Текстовая содержательная часть управленческих документов

Управленческий процесс в первую очередь связан с информационным обменом между субъектами и объектами управления. Поэтому информационное обеспечение играет важную роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие правильных и своевременных решении, определение направлений развития и стратегии организации. Наличие информации, неизвестной конкурентам, обеспечивает более успешное функционирование организации на рынке, ставит ее и более выгодные условия [25].

Управление документацией — неотъемлемая часть общей системы управления предприятием, учреждением, организацией и, в частности, составляющая информационного менеджмента. Делопроизводство, документационное обеспечение сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. Без упорядоченной документации невозможное эффективное управление.

Документ всегда был объектом внимательного внимания со стороны государства. Документы имеют большое значение в управленческом процессе, являются инструментами управления [22, с. 5], потому что они отображают деятельность организации, на их основе принимаются управленческие решения, документы являются главными аргументом в спорных ситуациях, закрепляя права лиц и выступая способом доказательства. Управленческие документы составляют ядро документации учреждения.

Управленческий (организационно-распорядительный) документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц [2].

Управленческие документы, являющиеся неотъемлемой и обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении.

Большой вклад в разработку общих проблем организации делопроизводственной службы, технологий создания, регистрации, учета и хранения документов, современного управления и регламентации делопроизводства, совершенствования и рационализации принципов организации и функционирования делопроизводства внесли работы Т. В. Кузнецовой [13], Н. В. Ларина [15], Н. С. Ларькова [17], Е. А. Плешкевича [19], Е. П. Смирновой [21], А. Н. Соковой [22], А. В. Соколова [23], А. В. Спивака [24], Ю. Н. Столярова [26], Э. И. Ханпиры [29] и др.

Актуальность темы

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени [21].

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Все названные вопросы требуют дальнейшего рассмотрения и изучения. Этим объясняется выбор темы курсовой работы, целью которой является систематизация, накопление и закрепление знаний о понятии «управленческий документ», его видах, требованиям к его текстовой части и реквизитам.

Объект исследования: управленческие документы.

Предмет исследования: особенности текстовой содержательной части управленческих документов.

Для достижения цели работы были поставленные следующие задачи:

1. Ознакомиться с историей возникновения и этапами становления документа.

2. Определить понятие управленческого документа в управленческом документоведении.

3. Рассмотреть основные свойства, признака, функции документов, их классификацию.

4. Изложить общие требования к составлению документов, их композиционные особенности.

5. Проанализировать требования к реквизитам служебных документов.

6. Определить особенности оформления документов при различных способах документирования.

При решении задач, направленных на достижение цели исследования, в работе использована совокупность таких общенаучных методов, как абстрагирование, анализ и синтез, сравнение, наблюдение, обобщение, формализация, а также такие специальные методы, как этимологический, структурно-функциональный, историзма и другие.

Источники исследования: научная литература, законодательство России, нормативно-правовые акты органов государственной власти и местного самоуправления разных уровней, национальные стандарты делопроизводства и архивного дела.

Практическое значение работы обусловлено возможностью использование ее материалов в практической деятельности служб документационного обеспечение, в вузовском преподавании (курсах документоведения, документалистики).

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух логически связанных разделов, выводов и списка использованной литературы.

1.1. Возникновение и становление документа.

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения есть коммуникация, то есть общение с другими людьми с помощью определенных знаков или символов. Сначала информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т. п. — простых средств зрительной, слуховой, касательной коммуникации. Возникновение осмысленного языка и речи ознаменовало, по мнению ряда ученых, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека росла потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, то есть в хранении информации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнем очагов, звуками труб, барабанным боем, определенным образом положенной веткой или стрелой и т. п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью следующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документируемая информация, то есть документ.

Оформление текстов в различные формы привело к появлению документов, а сам процесс стал называться документализацией.

Документы появились как дополнительные средства общения людей. Они были вызваны к жизни, прежде всего, необходимостью сохранить, закрепить, передать то или другое сообщение.

Термин «документ» появился на Руси в XVІІІ в. Царь Петр І перевел его как «письменное свидетельство», то есть документу присваивалось, прежде всего, правовое значение. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» («учу» или «извещаю») и означало «свидетельство», «доказательство» [17, с. 25].

Сюзана Брие в «Манифест о природе документации» утверждала: «Документ — это свидетельство в поддержку любого факта… это любой физический или символьный знак, сохраненный или записанный, предназначенный для представления, воспроизведение, демонстрации физического или концептуального феномена» [10, с. 66].

Постепенное накопление знаний о документах привело в ХІХ в. к выделению, кроме правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В. И. Даля, где документ определяется как «всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство» [8, с. 459].