06.

04.2014 0д 4.

2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования. В течение проекта 22.

03.2014 30.

04.2014 24.

03.2014 30.

04.2014 24.

03.2014 30.

04.2014 0д

Диффузия инноваций

Оценка эффективности инноваций

Продвижение инноваций

Реализация инноваций

Выпуск инноваций

Маркетинг инноваций

Инициация

Изменение характеристики инновации и условий ее продвижения

Информация

Продажа продукта или операции на рынке

Материа-лизация идеи в форме вещи, т. е. товара

Анализ внешней среды

Цели и задачи

Реклама

Поиск идеи

Захват новых рынков

Организация работы торговых точек (пунктов по продаже инноваций)

Реализация операции внутри предприятия

Анализ рынка

SWOT-анализ

ТЭО

Стимулирование продаж

Поиск инвестора

Оценка альтернатив

Индивидуальные консультации

Команда проекта

ООО «Доктайп»

Корпорация «Техносфера»

Руководство предприятия

Сотрудник юридической службы Менеджер проекта — начальник технического отдела

Сотрудник службы материально-технического обеспечения Сотрудник общего отдела