Совершенствование трудовой деятельности планово-экономического отдела на основе функционально-стоимостного анализа

Удаление ненужных связей позволит снизить затраты на выполнение основных функций и уменьшить коэффициент дублирования функций. Рассмотрим более подробно, какие функции ПЭО являются ненужными и как от них можно отказаться. Функция «Уточнять плановые показатели и сроки планирования» (вспомогательная для основной «Собирать информацию») — излишняя. Она должна выполняться на стадии переговоров с руководством и корректировки исходных данных, а фактически данная функция выделяется в отдельную из-за несовершенства управленческих коммуникаций на предприятии. Функция «Запрашивать данные прошлых периодов в архиве» (вспомогательная для основной «Анализировать данные») выполняется нерационально. Использование вычислительной техники, электронных баз данных значительно уменьшит трудоемкость данной функции. Можно отметить, что данная проблема — временная, так как вычислительная техника на предприятии имеется, но данных прошедших периодов в электронном виде нет. Функция «Изучать цены на сырье и материалы» (вспомогательная для основной «Планировать производство») является дублируемой. Подобного рода анализ выполняет служба снабжения, и ПЭО следует наладить с ней связь по данному вопросу, чтобы экономить время и уменьшить затраты. Функция «Проводить переговоры с руководством» (вспомогательная для основной «Составлять план производства») — лишняя. Устоявшиеся принципы управления на данном предприятии предполагают контроль работы отделов в большем объеме, чем это бы следовало. Таким образом, руководству нужно частично отказаться от данной функции, делегировав принятие решений на местах. Функция «Проводить переговоры с руководством» (вспомогательная для основной «Выдавать плановое задание») — лишняя (см. п.

4).В табл. 4 сопоставлены данные по затратам на выполнение основных функций до устранения излишних функций и после него. Экономия по основной функции «Собирать информацию» получена за счет устранения лишней функции «Уточнять плановые показатели», годовые затраты на которую составляли 4 000 р., а также за счет сокращения расходов на выполнение функции «Проводить переговоры с руководством» на 50%.Таблица 4. Экономия средств в результате применения управленческого ФСАОсновная функция

Затраты на функцию, р. год

Затраты на функцию, р. год

Экономия в %допосле

ФСАФСА1. Собирать информацию23 50 017 50 025,52. Оценивать информацию23 23 3

Анализировать данные60 45 25,04. Составлять план производства90 70 22,25. Выдавать плановое задание25 50 017 33,3Всего222 172 50 022,3Экономия по основной функции «Анализировать данные» получена за счет устранения лишней вспомогательной функции «Запрашивать данные прошлых периодов в архиве», затраты на которую составляют 15 000р.Экономия по основной функции «Составлять план производства» была получена за счет устранения несвойственной функции ПЭО «Изучать цены на сырье и материалы», затраты на которую составляли 15 000р., а также за счет устранения лишней функции «Проводить переговоры с руководством, при составлении плана производства», затраты на которую составляли 5000 р. Экономия по основной функции «Выдавать плановое задание» получена за счет устранения лишней функции «Проводить переговоры с руководством», стоимость которой для отдела составляла 8500 р. При этом общая экономия средств на выполнение функций ПЭО после внедрения результатов обследования предприятия составит 49 500 рублей в год, что составляет 22,3%. То есть при существующем штате сотрудников отдела в количестве 5 человек мы можем сэкономить 22,3% средств. Чтобы вновь наглядно представить соответствие значимости функций ПЭО затратам на их выполнение, построим новую диаграмму (рис. 4), аналогичную приведенной на рис. 3, только сейчас отложим затраты на выполнение функций ПЭО после удаления излишних и дублируемых. Удаление лишних функций приведет к тому, что коэффициент дублирования функций будет близок к 1. Рисунок 4.Функционально-стоимостная диаграмма основных функций ПЭО после сокращения ненужных функций

В завершение управленческого ФСА произойдет перераспределение затрат на выполнение функций в соответствии с их значимостью. Это возможно осуществить с помощью перераспределения заработной платы, изменения затрат на канцелярские расходы и амортизацию (предоставление других площадей, оргтехники и т. п.). Анализ выявленного несоответствия между значимостью функций и затратами на их осуществление позволяет обоснованно перераспределить денежные средства и людские ресурсы более равномерно между основными функциями.

В частности, в заключение работ по функционально-стоимостному анализу планово-экономического отдела необходимо пересмотреть распределение заработной платы пропорциональнозначимости выполняемых функций. Так, следует несколько уменьшить расходы на функции «Собирать информацию» (1) до уровня 23 тыс. руб., а на функцию «Оценивать информацию» (2) — поднять до уровня 23,5 тыс. р.

Таким образом, общие затраты на выполнение всех основных ПЭО не изменятся, трансформациям подвергнутся только пропорции распределения средств. Зависимость между значимостью функции и новыми затратами на ее осуществление показана на диаграмме, приведенной на рис. 5. Рисунок 5.Функционально-стоимостная диаграмма основных функций ПЭО после управленческого ФСАНа данном этапе управленческий функционально-стоимостный анализ можно закончить. Результаты проделанной работы по планово-экономическому отделу представлены в табл.

5.Таблица 5. Отчет о результатах управленческого ФСА планово-экономического отдела

Номер функции

Название функции

Вид функции

Затраты на осуществление функций, руб. в годдо ФСАпосле ФСА1Собирать информацию

О23 50 017 5001.

1Получать плановые показатели

В3 0003 0001.

2Проводить переговоры с руководством

В4 0002 0001.

3Уточнять плановые показатели

В4 000—1.4Запрашивать дополнительную информацию

В7 5007 5001.

5Корректировать исходные данные

В5 0005 0002

Оценивать информацию

О23 23 0002.

1Проверять полноту информации

В10 10 0002.

2Проверять достоверность информации

В13 13 0003

Анализировать данные

О60 45 0003.

1Формулировать критерии анализа

В10 10 0003.

2Запрашивать данные прошлых периодов

В15 000—3.3Изучать динамику показателей

В12 50 012 5003.

4Оформлять результаты анализа

В22 50 022 5004

Составлять план производства

О90 70 0004.

1Изучать цены на сырье и материалы

В15 000—4.2Делать калькуляцию изделий

В40 40 0004.

3Проводить переговоры с руководством

В5 0004.

4Оформлять результаты планирования

В30 30 0005

Выдавать плановое задание

О25 50 017 0005.

1Проводить переговоры с руководством

В8 5005.

2Собирать плановое заседание

В4 0004 0005.

3Согласовывать и утверждать плановое задание

В5 0005 0005.

4Передавать задание в подразделения

В8 0008 000ИТОГО222 172 500Таким образом, опыт проведения функционально-стоимостного анализа различных объектов позволяет сделать вывод о необходимости последовательного перехода от изолированных работ к комплексному ФСА многих областей научной и хозяйственной деятельности. Речь идет о формировании такого подхода к управлению экономикой, который предполагает использование основных принципов ФСА не только в жизненном цикле объекта: при научных исследованиях, проектировании, подготовке и освоении производства, организации самого процесса производства, эксплуатации каждого вновь создаваемого объекта, но и внепроизводственной сферы предприятия, а в сфере управления. Основные принципы ФСА также необходимо исследовать одновременно и во взаимосвязи с организацией производства, совершенствование организационной структуры предприятия и повышение качества обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. Системное управление затратами по стадиям жизненного цикла на основе применения принципов ФСА позволит своевременно информировать людей, принимающих решения, о допустимых и оптимальных соотношениях между затратами и качеством разных носителей функций, более точно выявлять основные причины и участки, вызывающие большие затраты, с учетом этого определять общую стратегию и основные направления снижения затрат, проводить обоснованные расчеты экономической эффективности мероприятий, находить оптимальные соотношения между затратами по отдельным стадиям. В целом управленческий ФСА позволяет выявить внутренние ресурсы на предприятии: снизить себестоимость продукции за счет уменьшения затрат на аппарат управления, улучшить качество выполняемых работ вследствие отказа от осуществления ненужных функций, перераспределить затраты в соответствии со значимостью функций, сократить аппарат управления в случае его нерационального использования, выявить и устранить «узкие места» в управлении и на производстве, уменьшить затраты на функционирование предприятия. Тем, что управленческий функционально-стоимостный анализ позволяет вследствие совершенствования организационной структуры управления предприятием или его подразделением повысить качество выполнения работ подвергнутым анализу объектом при одновременном сохранении или сокращении затрат, обусловливается актуальность применения этого метода на предприятиях в условиях рынка. Можно сделать вывод о том, что ФСА представляет собой эффективный способ выявления резервов сокращения затрат, который основывается на поиске более дешевых способов выполнения главных функций (путем организационных, технических, технологических и других изменений производства) при одновременном исключении лишних функций. ФСА является мощным средством повышения эффективности производства, укрепления конкурентоспособности продукции, ресурсосбережения. Список использованной литературы

Волгина Н. А, Одегова Ю. Г Экономика труда- М.: Экзамен, 2006

Генкин Б. М Экономика и социология труда — М.: Норма Инфра-М, 2007

Гончаров В.В. В поисках совершенства управления, М. 2009

Егоршин А. П. Управление персоналом, Н-Новгород. 2009

Жулина Е. Г Экономика труда, курс лекций — М.: Экзамен, 2006

Кибанов А. Я. Управление персоналом: курсовые проекты, практика, государственный экзамен, дипломный проект: Учебное пособие — М.: ИНФРА-М, 2007

Кибанов А.Я., Ивановская Л. В. Управление Персоналом, М. 2009

Кибанов А. Я Экономика и социология труда — М.: Инфра-М, 2009